Proyecto Ajuste

Estructura Comercial y Operativa

Encuesta Paso a Paso

Abril de 2015
Contenido

Conceptos teóricos básicos

El ejercicio paso a paso

Preguntas y respuestas frecuentes para los

facilitadores

Compromisos y fechas
Contenido

Conceptos teóricos básicos

El ejercicio paso a paso

Preguntas y respuestas frecuentes para los

facilitadores

Compromisos y fechas
Nuestra propuesta
Estructura de valor para la gestión de procesos
de procesos

Procesos
9 • Los procesos son agrupadores de
subprocesos que tienen una relación
lógica para cumplir un propósito
general.
Subprocesos 16
• Los subprocesos son una secuencia de
etapas cuyo producto crea un valor
intrínseco para su usuario o cliente.
Actividades 317
• Las actividades: son las acciones
secuenciales que se requieren para
generar un determinado resultado.
Emplean insumos, le agregan valor a
éste y suministran un producto a un
cliente interno o externo
Modelo de Roles

ORIENTAR • Orientar: Definición de los lineamientos estratégicos, objetivos y metas en el mediano y largo
plazo de la organización, grupos de subprocesos o un subproceso de la misma.

• Articular: Estimación y enlace de los recursos (personas, tiempo, máquinas, dinero, etc.) en el
ARTICULAR mediano y corto plazo, para la implementación y consecución de los objetivos de un grupo de
subprocesos, subproceso o actividades clave del mismo

REALIZAR • Realizar: Ejecución de la investigación, análisis, consolidación, programación, diseño, registro,

venta, distribución y en general cualquier acción requerida para desarrollar una actividad

• Asesorar: Emisión de un concepto sobre la forma de desarrollar una serie de actividades

ASESORAR claves o actividad en la que es necesario contar con el criterio de un proveedor-cliente interno
experto. (antes de realizar una actividad)

• Aprobar: Aceptación del resultado de un grupo de subprocesos, subproceso o actividad con

APROBAR base en las atribuciones vigentes

• Revisar: Comprobación que una serie de actividades o actividad realizada cumple con los
REVISAR
requisitos mínimos para que pueda concluir o continuar, con base en los criterios de calidad o
especificaciones requeridas

• Ajustar: Precisión de las variaciones que requieren efectuarse en una serie de actividades
AJUSTAR o actividad para garantizar que cumpla con los resultados o criterios de calidad o
especificaciones esperados
Contenido

Conceptos teóricos básicos

El ejercicio paso a paso

Preguntas y respuestas frecuentes para los

facilitadores

Compromisos y fechas
Instrucciones Generales 1/2

• Usted recibirá un documento que contiene un listado de todos los subprocesos y

actividades de nuestra organización

• Realice una lectura rápida de todo el documento; esta lectura es fundamental para
que usted como líder de la Cooperativa Uniminuto identifique las actividades en
las cuales participa y donde puede sugerir oportunidades de mejora

• El ejercicio se centra en las actividades que usted ha realizado el último año (tenga
presente que la idea es identificar el hoy, por lo tanto, no debemos responder en
función de nuestro deseo o futuro, sino lo que hoy realmente pasa en la
Cooperativa Uniminuto en su cargo)

• Para lograr que el ejercicio sea práctico y lúdico tiene 1.000 puntos que equivalen
a su inversión del tiempo total durante el último año

• Identifique los subprocesos y actividades en las cuales participa, analice el rol

que juega en dichas etapas.

• Conteste las preguntas adicionales que se encuentran al final de la hoja del ejercicio
Instrucciones Generales 2/2

1. Como facilitador usted debe realizar su ejercicio antes de lanzar la

actividad con el grupo de personas a cargo

2. Escoger el momento más oportuno para realizar el ejercicio (¡0 afán,

0 estrés!...esto es fundamental, sin embargo, dentro el plazo
establecido)

3. Antes de empezar a diligenciar el ejercicio y para tener un uso optimo

de la herramienta, les agradecemos:
1.  Habilitar las macros
2. Leer las instrucciones
3. Usar los controles desarrollados para la navegación

4. Mientras diligencien el ejercicio, no olviden guardar su trabajo en su

equipo

5. Al finalizar el ejercicio haga click en “Finalizar encuesta”, el archivo se

guardara en el escritorio de su equipo tomando como nombre de
archivo su numero de cedula.

6. Enviar el archivo al correo electrónico laura.polania@uniminuto.edu

Las diferentes hojas del archivo
HOJA CONTENIDO / OBJETIVO
Esta pantalla es una pantalla de bienvenido donde el usuario debe indicar:
BIENVENIDO  Su cédula, sin punto, coma o espacio
 Su jornada laboral promedio semanal

INSTRUCCIONES Esta pantalla contiene las instrucciones detalladas del ejercicio y un vínculo hacía la cadena de valor

Presenta los Procesos y Subprocesos de la Cooperativa Uniminuto de la misma manera que están estructurados en el
GUÍA – RESUMEN
ejercicio de levantamiento de información.
PROCESOS
La hoja contiene además referencias de líneas para facilitar la búsqueda y realización del ejercicio.

La hoja contiene una definición de cada uno de los roles

GUÍA – ROLES
Existe un botón «EMPEZAR ENCUESTA» que permite lanzar adecuadamente el ejercicio.

PRODUCTOS Se debe indicar el porcentaje (%) de tiempo que dedica a cada uno de los productos

Es la hoja donde cada persona debe:

- Identificar los Procesos, Subprocesos y las actividades en las cuales participa
ACTIVIDADES - Indicar su inversión de tiempo entre las diferentes actividades
- Indicar el rol que tiene en cada una de las actividades
- Contestar a las preguntas adicionales

PUNTAJES POR ACTIVIDAD La hoja contiene unas indicaciones para convertir tiempos en puntos
 El ejercicio paso a paso – 1/7

1 Simulando 100 puntos como su

dedicación anual, distribúyalos a
La mayor puntuación será
nivel de los medios en los que usted
asignada a la unidad que
participa.
represente su mayor
dedicación de tiempo
El ejercicio paso a paso – 2/7

2
Efectuar una lectura completa de la
síntesis de operación

3
Al realizar esta primera lectura
pueden pre-seleccionar las actividades
en las cuales usted interviene
 El ejercicio paso a paso – 3/7
4
Usar el control «1» para cerrar las filas
y conservar únicamente los Procesos

Usar el control «1» para

Si intenta «FINALIZAR ENCUESTA»
cerrar las filas y conservar
mostrará los datos pendientes para que
únicamente los
la información sea consistente
Macroprocesos

5
Distribuir los 1000 puntos a nivel de
Proceso

Esta celda le irá mostrando la cantidad

de puntos pendientes por distribuir
 El ejercicio paso a paso – 4/7
6 Usar el control «2» para abrir los
Subprocesos

Siempre que falten o se pase de los

puntos por distribuir, la fila 7 se
resaltara en Rojo solicitando la revisión
de los datos
7
Distribuir los puntos asignados a cada
Proceso a nivel de Subproceso
 El ejercicio paso a paso – 5/7
8
Usar el control «3» para abrir las
Actividades

9
Distribuir los puntos asignados a cada
Subproceso a nivel de Actividades

La herramienta efectúa cálculos de

coherencia para mostrar que todos
los puntos no han sido
adecuadamente distribuido y ayudar
así al buen diligenciamiento del
ejercicio
 El ejercicio paso a paso – 6/7
10
Distribuir los puntos asignados a cada
actividad a nivel de Roles
Seleccionar un comentario de mejora
11 asociado a las actividades que usted
considere relevante
El ejercicio paso a paso – 7/7
13
14 Enviar el Ejercicio La herramienta indica cuando todas las
preguntas han sido contestadas

12 Responder a las 2 preguntas adicionales

teniendo en cuanta que estamos contemplando
aquí el uso especifico de las herramientas
«Correo» y «Reunión», no el tiempo que les
están dedicando al realizar una actividad
particular
Contenido

Conceptos teóricos básicos

El ejercicio paso a paso

Preguntas y respuestas frecuentes para los

facilitadores

Compromisos y fechas
Las preguntas planteadas por ustedes cómo facilitadores
pueden ser solucionadas de la siguiente forma
PREGUNTAS / OBSERVACIONES SOLUCIÓN

No
¿Debo responder sobre todos los Procesos,
Usted debe realizar la verificación dentro del mapa de procesos para determinar en cual de cada uno
subprocesos, actividades y roles?
de esos (Procesos, subprocesos, actividades y roles) usted participa.

No
¿Solo debo responder las actividades propias de mi
El ejercicio no esta descrito por áreas sino por subprocesos, por lo tanto debe leer todas las
área?
actividades previamente al comenzar el ejercicio.

Si
Lo ideal es leer todas las actividades rápidamente; una vez se tenga claridad sobre la ubicación de las
¿Puedo contestar el ejercicio parcialmente e ingresar
actividades en los subprocesos, se diligencia el ejercicio en forma continua, sin embargo como
posteriormente y se guardan las respuestas?
cualquier archivo de tipo Excel puede ser guardado en cualquier ubicación del equipo antes de
completarlo en su totalidad.

Usted posee 1000 puntos para distribuir en los Procesos, subprocesos y actividades en las cuales
usted respondió que ejecutaba actualmente.
¿Cómo debo relacionar los puntos a los Procesos,
Se espera que los subprocesos que mayor demanda de tiempo requieren obtengan la mayor cantidad
subprocesos , actividades y roles?
de puntos.
Recuerde que los datos deben reflejar la situación actual de la compañía, NO el “Deber Ser”.

¿Si ejecuto actividades en situaciones coyunturales • Si realmente es una situación coyuntural, No asigne tiempos en dicha actividad
pero no son de mi cargo, debo asignar tiempos a • Si la actividad es recurrente, asigne los puntos correspondientes de acuerdo a las instrucciones del
dichas actividades? ejercicio
Las preguntas planteadas por ustedes como líderes
replicadores pueden ser solucionadas de la siguiente forma
PREGUNTAS / OBSERVACIONES
¿ Que pasa si encuentro errores en la columna de Control de
errores?
¿Si no encuentro una actividad que ejecuto, donde relaciono
los puntos?
SOLUCIÓN
• La columna de Control de errores le permite asegurar que la cantidad de puntos
relacionados en los Procesos, Subprocesos, actividades y roles sea la adecuada, y que las
preguntas adicionales estén diligenciadas correctamente, sin embargo solo hasta que
diligencie todos los puntos para un Proceso (incluyendo subprocesos, actividades y roles)
es donde usted podrá verificar si se presentan errores o por el contrario las celdas
contienen un “OK” en todos los campos.
• Nota: Recuerde que al principio del ejercicio usted observará en la casilla de verificación un
“Error” debido a que la herramienta requiere de todos los datos para realizar el proceso de
validación.
1. Es importante clarificar que las actividades están descritas de forma genérica y los roles
clarificarán el papel que usted juega en dicha etapa.
2. El mapa de procesos descrito en el ejercicio ha sido validado por los líderes responsables
por lo tanto nos aseguramos que el 100% de las actividades se encuentran relacionadas.
3. Si la actividad implica un tiempo mínimo o poco representativo (menos de una 1 hora al
mes) no la responda
4. Si la actividad implica un tiempo representativo (más de 2 horas al mes) y no esta
definitivamente en la encuesta valide primero con su líder y si tampoco logra identificarla
con su acompañamiento por favor inclúyala al final del ejercicio en el espacio de
comentarios adicionales con su respectiva dedicación de tiempo en puntos
Contenido

Conceptos teóricos básicos

El ejercicio paso a paso

Preguntas y respuestas frecuentes para los

facilitadores

Compromisos y fechas
Diligencia del ejercicio

Tras este taller ustedes van a recibir:

Esta presentación
El formato del ejercicio

En caso que las dudas de los

colaboradores no puedan ser
solucionadas directamente por los
Facilitadores, dicho facilitadores
consultarán con los consultores :
yijan.geovo@uniminuto.edu
laura.polania@uniminuto.edu

PLAZO PARA COMPLETAR EL EJERCICIO: 3 días después de haber recibido los recursos