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GESTIÓN DE L AS

COMUNICACIONES

UN DIRECTOR DE PROYECTO
Un DP experimentado va
más allá de los Informes de
Estado, por lo tanto crea un
Plan de Gestión de las
comunicaciones: pregunta a
los interesados lo que
necesitan que se les
comunique, identifican que
comunicación necesitan de
los interesados y se reúnen
para limitar problemas
comunicar potenciales de
comunicación.

PROCESOS DE LAS COMUNICACIONES

e interesados . las definir cómo se van También incluye necesidades a gestionar y acciones de de monitorear esas almacenamiento y información comunicaciones recuperación de la del proyecto información.Determinar cuáles serán las necesidades de Recolectar. para interesados. información del elaborar y distribuir la Asegurar que proyecto e información a los se cumplan interesados.

.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Imagina un equipo de 300 personas esparcidas a través del mundo. que hablan idiomas diferentes. Un concepto básico de las comunicaciones es que deben ser: Eficientes (proporcionar sólo la información necesaria) Efectivas (proporcionar información en el formato y momento adecuados). y entonces podrás ver mejor el trabajo que implica planificar las comunicaciones.1. . con muchas y diferentes formas culturales de comunicación.

FUNDAMENTAL: Determinar y analizar los requisitos de comunicación de: INTERESADOS .

Durante el proceso de planificar las comunicaciones del proyecto deberíamos dar respuesta a los siguientes interrogantes: • ¿Qué información necesita cada grupo de interesados? • ¿Quién recibirá la información? • ¿Cuántos canales hay involucrados? • ¿Quién se comunicará con quién? • ¿Cuándo y con qué frecuencia necesitarán la información? • ¿Cómo se distribuirá la información? • ¿Quién distribuirá la información? • ¿Qué tecnología utilizaremos según las necesidades de información y los recursos disponibles? • ¿Cómo vamos a almacenar. recuperar y poner a disposición la información? .

Ejercicio N° 01 ¿Qué información y documentos deben ser comunicados en un proyecto? Actualizaciones al plan Asignaciones de Acta de Constitución trabajo Resultados de las solicitudes Plan de Dirección Nuevos riesgos de cambio de Proyectos descubiertos Retrasos Éxitos Impactos a otros proyectos Incertidumbres y de otros proyectos Informes de desempeño Cambios al alcance del EDT proyecto y al alcance del Qué tipo de correos producto electrónicos se enviarán Cuándo se necesitarán a cada interesado recursos Cronograma de revisiones planificadas Información de del plan para la dirección contacto de todos los Cronograma de del proyecto interesados reuniones Registro de polémicas Lecciones aprendidas .

Las comunicaciones se producen interna y externamente hacia el núcleo del equipo del proyecto. en forma vertical (arriba y abajo de los niveles de la organización) y horizontal (entre colegas). .

debes manejar las comunicaciones en una forma estructurada y elegir el mejor tipo de comunicación para la situación. Las información se puede expresar de diferentes maneras: .Para tener comunicaciones claras y concisas.

Ejercicio N° 02 ¿Cuál es la mejor forma de comunicación en las siguientes situaciones? Formal Escrita Formal Verbal Formal Escrita Informal Escrita Formal Escrita Informal Verbal Formal Escrita Informal Escrita .

¿Cuál es la mejor forma de comunicación en las siguientes situaciones? Formal Escrita Formal Escrita Informal Verbal Informal Escrita Informal Verbal Formal Verbal .

MODELOS DE COMUNICACIÓN MENSAJE REMITENTE RECEPTOR RUIDO CODIFICA DECODIFICA MODELO BÁSICO .

IDIOMA CULTURA EXPERIENCIA NIVELES DE EDUCACIÓN RUIDO HOSTILIDAD DISTANCIA MALA ENTRE CODIFICACIÓN MIEMBROS DEL BLOQUEADORES EQUIPO .

MODELO INTERACTIVO .Al modelo básico de Emisor/ Receptor se le agrega la CONFIRMACIÓN.

COMUNICACIÓN EFECTIVA Cuando se codifica el mensaje. el remitente necesita tener en cuenta los siguientes factores de comunicación: No Verbal Paralingüística Palabras .TOMAR EN CUENTA: El remitente debe codificar cuidadosamente un mensaje. determinar el método de comunicación para enviarlo y confirmar que el mensaje haya sido comprendido.

expresa distraerse o interrumpir. Significa que el receptor confirma enfocarse en el contenido del que está mensaje sin realizar juicios ni escuchando. . acuerdo o pensar en qué decir antes de desacuerdo y pide responder y utilizar la escucha clarificación cuando activa es necesario. ¿qué debería hacer el receptor para decodificar cuidadosamente ESCUCHA el mensaje y confirmar que ha EFECTIVA sido comprendido? El receptor debería observar al interlocutor para captar gestos físicos y expresiones faciales.

• Competencias del personal y redes sociales. celular. • Cambios tecnológicos • Entorno de trabajo: ¿físico o virtual? • Sensibilidad y confidencialidad de la información . fax. TECNOLOGÍAS DE LAS COMUNICACIÓN Planificar qué tipo de La tecnología a utilizar dependerá tecnología se utilizará de factores tales como: para distribuir y • Urgencia gestionar la • Disponibilidad actual de información. etc. Por tecnología ejemplo: intranet. facilidad de uso de la tecnología email.

MÉTODOS DE COMUNICACIÓN Al momento de planificar las comunicaciones. Estos métodos se pueden agrupar dentro de las categorías siguientes: 1. también es importante determinar el método de comunicación. mensajes instantáneos y llamadas de conferencia . reuniones. otras la reciben y luego responden a la información Incluyen conversaciones. Una persona brinda Información. Comunicación Interactiva Este método es recíproco y puede involucrar dos o muchas personas.

Comunicación tipo flujo de información en "push" un sólo sentido. Este método implica un 2. actualizaciones por correo electrónico. El remitente proporciona la información a las personas que la necesitan pero no espera retroalimentación en la comunicación. blogs y memorandos de la empresa . Informes de estado.

Comunicación tipo "pull" El director de proyectos pone la información en un lugar central. Luego los destinatarios son responsables de recuperar o "jalar" la información de este lugar. Este método se utiliza para distribuir documentos de gran tamaño o enviar información a muchas personas .2.

Cuando sea posible. .EN RESUMEN Para elegir un método de comunicación. vale la pena involucrar a los interesados en la decisión final sobre qué métodos satisfarán sus necesidades de comunicación. debes tener en cuenta si es necesaria la retroalimentación o si es suficiente con sólo proporcionar la información. que están planificados y son necesarios para el proyecto. ya que tales decisiones deberán apoyar los esfuerzos de compromiso de los interesados.

el director de proyectos posiblemente utilice las reuniones para reunir al equipo y determinar el modo en que se comunicará la información en el proyecto. No obstante. es aun más importante que la planificación de las comunicaciones incluya pensar con antelación cuándo. cómo y con qué frecuencia se utilizarán las reuniones en el proyecto. .REUNIONES Al planificar las comunicaciones.

CANALES DE COMUNICACIÓN Las necesidades de comunicación pueden crecer rápidamente con cada interesado que se agregue. Dato: La única fórmula con la letra "N" en el examen es la de los canales de comunicación. .

Muchas personas no se dan cuenta de la magnitud de la información que debe distribuirse. Un plan de gestión de las comunicaciones documenta cómo vas a dirigir y controlar las comunicaciones. Matriz de Comunicaciones: . PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES El resultado primario del Proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones.

.2. GESTIONAR LAS COMUNICACIONES Consiste en implementar el plan de gestión de las comunicaciones: utilizar la tecnología. los modelos y los métodos establecidos en el plan para satisfacer las necesidades de comunicación para cada etapa del proyecto.

INFORMES DE DESEMPEÑO Se trata de comunicar a los interesados cómo se está desarrollando el proyecto: ¿De qué manera se puede comparar el proyecto con su línea base de desempeño? ¿Cómo se espera que se desempeñe el proyecto al avanzar? También incluye pedir retroalimentación a los interesados sobre los informes. y para determinar si necesitan más información. a fin de garantizar que recibieron la información necesaria y que la entendieron. .

¿Qué herramientas podemos utilizar? Los informes deben proporcionar el tipo de información y el nivel de detalle requerido por los interesados Los informes deben estar diseñados para satisfacer las necesidades del proyecto. Los informes deben incluir mediciones en comparación con la línea base para la medición del desempeño establecida en el plan para la dirección del proyecto .

Los informes deben ser veraces y no deben ocultar lo que en realidad está ocurriendo Debes recibir retroalimentación de las personas que reciben los informes como parte de este proceso Informar sobre el desempeño incluye mirar hacia el futuro .

Este informe predice el estado y el desempeño Informe de tendencias futuro del proyecto Este informe examina los resultados del proyecto a Documentación de las lo largo del tiempo para lecciones aprendidas ver si el desempeño está Los informes de mejorando o se está desempeño se utilizan deteriorando.Un DP puede presentar los siguientes tipos de informes: Informe de estado Este Informe de avance Un informe describe en qué informe de avance punto se encuentra describe lo que se ha actualmente el proyecto logrado con respecto a la línea base para la medición del Informe de proyección desempeño. como lecciones aprendidas para proyectos futuros .

a fin de garantizar que la información fluya según lo planeado: del modo correcto.3. se evalúa cómo se están desarrollando las comunicaciones en tu proyecto. a las personas correctas y en el momento correcto.CONTROLAR LAS COMUNICACIONES Mediante el control de las Comunicaciones. Tu plan de gestión de las comunicaciones tendrá detalles sobre cómo medir la efectividad y eficiencia de las comunicaciones. .

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documentos del proyecto y activos de los procesos de la organización. posibles solicitudes de cambios y posibles actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.El control de las comunicaciones tendrá como resultado la información sobre el desempeño del trabajo. como lecciones aprendidas y formatos de informes .

GRACIAS .