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SUBPROCESO CONTROL

J. M. Salcedo C.
jsalcedocontreras@yahoo.com.mx

Mayo 2013
CONTROL, CONCEPTO:
• Última etapa del Proceso Administrativo
• Objetivo: verificar el grado de eficacia y
eficiencia de resultados
• No solo al final de un periodo
• La auditoría financiera-contable de
preferencia; pero el Control implica otros
conceptos como la Auditoría
Administrativa (P,O,D,C), Etc.

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PERIODOS.
El Control no solo al final de una acción
administrativa donde la situación está
“oleada y sacramentada” sino a lo largo
de 3 momentos:

1. Control Previo. Antes de iniciar la


actividad a modo de revisión buscando
reducir las posibles fallas

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2. Control Concurrente. Que se realiza
durante la ejecución de la actividad y
otorga la posibilidad de corregir las
acciones en el momento en que se
están sucediendo.

3. Control Posterior. Al finalizar la


acción, siendo su sentido el de
corregir o reparar de acuerdo a los
daños encontrados.

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 El control de demasiados elementos
de las operaciones puede molestar y
desmotivar al personal y frustrar a sus
gerentes
 La mayoría de los inconvenientes se
puede evitar mediante la identificación
de las áreas clave del desempeño o
resultados (ACR) y los puntos
estratégicos de control

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Aplicaciones de control al
enfoque de sistemas
En el proceso administrativo cuando
se realiza un análisis cuantitativo/
cualitativo de lo que se planeó y lo
que sucedió, se tiene un resultado
del desempeño global o particular
de cada cuerpo organizacional

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Proceso Administrativo
Etapas o Fases:

Fase Estática Fase dinámica


1. Planeamiento 3. Dirección
2. Organización 4. Coordinación
5. Control

LO QUE DEBE SER LO QUE ES


(Objetivos) (Resultados)

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Este proceso explicado, también permite
ver el ambiente externo e interno de la
empresa, extremadamente vital,
porque es importante saber cómo está
posicionada la organización respecto a
su competencia en todos los aspectos:
Busca ser el líder de su mercado

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CONTROL. 4 PASOS:
1. Establecer normas y métodos para medir
2. Medir los resultados. La frecuencia depende
del tipo de actividad
3. Confrontar estos resultados con los
parámetros
4. Medidas correctivas: (si precisa)
- ¿Mayor personal? Según
- ¿Cambio de actividad? las
- ¿Cambio en las normas? causas

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PASOS DEL PROCESO DE CONTROL
1
Establecer normas y
métodos para medir 3 4
el desempeño Tomar
¿Se ciñe el medidas
NO
Medir el desempeño a correctivas
desempeño las normas? y volver a
2 evaluar las
normas
SI
No hacer nada

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Control. Componentes:
Supervisión: al desempeño del personal. Es
inherente al cargo; es derecho y obligación

Monitoreo: proceso continuo de recolección


y análisis de datos para una oportuna toma
de decisiones

Evaluación: proceso periódico y sistemático


sobre los resultados

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Control
 “Medición y corrección del
desempeño con el fin de asegurar
que se cumplan los objetivos de la
organización y los planes creados
para alcanzarlos”

Koontz y Weihrich

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CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN
 “Después de establecer las estrategias y
los planes, la misión primordial de los
administradores es tomar las medidas
para asegurarse de que esos planes se
lleven a cabo o, si las condiciones lo
permiten, que se modifiquen. Esta es la
función central del control de la
administración”

( Kenneth A. Merchant )

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Proceso básico de Control
Definir Plan y sus objetivos
Etapas del Control
1. Establecer
estándares

2. Medir el Evaluación
cumplimiento de respecto a
los estándares estándares
Evaluación 3. Corregir
respecto a
objetivos variaciones de los
estándares y planes

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Supervisión
• Proceso periódico de asesoría y
capacitación para mejorar el desempeño
del personal
• Rasgo distintivo: Enseñanza / Aprendizaje
• Parte esencial: Toma de medidas:
- Preventivas
- Correctivas

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DOCUMENTOS MÍNIMOS PARA SUPERVISAR

1. Última información del servicio a supervisar


2. Informe de la última supervisión
- Compromisos adquiridos Grado de
- Recomendaciones dadas cumplimiento
3. Composición del Equipo supervisor según
objeto de supervisión
4. El equipo debe ser rotativo

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Monitoreo
Conjunto de actividades que permite
reunir la información indispensable
para conocer, en cada momento, la
magnitud, la evolución o procesos de
una intervención y tomar decisiones en
el momento oportuno

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Evaluación
• Proceso periódico y sistemático que
busca determinar los efectos y el
impacto de la intervención en relación
a las metas

• Para Evaluar es necesario definir en el


Plan o Proyecto, los Indicadores y los
Estándares

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Conclusiones
 Evaluar implica comparar y valorar
 Evaluar atención de salud suele ser
complejo, pero es inevitable
 El uso de métodos para evaluar
dependerá de los objetivos de la
evaluación
 Todos los métodos para evaluar y
controlar tienen fortalezas y limitaciones
 Beneficios de control = costos del control

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¿CÓMO NACE LA EVALUACIÓN?
Anécdota contada por Thereza Penna Firme de la Universidad de Río
de Janeiro
La evaluación nació el séptimo día de la creación, cuando
Dios miró todo lo que había creado y declaró “es bueno”.
Con esa sola frase, Dios se convierte en el primer
evaluador del mundo. No obstante, la evaluación nacida
en los cielos resultaba para algunos insuficiente y
demasiado subjetiva. Por tanto, al escuchar la evaluación
de Dios (autoevaluación por cierto), el diablo objetó e
insistió “¿cómo sabe que es bueno? ¿cómo lo midió? ¿con
qué indicador juzgó la bondad de la creación? ¿con qué lo
comparó? Y así, nace la evaluación como la conocemos
hoy ....... ¡en los fuegos del infierno!

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Elementos básicos en el concepto
de Evaluación
Parámetros
o criterios de
Evaluar referencia

Valorar Toma de
decisiones
Información

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La evaluación es….
 Un proceso que tiene por fin obtener un
juicio objetivo sobre una determinada
actividad, servicio o programa .
 Sus objetivos serán fundamentalmente:

 Contribuir a la planificación, elaboración y


mejora de nuevos programas

 Determinar los resultados e impacto del


programa desarrollado
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La Evaluación es...
 Un proceso de medir el valor o cuantía del
éxito para alcanzar una meta
predeterminada. Esto incluye la
comparación de una situación real de lo
que ocurrió y la situación ideal definida
como deseable o normativa.

 Es una de las fases del proceso


administrativo que consiste en medir los
resultados alcanzados respecto del plan
formulado y en volver a planear el trabajo,
haciendo las correcciones necesarias.
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Evaluar en Salud

 “Revisión crítica, sobre la base más


objetiva posible, del grado en el que un
determinado servicio en su conjunto, o
alguno de sus componentes (ej.
exámenes diagnósticos, tratamientos,
cuidados de enfermería, etc) alcanzan
determinados objetivos”.

St Leger et al. 1997


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• Diagrama de Gantt
• Objetivo: mostrar el tiempo de
dedicación previsto para diferentes
tareas o actividades en un tiempo
determinado. Es una herramienta básica
en la gestión de proyectos de todo tipo.
Eje vertical actividades y eje horizontal
calendario de cada actividad

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Gantt Modificado

nº Actividad MESES 2012


1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1
0 1 2
1 Actividad X
2 Actividad X X
3 Actividad X
4 Actividad X X X
5 Actividad X X X X
6 Informe X

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PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y
EFICIENCIA
• Productividad: La relación Producto-
Insumos en un periodo especifico con
la debida consideración de calidad
Productividad = Productos / Insumos
• Eficacia: Cumplimiento de objetivos
• Eficiencia: Logro de las metas con la
menor cantidad de recursos

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Productividad

Bienes / Servicios producidos y recursos


utilizados, ejemplo: número de consultas
y la hora médico de consulta. Expresión
matemática: P = Producción/Recursos

Para crecer y aumentar la rentabilidad (o


utilidades) aumentar la productividad

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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL BÁSICO

H OD
o
s ASESORÍAS
p
i APOYOS
t
a Órganos de Línea
l

Intermedios FINALES
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ETAPAS.
El Control implica el desarrollo de una
secuencia o etapas básicas generales:
1. Establecer estándares de desempeño.
Primer paso, definición de patrones de
medidas o indicadores cualitativo o
cuantitativo, para determinar si la
acción administrativa es eficaz o
ineficaz, y medir su grado de eficiencia
o ineficiencia

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2. Evaluar el desempeño actual.

Apreciar la acción administrativa


ejecutada sin juzgarla ni dar opinión
sobre ella, solo se trata de recoger la
información, la evidencia real del hecho

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3. Comparar el desempeño actual
con los estándares previstos.

Determinar si se han cubierto o no las


expectativas de eficacia y eficiencia,
en qué se acertó y en qué se ha
fallado
4. Definir las acciones a tomar

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Determinar
estándares de
1
desempeño
Determinar
medidas Etapas genéricas Evaluar el
4 correctivas desempeño
de Control
actual
Comparar el
desempeño 2
con los
estándares

3
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SISTEMA DE INFORMACIÓN
Las funciones gerenciales (PODC)
dependen del flujo constante de
información de lo que está pasando en la
organización y más allá de ella.

El avance de metas solo puede ser vigilado


mediante la información exacta y oportuna
(información computarizada)

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Definición del SIG
Un sistema integrado usuario –
máquina, el cual implica que unas
tareas son mejor realizadas por el
hombre y otras por la máquina para
proveer la información que apoye
las operaciones, la administración y
la toma de decisiones
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Sistema: Conjunto de elementos que
interactúan para realizar unas funciones
específicas Gerentes tengan
Objetivos Información que
necesitan

Mecanismo
de control

Entrada Transformación Salida


Sistema con retroalimentación

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Salida de información. Capacidad del sistema
para sacar la información procesada.
Unidades típicas: impresora
Entrada de
datos Reporte
PROCESO de
informes

Interfase Interfase
automático automático
de entrada de salida
Almacenamiento

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Sistema Hospital
Entorno
• Materia
• Energía Procesador Resultados
• Información
Entradas Hospital Salidas
Usuario atendido
Retroalimentación
Revistas, Boletines, Encuestas, Informes

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Tipos de entradas y salidas

Entradas: Procesador Salidas:


a. Objeto Recursos a. Producto
b. Factores de
producción Organización b. Desechos
c. Insumos Funcionamiento c. Residuos
d. Condicionan- d. Condicio-
tes nantes

Alimentación de retorno
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EL HOSPITAL COMO SISTEMA
GERENCIA Objetivos
del
sistema
PROCESAMIENTO
INPUT
Personal
OUTPUT
Dinero
Materiales Bienes
Equipos y/o
Tecnología Servicios
Información OPERACIONES

Retroalimentación
Entorno
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INDICADORES
Son estándares, parámetros cuantificados que
muestran el grado de eficacia / eficiencia de una
actividad programada y ejecutada. Sin Indicador
no habría un Control formal. Aplicables a
diversos tipos de atributos. los más empleados:
• I. de Calidad
• I de Cantidad
• I. de Costos (Ingresos/Egresos)
• I. de Tiempo
• I. de Satisfacción

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Formas universales para definir un
indicador:

a. En forma de porcentajes
b. En forma de promedio (media aritmética)
c. En forma de ratios (razones)
d. En forma de índices

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A MANERA DE RESUMEN:

 El control es un proceso por el cual un


gerente se asegura que las
actividades actuales se ciñen a los
planes. Es útil para evaluar la eficacia
de la planificación, la organización y la
dirección

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Director General: Área Administrativa
• Economía
• Personal
• Abastecimiento

• Servicios
generales

• Promoción
Director Ejecutivo:
• Prevención
Áreas Técnicas • Asistencial

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EL CONTROL COMO FUNCIÓN
ADMINISTRATIVA

1.Fijación de metas
o estándares

2.Establecimiento de puntos
F significativos de verificación
A
S Ciclo 3.Análisis de las
E del realizaciones
S control
4.Acción correctiva

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CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

1. Debe ser comparable


R
E 2. Debe ser oportuno
Q
U 3.Debe ser frecuente
I
S Condiciones
4. Debe ser
I para independiente
T el
O Control
S 5. Debe ser costo
compatible

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EL CONTROL COMO FUNCIÓN
ADMINISTRATIVA

1. informes

T
É 2. Observación
C
N Técnicas 3. Datos estadísticos
I
C
4. Control:
A •Calidad
S •Tiempo
•Cantidad
•inventarios
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Calidad como filosofía: principios

• Calidad como prioridad competitiva


• Responsabilidad de la Gerencia
• Creación de un ambiente donde los
problemas de calidad sean detectados y
resueltos

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Sistema de Gestión de Calidad basado en procesos
Cliente Mejoramiento Continuo

Responsabilidad

Satisfacción
de la Gerencia

Gestión de Medición,
análisis y
los Recursos mejoramiento
Requerimientos

Procesos de
producción Producto

Cliente
Ouput
Input
Actividades de agregado de Valor
Flujo de Información
JM. Salcedo C. 49 - GESTION DE OPERACIONES –