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PROCESO

ADMINISTRATIVO
Mónica Cortez
Proceso Administrativo
Serie de actividades o pasos
independientes utilizadas por la
administración de una
organización para el desarrollo
de las funciones de planificar,
organizar, suministrar el
personal y controlar con el fin de
lograr un objetivo.
Fases del Proceso
Administrativo
Proceso Administrativo
PLANEACIÓN
1era ETAPA
Planeación

 Planear es la función administrativa que


determina anticipadamente cuáles son los
objetivos deseados y lo que debe hacerse
para alcanzarlo de manera adecuada.

 Proceso mediante el cual se determinan


los objetivos y cursos de acción que
permitan el logro eficiente de los mismos.
Planeación
SITUACIÓN
SITUACIÓN DESEADA
ACTUAL (Objetivos)

Propósitos e importancia

Proporcionar un sentido de dirección


Reduce los niveles de incertidumbre

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

Establece un sistema racional para la toma de


decisiones.
Canalizar el uso de los recursos

Optimizar el uso de los recursos

Permite evaluar logro de los objetivos


Planeación

 La planeación decide:
 Cuándo
 Dónde ¿Qué Hay que hacer?
 Quién (Fines)

 Incluye elaborar:
 Pronósticos
 Establecer metas
 Seleccionar los
procedimientos para llevar a
cabo las decisiones.
¿Cómo debe Hacerse?
(Medios)
Premisas

Presente Futuro

Adónde
Dónde Pretendemos
estamos Planeación
llegar
ahora

Situación Planes Objetivos por


Actual alcanzar
Principios de la Planeación

 Factibilidad: debe ser realizable,


adaptarse a la realidad.

 Objetividad y cuantificación:
basarse en datos reales,
razonamientos precisos y exactos.

 Flexibilidad: es conveniente
establecer márgenes de holgura
que permitan afrontar situaciones
imprevistas.
Principios de la Planeación

 Unidad: Todos los planes deben


integrarse a un plan general y al
logro de los propósitos y objetivos
generales.

 Del cambio de Estrategia: cuando un


plan se extiende, será necesario
rehacerlo completamente.
Pasos de la Planeación

1. Fijar objetivos

2. Hacer al diagnóstico
administrativo

3. Elaborar planes y programas


Tipos de Planes

1. Estratégicos

2. Tácticos

3. Operativos
Tipos de Planes

1. Estratégicos:
Conjunto de objetivos
aplicables a toda la
organización.
Tipos de Planes

2. Tácticos: Conjunto de
objetivos que permiten
orientar el trabajo de una
división de la organización
hacia el logro de los
objetivos corporativos.
Tipos de Planes

3. Operativos: Conjunto de
objetivos que indican de
manera detallada el como
deben lograrse los objetivos
de orden superior.
Tipos de Planes

Planeación Contenido Período Amplitud

ESTRATÉGICO Genérico, Largo Plazo Aborda la empresa


sintético y como totalidad
global

Menos Mediano Aborda por separado


TÁCTICO genérico y Plazo cada unidad de la
más empresa
detallada

Detallado, Corto plazo Aborda sólo cada tarea


OPERACIONAL específico y u operación.
analítico
Herramientas de la Planeación

1. Presupuestos
2. Programas
3. Procedimientos
4. Reglas o reglamentos
5. Políticas
Herramientas de la Planeación

1. Presupuestos

Plan a desarrollar en términos


económicos o materiales, determinando
el origen y asignación de recursos para
lograr los objetivos.
Herramientas de la
Planeación

2. Programas: Esquema que


establece una secuencia de
actividades para realizar objetivos
en determinado tiempo.

Planes extensos que reúnen un


conjunto integrado de planes
relacionados con asuntos diferentes
entre sí.
Herramientas de la
Planeación

3. Procedimientos: secuencias para


efectuar las actividades en orden
cronológico, incluyendo el método de
cómo llevar a cabo las tareas o rutinas
del trabajo.
Herramientas de la
Planeación

4. Reglas o reglamentos: especifican


cómo deben comportarse las
personas en determinadas
situaciones
Herramientas de la
Planeación

5. Políticas: guías para orientar las


acciones con criterios lógicos en la
toma de decisiones
Herramientas

Métodos PROCEDIMIENTOS Métodos de trabajo

Ingreso/gasto
Dinero PRESUPUESTOS en determinado
período

Correlación entre tiempo


Tiempo PROGRAMAS
y actividades

REGLAS Cómo deben comportarse


Comportamiento
las personas
Diagrama Gantt
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO

ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Planificación Estratégica

Proceso mediante el cuál quienes toman decisiones


en una organización obtienen, procesan y analizan
información pertinente, interna y externa, con el fin
de evaluar la situación presente, su competitividad,
para anticipar y decidir sobre el futuro de la
institución.
Planificación Estratégica

1. ¿ Dónde queremos ir ?

2. ¿ Dónde estamos hoy ?

3. ¿ A dónde debemos ir ?

4. ¿A dónde podemos ir ?

5. ¿ Adónde iremos ?

6. ¿ Cómo estamos llegando a nuestras metas ?


Planificación Estratégica

Componentes

1. Los Estrategas
2. El Direccionamiento
3. El Diagnóstico
4. Las Opciones
5. La Formulación Estratégica
6. La Auditoría Estratégica
Planificación Estratégica

1. Los Estrategas:

Aquellas personas o funcionarios


ubicados en la alta dirección de la
empresa a quienes corresponde la
definición de los objetivos y
políticas de la organización.
Planificación Estratégica

2. El Direccionamiento:
Lo integran los principios
corporativos, la visión y misión de
la organización.
Planificación Estratégica
3. El Diagnóstico Estratégico:
El análisis de oportunidades y amenazas ha
de conducir a la matriz DOFA, lo cual
permite a la organización definir estrategias
para aprovechar sus fortalezas, revisar y
prevenir el efecto de sus debilidades,
anticiparse y prepararse para las
oportunidades y cauteloso ante las
amenazas.
Planificación Estratégica

4. Opciones
Auditoría Externa:
Proceso que busca determinar las Oportunidades y
Amenazas que presenta el entorno a la organización.

OPORTUNIDADES: Eventos, hechos y


tendencias en el entorno que podrían beneficiar en
forma significativa a la organización.

AMENAZAS: Eventos del entorno potencialmente


dañinos para la posición competitiva presente o
futura de la organización.
Planificación Estratégica
Auditoría Interna:
Proceso que busca determinar las Fortalezas y
Debilidades de la organización.

 FORTALEZAS: Actividades y atributos


internos de la organización que generan una
ventaja competitiva.

 DEBILIDADES: Actividades o atributos


internos que limitan o inhiben el éxito general
de la organización.
Matriz DOFA

 Instrumento metodológico que


sirve para identificar acciones
viables mediante el cruce de
variables.
Matriz DOFA

 Debilidades
Son de carácter interno e involucran aquellos aspectos
negativos e inconvenientes.

 Oportunidades
Son de carácter externo e involucran las proyecciones
o posibilidades en el mejoramiento del entorno.

 Fortalezas
Son de carácter interno e involucran los aspectos
positivos y cualidades destacadas en la organización.

 Amenazas
Son de carácter externo e involucran los
inconvenientes para cumplir los objetivos.
Matriz DOFA

Oportunidades Amenazas

Acceso a tecnología más La competencia.


avanzada

Fortalezas Debilidades

El personal cuenta con una Falta de pertenencia y


cultura de alto nivel de responsabilidad en la
trabajo en equipo. compañía por parte del
personal.
Matriz DOFA

Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas


(F) (D) (O) (A)

Lista de Lista de Lista de Lista de


Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas

Estrategias Estrategias Estrategias FA Estrategias


FO DO DA

Uso de Vencer las Usar las Reducir a un


fortalezas debilidades fortalezas para mínimo las
para aprovechando evitar amenazas debilidades y
aprovechar las evitar
las oportunidades amenazas
oportunidade
s
Planificación Estratégica
FORTALEZAS

AUDITORÍA
INTERNA

DEBILIDADES

EVALUACIÓN RESULTADOS
FORMULACIÓN
POLÍTICAS
EVALUACIÓN ESTRATEGIAS ASIGNACIÓN
RECURSOS
MISIÓN Y VISIÓN OBJETIVOS
METAS

OPORTUNIDADE
S
AUDITORÍA
EXTERNA

AMENAZAS
Planificación Estratégica
5. Formulación estratégica
 Las opciones estratégicas deberán
convertirse en planes de acción
concretos, con definición de
responsables, para ello es
indispensable:
 Definir objetivos, definir estrategias de
cada área funcional dentro de los
proyectos o planes estratégicos.
 Diseño de planes de acción concretos.
 Los proyectos deben reflejarse en el
presupuesto estratégico.
Planificación Estratégica

6. Auditoria Estratégica.
 El desarrollo de los planes estratégicos debe ser
monitoreado y auditado. Para ello, con base en los
objetivos, en los planes de acción y en presupuesto
estratégico, se definirán unos índices que
permitirán medir el desempeño de la organización.
 Dicha medición se realizara en forma periódica, de
tal manera que retroalimente oportunamente el
proceso de planeación estratégica y puedan,
introducirse los ajustes o modificaciones que la
situación requiera.