Manejo de materiales y

administración de almacenes

Ing. MAE. Carlos Alberto Hdez Ortiz

“No es grande el que
siempre triunfa, sino el
que jamás se rinde”
(Martin Déscalzo) .
 Métodos de control,
ubicación y localización de
los productos en el
almacén.
Los métodos para ubicar y localizar los
productos almacenados tienen como
objetivo la disminución de los tiempos de
búsqueda y entrega de las existencias para
ejecutar un proceso de gestión más ágil y
dinámica.
No basta, solamente el seleccionar los
medios adecuados de almacenamiento, los
equipos tecnológicos idóneos y las
distribuciones espaciales racionales; ya que
puede ocurrir que el almacén no funcione
según lo previsto, entre otros factores a
causa de las pérdidas de tiempo surgidas
en la tarea de localizar los productos que se
requiere comercializar.
Esto provoca inconvenientes a los clientes y
en la economía interna, ya que los
productos, en muchos casos, no pueden
llegar en el tiempo y la forma requerida;
provocando por lo tanto interrupciones en
los procesos tanto de servicios como
productivos, así como, violaciones en la
política contractual.
El conocimiento exacto de la ubicación de
un producto, o el lugar o lugares donde se
puede encontrar tiene marcada incidencia
sobre la eficiencia en la operación del
almacén. conclusión a la que
necesariamente se llega cuando se evalúa
las ventajas que se obtienen con la
incorporación de un control que permita
dominar el lugar en que se encuentra
productos que se almacena.
Existen diferentes métodos de
ubicación y localización de los
productos en el almacén partiendo
desde el más simple, que depende de
la memoria del hombre hasta aquellos
que se sustentan en el empleo de
máquinas computadoras.
Con la aparición del almacén surgió la
necesidad del control de la ubicación,
el que en su forma más primitiva
consistió en lo que actualmente se
conoce como almacenamiento fijo, o
lo que es lo mismo, un espacio
destinado a cada surtido.
Con el desarrollo de la ciencia y la
técnica en el mundo se llego a una
forma diferente en las técnicas de
almacenamiento, dando origen a la
necesidad del almacenamiento libre
por grupos o familias de productos,
donde no se destina una posición
determinada para cada producto.
En ocasiones suele aplicarse una fusión de
ambos métodos.

El método de almacenamiento fijo requiere

mayor espacio útil en el almacén que el
método de almacenamiento libre.
Para la selección correcta del método para
el control de la ubicación y localización de
los productos en el almacén, deben tenerse
en cuenta los siguientes factores:
• La capacidad de almacenamiento existente y necesaria;
• El tipo de carga a manipular, su variedad y la frecuencia
de movimientos;
• Tamaño del almacén;
• Forma de almacenamiento;
• Desarrollo tecnológico (incluyendo la posibilidad de
automatización).
Métodos para ubicación y
localización fija de los
productos en el almacén.
 En cualquiera de las variantes que
pudieran existir o crearse, el principio
que sustenta estos métodos es el de
una posición o localización fija por
producto.
 En cualquiera de las variantes que
pudieran existir o crearse, el principio
que sustenta estos métodos es el de
una posición o localización fija por
producto.
Estos métodos se apoyan en la
identificación de los espacios en los que se
almacenan los productos mediante
láminas, etiquetas, etc. que permitan por
simple inspección determinar el área, la
zona y por último el lugar exacto donde
está lo que se busca, para proceder a la
ubicación o localización.
Bajo esta fundamentación se han
generalizado tres métodos, que sin
variar la concepción central, de esta
etapa primaria basada en un espacio
destinado a cada conjunto articulos,
introducen ligeros cambios de carácter
progresivo con el objetivo de ganar en
agilidad y dinamismo.
En función de la particularidad que presenta
cada uno, se pueden identificar como sigue:

• Por estricto orden numérico,

• Por genérico y estricto orden numérico y
• Por su importancia comercial, grupo y
estricto orden numérico.
a) Por estricto orden numérico
Se emplea la codificación numérica o alfa
numérica asociada a cada conjunto de
artículos, respetando el carácter ordinal que
establece ese código.
Cuando se utiliza este método para la
ubicación y localización no se requieren
elementos de control adicional ya que por
simple inspección se obtiene la información
necesaria para proceder a la ubicación o
localización.
b) Por genérico y estricto orden numérico
En esta variante se seleccionan áreas de
almacenamiento que se destinan a un
genérico de los que comercializa el almacén,
teniéndose tantas áreas como genéricos se
comercializan. A partir de la introducción de
este concepto se sigue entonces para cada
área definida un estricto orden numérico
para la ubicación.
c) Por su importancia comercial, grupo y
estricto orden numérico
Para la aplicación de este método se ejecutará
previamente un trabajo de agrupación de los
productos en atención al peso que estos
tengan en la gestión comercial, tomando como
base el valor de ventas, frecuencia de
despacho, peso, etc.
Una vez concluida la agrupación de los
productos, se procede a su almacenamiento e
identificación como en el método por genérico
y estricto orden numérico.
Métodos para ubicación y
localización libre de los
productos en el almacén
Se debe señalar que con el desarrollo
científico-técnico y el aumento de los niveles
de mecanización, los métodos para la
ubicación y localización de productos se han
hecho más sofisticados con el propósito de
adecuarse al nivel tecnológico alcanzado en
los diferentes países.
A continuación se expone un método para la
ubicación y localización libre de los
productos.
Este método se basa en el uso de uno o dos
dígitos en correspondencia con la cantidad
de Filas, Columnas y Alojamientos y la
realización manual de todas las operaciones
que el mismo requiere.
Con la intención de lograr la mayor
comprensión de este método se estructura
su descripción en las siguientes partes:
• Definiciones,
• Documentos de trabajo,
• Funcionamiento y
• Exigencias.
a) Definiciones
Con el objetivo de uniformar la terminología
se definen a continuación los términos
íntimamente relacionados con este método.

Fila: Es la dirección horizontal ocupada por

productos unitarizados o no, en estanterías
o sin ella y perpendicular a la dirección de
colocación de las cargas.
Columnas: Se denomina a la dirección
vertical ocupada por productos individuales
agrupados en unidades o no, en estanterías
o sin ella y perpendicular al plano del
terreno.
Alojamiento: Se define como tal a la
posición o nivel ocupado por productos
individuales agrupados en unidades o no,
en estanterías o sin ella, en la intersección
con la columna.
b) Documentos de trabajo.

El método consta de dos documentos de

trabajo como soportes de la información:
- Tarjeta de control de ubicación.
- Registro de disponibilidad.
Tarjeta de control de ubicación
Estas tarjetas constituyen el fichero registro
de todos los productos (surtidos)
almacenados, en las que se obtienen para
cada uno de ellos el lugar o lugares en que
están ubicados. Son tarjetas impresas
cuyas dimensiones pueden variar en función
de las condiciones particulares en cada
almacén. Se sugiere una tarjeta de (115 x
180) mm.
Registro de disponibilidad
Con el objetivo de controlar el espacio
disponible en el almacén en cada instante,
así como tomar decisiones sobre
reagrupaciones o nuevas ubicaciones se
confeccionará un listado de las ubicaciones
disponibles. Este registro estará formado
por hojas columnares preparadas
convenientemente o con hojas impresas
exprofeso
c) Funcionamiento del método
Para la ubicación de un producto se
utilizarán de 1 a 2 dígitos tanto para la fila
(F), la columna (C), como para el
alojamiento (A), lo que estará en
dependencia de las dimensiones del
almacén y la tecnología utilizada, quedando
la denominación en el orden: F/C/A.
A cada código almacenado se le habilitará
una tarjeta, reflejándose en la misma la (s)
ubicación (es) que este tenga siguiendo,
como regla anotar de izquierda a derecha
por concepto de altas y bajas, lo que
conduce a lograr una adecuada rotación de
los inventarios, es decir, lo primero que
entra es lo primero que sale.
Las bajas en la tarjeta (ubicaciones
vencidas) se tacharán mediante diagonales
o lo que es lo mismo eliminar la información
falsa. No se introduce la posibilidad de
borrar porque atentaría contra el objetivo de
rotar las existencias.
Cuando se ocupe una ubicación registrada
como disponible, se procederá a eliminar
esta información del registro, procediéndose
para tal efecto mediante una diagonal o cruz
en: fila, columna y alojamiento lo que se
realizará previa anotación en la tarjeta
correspondiente al código objeto de
ubicación.
Tanto el procedimiento para la ubicación
como para la localización, son necesarios
para el control correcto de los mismos.
Cuando se tiene en cuenta cada uno de los
pasos enunciados en los procedimientos, no
existe posibilidad de errores en la ubicación
y en la localización