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La comunicación escrita en la
empresa
1. La comunicación escrita
Este tipo de comunicación posee, en la empresa, una doble vertiente:
Ventajas:
• Carácter perdurable.
• Permite analizar con detenimiento el texto.
Inconveniente:
• El emisor no está presente.
Etapas para elaborar un texto escrito
La comunicación escrita requiere gran preparación para que el mensaje sea
comprendido, ya que no permite retroalimentación.
3.
1. Analizar 2. Generar 4. Ordenar
Seleccionar
situación ideas contenido
información
Máquina Ordenador
de escribir Telégrafo
Escritura
manual
Medios para la reproducir documentos:
Fotocopiadora Escáner
Fax
Impresora
Hay que conseguir una «oficina sin papeles» y para ello hay que:
• Reducir el uso del papel y potenciar la documentación electrónica.
• Reciclar el papel usado.
• Reutilizar los papeles que no es necesario conservar.
3. Modelos de documentos escritos
La carta comercial (I)
Una carta comercial es, en sentido amplio, cualquier comunicación escrita entre empresas.
• Contenido
Aquí se desarrollan las ideas que se quieren comunicar
• Final
Despedida (breve fórmula de cortesía)
Firma
La carta comercial (II)
Para que la comunicación sea eficaz el receptor debe conocer el significado de las abreviaturas.
Por ello, salvo que sean muy conocidas, deberemos evitarlas.
Documentos de compraventa
Documentos mercantiles (II)
Propuesta de pedido
Documentos de compraventa
Recibo
• Justificante de haber recibido una determinada
cantidad de dinero.
Documentos de pago
Cheque
• Orden que da el titular de una cuenta bancaria
para que se entregue una cierta cantidad de
dinero a una tercera persona.
Pagaré
• Documento emitido por el deudor (comprador)
mediante el que se compromete a pagar una
suma de dinero a otra.
Letra de cambio
• Documento mercantil –cada vez en mayor
desuso- cuya forma viene determinada por el
papel timbrado en el que se extiende.
Documentos internos (I)
Convocatoria de reunión
La convocatoria de reunión es un documento por el que se cita, de forma oficial, a
determinadas personas para que asistan a una reunión o asamblea.
Debe constar: fecha, hora y lugar de la reunión y orden del día.
Acta de reunión
El acta es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión.
Nota interna
La finalidad de este documento
es que los diferentes
departamentos o secciones de
una empresa se comuniquen
entre sí las incidencias,
peticiones, etc., que surjan
entre ellos.
Saluda
Memorándum
El memorándum es una breve comunicación entre departamentos o personas de una
misma empresa para dar una información determinada o para recordar algo a alguien.
Instancia o Solicitud
La instancia o solicitud es un documento que se utiliza para pedir algún servicio al
organismo o persona que puede concederlo.
Encabezamiento
Cuerpo
Petición
Despedida
Pie
Documentos internos (V)
Certificado
El certificado es un
documento expedido por
una persona con autoridad
mediante el cual se
constata un determinado
hecho o situación (servicios
prestados, estudios
realizados, pagos
efectuados, etcétera).
Textos de promoción. El mensaje publicitario (I)
Tarjeta de empresa
Función: darse a conocer y conseguir que los clientes tengan la posibilidad de recordar nuestros
datos de contacto.
Presentación de la empresa
La presentación de la empresa es el documento en el que la empresa muestra a sus
potenciales clientes, entre otras cuestiones:
• Datos básicos de la empresa: nombre, NIF, dirección…
• Productos o servicios que presta.
• Trabajos realizados que sirvan de referencia.
• Datos adicionales, como medios técnicos o diferencias con la competencia.
Textos de promoción. El mensaje publicitario (III)
Folleto informativo
Un folleto informativo es un documento en el que la empresa ofrece información sobre
sus productos y las condiciones en que se pueden adquirir.
A diferencia del folleto publicitario, que solo es una lista de productos y precios, en el folleto
informativo se detallan las características y condiciones del producto o servicio ofertado.
Pequeños folletos de papel de una sola hoja con poco gramaje (fino).
Flyers o volantes
Se distribuyen en grandes cantidades y a menudo en la propia calle.
Folletos simples Se diferencia del volante por su mayor tamaño y calidad del papel.
Folletos plegados por la mitad. Un díptico tendrá, por lo tanto, una
Dípticos
portada y una contraportada, como los libros.
Trípticos Folletos que se pliegan dos veces de forma que quedan tres partes.
Textos de promoción. El mensaje publicitario (IV)
Catálogo publicitario
Un catálogo publicitario es un listado de los
productos o servicios de la empresa con sus
correspondientes precios.
Nota de prensa
Tipos de informes
Personales Información referida a personas.
Según el
contenido Comerciales Se refieren a la actividad propia de la empresa.