Capacidades y Beneficios

¿Qué es SharePoint?

• SharePoint 2010 es la plataforma de colaboración empresarial que le permite

incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz familiar
de Office.
• Tome decisiones bien informadas e implemente soluciones personalizadas de forma
rápida y segura para mejorar la colaboración en toda la empresa y con terceros. La
consolidación de soluciones mediante SharePoint 2010 permite ahorrar mediante la
reducción de los gastos de mantenimiento y formación, y a través del aumento de la
productividad.

¿Por qué usar SharePoint?

• Microsoft SharePoint 2010 le permite aumentar la productividad a través de un

conjunto integrado de características avanzadas.
• SharePoint 2010 facilita la colaboración empresarial en su sentido más amplio y permite
que los socios, clientes y compañeros trabajen juntos de una manera innovadora y
eficaz.
Entornos colaborativos en SharePoint 2010
 Descripción general de SharePoint 2010
• Microsoft SharePoint 2010 es un entorno web colaborativo diseñado para crear potentes aplicaciones
web empresariales.

• Este entorno web permite crear entornos colaborativos, intranet, extranet, web pública, sitios personales
de usuario, wikis corporativas, blogs, gestores documentales, zonas de flujos de trabajo corporativos,
redes sociales...

• La organización puede utilizarla para facilitar la colaboración, proporcionar características de

administración del contenido y dar acceso a la información imprescindible para los objetivos y procesos de
la organización.

• Microsoft SharePoint2010, puede crear, fácil y eficazmente, sitios que admitan la publicación de contenido
específico, administración del contenido, administración de registros o satisfacer las necesidades de la
inteligencia empresarial que pueda tener la organización.

• Por ejemplo, se pueden crear sitios en el nivel de empresa, como portales de la organización, sitios en
Internet o sitios especializados, como repositorios de contenido o áreas de reuniones.

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

• Estos sitios le permiten colaborar y compartir información con otros usuarios que estén tanto dentro como fuera de la organización.

• Además, puede usar Microsoft SharePoint 2010 para dirigir búsquedas eficaces de personas, documentos y datos, diseñar y
participar en procesos basados en formularios, así como para tener acceso y analizar grandes cantidades de datos empresariales.

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

 Uso de SharePoint 2010
1. Colaborar eficientemente con el resto de las personas de la organización.

2. Usar las bibliotecas de documentos para almacenar los documentos del equipo, del
departamento o de la organización.

3. También puede debatir los problemas mediante blogs o capturar y conservar la información de
Wikis, que son bases de conocimientos administradas por el usuario.

4. Crear sitios personales, en los que puede administrar y compartir información con el resto de los
usuarios. Por ejemplo, puede crear su propio portal Mi sitio, donde puede ver y administrar
todos los documentos, las tareas, los vínculos, los calendarios de Microsoft Office Outlook 2010,
los compañeros y el resto de la información personal desde una ubicación central.

5. Administrar documentos, registros y contenido Web. Por ejemplo, la organización puede

desarrollar un proceso para retirar o hacer que caduquen documentos cuando haya transcurrido
un período de tiempo determinado.

6. Hospedar y diseñar formularios formularios de aplicaciones de permisos en Microsoft Office

InfoPath 2010 e incluirlas en Microsoft SharePoint 2010 para que los usuarios puedan rellenar los
directamente en un explorador. Los datos especificados en el formulario se pueden enviar a una
base de datos de la red gubernamental.

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

 Microsoft SharePoint 2010 y Microsoft
Office 2010

• Sharepoint 2010 esta diseñado para trabajar eficazmente con otros programas y
servidores de Microsoft Office 2010.

• Trabajar con Office en el navegador, acceder a nuestro buzón de Exchange, crear

bibliotecas de documentos, crear bibliotecas de presentaciones, diseñar
formularios web InfoPath, crear exportar a Excel… y un sin fín de aplicaciones.

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

Microsoft Office Access
• Usar las características de creación de informes de Office Access.
• Editar y ejecutar una consulta como si fuera cualquier otra tabla de Office Access
• Será capaz de trabajar con un documento Access
• desde la interfaz SharePoint.

Microsoft Office Outlook2010

• Las carpetas de SharePoint se muestran como cualquier otra carpeta de Outlook.
• También podrá ver listas y calendarios de SharePoint en Outlook.
• Sincronizar citas y eventos del calendario.

Microsoft Office InfoPath 2010

• Puede diseñar plantillas de formularios compatibles con el explorador, publicarlas en un sitio de SharePoint 2010 y
habilitarlas para su uso en un explorador Web.
• Además, cualquier formulario de entrada a listas y flujos de trabajo podrá ser un formulario InfoPath creado por usted.

Microsoft Office Excel 2010

• Puede guardar, mantener y compartir hojas de cálculo en un sitio de SharePoint para que los usuarios puedan tener acceso
a ellas mediante un explorador. Puede usar estas

Microsoft Office PowerPoint 2010

• Podrá crear bibliotecas de diapositivas, pensadas para que pueda crear, editar y compartir diapositivas de sus
presentaciones.

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 Sitios de SharePoint
• Una aplicación SharePoint se estructura en sitios.
• Cada sitio es una zona compuesta por páginas, bibliotecas documentales, y listas (de tareas, anuncios, calendarios,
foros, contactos, vínculos, personalizadas…).
• Un sitio puede albergar uno o varios subsitios, de esta forma se consigue que SharePoint tenga una estructura de
árbol.

• SharePoint 2010 permite crear sitios de muy distinto tipo.

• Desde sitios de equipo, de reuniones, de bases de datos

de calendarios, de blog, wikis, espacios de documentación,
centros de búsqueda… hasta sitios de publicación preparados
para trabajar con contenido web y crear una web pública.

• Sitios colaborativos, mediante los cuales podremos colaborar,

gestionar bibliotecas documentales y listas, integrar con las
herramientas Office, hacer búsquedas ya administrar contenido
empresarial.

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

 Resumen de funcionalidades
SharePoint 2010 cubre prácticamente todas las funcionalidades colaborativas que puede tener una organización. A continuación
se resumen las más importantes:

1. Posibilidad de crear una jerarquía de sitios.

2. Creación de páginas y plantillas de página.
3. Gestión documental.

 Versionado de documentos
 Historial de documentos. Posibilidad de ver y restaurar una versión.
 Aprobación de contenido
 Autorizaciones
 Check-in y check-out de un documento
 Soporte para librerías con millones de elementos
 Carpetas
 Creación de vistas de la librería
 Seguridad y permisos
 Políticas de borrado
 Operaciones masivas sobre documentos
 Conjuntos de documentos tratados como un único elemento
 Soporte en SharePoint Workspace 2010 para trabajo offline con documentos
 Flujos de trabajo
 Integración total con las aplicaciones de Office 2010

4. Publicación de informes
5. Utilización de páginas wiki como páginas del sitio
6. Integración con usuarios de directorio Activo
7. Posibilidad de consultar el Outlook en web
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 Resumen de funcionalidades
8. Red social y sitios personales
9. Integración de los usuarios de SharePoint y las características de red social
10. Listas de SharePoint

 Posibilidad de crear listas personalizadas con columnas personalizadas

 Características de integridad referencial
 Soporte InfoPath 2010 para creación de formularios de lista. Diseño, reglas, validación, acciones y condiciones
adicionales…
 Numerosos tipos de lista ya predefinidos:

 Anuncios
 Calendario: posibilidad de integrarlo con Outlook. Se pueden añadir eventos al calendario de SharePoint y
convocar a los usuarios a ese evento. Desde la convocatoria se podrán crear espacios de trabajo para la reunión en
los que gestionar asistentes, puntos del día, conclusiones, documentación…
 Contactos
 Encuesta: posibilidad de crear encuestas con multitud de opciones para las preguntas.
 Panel de discusión: foros de debate integrados en una lista
 Seguimiento de asuntos
 Tareas: posibilidad de unir unas tareas con otras, añadirles fechas de inicio y fin y visualizarlas en modo gráfico de Gantt
 Vínculos

11. Posibilidad de visualizar la interfaz de un sitio en distintos idiomas

12. Acceso móvil: Obtenga acceso a áreas de trabajo de SharePoint, busque en bibliotecas de documentos y
abra, edite y guarde documentos con una experiencia familiar diseñada para dispositivos móviles.
13. Web Analytics. Análisis de uso, tráfico, acceso, carga, tamaño… de cada sitio

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

 Características de SharePoint 2010
Seguridad
• La gestión de la seguridad es uno de los puntos fuertes de SharePoint 2010. Es posible crear diferentes
niveles de permisos o roles (permisos de lectura, de edición, de colaboración, de diseño, de administrador
de jerarquía, de control total, sólo para crear, sólo para eliminar, sólo para ver páginas, lecturas
restringidas… y un sinfín más) muy flexibles. De este modo, podemos gestionar distintos roles a distintos
grupos o usuarios en un mismo sitio.
• Gracias a la posibilidad de creación sencilla de flujos de trabajo en SharePoint 2010 es posible crear flujos
para gestionar autorizaciones a los usuarios, aprobación de documentos, políticas de caducidad… y
cualquier otra cuestión que se pueda imaginar

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

Tipos de cuentas de usuario
Los principales tipos de cuentas que se pueden crear son las siguientes:

LECTOR Permite a los usuarios buscar, ver y examinar contenido en el sitio.

(Visitantes)

Además de tener los permisos del lector, permite subir documentos y crear
COLABORADOR
carpetas en las bibliotecas de documentos existentes.
(Integrantes)

Además de tener los permisos de colaborador tiene control para agregar

AUTOR
bibliotecas de documentos.
(Propietarios)
Seguimiento
• Gracias al servicio de Web Analytics de SharePoint 2010 se puede realizar un seguimiento exhaustivo de
los accesos a los sitios. Se pueden obtener datos de tráfico del sitio, totales de visitas y accesos, contenido
editado, usuarios que han visitado, inventario, versiones… y generar informes muy detallados de análisis
del sitio.

Flexibilidad
• Además, utilizando Microsoft Office SharePoint Designer, es muy sencillo personalizar de una forma muy
rápida cualquier sitio (seguridad, grupos, listas, bibliotecas, flujos de trabajo, Conexión a datos externos…).

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

Eficiencia
• Gracias al uso de SharePoint 2010, la eficiencia en el trabajo de los usuarios mejora en gran
medida.
• El uso de las bibliotecas de SharePoint permite que toda la información esté concentrada en un
único punto dónde puedan acceder todos los usuarios 24 horas al día.

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

Usabilidad
• SharePoint 2010 es muy sencillo de utilizar para los usuarios. Gracias a la interfaz “ribbon”, los
• usuarios trabajarán con las páginas, listas y bibliotecas del mismo modo con el que trabajarían con Word.
Además, la integración de las librerías de páginas wiki en los espacios de
• colaboración hace que la creación, edición y diseño de páginas sea muy sencilla.

Entornos colaborativos en SharePoint 2010

Integración

• SharePoint 2010 forma parte de la familia Office. Gracias a esto, está totalmente integrado con las
herramientas cliente Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint Workspace, Project…) como con
las herramientas de servidor (Exchange Server, Project Server).

Puede obtener más información de Microsoft SharePoint 2010 en:

http://sharepoint2010.microsoft.com

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