Mesa de Innovación

Prepara tu empresa
para la Gestión
Documental

1
 Introducción

¿Qué es la Gestión Documental?

 La gestión documental consiste en el uso de tecnología

y procedimientos que permiten la gestión y el acceso
unificado a información generada en las empresas por
parte del personal de la misma así como por los clientes
y proveedores.

2
 Introducción
Los beneficios de la Gestión Documental se consiguen
principalmente porque:

 se establece un espacio de trabajo compartido entre la

empresa y el cliente

 se eliminan tiempos de búsqueda de información

interna así como duplicación de tareas

 se consigue, por lo tanto, un incremento de la calidad

del servicio y la productividad.

3
 Introducción
 Por
qué llevar a cabo el proceso de
cambio de formato

 Cambios que va a suponer el proyecto

 Actores involucrados

4
 ¿Por qué cambiar?:
Algunos Motivos
 Porexceso de papeles
 Para conseguir:
 orden en fichero de gran volumen
 facilidad de uso
 Por motivos de:
 Índole práctica
 Índole legal

5
 ¿Por qué cambiar?:
Beneficios – Costes (I)

 Reduce significativamente los costes

 Reducción
de riesgos de transporte y
almacenamiento de la información

6
 ¿Por qué cambiar?:
Beneficios – Costes (II)

 El coste de un documento mal

archivado es de 120€.

 El25% de los documentos no se

encuentran porque están mal
archivados
(Gartner Group)

7
Recortes de Prensa:
Costes

8
 ¿Por qué cambiar?:
Beneficios – Facilidad de Uso
 Rápidalocalización y consulta de
documentos

 Posibilita
la realización de cualquier
número de copias autorizadas

 Permite la utilización simultánea por más

de un usuario

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 ¿Por qué cambiar?:
Beneficios - Cooperación
 Creación de nuevos canales de comunicación
para empresas con dispersión geográfica

 Mejora la eficacia operacional y facilita la

colaboración entre:
 Usuarios
 empleados en sedes distantes
 Proveedores
 socios externos

10
 ¿Por qué cambiar?:
Beneficios – Seguridad / Control
 Garantía de un entorno seguro y flexible

 Control
y seguimiento de la distribución
de documentos

 Control estadístico de conexiones que

facilita la gestión y toma de decisiones

11
Recortes de Prensa

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 ¿Por qué cambiar?:
Beneficios - Calidad
 Mejora la calidad y aumenta la productividad

 Asegura que los accesos de los usuarios de

documentos han sido adecuadamente
analizados y aprobados

 Permite la conformidad y promueve buenos

procedimientos de gestión para organizaciones
que funcionan en un entorno muy
reglamentado (administración, calidad …)

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 ¿Por qué cambiar?:
Contenido Integrado (I)
 Eliminar los costosos sistemas heredados de
almacenamiento de datos en discos ópticos y de
procesamiento de imágenes
 Estandarizar de los procesos en una única
plataforma de contenido
 Aumentar la eficacia, eliminando la necesidad
de recopilar, procesar y encaminar los archivos
en papel
 Proporcionar una vista integrada de toda la
información pertinente no estructurada
• documentos, imágenes, registros, informes
• archivos electrónicos y activos digitales

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 ¿Por qué cambiar?:
Contenido Integrado (II)
 Mejorar el acceso a la información
 Acelerar el proceso de toma de decisiones
 Integrar el contenido sin estructurar con los
datos estructurados
 Reducir al mínimo el riesgo
 Proteger los activos comerciales clave
 Garantizar el cumplimiento de la normativa
 Permitir un autoservicio del cliente rentable

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 ¿Por qué cambiar?:
Razones de Mercado
 Las empresas y la administración utilizan cada
vez más las comunicaciones electrónicas

 Los mensajes y documentos electrónicos son la

forma habitual de realizar transacciones

 Los mensajes y documentos electrónicos deben

ser almacenados correctamente

 La legislación exige que sean almacenados

correctamente para poder consultarlos en un
futuro
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 ¿ Qué Cambios Implica?

Documento único  Múltiples Copias

 Deterioro
 Seguridad por Documento  Seguridad por Nivel Acceso
 Gran Espacio Almacén  Menor Coste Almacenaje

 Acceso manual al  Acceso directo al documento

documento  Búsqueda por clave
 Búsqueda más laboriosa  Búsqueda por contenido
 Más costoso  Multiusuario
 Monousuario
 Manipulación Sencilla
 Manipulación Complicada
 Grandes esfuerzos físicos  Fácil de aprender
 Curva aprendizaje
complicada

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 ¿ A qué Departamentos Afecta?
 IT
 Dar soporte del sistema, Formar a usuarios …
 Calidad
 Definir normativas
 Documentación
 Modificar procedimientos
 Administración, Contabilidad
 Modificar procedimientos
 Comercial, Atención al Cliente, Soporte …
 Modificar procedimientos

18
¿ A qué Departamentos Afecta?

TODA LA EMPRESA

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 ¿ A qué Usuarios Afecta?
 Internos:
 Administradores
 Gestores de Contenidos
 Editores, Revisores
 Empleados
 Externos:
 Socios, Partners, Distribuidores
 Proveedores, Clientes
 Auditores, Inspectores
 Competencia

20
¿ A qué Usuarios Afecta?

TODO EL MUNDO

21
 Normativas Relacionadas (I)
 MoReq: modelo de requisitos para la gestión de
registros electrónicos

 LOPD: Reglamento de seguridad (RD 1720/2007)

 Criterios de seguridad, normalización y

conservación del MAP

 PDF/A: Normativa ISO para el archivo a largo plazo

 Isad(G): definición de los datos que se deben

asociar a cada expediente documental

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 Normativas Relacionadas (II)
 Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los
Ciudadanos a los Servicios Públicos

 Ley 59/2003, de Firma Electrónica

 Orden Ministerial HAC 3134/2002, de Facturación

Telemática

 Orden Ministerial EHA 962/2007, de Digitalización

Certificada

23
Resumen

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 Requisitos de un SGD:
De Negocio

 Integración con ERP / CRM / Workflow

 Conexión Internet / Intranet / Extranet

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 Requisitos de un SGD:
Tecnológicos
 Formatos de documentos admitidos
 Visualización
 Búsqueda y recuperación
 Seguridad y validación
 Mensajería
 Exportación
 Rendimiento
…

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 Características de un SGD
moderno
 Seguridad
 Cifrado
 Firma Electrónica
 Trazabilidad
 Auditable
 Control de Copias
 Gestión del Ciclo de Vida del Documento
 Control de Calidad

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Alcance del SGD

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29