• El diagrama de Gantt es una herramienta que se emplea
para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista. CARACTERISTICAS
Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica
su duracion y la altura carece de significado. La posicion de cada bloque indica en el diagrama los instantes de inicio y finalizacion de las tareas. Los bloques correspondientes a tareas del camino critico acostumbran a rellenarse en otro color. HISTORIA • Desarrollado por Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas. Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma: por ejemplo, el inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representada con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquéllas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela en el tiempo. Además, se pueden asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita, con el fin de controlar los costes y personal requeridos. PASOS PARA CONTRUIR UN DIAGRAMA DE GANTT 1. Comprender la estructura del proyecto. El diagrama de Gantt ayuda a lograr el objetivo final de la planificación y la implementación correcta de cada etapa. Conocer todas y cada una de las actividades que intervienen en las fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí resulta fundamental. 2. Reunir la información necesaria acerca de todos los pasos o procesos que forman parte del desarrollo del plan y los recursos que se requieren en cada momento. Ésta será la información que empleará el director del proyecto como punto de partida para construir el diagrama de Gantt. 3. Determinar los plazos que llevará cada actividad. Asignaremos un tiempo de realización a cada tarea o fase del proyecto. La longitud de las barras horizontales en el diagrama de Gantt es la que representa la duración de cada etapa. 4. Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y eliminar tiempos muertos. Para cada etapa, debemos fijar una fecha de ejecución. Así, el diagrama de Gantt será de gran ayuda para cumplir con el plazo límite de entrega final del proyecto. 5. Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el gráfico. El diagrama de Gantt ensambla todas las piezas con un objetivo temporal fijado. A mayor plazo para la realización del proyecto, aquellos procesos de menor tamaño, se verán más claros. 6. Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del proyecto. Observando el diagrama de Gantt debe quedar claro en un golpe de vista el orden en qué deben desarrollarse las actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y cuáles son independientes. 7. Implementar el diagrama de Gantt en una aplicación de software. Es una opción muy práctica porque algunas poseen características avanzadas que ayudan a una visualización mejor del diagrama de Gantt y a una toma de decisiones mejor orientada. USOS MAS FRECUENTES • Sus usos más frecuentes se vinculan a proyectos y planes de acción, procesos de mejora e, incluso, resolución de problemas. En realidad, se puede utilizar para planificar cualquier tipo de proceso simple, a ser posible de menos de veinticinco tareas, y que esté definido temporalmente. En ocasiones, sin embargo, se emplea para fragmentar proyectos grandes y complejos en diferentes partes compuestas de tareas más pequeñas organizadas en el tiempo. Para la gestión de proyectos, se ha desvelado como un método muy eficaz. Se trata de una forma visual de transmitir las actividades a realizar, la interdependencia entre ellas y su temporalización. Intentar explicar lo mismo con palabras resultaría demasiado confuso. Por eso, está especialmente recomendado cuando el propósito es comunicar las diferentes etapas de un proyecto a las personas involucradas de la forma más clara posible. Demasiada complejidad produciría sobrecarga de información y la gente se sentiría abrumada. REQUISITOS DE UN DIAGRAMA DE GANTT
• El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible, debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso. Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. VENTAJAS DE UN DIAGRAMA DE GANTT • Facilita visualizar de una sola vez el cronograma global del proyecto. Lo que resulta muy práctico para saber las fases y tareas que se llevarán a cabo, los tiempos previstos y la evolución de los mismos. • Establece una serie de plazos realistas, que se ven reflejados en el cronograma. De hecho, el planteamiento de un diagrama de Gantt debe hacerse en base a fines totalmente alcanzables, porque si se hace sin haber reflexionado antes sobre la capacidad real que tenemos no servirá de nada. En este sentido, resulta muy útil para conseguir establecer objetivos realistas. • Facilita la consecución progresiva de objetivos. La elaboración del cronograma exige descomponer el proceso en diversas partes que se van estructurando en pequeñas unidades. De esta forma, se establecen las fases y se detallan las acciones necesarias para llevar a cabo el programa. El proyecto se descompone y organiza en pequeñas metas fáciles de alcanzar. • Es una eficaz herramienta de comunicación. Este diagrama es un instrumento de comunicación eficaz, pues permite transmitir a las personas implicadas en el proyecto, todas las etapas de forma clara. • Todas estas ventajas ayudan a la empresa a focalizarse mejor y a tener la oportunidad de acceder a todos los recursos necesarios para que sus objetivos de negocio se puedan cumplir al máximo. Por tanto, el cronograma de Gantt resulta muy útil en casos en los que es necesario tener una visión global de un proyecto empresarial, con las fases que va a atravesar y los responsables de cada una de dichas fases. DESVENTAJAS DEL DIAGRAMA DE GANTT • Para determinados proyectos puede resultar insuficiente. En proyectos amplios y complejos puede resultar insuficiente pues sólo facilita las tareas generales y la duración de cada una de ellas, sin especificar nada más. Por eso, es necesario combinarlo con otras técnicas, como el CPM o el PERT, que completan la información ofrecida por el primero. • En proyectos complejos y dinámicos puede resultar demasiado difícil su elaboración. La reorganización del cronograma puede resultar una tarea complicada y costosa, especialmente cuando no se dispone de las herramientas adecuadas.
• Precisa de una evaluación y revisión continua. Los proyectos son dinámicos y cambiantes. Determinados imprevistos pueden modificar el cronograma entero, por lo que es necesario actualizarlo periódicamente, para que cumpla con su fin. Y mucho más hoy en día, con el gran auge de las start-ups, que necesitan herramientas de gestión que les permitan flexibilidad en todos los sentidos de la gestión empresarial. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE GANTT
