ADMINISTRASI

IPNU - IPPNU
FORMAT SURAT
KOP/KEPALA SURAT
1. Ukuran Kertas F4 (21,59 X 33 cm)
NOMOR
LAMPIRAN
PERIHAL
2. Warna kertas putih
TUJUAN SURAT 3. Jenis kertas HVS/Folio 60 – 80 gram
PEMBUKA SURAT 4. Surat IPNU ditulis dengan font
“Arial”.

33 CM
ISI SURAT
5. Surat IPPNU ditulis dengan font
PENUTUP SURAT

TANGGAL SURAT
“Times New Roman”.
PENGIRIM DAN TANDA TANGAN
6. Surat elektronik (Surel) berformat
PDF (selain surat permohonan
TEMBUSAN
pengesahan dan surat pengesahan).
21,59/22 CM
1. KOP/KEPALA
SURAT
Setiap surat dari PP, PW, PC
dan PAC harus menggunakan
kepala surat yang tercetak.

Tulisan kepala surat terletak di

sebelah kanan lambang dengan
posisi simetris.
 GARIS DOUBLE

Alamat sekretariat lengkap

WEBSITE (font “Times New Roman” miring (italic), warna hitam.)
(Ditulis dibawah logo)
NAMA DAERAH KERJA
(Ditulis huruf CAPITAL, font “Bookman Old Style”, warna hitam.)

Tulisan:
LOGO IPNU IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
(Warna lambang IPNU (Ditulis huruf CAPITAL, font “Arial”, warna hijau.)
sesuai dengan ketentuan
warna dalam Peraturan TINGKAT KEPENGURUSAN
Organisasi.) (Ditulis huruf CAPITAL, font “Garamond”, warna hitam.)
 GARIS DOUBLE

Alamat sekretariat lengkap

(font “Times New Roman” miring (italic), warna hitam.)
LOGO IPPNU NAMA DAERAH KERJA
(Warna lambang IPNU
(Ditulis huruf CAPITAL, font “Garamond”, warna hitam.)
sesuai dengan ketentuan
warna dalam Peraturan
Organisasi.) Tulisan:
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
(Ditulis huruf CAPITAL, font “Garamond”, warna hitam.)

TINGKAT KEPENGURUSAN
(Ditulis huruf CAPITAL, font “Garamond”, warna hitam.)
 KOP SURAT BERSAMA

Kepala surat memuat:

a. Lambang IPNU/IPPNU dan Lambang Banom NU, OKP atau
Ormas Lain;
b. Tingkat Kepengurusan Organisasi ditulis dengan huruf KAPITAL;
c. Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA / IKATAN
PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA, dan atau Tulisan
Banom NU, OKP atau Ormas Lain ditulis dengan huruf KAPITAL;
d. Alamat sekretariat lengkap dan nomor telphone/fax;
e. Garis double melintang.
2. NOMOR,
LAMPIRAN DAN
PERIHAL SURAT
NOMOR SURAT
PENOMORAN SURAT IPNU
Contoh:
Nomor surat terdapat 7 (Tujuh) 035/PAC/A/XXI/7354/II/16
Komponen yang dipisah dengan garis
miring.

Contoh:
035/PAC/A/XXI/7354/II/17
PENOMORAN SURAT IPNU
Contoh:
Nomor surat terdapat 7 (Tujuh) 035/PAC/A/XXI/7354/II/16
Komponen yang dipisah dengan garis
miring.

Contoh:
035/PAC/A/XXI/7354/II/16
035/PAC/SR/7455/XXI/II/18
PENOMORAN SURAT

a. Nomor Urut Surat

(Nomor urut surat keluar pada buku agenda)

b. Kode tingkat kepengurusan dengan ketentuan:

- PP : untuk Pimpinan Pusat
- PW : untuk Pimpinan Wilayah
- PC : untuk Pimpinan Cabang
- PCI : untuk Pimpinan Cabang Istimewa
- PAC : untuk Pimpinan Anak Cabang
- PR : untuk Pimpinan Ranting
- PK : untuk Pimpinan Komisariat
- PKPT : untuk Pimpinan Komisariat Perguruan Tinggi
PENOMORAN SURAT

c. Kode Indeks,
Ada 2 jenis kode indeks,

1.Kode indeks untuk surat umum

2.Kode indeks untuk surat keputusan
PENOMORAN SURAT c. Kode Indeks,
1. Kode indeks untuk surat umum

IPNU IPPNU
A: A:
Surat untuk lingkungan internal Surat untuk surat sekretariat
IPNU.

B : B :
Surat untuk surat-surat keuangan
Surat untuk lingkungan eksternal
IPNU.
C:
Surat untuk departemen-
C: departemen
Surat untuk NU, banom lain,
lembaga atau lajnah di
lingkungan NU.
PENOMORAN SURAT c. Kode Indeks,
2. Kode indeks untuk surat keputusan

IPPNU
IPNU SK : Surat Keputusan
SK : Surat Keputusan SR : Surat Rekomendasi
SP : Surat Pengesahan SPT : Surat Pengantar
Sp : Surat Pengangkatan/ SP : Surat Pengesahan
Pemberhentian Sp : Surat pengangkatan/
SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan
SM : Surat Mandat pemberhentian
ST : Surat Tugas SM : Surat Mandat
SPt. : Surat Pengantar Ins. PP : Instruksi Pimpinan Pusat
SKt. : Surat Keterangan Ins. PW : Instruksi Pimpinan Wilayah
Ins. PC : Instruksi Pimpinan Cabang
Si. PP : Siaran Pimpinan Pusat
Si. PW : Siaran Pimpinan Wilayah
Si. PC : Siaran Pimpinan Cabang
PENOMORAN SURAT

d. Periodesasi
(Periodesasi kepengurusan yang berjalan, ditulis dengan angka
romawi).

e. 2 angka terakhir tahun kelahiran IPNU/IPPNU (Hujriyah &

Masehi.

IPNU (7354) IPPNU (7455)

73 : 1373 H. 74 : 1374 H.
54 : 1954 M. 55 : 1955 M.
PENOMORAN SURAT

f. Bulan Pembuatan surat

(Ditulis dengan angka romawi).

e. 2 angka terakhir tahun pembuatan surat,

15 : 2015
16 : 2016
17 : 2017
 PENOMORAN SURAT BERSAMA

a:
a/b/c/d/e
Nomor urut surat;
b: Tingkatan organisasi;
c: Tulisan IPNU – Banom NU, OKP/Ormas lain;
d: Bulan dikeluarkan surat ditulis dengan angka romawi;
e: Tahun pengeluaran surat ditulis dengan angka abjad.

99/PP/IPNU-Banom, OKP, Ormas/III/17

99/PP/IPNU-IPPNU/III/17
99/PP/IPNU-LPBINU/III/17
LAMPIRAN SURAT
LAMPIRAN SURAT

Lampiran surat atau disingkat Lamp. Diisi

apabila pada surat itu terdapat surat-surat
lain atau dokumen.

Penulisan Lampiran Surat:

Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka, contoh: 2, 3, 4 dts.;
Angka pada lampiran menunjukkan jumlah jenis lampiran, bukan
jumlah lembaran;
Jika jumlah ingin disebutkan, ditulis di dalam kurung, contoh: 2
(7). Artinya lampiran ada 2 (dua) jenis dengan jumlah 7 (tujuh)
lembar.
PERIHAL SURAT
PERIHAL SURAT

Perihal surat atau disingkat Hal. diisi

dengan inti isi atau pokok surat secara
singkat dan mudah dimengerti.

Perihal surat ditulis dengan huruf

BESAR (kapital) tanpa garis bawah dan
tidak diakhiri dengan titik.
Contoh:
- LAPORAN KEUANGAN
- PERMOHONAN AUDIENSI
- PERMOHONAN PENGESAHAN
KETENTUAN LAIN
Untuk nomor surat kepanitiaan tertentu yang dibuat
oleh tingkat kepengurusan, pengaturannya diserahkan
sepenuhnya kapada masing-masing tingkat
kepengurusan.

Penomoran surat lembaga diatur dalam peraturan

organisasi lembaga masing-masing, dengan
tetap mengacu pada ketentuan diatas.
TUJUAN SURAT
TUJUAN SURAT

 Tujuan surat adalah sasaran surat ditujukan.

 Tujuan surat ditulis dengan lengkap dan jelas.
 Tujuan surat yang bersifat masal, jika diperlukan,
dapat disebutkan pada lampiran berikutnya.
 Penulisan tujuan diawali dengan kata "Kepada Yang
Terhormat" atau disingkat "Yth.".
ISI SURAT
ISI SURAT

 Isi surat adalah uraian isi/pokok surat.

 Isi surat ditulis dengan kata-kata sopan dan harus
menjunjung tinggi rasa hormat.
 Isi surat ditulis secara sistematis, menggunakan
bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai EYD,
serta jelas dan mudah dimengerti.
 Bila memakai singkatan atau kata-kata serapan,
hendaknya yang lazim dipakai umum.
PEMBUKA DAN
PENUTUP SURAT
PEMBUKA DAN PENUTUP
SURAT

 Surat dibuka dengan:

Assalamu`alaikum warahmatullahi wabarokatuh
Bismillahirrahmanirrahim

 Surat ditutup dengan:

Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq
Wassalamu`alaikum warohmatullahi wabarokatuh

 Pada surat-surat khusus (surat keputusan, surat pengesahan, surat

tugas dll.) hanya digunakan pembuka
Bismillahirrahmanirrahim, dan penutup Wallahulmuwafiq
ila aqwamithariq.
TANGGAL SURAT
TANGGAL SURAT

 Tangggal surat ditulis di sebelah kanan bawah.

 Tanggal surat didahului oleh nama kota kedudukan kantor
organisasi.
 Surat-surat dalam organisasi IPPNU harus memuat tanggal bulan,
tahun Hijriyah dan Masehi.

Contoh:
Lamongan, 29 Syawwal 1432 H.
28 September 2011 M.
PENGIRIM DAN
TANDA TANGAN
 PENGIRIM DAN
TANDATANGAN
 Tulisan organisasi pengirim dan penanggung jawab diketik secara simetris dan tidak
boleh disingkat.
 Setiap surat harus ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris, kecuali jika sudah ada
pelimpahan.
 Penulisan penanggungjawab adalah ketua disebelah kiri, sekretaris sebelah kanan.
 Nama ketua ditulis di bawah jabatan ketua dan nama sekretaris dengan huruf kapital
bergaris bawah.
 Di bawah nama ketua dan sekretaris dicantumkan nomor Kartu Tanda Anggota (KTA)
yang bersangkutan.
 Jika ketua dan sekretaris belum memiliki KTA, maka jabatan ketua dan sekretaris
ditulis di bawah nama ketua dan sekretaris dengan italic.
 Pada ruang antara nama dan tanda tangan ketua dan sekretaris dibubuhkan stempel
(tinta warna hijau) dengan menutup sebagian tanda tangan sekrtaris.
 Pimpinan Cabang
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
Kabupaten Lamongan
Ketua Sekretaris

ACH. MUZAKI FANANI M. HARIRRUDIN

NIA.: 546.097.0990 NIA.: 546.097.0968

Pimpinan Cabang
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
Kabupaten Lamongan

ACH. MUZAKI FANANI M. HARIRRUDIN

Ketua Sekretaris
 PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN LAMONGAN
Ketua Sekretaris

SITI MUNAWAROH IZATIN NIKMA

NIA.: 546.097.0990 NIA.: 546.097.0968

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN LAMONGAN

SITI MUNAWAROH IZATIN NIKMA

KETUA SEKRETARIS
TEMBUSAN SURAT
TEMBUSAN SURAT
 Setiap surat yang isinya perlu/harus diketahui oleh pihak/institusi lain, harus
ditembuskan kepada pihak/institusi yang bersangkutan.
 Pihak/institusi yang akan ditembusi surat, dituliskan di bawah penanggung jawab
surat, yang diawali dengan tulisan "Ditembuskan kepada:" dengan bergaris bawah.
 Urutan tembusan, dimulai dengan yang lebih tinggi, dan diawali kata "Yth.".
 Setiap surat IPNU yang mempunyai hubungan internal dan struktural organisasi
harus memberikan tembusan kepada pengurus setingkat dan/atau bawahnya
maupun instansi/lembaga yang terkait.
 Khusus surat yang bersifat keputusan, harus ditembuskan kepada pengurus NU pada
tingkat yang bersangkutan.
 Pimpinan Cabang
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
Kabupaten Lamongan
Ketua Sekretaris

ACH. MUZAKI FANANI M. HARIRRUDIN

NIA.: 546.097.0990 NIA.: 546.097.0968

Ditembuskan kepada:
1. Yth. PC NU Kab. Lamongan
2. Yth. PW IPNU Jawa Timur
3. Yth. PR NU Laren
4. Yth. PAC IPNU Laren
 PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN LAMONGAN
Ketua Sekretaris

SITI MUNAWAROH IZATIN NIKMA

NIA.: 546.097.0990 NIA.: 546.097.0968

Ditembuskan kepada:
1. Yth. PC NU Kab. Lamongan
2. Yth. PW IPNU Jawa Timur
3. Yth. PR NU Laren
4. Yth. PAC IPNU Laren
5. Arsip
TERIMA KASIH
PR Kelompok = membuat format kop PAC/PKPT IPNU IPPNU-selamongan

PR Individu
Mebuat surat
1. Surat mandat
2. Surat siaran
3. Surat intruksi
4. Surat pengangkatan
5. Surat undangan bersama

Dikumpulkan pertemuan selanjutnya dengan format handout/sudah di print lengkap dengan tanda tangan dan
stampel
Update foto cantik/ganteng anda dengn hastag dibawah ini
#SekolahAdministrasi
#PAC/PKPT anda
#PCIPNUIPPNULAMONGAN

Tag PW IPPNU Jatim,PW IPNU Jatim, PP IPNU, P IPPNU