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V región

Octubre 2016

¿Por qué es importante la Gestión
Documental?
• Contribuye a mejorar la eficiencia de la organización y
eficacia en la búsqueda de documentos.

• Permite dar respuestas más certeras a los clientes.

• Reduce significativamente las HH para archivar.

• El espacio físico y la contribución al medio ambiente.

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Componentes del Servicio 3 .

HARDWARE (Recomendado) 2. ADMINISTRADORES 5.Componentes del Servicio 1. REDES 3. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL 4. USUARIOS 4 .

Hardware • Servidores: Los equipos que almacenan y centralizan la información digitalizada y/o recolectada que se requiere organizar y clasificar. 5 .1.

Hardware • Equipos de digitalización 6 .1.

1333 MHz. PC3-10666 LAN: 1 x Gigabit LAN Sistema : Windows/Linux/Mac 7 .1.5 GHzDisco Duro: 500 GB RAM: 4GB DDR3. Hardware • Computadores de escritorio o laptops • Configuración mínima: Procesador: Intel Core i3-4150 3.

2. Redes • Servidores Locales: Ubicados en las dependencias de la organización • Servidores Clouding: Ubicados en datacenter externo al que se accede a través de Internet 8 .

2. Redes • Red local con cableado estructurado certificado TIA/EIA 568B • Permisos de acceso para la aplicación de gestión documental a nivel firewall 9 .

3. Software de Gestión Documental • Es una aplicación informática que permite el manejo. conservación. gestión. • Multiplataforma 10 . publicación y trabajo sobre documentos electrónicos.

11 . Software de Gestión Documental • Funcionamiento a través de navegadores web.3.

Software de Gestión Documental • Motor de búsqueda simple y avanzado 12 .3.

13 . Software de Gestión Documental • Control de Versiones.3.

3. Software de Gestión Documental • Previsualización de archivos 14 .

3. Software de Gestión Documental 15 .

Software de Gestión Documental 16 .3.

3. Software de Gestión Documental 17 .

Software de Gestión Documental 18 .3.

3. Software de Gestión Documental 19 .

respondiendo a las necesidades del usuario en cuanto a la operatividad del sistema de gestión documental. 20 . • Proporcionan calidad en el servicio de consultas de información y documentación. Administradores • Son los encargados de realizar los procesos necesarios que conduzcan a garantizar la adecuada conservación y reservación de la información física y digital.4.

Administradores • Clasifican y asignan a cada serie documental el código correspondiente. • Almacenan físicamente la documentación en las Bodegas.4. 21 .

22 • Acceso a Recursos. Administradores • Creación y configuración de cuentas de usuario. • Asignación general de permisos de usuarios. • Creación y administración de grupos de usuarios. • Administración de contraseñas. .4. • Modificación de Perfiles.

Usuarios • Operadores principales del software de Gestión Documental. 23 . por medio de una cuenta de usuario acceden a los documentos digitalizados. permitiendo así. realizar consultas de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.4.

“AGRADECEMOS SU ATENCION Y CONFIAMOS EN QUE PODREMOS ATENDERLOS EFICIENTEMENTE APORTANDO NUESTRA CALIDAD Y EXPERIENCIA EN SUS PROYECTOS” 24 .