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JULIO GUTIERREZ GÓMEZ

ESPECIALISTA EN GESTIÓN DOCUMENTARIA Y


ARCHIVOS

Jgutierrez_management@hotmail.com
Teléfono: 978117420 1
MÓDULO II
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y
ARCHIVO

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GESTIÓN DE
DOCUMENTOS

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GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el proceso que abarca el Ciclo Vital del


Documento, desde su producción o nacimiento
hasta su eliminación o su envió a un archivo
histórico para su conservación permanente.

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GESTIÓN DOCUMENTAL

El conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para


administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos
más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.

Sistema de Trámite Sistema de Archivo


Documentario de Documentos

Ley N° 27444, Ley del Ley N° 25323, Ley del


Procedimiento Sistema Nacional de
Administrativo General Archivos 6
 LEY N° 27444, LEY DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
GENERAL

 DOCUMENTOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL


(ROF, MOF, MAPRO, ETC.)

 DIRECTIVA INTERNA SOBRE TRÁMITE DOCUMENTARIO

 DIRECTIVA INTERNA SOBRE FORMULACIÓN DE


DOCUMENTOS

 HERRAMIENTA ELECTRÓNICA DE GESTIÓN DE


EXPEDIENTES

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Se podría realizar un buena
gestión documentaria y
archivo…?

ASÍ…

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¿Se podría realizar una buena gestión
documental y archivo así…?

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GESTIÓN DOCUMENTAL

CAUSAS:

Causas que han provocado el desarrollo de la Gestión de


Documentos:

1. Actualmente la información tienen un carácter efímero


debido a que el mundo esta sufriendo una serie de cambios
vertiginosos tanto en el campo político, social y cultural. En
consecuencia, se debe actualizar constantemente la
información.

La actualización de la información repercute en el


crecimiento de la cantidad de documentos, así como en la
aparición de nuevos soportes, sobre todo informáticos.
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GESTIÓN DOCUMENTAL

CAUSAS:

2. Los documentos se deben conservar hasta que


caduque su vigencia administrativa y legal.

3. Existe la Obligación de conservar documentos para


investigación posteriores (documentos científico y
cultural)

4. La recuperación de la información debe ser mas rápido


oportuno y eficiente

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GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVOS:

1. Simplificar los procedimientos de creación de los


documentos con el fin de evitar la producción
masiva de documentos y/o aparición de
documentos innecesarios.

2. Organizar los documentos técnicamente para


facilitar la recuperación de la información.

3. Procesar los documentos utilizando los equipos y


mobiliario adecuados etc.
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GESTIÓN DOCUMENTAL
TOMAR EN CUENTA LOS SIGUIENTES ELEMENTOS PARA UNA
GESTIÓN DOCUMENTAL:

 Tratamiento Archivístico:
Comprende aplicar correctamente los
Procesos Técnicos Archivísticos
(Organización Documental, Descripción
Documental, Selección Documental,
Conservación Documental y el Servicio
de la Información (físico y virtual).Etc.

 Recuperación de la
Información: Se trata de los medios
que se utilizan para recuperar la
información contenida en los
elementos. Estos medios pueden ser
manuales o automatizado 17
GESTIÓN DOCUMENTAL
TOMAR EN CUENTA LOS SIGUIENTES ELEMENTOS PARA UNA
GESTIÓN DOCUMENTAL :

 Selección y compra de mobiliario: Se trata


de racionalizar los recursos materiales para
garantizar su utilización. Comprar lo necesario
y lo adecuado.
 Capacitar al personal: Se debe capacitar,
fortalecer y aprovechar los recursos humanos
en la gestión documentaria y archivo del
personal que labora en un nivel de archivo
(archivos de gestión y central) en una
institución pública o privada. Contar con
personal responsable que se haga a cargo de la
administración de los documentos en un nivel
de archivo correspondiente para la
organización transferencia documental a otro
nivel de archivo. 18
GESTIÓN DOCUMENTAL
TOMAR EN CUENTA LOS SIGUIENTES ELEMENTOS PARA UNA
GESTIÓN DOCUMENTAL :

 Programa de Protección de
Documentos esenciales: Se
determina cuales documentos
contiene información esencial
para que en caso de desastre
(natural o humano), la
información no se pierda.
 Preservación Documental: Se
refiere a las medidas que se deben
tomar para salvaguardar la
integridad de los documentos tanto
los de Valor Temporal (T) (mientras
dure su vigencia administrativa) y el
de Valor Permanente (P) se
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conserva por siempre.
GESTIÓN DOCUMENTAL

PROBLEMAS BÁSICOS DE LOS SISTEMAS INTITUCIONALES DE


ARCHIVO:

Las teorías , estrategias y métodos de valoración archivística deben


hacer frente a tres problemas de carácter general:

1. Debemos conservar el Patrimonio Documental de la


Humanidad, pero no podemos conservar todos los documentos
que la humanidad genera actualmente.

2. Debemos garantizar la eficacia y rentabilidad de los sistemas


de gestión documental de las entidades en las que trabajamos.

3. En todo el mundo existe una enorme cantidad de documentos


acumulados en los archivos de gestiones y archivos centrales
de las instituciones públicas y privadas.
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GESTIÓN DOCUMENTAL

FACTORES QUE ACELERAN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL EN


LAS INSTITUCIONES

Diversos autores señalan que esta producción ha crecido en


forma vertiginosa; sobre todo por la:

• Presencia del estado,


• El crecimiento de la población,
• Ampliación de derechos del ciudadanos,
• La burocracia; y
• Las Tecnología de la información, etc.

Como consecuencia tenemos los problemas siguientes:

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GESTIÓN DOCUMENTAL

FACTORES QUE ACELERAN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL EN


LAS INSTITUCIONES:

Como consecuencia tenemos los problemas siguientes:

• Dificultad para la organización de grandes volúmenes


documentales y que imposibilitan su recuperación.

• Falta de espacio en los repositorios documentales en los


niveles de archivos correspondiente.

• Gastos para la adquisición y mantenimiento de locales


(repositorios documentales) que a veces no tienen o son
insuficientes por acumulación y/o la enorme masa
documental que producen y reciben las instituciones.
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GESTIÓN DOCUMENTAL

FACTORES QUE ACELERAN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL EN


LAS INSTITUCIONES

PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES:

• RACIONALIZAR LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS;


Producir los documentos estrictamente necesaria, simplificar
procedimientos, diseñar flujo gramas prácticos y funcionales.
Reglamentar la producción de copias o ejemplares.

• ESTABLECER SISTEMAS APROPIADOS DE ARCHIVOS;


Crear un Sistema Institucional de Archivo (SIA) de tal manera
que todas las secciones (Órgano y unidades orgánicas) de la
institución, uniformicen criterios de tratamiento archivísticos,
iniciando desde los archivos de gestión (oficinas)
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GESTIÓN DOCUMENTAL

FACTORES QUE ACELERAN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL EN


LAS INSTITUCIONES

PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES:

• CONTAR CON LOCALES Y EQUIPOS ADECUADOS;


Disponer con locales y/o repositorios documentales apropiados, con
espacio suficientes, y mobiliario y equipos indispensables.

Concientizar a las autoridades a fin de obtener presupuestos


adecuados.

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GESTIÓN DOCUMENTAL

FACTORES QUE ACELERAN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL EN


LAS INSTITUCIONES

PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES:

• REALIZACIÓN DE ELIMINACIÓNES PERIODICAS DE


DOCUMENTOS;

Las eliminaciones deben ser programadas, planificadas, estudiadas,


tomando en cuenta las normas para que se destruya documentación
innecesaria por la institución y se conserve la documentación
valiosa.

El Archivo General de la Nación, Ente Rector del Sistema Nacional de


Archivo del Sector Publico, es quien aprueba y autoriza la
eliminación de documentos.
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ARCHIVO

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¿ QUE ES UN ARCHIVO?

ANTECEDENTES;

Según Charles Kecskemeti, nos invita a desterrar la


confusión etimológica y semántica de la palabra archivo ya
que esta no procede del vocablo griego que significa antiguo,
primitivo sino de la palabra ARCHEION que significa sede,
asamblea, servicio público.

Sin embargo, es conocido que lamentablemente es


generalizada la idea de que cuando se menciona al archivo
se relaciona con lo antiguo, papeles viejos. Del mismo modo
en algunos casos derivan al archivo personal castigados o sin
conocimiento alguno para el tratamiento archivístico.
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¿ QUE ES UN ARCHIVO?

CONCEPTOS:

“Archivo es el conjunto orgánico de documentos que una


persona, sociedad, institución etc., produce en el ejercicio de
sus funciones o actividades”.
Según el Diccionario de la lengua española

“Sujeto productor: es aquel Organismo de la administración


o persona física que en el desarrollo de sus funciones genera
conjuntos orgánicos de documentos”.
Según el Consejo Internacional de Archivos

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¿ QUE ES UN ARCHIVO?

EJEMPLOS:

* Una entidad financiera; cuya actividad principal es la


de brindar a sus clientes una gama de servicios financieros
que les permita acceder a créditos o productos, como
consecuencia de esta actividad permanente y repetitiva en el
Banco se generan EXPEDIENTES DE CLIENTES.

* Los Hospitales y Clínicas; centros especializados en la


atención de la salud de las personas como consecuencia de su
actividad de brindar servicios de atención médica generan
HISTORIAS CLÍNICAS.

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¿ QUE ES UN ARCHIVO?

EJEMPLOS:

* Las universidad, son instituciones educativas cuya


función principal es la de brindar a la sociedad la formación
superior en diversas áreas del conocimiento, como
consecuencia de esta actividad en las facultades generan las
ACTAS DE NOTAS, rendimiento académico de los alumnos.

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¿ QUE ES UN ARCHIVO?

Importancia:

Los archivos administrativos hoy en día se integran a la


gestión publica y privada con la finalidad de constituirse
en áreas de apoyo en la toma de decisiones, gestión de la
información para la atención oportuna de los
requerimientos y conservación documental de todo aquello
que es reflejo único de las funciones especificas.

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Diferencias entre un Almacén de papel y un Archivo de
documentos

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QUIENES GENERAN
DOCUMENTOS DE ARCHIVO…?

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LAS INSTITUCIONES
Pueden ser: Públicas o Privadas

LOS CIUDADANOS UNA PERSONA…

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Para proteger los derechos de las personas
jurídicas y naturales

EN UN JUICIO
REGISTROS
DE
NACIMIENTOS

Registrar algún hecho o


ESCRITURA PÚBLICA acontecimiento
Importantes que son
considerados
Patrimonio Documental
de la Nación.

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Y además…

Los archivos ayudan a


evitar la CORRUPCIÓN

• Expone actos de corrupción debido a la


información que se refleja en la
documentación.

• Garantiza la transparencia de la gestión.

R.J. 442-2014-AGN/J
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• CONJUNTO DE ESTANTERIAS

• CAJAS ARCHIVERAS

• DOCUMENTOS EN PAQUETES,
ARCHIVADOR DE PAPALANCA

• ARCHIVADOR / GAVETEROS

• SOPORTES INFORMATICOS:
REGISTRAN LOS DATOS
MAGNETICAMENTE COMO:

- DISCO COMPACTOS
- DISCO DUROS DEL
COMPUTADOR
- MiCROFILMACIÓN
- ESCANER
- USB Etc.
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Consecuencia ante la ausencia
del trabajo
archivístico en una institución

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CONSECUENCIAS ANTE LA AUSENCIA DEL
TRABAJO ARCHIVÍSTICO

Ineficiencia en la Gestión Administrativa

Tramite
engorroso y
complejos

Toma de Lentitud de trámites


decisiones administrativos
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CONSECUENCIAS ANTE LA AUSENCIA DEL
TRABAJO ARCHIVÍSTICO

Congestión en los Archivos de Oficina

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CONSECUENCIAS ANTE LA AUSENCIA DEL
TRABAJO ARCHIVÍSTICO

Consumo innecesario de recursos

ESPACIO MOBILIARIO MATERIALES

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CONSECUENCIAS ANTE LA AUSENCIA DEL
TRABAJO ARCHIVÍSTICO

La desorganización genera pérdida y eliminación de


documentación

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CONSECUENCIAS ANTE LA AUSENCIA DEL
TRABAJO ARCHIVÍSTICO

Problemas generados con otros Organismo del


Estado
CONTRALORIA GENERAL DE
LA REPUBLICA

ONP

Poder
Judicial

R.J N° 442-2014-AGN-J

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BENEFICIOS DEL TRABAJO ARCHIVÍSTICO

- Permite el acceso eficiente a la documentación


de archivo y la información que ella contiene.

- Facilita la gestión administrativa del Sector.

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BENEFICIOS DEL TRABAJO ARCHIVÍSTICO

* Evita el consumo innecesario de recursos materiales y


personal, en la conservación de los documentos.

* Impide el hacinamiento de los documentos en las


oficinas administrativas del Sector.

* Garantiza la conservación óptima de la documentación


de valor permanente producida por el Sector, Patrimonio
Documental de la Nación.

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Muchas Gracias…
JULIO GUTIERREZ GOMEZ
Especialista en Gestión Documentaria y Archivo
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