Diseño e implementación de la

metodología para la Gestión del Cambio

bajo el cumplimiento del numeral 6.3 de la
NTC ISO 9001:2015 en la Electrificadora de
Santander S.A E.S.P.

Laura Juliana Gómez Chávez

Junio-Diciembre 2018
Director: William Hoyos Supervisor: Víctor Rangel
01 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar e implementar la metodología para la gestión del cambio aplicable a

todo el alcance del Sistema de Gestión Integrado de la Electrificadora de
95%
Santander S.A E.S.P y sus partes interesadas, dando así cumplimiento al
requisito 6.3 Planificación de cambios de la NTC ISO 9001:2015.

OBJETIVOS
ESPECÍFICOS

• Documentar el procedimiento de gestión del cambio mediante la elaboración de la

guía metodológica y los formatos que ella requiera.
• Divulgar y capacitar en la metodología diseñada.
• Implementar la metodología de gestión del cambio.
• Realizar seguimiento del estado de las acciones para la gestión del
cambio a través del aplicativo SVE.
• Medir el nivel de apropiación SGI y la metodología de gestión del cambio.
02 ANTECEDENTES
Actualización a
NTC ISO 9001:2015
Nuevo requisito: 6.3 Planificación
de los cambios
2015 2018

Certificación Auditoría recertificación

NTC ISO 9001:2008 bajo nueva versión

Definir
acciones No conformidad
 03 DOCUMENTACIÓN

EPM ESSA
Cambios en equipos físicos, operacionales Cambios que impacten y sean pertinentes
y organizacionales al SGI y tengan efecto directo con la
en relación con activos físicos estrategia de ESSA.
03 DOCUMENTACIÓN

GIMDP010- Guía metodológica gestión del

cambio

FIMDP009-Identificación y gestión del

cambio
04 METODOLOGÍA

Cambios 8.2 Gestión del cambio

NTC ISO 55001:2015

6.3 Planifación de cambios

NTC ISO 9001:2015
Consecuencias
Art. 2.2.4.6.26 Gestión del cambio
Decreto 1072:2015

-Cambios equipos físicos

-Cambios organizacionales
Riesgos Responsables -Cambios operacionales

Recursos - Cambios permanentes

- Cambios temporales

Duración máxima
Necesarios
de 6 meses
05 PASOS METODOLOGÍA
GIR y Calidad de vida

Validación de Plan de
Reconomimiento del
riesgos y peligros implementación
cambio

1 2 3 4 5 6

Verificación y cierre
Revisión inicial por Aprobación
el iniciador del Mejora en la SVE
cambio

Lista de chequeo
(3) ítems en “NO”

Aplica la metodología
06 RESULTADOS

34 PROCESOS IMPACTADOS

17 6 12
aplicaron la no aplicaron para no generan
metodología gestión del cambio cambios

44% validaron riesgos

88% aprobados

100% plan de
implementación definido

81% mejoras
cargadas SVE
06
Aplicaron la metodología:
PROCESO
Gestión de documentos
Gestión del desempeño,
desarrollo de las personas y
aprendizaje
Selección y vinculación del
talento humano
Contratación
Planeación de la contratación
Administración de contratos
Atención de solicitudes
Gestión de niveles de servicio
TI
Administración del catálogo de
servicio de TI
Gestión de incidentes
Gestión cambios
RESULTADOS
CAMBIO PROCESO
ENTER Operación del sistema de
energía eléctrica
Módulo de aprendizaje HCM Venta de productos y servicios
y vinculación de clientes
Gestión de proyectos de
Módulo de selección y infraestructura locativa
vinculación HCM
ARIBA Gestión de la disponibilidad del
servicio de TI
REMEDY
Administración de bienes de
inventario
Seguimiento a la formulación
estratégica
CAMBIO
Modernización del centro de
control
Atención de solicitudes de
conexión simplificada para auto
generadores (AGPE-GD)
Nuevas instalaciones
administrativas sede San Gil
Cierre de anillos en la
infraestructura de red
Adquisición de un equipo CORE
de alta disponibilidad
Identificación de transformadores
de distribución en el sistema de
información
Estructuración del proceso de
gestión social
06 RESULTADOS

No aplicaron para la metodología: No generan cambios:

PROCESO CAMBIO PROCESO
Mercadeo de Administración de la
Seguimiento a la gestión y AVANZA productos y servicios nómina y prestaciones
resultados de procesos sociales
Administración de la
Prestación de compensación
Formulación estratégica Objetivos del
servicios de
direccionamiento
transporte
estratégico
Prestación de Gestión de
servicios de desvinculación de
Diseño o ajuste de
laboratorio talento humano
procesos Objetivos del SGI
Gestión de la
Mantenimiento de información financiera
Venta de productos y
T&D de activos.
servicios y vinculación de Formularios web
clientes vinculación de clientes
Atención clientes
Administración de
Gestión contable Transferencia de procesos
conocimiento disciplinarios

Gestión de
Administración de asuntos Implementar proceso comunicaciones
de seguridad social cuotas partes por cobrar
Gestión de la
configuración
06 EJEMPLO

4 “no” en lista de chequeo Revisión inicial por el iniciador del cambio

06 EJEMPLO
Validación de riesgos y peligros

Aprobación del cambio

06 EJEMPLO

Plan de implementación y aprobación

06 EJEMPLO

Cargue de mejora en SVE

07 DIVULGACIÓN

Jornadas de capacitación SGI

a conocedores

Jornada capacitación SGI

San Gil

12 grupos primarios
Jornada capacitación SGI
Socorro

39
Jornada capacitación SGI
procesos divulgados
Barbosa

Jornada capacitación SGI

Barranca
07 DIVULGACIÓN

Comuniquémonos
08 SEGUIMIENTO
Cronograma de citas:

Cronograma de divulgación:
08 SEGUIMIENTO

Trazabilidad:
09 NIVEL DE APROPIACIÓN

Objetivo:

 Sistema de Gestión
Integrado
 Sistema de Gestión de
Activos
 Decreto 1072:2015

964
trabajadores
09 NIVEL DE APROPIACIÓN

Respondieron: 7
795 trabajadores 13 áreas zonas de influencia de la
82% participación compañía

- 8 Directivos - ASC - SDZS - Barbosa

- 28 profesionales 4 - ASSA -SDZN - Barrancabermeja

- 37 profesionales 3 - Secretaría -AGC - Cimitarra

- 98 profesionales 1 - Auditoría -SSL - Málaga

- 300 técnicos - Gerencia - San Alberto

- 171 altamente calificados - Generación - San Gil

- 30 calificados - AFI - Socorro

- 1 auxiliar - Proyectos

- Gestión operativa
09 NIVEL DE APROPIACIÓN

ÁREA % DE APROPIACIÓN GESTIÓN

DEL CAMBIO
92%
ASC
92%
ASSA
100%
SECRETARIA Propósito de la gestión
88%
AUDITORIA de cambio
GERENCIA 100%

93%
GENEREACIÓN
54%
AFI
100%
PROYECTOS
92%
GESTIÓN OPERATIVA
787 trabajadores
92%
SSL
96%
SDZS
96%
SDZN
90%
AGC
NIVEL DE APROPIACÓN GESTIÓN 91%
DEL CAMBIO
09 NIVEL DE APROPIACIÓN

Zonas

San San
ZONA Barbosa Barranca Cimitarra Málaga Alberto Gil Socorro Respondieron

Respondieron 22 120 13 22 31 37 18 263

Correcto 22 109 13 22 27 36 17 246

% Apropiación
Zona 100% 91% 100% 100% 87% 97% 94% 94%

Cargos

ALTAMENTE
P4 P3 P2 P1 TÉCNICO CALIFICADO AUXILIAR
CALIFICADO
84% 83% 89% 89% 97% 85% 100% 100%
09 NIVEL DE APROPIACIÓN

Gestión de Decreto SGI

activos 1072:2015

83% 86% 88%

86
%
Nivel de apropiación
2018
09 NIVEL DE APROPIACIÓN

68% 75% 86%

Nivel de apropiación Reto 2018 Nivel de apropiación

2017 2018

Aumento del 18% en el nivel de

apropiación del SGI
10 Conclusiones

1. El diseño e implementación de la metodología de gestión del cambio

Reconocer los riesgos y consecuencias que traería al SGI de ESSA

Responsables de su implementación y los recursos necesar

2. Durante la implementación de la metodología

Cuellos de botella : etapas de identificación de riesgos del proceso y

aprobación por parte del profesional 4

Falta de gestión por parte de los conocedores del proceso y P4

Solicitar actualización de matriz de riesgos y realizar

aprobaciones.
10 Conclusiones

3. El cumplimiento de las acciones de plan de implementación

Evaluar y documentar como mejora en la Suite Visión

Empresarial
Tiempos y responsables estipulados en la mejora realizada.

4. Alto nivel de apropiación del SGI y gestión del cambio

Espacios de capacitación del SGI en la sede principal y zonas,
grupos primarios y comunicados internos

Superar el porcentaje de apropiación del SGI del 2017 en

un 18%
Superar metas establecidas por gerencia en un
11%
11 Recomendación

Para el éxito de la metodología de gestión del cambio

Integración y compromiso por parte de los roles del

SGI

Necesaria la comunicación entre conocedores y asesores

metodológicos, aprobaciones del P4, proceso GIR y calidad
de vida.

Sin sinergia entre estas partes, se estanca la

metodología o toma mucho tiempo en que
esta avance.
10 ACTIVIDADES VARIAS

Capacitaciones SGI

Apoyo en logística de las

capacitaciones del SGI
Calificación y consolidación
de resultados de las
evaluaciones de nivel de
apropiación del SGI.

Auditoría

Apoyo en logística segundo ciclo de auditoría 2018

Asistencia a auditorías como Auditor observador

Apoyo a procesos con el cargue de mejoras en la SVE

10 ACTIVIDADES VARIAS

Brújula II

Actualización de formato cierre de brechas Proyecto Brújula.

Avanza

Creación del nuevo de formato para la identificación de mejoras.

Comunicados internos

Elaboración de comunicados internos para temas relacionados al SGI.

10 ACTIVIDADES VARIAS

Suite Visión

Ajuste presentaciones Planes de emergencia y Políticas ESSA.

Encuesta SGI

Apoyo en la creación y cargue de encuesta SGI.

Instructivos

Revisión de instructivos (12) para homologación del proceso

Gestión pérdidas de energía eléctrica.
Presentó:
Laura Juliana Gómez Chávez