ANALISIS MANAJEMEN DI BAGIAN ORGANISASI

SETDA KABUPATEN CIANJUR

DI SUSUN OLEH :
HARY NURMAN, AP

DIKLATPIM III ANGKATAN BANDIKLATDA PROVISIN JAWA BARAT

TAHUN 2011
VISI Bagian Organisasi
“ Terciptanya produk hukum organisasi yang efektif, efisien dan
akuntabel yang menjadi landasan kerja organisasi perangkat
daerah dalam pelayanan ”.

Misi Bagian Organisasi

Peningkatan kualitas sumber daya manusia di bidang hukum dan organisasi yaitu :
1. Mengkoordinir, membuat, meneliti dan menelaah, mengevaluasi dan menyiapkan
produk hukum daerah dan organisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
kondisi masyarakat;
2. Menyiapkan informasi hukum, membudayakan dan menjunjung tinggi supremasi
hukum dalam rangka mensukseskan pembangunan.
3. Menyelesaikan masalah hukum dan memberikan pelayanan bantuan hukum baik
aparatur maupun masyararakat;
4. Melaksanakan pelayanan kebutuhan organisasi dan ketatalaksanaan yang efektif,
efisien ekonomis dan akuntabel
 Tujuan Organisasi
1. Mewujudkan aparatur pemerintah yang terampil, disiplin, berwibawa dan
bertanggung jawab serta berorientasi kepada kepentingan masyarakat;
2. Meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, sikap, mental dan disiplin aparatur
sesuai dengan peran, fungsi dan tugasnya dalam penyelenggaraan pemerintahan,
pembangunan dan pelayanan pada masyarakat;
3. Mewujudkan pemerintahan yang memahami dinamika dan kebutuhan
masyarakat.

Sasaran Organisasi
1. Tersusunnya standar pelayanan minimal dan standar operasional prosedur;
2. Terwujudnya kepastian dalam memperoleh pelayanan;
3. Tersedianya standar penetapan kinerja bagi setiap pejabat struktural dan
fungsional.
INDIKATOR KINERJA

TUJUAN SASARAN INDIKATOR SATUAN SKRG

Meningkatkan Meningkatnya a. Inventarisasi

pelaksanaan penyusunan bidang Buah 4
pelayanan prima mekanisme kewenangan
kepada masyarakat pelayanan b. Jangka waktu
Kabupaten Cianjur berdasarkan penyusunan Hari 120
Standar Pelayanan SPM
Minimal dan
Standar Operasional c. Inventarisasi
Prosedur di jenis buah 18
Kabupaten Cianjur pelayanan
RENCANA PENINGKATAN KINERJA
KINERJA SEKARANG DAN YANG AKAN DATANG

KINERJA
SASARAN INDIKATOR SATUAN YANG AKAN DATANG
TUJUAN
PRIORITAS KINERJA UKURAN
NOW 3 6 9 12
BLN BLN BLN BLN
Meningkatkan Meningkatnya a. Inventarisasi
pelaksanaan penyusunan bidang Buah 4 7 10 13 16
pelayanan mekanisme kewenangan
prima kepada pelayanan
b. Jangka waktu
masyarakat berdasarkan
penyusunan Hari 120 90 70 50 30
Kabupaten Standar
SPM
Cianjur Pelayanan
Minimal dan c. Inventarisasi
Standar jenis
Operasional pelayanan
buah 18 30 40 50 60
Prosedur di
Kabupaten
Cianjur
Matriks Urgensi Faktor Pendorong

Faktor yang lebih urgen

No Faktor PENDORONG tot
a b c d e f bobot
al
Strengths (kekuatan)
a Tingginya komitmen pimpinan x a b a a a 4 4 x100%=26,67%
terhadap SPM dan SOP 15
b Motivasi kerja pegawai cukup tinggi a x b d b b 3 3 x100%=20%
15
c Adanya Tim Penyusun SPM dan SOP b b x c c c 3 3 x100%=20%
15
Opportunities (peluang)
d Adanya koordinasi dengan instansi a d c x d f 2 2 x100%=13,33%
terkait 15
e Adanya kerja sama dengan Perguruan a b c d x f 1 1 x100%=6,67%
Tinggi 15
f Adanya tuntutan pelayanan yang a b c f f x 2 2 x100%=13,33%
prima kepada masyarakat
15

15 100%
Matriks Urgensi Faktor Penghambat

Faktor yang lebih urgen

No Faktor PENGHAMBAT tot
a b c d e f bobot
al
Weakneses (kelemahan)
a Terbatasnya jumlah pegawai x a a a a a 5 5 x100%=33,33%
15
b Sarana Komputer kurang memadai a x b c b b 3 3 x100%=20%
15
c Kurang akuratnya data a b x c c c 3 3 x100%=20%
15
Threats (ancaman)
d Rendahnya pemahaman terhadap a c c x d e 2 2 x100%=13,33%
SPM dan SOP 15
e Adanya peluang untuk KKN a b c d x f 1 1 x100%=6,67%
15
f Kurangnya Informasi tentang SPM dan a b c e f x 1 1 x100%=6,677%
SOP 15

15 100%
 IDENTIFIKASI FAKTOR PENDORONG DAN
PENGHAMBAT
(ANALISIS FFA)

FAKTOR PENDORONG FAKTOR PENGHAMBAT

1. Tingginya komitmen pimpinan
terhadap SPM dan SOP
2. Motivasi kerja pegawai cukup tinggi
3. Adanya Tim Penyusun SPM dan SOP
4. Adanya koordinasi dengan instansi
terkait
5. Adanya kerja sama dengan
Perguruan Tinggi
6. Adanya tuntutan pelayanan yang
prima kepada masyarakat
1. Terbatasnya jumlah pegawai
2. Sarana Komputer kurang memadai
3. Kurang akuratnya data
4. Rendahnya pemahaman terhadap SPM
dan SOP
5. Adanya peluang untuk KKN
6. Kurangnya Informasi tentang SPM dan
SOP
 EVALUASI FAKTOR PENDORONG
Faktor KETERKAITAN
pendorong BF
Kode No ND NDB NRK NBK TNB Rangk
dan % 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
penghambat
I PENDORONG
A STRENGTHS
Tingginya Komitmen
D1 1 Pimp. Thd SPM/SOP
27 5 1,35 5 4 3 3 3 3 1 3 1 1 1 2,54 0,68 2,01 I
Motvasi Kerja Pegawai
D2 2 cukup tinggi
20 5 1,00 5 3 3 1 3 1 2 2 1 1 1 2,09 0,41 1,41 II
Adanya Tim Penyusun
D3 3 SPM/SOP
20 4 0,8 4 3 3 3 3 1 3 3 1 1 1 2,36 0,47 1,27 III
B OPPORTUNITIES

D4 4 Adanya koordinasi 13 4 0,52 3 3 3 3 2 3 1 3 3 3 3 2,72 0,36 0,89 IV

Adanya kerja sama
D5 5 dengan PT
7 3 0,21 3 1 3 3 3 1 1 3 3 3 3 2,45 0,16 0,36 VI
Adanya tuntutan
D6 6 pelayanan prima kepada
masy
13 3 0,39 3 3 3 2 3 2 2 2 1 3 3 2,45 0,33 0,73 V
 EVALUASI FAKTOR PENGHAMBAT
Faktor KETERKAITAN
pendorong BF
Kode No ND NDB NRK NBK TNB Rangk
dan % 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
penghambat
II PENGHAMBAT
C WEAKNESSES
Terbatasnya jumlah
H1 7 pegawai
33 4 1,32 3 1 1 3 1 2 4 3 1 1 1 2,18 0,72 2,05 I
Sarana komputer kurang
H2 8 memadai
20 4 0,8 1 2 3 1 1 2 4 3 1 1 1 1,82 0,36 1,16 III

H3 9 Kurang Akuratnya Data 20 5 1,00 3 2 3 3 3 2 3 3 3 1 1 2,45 0,49 1,49 II

D THREATS
Masih kurangnya
H4 10 pemahaman ttg SPM & 13 3 0,39 1 1 1 3 3 1 1 1 3 3 3 1,90 0,25 0,65 IV
SOP

H5 11 Adanya peluang KKN 7 3 0,21 1 1 1 3 3 3 1 1 1 3 1 1,72 0,11 0,31 VI

Kurangnya informasi ttg
H6 12 SPM dan SOP
7 3 0,21 1 1 1 3 3 3 1 1 1 3 1 3,00 0,20 0,40 V
 PETA MEDAN KEKUATAN ORGANISASI

ARAH PERUBAHAN YANG DIINGINKAN

H6 = 0,40
D6 = 0,73
H5 = 0,31
D5 = 0,36
H4 = 0,65
D4 = 0,89
H3 = 1,49
D3 = 1,27
H2 = 1,16
D2 = 1,41
H1 = 2,05
D1 = 2,01

6 5 4 3 2 1 0 1 2 3 4 5 6
 KEKUATAN FAKTOR KUNCI PENDORONG DAN
PENGHAMBAT SERTA STRATEGI
FAKTOR KUNCI SUKSES
D1 Tingginya komitmen pimpinan terhadap
penyusunan SPM dan SOP
D3 Motivasi kerja yang cukup tinggi
Adanya Tim Penyusunan SPM dan SOP
D4
H1 Terbatasnya jumlah pegawai
H3 Kurang akuratnya data
H2 Sarana komputer kurang memadai
H4 Masih rendahnya pemahaman tentang SPM
dan SOP
STRATEGI
• Manfaatkan komitmen pimpinan untuk
menyusun SPM dan SOP
• Manfaatkan dan tingkatkan motivasi pegawai
untuk menyusun SPM dan SOP
• Manfaatkan dan berdayakan Tim yang ada
untuk segera exist
• Usulkan untuk menambah pegawai yang ada
• Inventarisir data dan konfirmasi ke BPS dan
lembaga yang terkait serta internet
• Usulkan untuk pengadaan komputer sesuai
dengan kebutuhan
• Tingkatkan pemahaman tentang SPM dan SOP
melalui Diklat/kursus/Bintek dan pelatihan
lainnya
 RENCANA KEGIATAN
SASARAN DAN STRATEGI PENANGGUNG
LANGKAH2 KEGIATAN JAWAB
WAKTU BIAYA
INDIKATOR (PROGRAM)
Meningkatnya Manfaatkan komitmen 1.Rapat Staff Subag Minggu 2 s/d
APBD
penyusunan pimpinan 2.Meminta petunjuk pimpinan ketatalaksanaan minggu 3 januari
mekanisme
Manfaatkan dan 1.Inventarisasi data Subag AKAP Minggu 4
pelayanan
tingkatkan motivasi 2.Menyusun KAK Januari s/d
berdasarkan APBD
pegawai 3.Melaksanakan koordinasi minggu 2
Standar Pelayanan
Februari
Minimal dan
Standar Manfaatkan Tim yang 1.Rapat persiapan Tim Subag Minggu 3
Operasional ada untuk segera exist 2.Mengolah data ketatalaksanaan Februari s/d APBD
Prosedur di 3.Menganalisa hasil olah data minggu 3 April
Kabupaten Cianjur Usulkan untuk 1.Konsultasi dgn pimpinan Subag AKAP Minggu 1 april
menambah pegawai 2.Usulkan penambahan pegawai APBD
Indikator : yang ada
1. Inventarisasi
bidang Inventarisir data dan 1.Inventarisir data Subag Minggu 2 April
kewenangan konfirmasi ke lembaga 2.Konfirmasi data ke terkait kelembagaan s/d Minggu 2 APBD
2. Jangka waktu yg terkait 3.Menyusun database Mei
penyusunan Usulkan untuk 1.Inventarisir sarana yg Bendaharawan Minggu 3 Mei
SPM pengadaan komputer dibutuhkan barang APBD
3. Inventarisasi 2.Usulkan sarana yg dibutuhkan
jenis pelayanan
Tingkatkan 1. Mengadakan Sosialisasi Subag Minggu 1
pemahaman tentang 2. Buat brosur prosedur ketatalaksanaan september s/d
APBD
SPM & SOP pelayanan Minggu 3
3. Buat papan informasi september
PELAKSANAAN, PEMANTAUAN, EVALUASI DAN PELAPORAN

PELAKSANAAN
1. Membentuk Tim Kerja
Ketua : Asissten Bidang Keuangan dan Pemberdayaan Aparatur
Sekretaris : Kabag Organisasi
Anggota : 1. Subag Ketatalaksanaan
2. Subag Kelembagaan
3, Subag AKAP
4. Bendaharan barang
5. Staff bagian organisasi

1. Uraian tugas Tim Kerja

Ketua : Memberikan arahan/petunjuk dan bimbingan
Memimpin dan monitor seluruh kegiatan agar berjalan sesuai dengan
rencana dan jadwal kerja.
Sekretaris : Bertanggung jawab kepada ketua dalam pengadministrasian
Membantu ketua dalam persiapan dan pelayanan administrasi pada
seluruh anggota tim
Anggota : Menghimpun, mengolah, menganalisa data sesuai tupoksi
Memproses rumusan untuk dijadikan bahan dalam penetapan
kebijakan dan kebijaksanaan.
JADWAL KEGIATAN TIM

NO KEGIATAN WAKTU
1 Tahap persiapan Minggu 1 s/d minggu 2 Januari 2012
2 Tahap Pelaksanaan Minggu 2 s/d minggu 4 bulan Oktober 2012
3 Tahap Pemantauan Minggu 4 bulan Maret 2012
Minggu 4 bulan Juni 2012
Minggu 4 bulan September 2012
Minggu 4 bulan Oktober 2012
4 Tahap Evaluasi Minggu 1 bulan April 2012
Minggu 1 bulan Juli 2012
Minggu 1 bulan Oktober 2012
Minggu 1 bulan Nopember 2012
5 Tahap pelaporan Minggu 2 bulan April 2012
Minggu 2 bulan Juli 2012
Minggu 2 bulan Oktober 2012
Minggu 2 bulan Nopember 2012
 PERKIRAAN KESULITAN DAN RENCANA ANTISIPASI

NO KESULITAN RENCANA ANTISIPASI

1 Terbatasnya Staff di Bagian Organisasi untuk Dibuat pembagian tugas

menunjang kegiatan kerja yang sesuai dan jelas
serta adakan kerja
tambahan (lembur)
2 Kurang efektifnya koordinasi dengan instansi Efektifkan koordinasi
terkait dalam menginventarisir data dan dengan berorientasi
menyusun SPM dan SOP pada penyelesaian
masalah
Pencarian data dan
referensi gunakan
internet.
3 Semakin banyak tugas dan volume pekerjaan Menyusun skala prioritas
yang dihadapi dan diselesaikan pekerjaan dan dilihat
dari situasi yg
berkembang