Preguntas frecuentes

Case tracking
 Introducción

Próximamente se realizará la implementación del software Case Tracking reemplazando al actual Lex Doctor, si
bien esto trae consigo beneficios que agilizarán el trabajo de todos los colaboradores, tanto en minimizar los
tiempos de gestión y automatizar algunas tareas, también se presentan dudas y preguntas frecuentes que son
necesarias resolver para su adecuado uso.

Para ello esta presentación expone aquellas preguntas tales como ¿Qué sucede si un proceso no se encuentra
creado en Case Tracking? ¿Si tengo un pendiente en Lex como lo gestiono?, entre otras.
 ¿Es necesario instalar Case Tracking en mi Pc para trabajar en el?

Case tracking opera bajo una modalidad online, por

lo tanto no es necesario realizar una descarga o
instalación.

Solamente
• Computador
Inclusive puedes trabajar ingresando tu
• Tablet / Ipad
desde: usuario y
• Teléfono
contraseña
¿Se necesita un navegador predeterminado para trabajar con Case tracking?

No es necesario un navegador en particular para

poder trabajar en Case tracking

Puedes ingresar con tu navegador favorito desde la plataforma que

desees con tu usuario y contraseña (Idealmente Google Chrome)
¿Qué debo hacer si no puedo ingresar con mi ¿Se pueden compartir cuentas de Case tracking?
usuario y contraseña?

No, pues toda gestión y movimiento que se

Enviar correo a realice queda registrado en Case con nombre de
control de procesos colaborador, por lo tanto, si otra persona está
legales utilizando su usuario y contraseña y comete
(leonardo.escobar@ algún error usted quedará como el responsable
grupodefensa.cl)
de dicha gestión.

Se revisará si su cuenta
tiene error o no está
ingresando de manera
correcta

Se le enviará un
correo para que
pueda ingresar
nuevamente
 Si necesito realizar una gestión o consulta y no estoy seguro de como se realiza
¿Qué debo hacer?

Del mismo modo, si necesita que se

realice alguna gestión como crear
Si necesita realizar alguna gestión
un proceso, modificar su nivel de
en Case tracking y desconoce como
usuario en base a las tareas que
realizarla, favor enviar un correo a
usted realiza, etc. Favor enviar un
Control de procesos para guiarle en
correo a Control de procesos con
como lo debe efectuar.
los detalles.
Mail:
Mail:
leonardo.escobar@grupodefensa.cl
leonardo.escobar@grupodefensa.cl
 ¿Existe algún formato para dejar registro de las tareas en Case tracking?

Efectivamente existe
un formato para dejar Es imperante un lenguaje formal
registro de las tareas para el agendamiento e ingreso de Por esta razón no es
que se agenden y las tareas, comentarios o cualquier aceptado un lenguaje
registren, este se ha registro que se deje en Case tracking donde se incluyan
informado a cada comentarios tales
grupo en la última Esto permitirá que las búsquedas como: Mari, Kari, ,
capacitación por área sean efectivas ♥, ♣, etc.
que se realizó.
 ¿Qué debo hacer si una causa no se encuentra creada en Case tracking?

Enviar un correo a control

Recibirá un correo
de procesos legales Se creará el proceso
informando que se ha
(leonardo.escobar@grupo solicitado
creado proceso
defensa.cl)

 Rol de causa / Tipo de proceso en caso que no tenga rol

 Tribunal
 Nombre completo de cliente
¿Por qué me informa Case que estoy involucrada/o en una causa si no tengo gestiones pendientes?

Cuando es creada una causa o un proceso a

este se le asocian usuarios involucrados, y Los usuarios son asociados a las causas según tribunal
Case tracking le informa de esto mediante que le corresponda, distribución de letras (En caso de
un correo EEPP O DIR), etc. inclusive si no tienen tareas
pendientes aún.

En la pestaña movimientos se pueden ver

todos los usuarios involucrados
 ¿Puedo dejar registro de una gestión si no estoy como usuario involucrado?

Si necesita dejar un comentario bajo una Si necesita agendarse un pendiente o que

tarea, un pendiente, movimiento u otra otro usuario le genere un pendiente a usted,
gestión que se encuentre en Case tracking, si no puede hacerlo, necesita estar
puede hacerlo involucrado en la causa
 ¿Cómo puedo identificar si estoy involucrada en una causa?

Los usuarios involucrados en una causa se pueden ver al momento de agendar una nueva tarea y en la pestaña
movimientos “usuarios involucrados”
 ¿Cómo puedo asociar a un usuario a una causa o proceso?

Si necesita asociar un usuario para agendar una
nueva tarea esto se debe hacer directamente en
la pestaña movimientos y seleccionar + USUARIO
ES IMPORTANTE que si involucra un usuario que solamente cumplirá una
tarea como un reemplazo o de manera provisoria, una vez que la tarea se
haya realizado y aprobado, se debe desasociar de la causa o proceso. De lo
contrario recibirá notificaciones de todos los movimientos asociados a esa
causa.

Seleccionar
el rol que
corresponde
al usuario
será
involucrado,
luego
presionar

Escribir el nombre del usuario que desea

involucrar para iniciar la búsqueda
 ¿Por qué recibo correos de causas congeladas que no me corresponden?
Las causas congeladas son aquellas que no
han presentado movimientos durante 30 días
Case tracking lo
informa mediante un
correo electrónico
Como todos los usuarios están creados con un perfil
que permite “ver causas públicas”, para poder
consultar causas en las cuales no está involucrado,
recibirá la información correspondiente a todas
aquellas causas públicas que hayan sido marcadas
como congeladas.
 ¿Dónde puedo revisar causas en las cuales estoy involucrada/o?

Usuario Seleccionar
Portafolio >
involucrado > datos que desea Descargar Excel
Reportes
Seleccionar incluir
¿Qué debo hacer si una causa ya posee rol, sin embargo, en Case tracking no lo tiene aún?

Si ocurre un caso como este

será debido que proceso fue
creado cuando aún no se
presentaba demanda, por lo
tanto, no contaba con un
Rol o Rit asignado.
Enviar correo a Control de
procesos legales informando
(leonardo.escobar@grupodef
ensa.cl)

Control completará Es importante incluir los

los datos faltantes datos necesarios:
en Case y conectará
Comenzará a recibir las al abogado virtual - Nombre de cliente
- Tipo de proceso
notificaciones de los
- Rol/Rit
movimientos que se realicen - Tribunal
en Pjud con respecto a la
causa. Le reenviará un
correo confirmando
proceso modificado
 ¿Qué sucederá con aquellas causas antiguas que no están en Pjud?

Aquellas causas que ya no figuran en Pjud se crearán en Case tracking sin conectar con Abogado virtual,
contará con todos los datos de la causa (Rol, tribunal, carátula, etc.) y se verá de la siguiente manera :

Se podrá buscar por

rol, nombre de
cliente o carátula.

La única diferencia
es que vista de
movimientos estará
vacía.
 ¿Cómo se puede identificar un proceso que corresponde a Defensa familias?

Para identificar un proceso que corresponde a DF dependerá si este se encuentra en una etapa prejudicial o
judicial.

A pesar de ello, siempre en

el Grupo indicará Defensa En las siguientes
familias diapositivas
presentamos la
diferencia para
identificar aquellas
prejudiciales y
judiciales
En etapa prejudicial

Se creará con el formato: FAMILIA DF, Nombre

completo. Ejemplo: FAMILIA DF, Fernanda Leonor
González Pérez

La Sub materia siempre iniciará con DF, y luego el

servicio que contrató a diferencia de uno
correspondiente a familia GD donde solo indica el
tipo de proceso.
En etapa judicial

Se creará con la información

que otorga Pjud (RIT/RUC,
Tribunal, Carátula, etc.) y
además de manera automática
actualizará todos los
movimientos desde el Poder
Judicial.

La Sub materia siempre iniciará con DF, y luego el servicio que contrató a diferencia de
uno correspondiente a familia GD donde solo indica el tipo de proceso.
 ¿Cómo se puede identificar un proceso que corresponde a Defensa victimas?

Para identificar un proceso que corresponde a DV dependerá si este se encuentra en una etapa prejudicial o
judicial.

A pesar de ello, siempre en

el Grupo indicará Defensa En las siguientes
victimas diapositivas
presentamos la
diferencia para
identificar aquellas
prejudiciales y
judiciales
En etapa prejudicial

Se creará con el formato: PENAL DV,

Nombre completo. Ejemplo: PENAL DV,
Javier Ricardo Navarro Cáceres

La Sub materia siempre iniciará con DV, y luego el

servicio que contrató a diferencia de uno
correspondiente a penal GD donde solo indica el
tipo de proceso.
En etapa judicial

Se creará con la información

que otorga Pjud (RIT/RUC,
Tribunal, Carátula, etc.) y
además de manera automática
actualizará todos los
movimientos desde el Poder
Judicial.

La Sub materia siempre iniciará con DV, y luego el servicio que contrató a diferencia de
uno correspondiente a penal GD donde solo indica el tipo de proceso.
¿Case tracking me informará cuando una causa sale en tabla ya sea C. apelación o Suprema?

Efectivamente cuando hay un agendamiento de las audiencias de sala en la tabla, el sistema detecta esta
información usualmente los días viernes que es cuando se agenda la tabla.

Así el sistema los días

sábado los agenda como
un evento dentro de las
causas en Case Tracking.
Por lo tanto usted
recibirá una notificación
de ello.
 ¿Se seguirá realizando roleo manual de las causas?

Todos los movimientos que se realicen en Pjud los informa Case tracking, tanto en el proceso del cliente
como también, a través de una notificación a los usuarios involucrados.

Las causas “Dadas Por lo tanto, solo

Se deben corregir
de baja” no en estas causas se
y actualizar todas
estarán en Case debe continuar
las rutas
tracking con roleo manual
 ¿Qué puedo hacer si necesito revisar historial de cliente?

Todo lo presentado en
tribunal, tanto por
nosotros como la
contraparte, Case De todos modos,
tracking la bajará cualquier otra
automáticamente al información
conectar a Pjud. extrajudicial
podrá ser
consultado en
documento
Para los procesos sin principal de
rol esto se podrá
cliente en Lex
revisar en los
procesos creados en
Doctor.
Lex Doctor.
 ¿Qué pasará con los pendientes que aún tengo en Lex?

Finalmente
cerrar
pendiente
en Lex

Sin embargo, debe gestionarlo en Case

tracking y dejar registro ahí de la
tarea realizada.
Puede revisar los pendientes que tenga
aún en Lex, pues estará disponible a
modo de consulta
 Si necesito re agendar un pendiente, ¿Lo realizó en Case tracking o Lex Doctor?

Como se mencionó anteriormente no se crearán nuevos pendientes en

Lex, así como tampoco, se realizarán allí nuevas gestiones.
Si un pendiente debe ser
re agendado, es decir,
aún no se gestionará,
pero su fecha se
modificará para más
adelante se debe crear
como una nueva tarea en
Case tracking con la
fecha correspondiente y
cerrar el que estaba en
Lex

Si más adelante, es necesario, modificar nuevamente la fecha de dicho

pendiente se realiza desde la fecha de la tarea que se creó.
 INFORMACIÓN RELEVANTE

 Perfil de cliente con todos los datos

Hasta que el software Optimal no se (Nombre, dirección, teléfonos, etc.)
haya implementado las secretarias  Contrato en documento
deben continuar creando a los  Cuenta corriente (Diferenciando como se
nuevos clientes en Lex con la ha explicado en instructivos si
siguiente información: corresponde a GD, DF o DV)

Adicional a esto debe ingresar el cliente a Case tracking, crear procesos SAC y generar el primer
movimiento cargando allí el contrato.

Todo esto se encuentra explicado en los manuales de ingreso de información.

* Solamente las secretarias y durante el periodo mencionado, podrán realizar ingresos de información en Lex,
ningún otra área ni colaborador esta autorizado para ello.