V región

Octubre 2016
¿Por qué es importante la Gestión
Documental?
• Contribuye a mejorar la eficiencia de la organización y
eficacia en la búsqueda de documentos.

• Permite dar respuestas más certeras a los clientes.

• Reduce significativamente las HH para archivar.

• El espacio físico y la contribución al medio ambiente.

2
Componentes del Servicio

3
Componentes del Servicio

1. HARDWARE (Recomendado)

2. REDES

3. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

4. ADMINISTRADORES

5. USUARIOS
4
1. Hardware
• Servidores: Los equipos que almacenan y
centralizan la información digitalizada y/o
recolectada que se requiere organizar y clasificar.

5
1. Hardware
• Equipos de digitalización

6
1. Hardware

• Computadores de escritorio o laptops

• Configuración mínima:

Procesador: Intel Core i3-4150 3.5 GHzDisco

Duro: 500 GB
RAM: 4GB DDR3, 1333 MHz, PC3-10666
LAN: 1 x Gigabit LAN
Sistema : Windows/Linux/Mac

7
2. Redes

• Servidores Locales: Ubicados

en las dependencias de la
organización

• Servidores Clouding:
Ubicados en datacenter
externo al que se accede a
través de Internet
8
2. Redes
• Red local con cableado estructurado certificado
TIA/EIA 568B

• Permisos de acceso para la aplicación de gestión

documental a nivel firewall

9
3. Software de Gestión Documental
• Es una aplicación informática que permite el manejo,
gestión, conservación, publicación y trabajo sobre
documentos electrónicos.

• Multiplataforma

10
3. Software de Gestión Documental
• Funcionamiento a través de navegadores web.

11
3. Software de Gestión Documental
• Motor de búsqueda simple y avanzado

12
3. Software de Gestión Documental
• Control de Versiones.

13
3. Software de Gestión Documental
• Previsualización de archivos

14
3. Software de Gestión Documental

15
3. Software de Gestión Documental

16
3. Software de Gestión Documental

17
3. Software de Gestión Documental

18
3. Software de Gestión Documental

19
4. Administradores
• Son los encargados de realizar los procesos necesarios
que conduzcan a garantizar la adecuada conservación
y reservación de la información física y digital.

• Proporcionan calidad en el servicio de consultas de

información y documentación, respondiendo a las
necesidades del usuario en cuanto a la operatividad
del sistema de gestión documental.

20
4. Administradores
• Clasifican y asignan a cada serie documental el código
correspondiente.

• Almacenan físicamente la documentación en las

Bodegas. 21
4. Administradores
• Creación y configuración de cuentas de usuario.

• Modificación de Perfiles.

• Creación y administración de grupos de usuarios.

• Asignación general de permisos de usuarios.

• Administración de contraseñas.
22
• Acceso a Recursos.
4. Usuarios
• Operadores principales del software de Gestión
Documental, por medio de una cuenta de usuario
acceden a los documentos digitalizados, permitiendo
así, realizar consultas de acuerdo a los niveles de
seguridad asignados a cada uno de los usuarios
registrados en el Sistema.

23
 “AGRADECEMOS SU ATENCION Y
CONFIAMOS EN QUE PODREMOS
ATENDERLOS EFICIENTEMENTE APORTANDO
NUESTRA CALIDAD Y
EXPERIENCIA EN SUS PROYECTOS”

24