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* PROCESO ADMINISTRATIVO

* El proceso administrativo (PA) instrumento


teórico básico
* Permite comprender
* -la dinámica del funcionamiento de una empresa
* - diseñarla,
* - conceptualizarla,
* -manejarla, mejorarla, etc.
* El PA metodología de trabajo
* -para organizar una empresa y
* - facilitar su dirección y control.

*
PROCESO conjunto de acciones
o actividades sistematizadas que Es un método de trabajo
se realizan con un fin.

Permite conocer

Como funciona

Diseñar, organizar

Se enriquece con Dirigir, controlar

ingeniería,
psicología,
sociología,
matemáticas. Henry Fayol – Siglo XX
P
A
S
O 2
ORGANIZACIÓN
S
3
DIRECCIÓN
N
E
C
E
S 1
4
A PLANIFICACIÓN
CONTROL
R EVALUACIÓN
I
O
S EL GERENTE
* La palabra proceso sugiere secuencia e inicio y fin;
* Sin embargo, el PA es continuo por la dinámica de las
empresas que permanente y simultáneamente lo aplican.
SISTEMA es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados
que interactúan entre sí para lograr un objetivo.

Sistema con objetivos determinados

Se autorregulan por la evaluación continua


Mediante el CONTROL
El PA está diseñado para

OBJETIVOS
MISION

administrar-dirigir
VALORES

Es importante
entender el tipo de organización en la que se pretende aplicar la administración.
Según el maestro Guzmán Valdivia,
Las empresas en una economía de mercado requieren generar
"ganancias" para sobrevivir, retornándoles utilidades a sus inversionistas
respetando y cumpliendo el marco legal en el que operan.

Colaboradores

Proveedores

RESPONSABILIDAD SOCIAL Clientes

Ecología
*
* En la misión se identifica la función o tarea básica de una
empresa o una parte de ella
* En todo sistema social, las empresas tienen una función o
tarea esencial que la sociedad les asigna
* Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos

Misión
SOMOS UN EQUIPO DE TRABAJADORES DEDICADOS AL DISEÑO Y CONFECCION
DE ROPA PARA DAMA, CABALLEROS Y NIÑOS BAJO NORMAS QUE RESPETEN EL MEDIO AMBIENTE
Objetivos y metas
Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra
actividad
* Representan el fin que se persigue mediante la organización, la
integración de personal, la dirección y el control
* Las metas se diferencian porque son medibles o verificables
objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.

Ser una de las mejores empresas de confecciones en el país,


tanto a nivel de maquinarias, proceso productivo y calidad en sus productos

Posicionar la marca en
5 zonas del país en el periodo de 1 año
Resultados financieros

ligados
Utilidades

Son producidos por


Los objetivos son perennes, son las guías que orientan la acción,
Periódicamente deben expresarse en términos cuantitativos fijando metas que
permitan saber el avance.

OBJETIVOS
perennes

Guían la acción
Para conocer
expresarse El avance

en términos cuantitativos
Ellas proporcionan bines y servicios,
Satisfacen las necesidades de los clientes

Las empresas Cumplen


una Misión en el mercado

Recursos financieros que le Los clientes adquieren sus


generan beneficios económicos Productos o servicios y le proporcionan
* Existen diversas clasificaciones de las partes
del PA, según diversos autores, los cuales
conviene conocer, por lo que el cuadro

*
* Visión y Planeación
Organización
Integración
Dirección
Control

*
* en los diferentes niveles jerárquicos de la
organización varía su grado de aplicación.

*
Los niveles administrativos son

*
* diseño de la organización,
* planeación de su estrategia,
* evaluación del desempeño total,
* elaborar soluciones integrales de la empresa,
* tomar las decisiones,
* fijar las políticas de acción, entre otras.
*

* planeación, control y análisis operativo en


finanzas, ventas, producción, RH.

* "Traduce" la estrategia de la alta dirección a


su área y operaciones,
*

* ejecutan las operaciones


* generan información conforme al sistema de
control.
CREACION DE LA
EMPRESA

2 MOMENTOS DE LAS
EMPRESAS

EMPRESA EN
OPERACION

*
concepto de negocio

elabora proyectos

En la creación de la
de inversión

empresa recursos disponibles


y los mercados

toman las decisiones


que permitan:

planear, organizar,
integrar, dirigir y

controlar una nueva


empresa.
El modelo ideal
diseñado al
enfrentarse con la
EMPRESAS EN
realidad genera
OPERACION
desviaciones que
se corrigen sobre
la marcha.
Los mandos medios traducen planes a las áreas
finanzas, producción, comercialización y recursos
humanos,

utilizan la planeación para


definir sus procedimientos

Organizan sus áreas

Dirigen e integran
personal

Genera los
controles

*
Lleva a cabo

NORMAS Y
los planes y los procedimientos
POLITICAS
llevan a cabo

Genera información cotidiana por


medio de reportes REPORTES

en algunos casos puede para tomar


algunas decisiones

*
*

* se analiza cada elemento o componente del PA


definición general de planeación
La planeación consiste en
fijar los
Aumentar la calidad del producción
objetivos, en un 10% en el transcurso de1 año
Inversión en tecnología y
las políticas, Desarrollo del personal

las normas, Utilización de maquinarias

procedimientos, Procedimientos a seguir para la


compra de maquinarias
programas y Programas de capacitación
del personal
presupuestos. Presupuestos de costos

¿Qué y cómo se va a hacer?

*
Que se entiende por planificación?

Estrategias Objetivos
Planes MOMENTO
Misión FUTURO

MOMENTO
ACTUAL

Planeación consiste en definir las metas de la organización, establecer


Una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para
integrar y coordinar el trabajo de la organización .
Se ocupa tanto de los fines ( que hay que hacer) como de los medios
(como hay que hacerlo)
ORGANIZACION Es dividir las acciones por áreas,
departamentos, puestos, jerarquías
conforme a la responsabilidad delegada y
expresada en los organigramas, manuales y
descripciones de puestos.
¿Quién lo
debe hacer?
¿De qué es
responsable?

*
Se refiere al acto de organizar, integrar y
estructurar los recursos y los órganos involucrados en su organización;
establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.
INTEGRACION Es la acción de involucramiento de los
recursos humanos de la empresa a sus

objetivos, misión, visión y valores

para obtener su plena identidad con la


organización.
¿Quién lo debe hacer? ¿De qué es
responsable?

*
DIRECCION Es la acción de conducción de la organización y sus
miembros hacia las metas, conforme a las
estrategias,
el liderazgo adecuado y

los sistemas de comunicación y

motivación requeridos por la situación.

*
CONTROL Es evaluar los resultados de una empresa
conforme a lo planeado y a los
elementos de medición (indicadores o
estándares),
para determinar el estado de desempeño y

la acción correctiva correspondiente.

*
MC DONALD`S
1. Para la creación de la empresa se elaboró un listado de las actividades a
realizar y del personal necesario para abrir el establecimiento, se
necesita información sobre inmobiliaria, distribución de planta entre
otras cosas.(……………………)
2. Se ha asignado personal especializado para cada tarea como por ejemplo
el personal encargado de freír, de preparar hamburguesas, de atención al
cliente, limpieza del local, gerentes, promotores, vigilancia, entre otros
3. Al momento de los clientes realizar los pedidos habrá un operador de
caja quién los recibirá y enviará la orden mediante micrófonos a los
empleados de turno de cada etapa o tarea del proceso para que esta sea
despachada y chequeada antes de llegar a las manos del cliente.
4. Cada día se verifican los estándares de calidad como por ejemplo:
diámetro de la carne, tamaño de la cebolla, la papa, el tomate, el
pepinillo, y la limpieza de las lechugas
5. Los dueños y gerentes hacen cursos para mantener las normas y llevar un
control riguroso del proceso
6. Se reúnen los gerentes a nivel nacional de todos los Mc Donald`s para
idear la posibilidad de incursionar en el mercado de un nuevo producto
PLANEACIÓN
*Conceptualiza a la organización en el futuro,
*presenta las bases sólidas para la toma de decisiones,
* proyecta las acciones por medio de un plan rector
de largo plazo que determina y define:
* objetivos,
* estrategia,
*políticas,
*programas y
*procedimientos con sus normas de operación.

*
Guía y predetermina las
operaciones dentro de
ciertos parámetros
preestablecidos;

Precios
sin estas bases, no
podría realizar su
trabajo.
Empleado

La planeación es más amplia;


su función abarca la estrategia de
largo alcance de una institución y
comprende las tácticas de
mediano plazo de la empresa
Es la aplicación generalizada de un concepto en
cualquier situación en que se encuentre el ser
humano, independientemente del tiempo o el
espacio.

LA PLANEACIÓN ESTÁ Y HA ESTADO EN TODAS LAS


ACTIVIDADES HUMANAS.

un conjunto de personas que sin conocerse son náufragos de


un barco, refugiados en una isla para sobrevivir y salir.

Para lograrlo deberán planificar una acción común.

*UNIVERSALIDAD DE
LA PLANEACIÓN
*PREMISAS Y AXIOMAS DE PLANEACIÓN
Afirmación o idea probada que se da como cierta y que sirve de base a un
razonamiento o una discusión.

Afirmación Los hombres son mortales → Premisa


Sócrates es un hombre → Premisa RAZONAMIENTO
Por lo tanto Sócrates es mortal → Conclusión

AXIOMAS
Los axiomas son verdades incuestionables universalmente válidas y
evidentes,
que se utilizan a menudo como principios en la construcción de una
teoría
o como base para una argumentación.
Los operativos conocen mejor el trabajo que los
planificadores si no tienen experiencia, por lo que es
necesario escucharlos antes de planear.

El personal operativo es una fuente de creatividad.

El involucramiento del personal en la planificación es


motivador.

El eje de la planeación es el cliente. Todo nuevo plan


genera resistencia, temor y atenta contra "intereses"
creados.

*
Que razonamiento podemos hacer de esto?
Un plan siempre es impopular.

Un plan efectivo involucra a las partes


clave.

No todos los planes se pueden


democratizar.

Los planes de corto plazo deben estar


soportados por estrategias de largo plazo.

Un plan que modifique habilidades


requiere capacitación y sensibilización.

Todo plan puede ser sujeto a


experimentación o simulación, y mientras
más se realicen, mayor será su éxito.

*
De primacía

Transitividad de la
planeación

Crecimiento gradual o
escalar

PRINCIPIOS DE
Confidencialidad

PLANEACION
Unidad y dirección o de
contribución a los
objetivos rectores

Congruencia con la
misión

Programación oportuna
y control

Flexibilidad

delegación
la planeación permite la toma de
decisiones para decidir si es factible
económicamente lo que se planea

es mejor perder dinero en la


planeación que en la ejecución.

Un proyecto de inversión dará


información de la rentabilidad o no y
siempre será más barato su costo que
invertir sin planear.
EJEMPLO
PLANIFICO

CREACION DE UNA EMPRESA ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

ES RENTABLE O NO DECIDO
Principio de la planeación establece
la
transitividad
de la
planeación las guías generales de la organización o

estructura de la empresa,
Guías generales
las políticas y los procedimientos de
integración de recursos,
Organización la dirección y fija las bases del control.
dirección
y control
debe ser comprensible a los mandos medios
y futuros directivos

*
*La planeación debe establecer
* las bases de futuros crecimientos,
* permitiendo escalar el desarrollo
gradualmente,

*
*la alta dirección requiere
guardar con sigilo la
información

*
* Evitar incrementar el costo de la planeación
por incluir elementos no pertinentes a los
objetivos.
Objetivo

Disminuir costos
*
NO

planificar
Inversiones en tecnología
* Todo plan debe estar insertado dentro de la
misión de la empresa, con objetivos y metas
claras. Las políticas, los procedimientos y
demás elementos de la planeación deberán
estar alineados con la estrategia

Plan

Objetivos Políticas y
estrategia
*
Y Metas procedimiento
claras
* Todo plan debe estar alineado a la visión
estratégica. Cuanto más sea comprendido el
plan por los ejecutores y sea parte de su visión
mas fácil es su ejecución

PLAN

*
* Todo plan será sujeto a control, por lo tanto,
debe generar los parámetros para su
evaluación y seguimiento dentro de lo deseado.

PLAN PARAMETROS DE
CONTROL

Ej. Si se van a ser controles mensuales

*
* Todo plan preciso debe prever, en lo posible,
varios supuestos o cambios que puedan ocurrir:

*
(centralización vs. descentralización)

* Involucrar a las unidades ejecutoras,


* Proporcionar poder suficiente en la toma de
decisiones
para la ejecución del plan, según su jerarquía.

*
*
1 Solo se puede controlar y dirigir lo que se planea

Lograr producir 1.000.000 de zapatos


En el plan se establece el fin
La producción fue de 800.000

Se puede controlar el resultado y comparar

2 Los procedimientos y demás planes pueden ser objeto de mejora continua

Se pueden mejorar por que no son rígidos

3 Distribución justa de los recursos

Gastos
La planeación permite traducir la previsión y las estrategias en planes de acción
concretos

Tengo que planificar como producir mas


Cuando planifico producir mas
Cuanta cantidad – con que recurso financiero

Una planeación permite una mejor organización

Todos sabe que es lo que van a hacer –previa planificación de l trabajo

Fomenta la integración de los recursos humanos

Se planifican actividades de integración

Ayuda a la dirección de la empresa

Se puede dirigir porque hay un camino trazado


• Consume tiempo y recursos (sin embargo, cuesta más
no planear).

• Los planes rígidos junto con directivos rígidos matan la


creatividad y hacen que futuros cambios o planes generen
más resistencia.

*
No estar • No ser
Investigar fundamentados en una congruentes con la calidad
investigación objetiva. misión de la empresa.
Sin intereses

No establecer • Mala
• No tener claros determinación del 3 meses en vez de 6
Cuanto producir sus objetivos. tiempo y alcance de la
misma.

Planificamos el • Falta de
análisis de
costo del producto • Mala
contingencias y
estimación del costo.
en base a la acciones a seguir (plan
de contingencia).
Estimación de la
Mat. Prima a otro costo En caso de que no resulte la
venta de hamburguesas
Tener un plan de fabricación de helados
*
• Inadecuada
división del trabajo y
Inflexibilidad de
responsabilidad de
políticas ante
las partes
cambios inesperados.
(organización)
.

Falta de delegación
• Falta o mala
(empowerment) para
comunicación del
la toma de
plan.
decisiones.

• Complejidad
• Falta de
de estructuración y
involucramiento y
difícil interpretación
apoyo de los
por los usuarios y
directivos.
operadores.

*
* CLASIFICACIÓN DE LOS TIPOS DE PLANES
*Según el tiempo
* corto plazo (menos de 1 año)

* mediano plazo (de 1 a 5 años)

* largo plazo (más de 5 años).


Según la frecuencia y continuidad de uso
* Los PLANES DE USO FRECUENTE o continuos, procedimientos
de trabajo, las políticas y las normas;
Procedimiento
Es un método de ejecución o pasos a seguir, en forma secuenciada y sistemática,
Ejemplo: procedimiento para la compra de materiales

Norma: Instrucciones concretas de obligado cumplimiento (ej.: normas de seguridad ).


Reglas de seguridad e higiene para entrar a planta
* Los PLANES ALTERNOS son aquellos que se pueden utilizar en
caso de contingencia o bajo circunstancias especiales.

* los PLANES ÚNICOS son aquellos que sirven para un periodo


exclusivamente.
Ejemplo, proyectos y los presupuestos.
Presupuestos de ingresos- costos
Proyecto de fabricación de un nuevo producto
* La planeación requiere técnicas o herramientas
que dan la metodología.
* Éstas se utilizan según la necesidad, la cual
está determinada por el tamaño de la empresa,
los recursos de la misma y la estrategia
establecida.

*
* Estrategia (tendencias y proyecciones)
* ( Plan global a largo plazo)
* Objetivos
* Metas
* Políticas
* Normas o reglas
* Procedimientos o procesos
* Programa
* Presupuesto de inversión
* Proyectos

*
Plan global que determina los grandes objetivos y la dirección del mercado
hacia el que se pretende, así como la táctica para lograrlo a un plazo
determinado, básicamente de largo plazo.

• Normas o reglas
• Procedimientos o procesos
• Programa
• Presupuesto de inversión
• Proyectos
INDICA EL CAMINO (el cómo) QUE, DE FORMA GENERAL,
SE VA A SEGUIR PARA ALCANZAR UN OBJETIVO

Es conveniente hacer un ANÁLISIS DE LAS TENDENCIAS de consumo


Y PROYECTAR el desarrollo

Ejercicio
Formular una estrategia para conseguir aumentar los ingresos por ventas de
“su” empresa en un 100% en 3 años.

*
*Propósitos de la organización en función
al tiempo se refieren a un resultado
concreto que se desea o se necesita

*
* Las metas son los resultados parciales
cuantificables del logro de los objetivos que
espera alcanzar una organización en el corto o
mediano plazo.
* En caso de existir desviaciones en las metas
deberán corregirse en razón del objetivo.

*
*Las políticas se definen como: decisiones
preestablecidas que orientan la acción
de los mandos medios y operativos.
*Su propósito es unificar la acción y la
interpretación de situaciones
relativamente previstas.

*
* Las normas o reglas son especificaciones
concretas de cómo se debe actuar ante situa-
ciones determinadas, sin posibilidad de
interpretación y sin desviación permitida.

*
*Las organizaciones tienen necesidad de definir sus
procesos productivos en todas las áreas:
comercialización, compras, producción, almacenaje,
contabilización, contratación, capacitación, etc.
* Estos procesos son repetitivos, son operaciones continuas o periódicas
y siguen una secuencia preestablecida.

*
* El concepto de programa, administrativamente
hablando, se refiere al tiempo que se ha de
utilizar para realizar un proyecto

* Calendarización de las operaciones con cronogramas que


señalan la secuencia de las actividades en fechas de
inicio y terminación, así como el tiempo que requiere
cada operación, con estimación de costos en gastos e
inversiones, calculados en términos económico-
presupuestales.

*
*Estados financieros anticipado a la acción,
que incluyan los cálculos de la inversión y
* las necesidades de inversión para calcular sus
costos de operación,
* para fijar los precios de venta de sus productos
o servicios, pronosticando flujos de ingresos y
egresos de dinero conforme a un calendario
financiero.

*
*Los proyectos son estudios sobre la viabilidad y
rentabilidad de una inversión nueva.

*La disposición para la ejecución de una cosa de


importancia anotando y extendiendo todas las
circunstancias principales que deben concurrir para
su logro.

*
Ejemplo: Taxi Perú S.A. (Empresa que ofrece servicios de taxi)
Misión: Ser la empresa líder en servicios de movilidad particular para empresas
ubicadas en Lima Metropolitana, reconocida por un servicio seguro, confiable y
personalizado.
Objetivos
Brindar un servicio de transporte seguro
Conseguir en el 30% de participación del mercado en 5 años
Obtener una plena satisfacción del 97% de los clientes
Mantener la fidelidad del 60% de los clientes
Formulación de estrategias.
Entre las variadas opciones estratégicas que una compañía puede tener,
seguramente algunas serán más pertinentes que otras; la pertinencia puede venir
por el lado de los costos, de la rentabilidad, de la eficiencia o de la competitividad.
Formulación de estrategias: Preguntas clave que pueden ayudar
¿Qué tipo de recursos de información, asesoría y financiamiento
necesito para lograr un una participación del 30% del mercado en 5 años?
¿Cómo debo capacitar a mi personal para obtener la satisfacción de mis clientes?
Estrategia:
• Diferenciar el servicio por altos estándares de seguridad y atención personalizada.
• Mantener un plan permanente de capacitación en seguridad y atención
al cliente para los conductores.
Cada empresa y cada administrador, ejecutivo, dirigente,
presidente o líder, deberá diseñar los mecanismos,
instrumentos que considere más conveniente para el caso
particular que le toqué manejar, varían en función de la
situación que se encuentre cada empresa.
Implantación de la estrategia.
Ésta se llevará a cabo a través de una integración
y compromiso de todos los empleados, estableciendo grupos
con una tarea específica con personas responsables.
Cada grupo debe asegurar que el plan de capacitación se ejecute.
Así mismo cada grupo tiene metas asignadas y se han establecido
recompensas por cada meta alcanzada referida a los estándares de
seguridad, calidad y atención al cliente que se establezcan.
Evaluación de resultados.
Todo proceso de planeación es incompleto si carece de elementos de evaluación.
El control nace con la planeación

Evaluación de resultados :
¿Se alcanzaron las metas de capacitación para el personal?
¿Se logró incrementar el número de unidades?
¿Se logró alcanzar las metas de resultados planteados?
¿Qué factores influyeron en los resultados obtenidos?