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Comunicación

interna

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¿Quiénes somos?
PORTER NOVELLI es heredera de COMUNICACIÓN EMPRESARIAL, agencia
de comunicación y RR.PP. fundada en España hace 20 años
Reconocida como una de las pioneras del sector en nuestro país actualmente
PN es una de las cinco primeras firmas del ránking español por volumen de
ingresos
Además de otros campos de la comunicación, PN trabaja en temas de
comunicación interna con dos de las mayores empresas del Ibex 35 y en
otros proyectos singulares

Novacom es una empresa especializada en consultoría estratégica de


comunicación que está asociada con Porter Novelli y la representa en algunas
de las CCAA en las no tiene presencia física, principalmente en la zona norte.
Novacom coordina en la actualidad los planes de comunicacíón interna de
Azkoyen (para la que edita la revista “Rojo y Gris”), de la Confederación
Española de Familiares de Enfermos de Alzheimer (edita la revista
“EnMente”) así como del Instituto de Empresa Familiar y del grupo gallego
Invertaresa.

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Presencia nacional e internacional
• PORTER NOVELLI cuenta con 4
oficinas propias en la Península
Ibérica: A CORUÑA
Madrid PAMPLONA

BARCELONA
– Barcelona
– Valencia MADRID
– Lisboa LISBOA

VALENCIA
• y 2 asociadas
– Pamplona y A Coruña: Novacom
– Sevilla SEVILLA

• La alianza estratégica con Novacom permite dar servicio en muchos


puntos de España gracias a la amplia experiencia de esta consultora
• En todo el mundo, PN está presente en 102 emplazamientos en 52
países

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CI Visión Metodología Servicios Casos

¿Es necesaria la comunicación interna?


Síntomas habituales de entornos sin CI Las necesidades de CI se hacen más
patentes a la hora de ….
Toma de decisiones equivocadas
por desconocimiento de la opinión de los empleados
Implantar una política o estrategia de CI en la
Mayor tasa de absentismo por desmotivación
compañía
Escasa productividad unitaria por la descoordinación y
Adquisiciones / fusiones de organizaciones
el desconocimiento de funciones y cometidos
Traslado de sedes empresariales
Insatisfacción personal y falta de implicación en el día a
día Cambios organizativos
Menor rendimiento por la excesiva compartimentación Implemetación de nuevas políticas empresariales
de los departamentos Definición de la identidad corporativa de la empresa
Actitud de ironía, oposición o distanciamiento de los (misión, visión y valores)
empleados por la falta de identificación con la Redefinición de marca
organización y su proyecto
Campañas de motivación del personal
Aparición de rumores internos o externos

BENEFICIOS DE UNA CI ESTRATÉGICA Y PLANIFICADA


• Una gestión más efectiva mediante decisiones • Mayor adhesión y compromiso cuando llega una
adaptadas a las necesidades de la plantilla crisis o para la gestión del cambio
• Mayores índices de satisfacción y motivación • Liberación de ideas e iniciativas que ayudan a
internas mejorar muchos aspectos de la vida de la
• Menores índices de rotación empresa
• Construcción de una identidad corporativa • Empleados convertidos en los mejores
consistente embajadores/comerciales de la empresa

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Nuestra visión estratégica de la CI


UNA NUEVA APROXIMACIÓN A LA COMUNICACIÓN INTERNA
Concebir la comunicación interna como un sistema integral ayuda a
institucionalizarla, implantar medidas en niveles/sistemas según las
necesidades de la compañía en cada momento, mantener siempre una visión
global de la comunicación y un sistema de mejora continua

Sistema de
coordinación/dinamizaci
ón (organización interna)
Sistema de
Mediante una estructura de
evaluación/innovaci personas implicadas en la CI y
ón Comisión de Comunicación Sistema de información
interdepartamental
con fórmulas de pulso
continuo de la situación y a través de canales reconocidos y
medición periódica reconocibles por todos que
mejora continua permiten que la información
llegue a los empleados
Sistema de
ayuda/reconocimien
to Sistema de interacción
el reconocimiento de
los empleados Sistema de mediante comunicación personal en
cascada a través de cadena de mando,
participación/ programas de ideas, herramientas
integración ínteractivas y actividades/eventos
con programas de mejora y
actividades extraordinarias que
buscan la integración y mayor
participación en el proyectos
empresarila
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CI Visión Metodología Servicios Casos

Nuestra visión estratégica de la CI


Esta visión de la CI, aparte de estar orientada hacia la mejora continua, busca
aumentar la competitividad de la compañía satisfaciendo
progresivamente las diferentes necesidades de los empleados en
materia de información y diálogo con la empresa a través de la
implantación de sistemas o políticas de CI

Necesidades sistemas de
de reconocimiento
reconocimie
nto y apoyo sistemas de
ayuda
Necesidades de
integración en el proyecto sistemas de
de la compañía participación

Necesidades de pertenencia y cercanía: sistemas de interacción


difusión de valores comunes, información
corporativa face-to-face y posibilidad de
respuesta
sistemas de
información
Necesidades funcionales:
información corporativa básica y para la operativa diaria

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Nuestra visión estratégica de la CI


Sistema integral de gestión de la comunicación interna
Dirección Empleados

Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de


información ayuda reconocimiento interacción participación

Eventos internos
Convenciones Formación Premios de ideas Días puertas abiertas Círculos de calidad
Reuniones en / proyectos
cascada Visitas del presidente
Reuniones
interdepartamentales Sistema de
Campañas de cultura
Programas de coordinación/
Ombudsman Reconocimientos implicación social dinamización
corporativa –
Marketing Interno públicos Programa de ideas

Gestión - control
de mejora
Hojas informativas /
Breaking News Tablón de anuncios
Manuales (Valores, Buzón de
Bienvenidas, ético,..) sugerencias
Dossier de prensa Encuestas
Cartas al personal
Folletos / carteles
Sistema de
Tablón de anuncios
evaluación/
House organ
medición
TELE IP
Blogs
Correo electrónico Portal del Empleado
(evolución Intranet) Encuestas on-line

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Nuestra visión estratégica de la CI


• La comunicación hay que entenderla bajo una visión
multidisciplinar en la entran en juego factores individuales,
sociológicos, comunicativos, operativos, directivos, de RRHH,
de marketing, etc.

• Para una CI estratégica puede ser necesario que tanto en


su diagnóstico como en su definición e implantación
intervengan, además de profesionales de la comunicación,…
– …especialistas en investigación de mercados
– …expertos en branding y marketing interno
– …responsables de RRHH

• Por eso, además de su experiencia, PN trabaja con


partners especializados en estudios de mercados y
marketing/publicidad

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Nuestra visión estratégica de 10


la reglas
CI de
oro
1. La comunicación interna requiere el apoyo decidido de la dirección.
2. Hay que comunicar de manera transparente, objetiva, clara y fluida información
actual y relevante. La falta de comunicación está detrás de la mayoría de los conflictos
personales y laborales
3. Ser proactivos, facilitando la información corporativa de interés común para la
organización, y la información operativa, según puesto y responsabilidad. Es la mejor
forma de luchar contra los rumores
4. Apostar por un sistema de comunicación en todas las direcciones (ascendente,
descendente, horizontal y diagonal), estableciendo los canales adecuados
5. Fomentar un sistema participativo y plural, donde todos puedan y quieran aportar
al enriquecimiento de la compañía
6. Mantener un feedback continuo, canalizando y respondiendo a las inquietudes o
necesidades de los empleados
7. Utilizar de forma adecuada y racional los canales y/o herramientas de CI,
siguiendo los procedimientos establecidos y adecuando los mensajes a los públicos
8. Comunicar antes o al mismo tiempo que a agentes externos, ya sea prensa,
representantes sociales, asociaciones u otros
9. La comunicación interna es un sistema de TODOS para TODOS
10. Lo difícil no es implantar una política de comunicación sino crear una cultura
de comunicación. La comunicación es un sistema vivo hay que mantener, alimentar,
potenciar y medir su evolución. Si no…muere.

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Nuestra metodología
• El desarrollo de un Plan de CI, de proyectos internos o de
determinadas herramientas de comunicación precisa de
varias fases

AUDITAR FORMULAR IMPLANTAR MEDIR INNOVAR

Averiguar qué opinan los


empleados, mandos y
Definir una Implementar en Evaluar
periódicamente el
Mejorar
directivos sobre la estrategia de diferentes fases las permanenteme
herramientas/ grado de implantación
organización y sus valores, comunicación con y adecuación de la nte las
la CI y sus diferentes
acciones, acciones y herramienta/s y medir
herramientas a través de
consolidarlas en el el éxito de la herramientas y
técnicas sociológicas para mensajes y tiempo como canales procedimientos
conocer las necesidades comunicación, así
herramientas de información y
exactas de la organización
concretas que
como el grado de
satisfacción de los
de la CI con
diálogo reconocibles nuevas ideas
permita alcanzar y reconocidas por empleados
los objetivos de CI todos
fijados

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Servicios (I)
Definición de proyectos e implantación de sistemas integrales de
comunicación interna

AUDITAR FORMULAR IMPLANTAR MEDIR INNOVAR

¿cómo?
• Briefing • Definir objetivos de • Comunicar a • Accesos a intranets • Think tanks
CI en la organización empleados • Encuestas papel/on
• Análisis visual line sobre clima intregrados
• Identificar Visión y • Definir interno,
• Análisis Valores responsabilidades herramientas, papel
documental • Establecer flujos de • Estructura y de la CI
información procedimientos • Entrevistas
• Entrevistas • Visión estratégica • Fases de personales
equipo • Elegir y definir las implantación de • Focus
directivo herramientas herramientas
• Focus Group
• Encuestas

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CI Visión Metodología Servicios Casos

Servicios (II)
Definición e implantación de herramientas de comunicación
(Manual de Bienvenida, Revistas en papel y digitales, Manuales de
estilo, etc.)
Diseño e implantación de proyectos de TV IP
Creación de campañas internas y diseño de eventos internos
Proyectos de comunicación para la captación y retención del
talento (Employer Branding,..)

Consultoría estratégica
Asesoramiento para ayudar a implantar políticas de comunicación
interna
Formación en capacidades de comunicación

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Casos de éxito: TV IP en BBVA


• A iniciativa de PN, BBVA fue el
primer banco europeo en lanzar
una TV IP como herramienta de
comunicación interna
• Ejes:
– Cultura corporativa
– Fomento del trabajo en equipo
– Multiculturalidad
– Globalidad
– Innovación
– Cultura de éxito

• Resultados
– Incremento en el número de
usuarios diarios en un 72%
– Acceso a nuevas audiencias
como clientes claves o
familiares de empleados
– Premio a la Mejor Iniciativa de
CI por PR Noticias

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Casos de éxito: cambio organizativo


• RETO: Apertura de una Nueva Mina de carbón por Hullera Vasco-
Leonesa (HVL),lo que suponía una previsible resistencia de la plantilla a
los cambios organizativos que traería aparejados (trabajo en sábados,
introducción de un turno nocturno…)
• OBJETIVOS CI: Propiciar la menor resistencia posible de los trabajadores
y de sus representantes sindicales a los planteamientos sobre la
organización del trabajo en la Nueva Mina cuando tocara negociarlos

• ESTRATEGIA
Primera fase: incrementar el grado de adhesión de la plantilla a la empresa en sí y a su
proyecto de Nueva Mina mediante:
– Implementar un ambicioso plan de comunicación interna
– Incrementar presencia de HVL en la prensa local: credibilidad a los mensajes
– Campaña “1er Centenario” buscando la motivación interna: participación de los trabajadores definiendo
el eslogan y la mascota
Segunda fase: conocer el impacto de las iniciativas y evaluar la situación previa a la
inminente negociación del Convenio Colectivo mediante una Auditoría de clima social

• RESULTADOS:
Gran participación de los trabajadores en la campaña del 1º centenario: 30% en los
concursos del eslogan y la mascota y casi el 100% en los actos programados
Alta valoración por parte de los trabajadores a los nuevos mecanismos de comunicación
interna implantados y actitud favorable a abordar las cuestiones más delicadas
Éxito de las tesis empresariales a lo largo del Convenio de 1994

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Casos de éxito: EMpleado-EMbajador


• RETO: Caída del nuevo alumnado en Fomento de
Centros de Enseñanza (FCE)

• OBJETIVOS CI: Apoyar la nueva orientación


hacia el mercado inculcando entre los empleados
un papel de “embajadores” de la empresa

• ESTRATEGIA
Formación para un cambio cultural, de mentalización:
– Seminarios sobre técnicas de comunicación relacionadas con la gestión del cliente para el personal
directivo de los colegios
– Implantación de una “Guía Práctica de Comunicación” (Manual de Estilo) para todos los profesionales
Descentralización de la comunicación: traspaso del protagonismo a los colegios en cuanto a
la creación y desarrollo de relaciones con sus respectivos entornos
Evento : concepción del Congreso de Padres de Alumnos como un foro de prestigio y
abierto a la sociedad favoreciendo la relación con el profesorado
Apoyo de comunicación externa

• RESULTADOS:
Los directivos y profesionales de cada colegio son hoy más protagonistas de la
comunicación de FCE y emiten mensajes más uniformes y efectivos
Se paliaron los problemas más agudos de ocupación de aulas en algunas zonas y
sobredemanda en otras

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Casos de éxito: Blogs

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