Tecnólogo en Gestión Administrativa

ficha 1790077

GC-F-004 V.01
Competencia:

Proponer programas de capacitación para el personal de la unidad

administrativa, de acuerdo con las políticas de la organización
Resultado de aprendizaje:

Identificar necesidades de capacitación para el personal de la unidad

administrativa de acuerdo con los propósitos, las políticas dela organización
y la normatividad vigente . Proponer y promover programas de capacitación
de acuerdo con las necesidades de entrenamiento del personal de la unidad
administrativa, y las políticas institucionales. - Presentar propuesta de
mejoramiento sobre el desarrollo de los programas de capacitación de
acuerdo con los requerimientos de la organización - .Verificar que la
realización de las actividades del talento humano de la unidad
administrativa, cumplan con los estándares de la calidad establecidos por la
organización

GC-F-004 V.01
EDUCACION

CONCEPTOS Y TIPOS DE EDUCACION

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 Destacado
Hace referencia a todo lo que el ser
humano recibe del ambiente social
durante su existencia, cuyo sentido se
EDUCACION CONCEPTO adapta a las normas y los valores
sociales vigentes y aceptados.
En términos generales, es la
preparación para la vida y por la vida.
Puede ser institucionalizada y ejercerse
de modo organizado y sistemático
(Escuelas, iglesias) obedeciendo a un
plan preestablecido; y tambien
desarrollarse de modo difuso,
desorganizado y asistematico, sin
ningun plan preestablecido(hogar,
grupos sociales.
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 Destacado
• Social
• Religiosa
• Cultural
EDUCACION TIPOS • Política
• Moral
• Profesional
• Etc.

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EDUCACION PROFESIONAL

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 Es la educación, institucionalizada o no, que busca
Definición preparar al ser humano para la vida profesional.
Comprende tres etapas interdependientes, pero
perfectamente distintas:
1. Formación profesional
2. Desarrollo profesional
3. Capacitación

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Formacion profesional
 Educacion profesional,
institucionalizada o no,
 Prepara a la persona para
una profesion en
determinado mercado de
trabajo
 Buscan calificar a la persona
para una futura profesion
 Sus objetivos son amplios y
mediatos, sus miras son de
largo plazo y buscan calificar
a la persona para una futura
profesion
Desarrollo profesional
 Educacion profesional que
perfecciona a la persona para
ejercer una especialidad dentro
de una profesion
 Busca ampliar, desarrollar y
perfeccionar a la persona Para su
crecimiento profesional en
determinada especialidad dentro
de la organizacion o para que se
vuelva mas eficiente y productiva
en su puesto
 Sus objetivos son menos amplios
que los de formacion, se ubican en
el mediano plazo
 Busca proporcionar conocimientos
que trasciendan a lo que exige el
puesto actual para asumir
funciones mas complejas
Capacitacion
 Educacion profesional para la
adaptacion de la persona a un
puesto o funcion
 Sus objetivos se dirigen al corto
plazo Son restringidos e
inmediatos
 Buscan proporcionar los
elementos esenciales para el
ejercicio de un puesto
 Se imparte en las empresas o
enorganizaciones
especializadas en capacitacion
 Obedece a un programa
preestablecido, aplicado
mediante una accion
sistematica que busca adaptar a
la persona al trabajo
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CAPACITACION
Concepto

Destacado
Es el proceso educativo de corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, por medio del cual las
personas adquieren conocimientos, desarrollan habilidades y competencias en función de objetivos
definidos. Entraña la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a
aspectos de la organización, de la tarea y del ambiente, asi como de habilidades y competencias.
Según Lippo la “capacitación es el acto de aumentar el conocimiento y la pericia de un empleado para el
desempeño de determinado puesto de trabajo”
Según el National Industrial Conference Board de Estados unidos, la finalidad de la capacitacion es ayudar a
los empleados de todos los niveles a alcanzar los objetivos de la empresa al proporcionarles la posibilidad
de adquirir el conocimiento, la practica y la conducta requeridos por ella.

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 Contenido de la capacitación
Transmisión de Aumento del conocimiento del conocimiento de las personas
información • Informacion sobre la organizacion, sus clientes, productos y
servicios, politicas directrices, reglas y reglamento

Desarrollo de Mejora de habilidades y destrezas

habilidades • Habilitar a las personas para la realización y la operacion de las
tareas, manejo de equipos, maquinas y herramientas
Contenido de
la capacitación Desarrollo de Desarrollo o modificación de conducta
actitudes • Cambiar actitudes negativas por favorables, adquirir conciencia de
las relaciones y mejorar la sensibilidad hacia las personas, como
clientes internos y externos

Desarrollo de Elevar el nivel de abstracción

conceptos • Desarrollar ideas y conceptos para ayudar a las personas pensar en
terminos globales y estrategicos.

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 Objetivos de la capacitación

1. Preparar a las personas para la realización inmediata de diversas tareas del puesto.

2. Brindar oportunidades para el desarrollo personal continuo y no solo en sus puestos actuales, sino
también para otras funciones mas complejas y elevadas.

3. Cambiar la actitud de las personas, sea para crear un clima mas satisfactorio entre ella o para
para aumentarles la motivación y volverlas mas receptivas a las nuevas tendencias de la administración.

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 La capacitación es el acto intencional de proporcionar los
metodos que permitan el aprendizaje.
El aprendizaje es un cambio de conducta cotidiano en todos los
individuos
La capacitación debe tratar de orientar esas experiencias de
aprendizaje en un sentido positivo y benefico, completarlas y
reforzarlas con una actividad planeada, para que los individuos
de todos los niveles desarollen mas rapido su conocimiento y las
actitudes y habilidades para beneficio de ellos y la organizacion.

Insumos Proceso Producto

La capacitación Como Educandos y Programas de Conocimiento
sistema recursos de la
organización
capacitacion
Proceso de
Actitudes
Habilidades
aprendizaje Eficacia
individual organizacional

Retroalimentación
Evaluación de
resultados

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 Ciclo de la capacitación

1
Entrada Detecion de Salida
necesidades de
capacitación

Salida Entrada
4 2
Evaluación de los Planes y
resultados de la programas de
capacitación capacitación
Entrada Salida

3
Ejecución de la
Salida Entrada
capacitación

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 Proceso de la capacitación
Diagnostico de la situación
Detección de necesidades de
capacitación
• Alcance de los objetivos de
la organizacion
• Determinacion de los
requisitos básicos de la
fuerza de trabajo
• Resultados de la evaluacion
del desempeño
• Análisis de problemas de
produccion (Apriorio a
posteriori)
• Análisis de problemas de
personal
• Análisis de informes y otros
datos
Desición en cuanto a Instrumentación o Evaluación y control
la estrategia accion
Programas de Ejecución de la Evaluación de los resultados
capacitación capacitación de la capacitación
• A quien se capacita • Aplicación de los • Seguimiento
• Cómo capacitar programas por • Comprobación o medición
• En qué capacitar parte del • Comprobación de la
• Dónde capacitar consultor, situación actual con la
• Cuando capacitar supervisor de linea anterior
• Cuánto capacitar o una combinación
• Quién capacita de los dos.
Realimentación
Resultados satisfactorios
Realimentación
Resultados satisfactorios
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 Nivel de analisis Sistema Información
Implicado básica
Objetivos de la
Análisis Sistema organización y
organizacional Organizacional filosofía de la
capacitación
Análisis de la
Análisis de Sistema de fuerza de
recursos capacitación trabajo(analisis
humanos de las personas)
Análisis de las
Detección de necesidades Niveles de análisis habilidades,
Análisis de Sistema de experiemcias,
operaciones y adquisición de actitudes,
tareas habilidades conductas y
caracteristicas
personales
exigidas por los
puestos

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 Análisis Organizacional

Se refiere:
• Al estudio de toda la empresa, es decir su misión, objetivos, recursos, competencias y su
distribución para alcanzar los objetivos.
• Al ambiente socioeconómico y tecnológico en el cual esta inserta
• Ayuda a determinar lo que se debe enseñar y aprender en terminos de un plan y establece la
filosofia de la capacitación para toda la empresa
• Determina la importancia que se dará a la capacitación
• Debe verificar todos los factores (como planes, fuerza de trabajo, eficiencia organizacional,clima
organizacional) que inciden en sus costos y los beneficios esperados de la capacitación en
compración con otras estrategias para alcanzar los objetivos de la organización, y establecer asi la
política global relativa a la capacitación

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 Análisis de los recursos humanos

• Procura constatar si son suficientes, en términos cuantitativos y cualitativos, para cubrir las actividades presentes y futuras de la
organización.
• Se trata de un analisis de la fuerza de trabajo para determinar si para su funcionamiento la organización cuenta con los empleados
que posean habilidades, conocimientos y actitudes requeridas.

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 Análisis de las Operaciones y tareas

• Se efectua en el nivel de puesto y se sustenta en los requisitos que exige a su ocupante.

• El analisis de puestos y su especificación sirven para determinar los tipos de habilidades, conocimientos, actitudes y conductas, asi
como las características de la personalidad, que se requieren para desempeñar los puestos
• Es un proceso que consiste en descomponer el puesto en sus partes integrantes, lo cual permite constatar las habilidades,
conocimientos y caracteristicas personales o las responsabilidades que se exigen del individuo para desempeñar sus funciones.

Habilidades Necesidad de
Requisitos Exigido actuales del habilidades actuales del
por el puesto ocupante del ocupante del puesto
cargo Capacitacion

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 • Evaluación del Desempeño: Permite identificar a
los empleados que realizan sus tareas por debajo de
un nivel satisfactorio, asi como averiguar cuales son
las areas de la empresa que requieren de la
atención inmediata de los responsables de la
capacitación
• Observación: Constatar donde hay trabajo
ineficiente, como equipos rotos, atraso en relación
con el cronograma, desperdicios de materias
primas, elevado numero de problemas
disciplinarios, alto indice de ausentismo, rotación
de personal abundante, etcétera
• Cuestionario: Investigaciones por medio de
Medios para detectar las
Capacitación cuestionarios y listas de control (check lists) con
necesidades de capacitación
evidencia de necesidades de capacitación
• Solicitud de supervisores y gerentes: Cuando las
necesidades de capacitación corresponden a un
nivel más alto, los propios gerentes y supervisores
suelen solicitarla.
• Entrevista con supervisores y gerentes: contacto
directo respecto de problemas que se resuelven
con capacitación
• Reuniones interdepartamentales: discusiones
entre los responsables de los distintos
departamentos respecto de asuntos que
conciernen a los objetivos de la organización,
problemas de operaciones y otros asuntos.
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 • Examenes de empleados: resultados de los
exámenes de selección de empleados que
desempeñan determinadas funciones o tareas
• Reorganización del trabajo: Siempre que las
rutinas laborales sufran una modificación total o
Medios para detectar las parcial sera necesario brindar a los empleados
Capacitación necesidades de capacitación una capacitación previa sobre sobre los nuevos
métodos y proceso de trabajo
• Entrevista de salida: Cuando el empleado
abandona la empresa es el momento adecuado
para conocer su opinión sincera sobre la
organización y las razones que motivaron su salida
• Análisis de puesto y perfil del puesto: Proporciona
un panorama de las tareas y habilidades que debe
poseer cada ocupante.
• Informes periódicos: de la empresa o de
producción que muestren las posibles deficiencias
que podrian merecer capacitación

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 A priori: Hechos que, acontecer, crearian
necesidades futuras de capacitación facilmente
previsibles:
• Expansión de la empresa y admisión de nuevos
empleados
Indicadores de necesidad de • Reducción del numero de empleados
Capacitación
capacitación • Cambio de métodos y procesos de trabajo
• Sustituciones o movimiento de personal
• Faltas, licencias y vacaciones del personal
• Expansión de los servicio
• Cambio en los programas de trabajo o de
producción
• Modernización de la mquinaria o el equipo
• Producción y comercialización de nuevos
productos o servicios.

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 A posteriori: son los problemas provocados por
necesidades de capacitación que no se han atendido,
referentes a la producción o al personal
1. Problemas de producción:
a). Calidad inadecuada de la produccion
b). Baja productividad
Capacitación Indicadores de necesidad de c). Averias frecuentes en el equipo e
capacitación instalaciones.
d). Comunicación deficiente
e). Demasiado tiempo para el aprendizaje y la
integración al puesto
f). Gastos excesivos para el mantenimiento de
máquinaria y equipos
g). Exceso de errores y desperdicios
h). Elevado número de accidentes
i). Poca versatilidad de los empleados
j). Mal aprovechamiento del espacio disponible

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 A posteriori: son los problemas provocados por
necesidades de capacitación que no se han atendido,
referentes a la producción o al personal
1. Problemas de personal:
Capacitación Indicadores de necesidad de a). Relaciones deficientes entre el personal
capacitación b). Numero excesivo de quejas
c). Poco o nulo interes por el trabajo
d). Falta de cooperación
e). Número excesivo de faltas y reemplazos
f). Dificultad para obtener buenos elementos
g). Tendencia a atribuir las fallas a los demás
h). Errores al acatar órdenes
i). Etc

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 PROGRAMACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

Después de efectuado el diagnóstico y detectadas y determinadas las necesiades de capapcitación

se prepara el programa. Este debe sustentarse en los siguientes aspectos:
1. Cuál es la necesidad?
2. Dónde se determino en primer lugar?
3. Ocurre en otra área o división?
4. Cual es su causa?
5. Es parte de una necesidad mayor?
6. Como resolverla: por separado o en combinación con otras?
7. Es necesario tomar alguna medida inicial antes de resolverlo?
8. La necesidad es inmediata? Cual es su prioridad en relación con las demás?
9. La necesidad es permanente o temporal?
10. Cuántas personas y cuantos servicios se atenderán?
11. Cuanto tiempo hay disponible para la capacitación?
12. Cuál es el costo probable de la capacitación?
13. Quién realizará la capacitación?

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 PLANEACION DE LA CAPACITACIÓN

Requiere un plan que incluya los siguientes puntos:

1. Atender una necesidad especifica para cada ocasión
2. Definición clara del objetivo de la capacitación
3. División del trabajo que se desarrollará e modulos, cursos o programas
4. Determinación del contenido de la capacitación
5. Selección de los métodos de capacitación y la tecnología disponible
6. Definición de los recursos necesarios para efectuar la capacitación, como tipo de capacitador o
instructor, recursos audiovisuales, máquinas, equipos, herramientas necesarios, materiales,
manuales, etc.
7. Definición del grupo objetivo, es decir las personas que reciben la capacitación
a) Número de personas
b) Tiempo disponible
c) Grado de hábilidad, conocimiento y tipo de actitudes
8. Lugar donde se efectuara la capacitación
9. Tiempo o periodicidad de la capacitación, horario u ocasion propicia
10. Cálculo de la relación costo-beneficio del programa
11. Control y Evaluación de resultados para revisar los puntos críticos que demandan ajustes y
modificaciones al programa para mejorar su eficacia.

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