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SISTEMA DE

GESTION
DOCUMENTAL
RADICADO DE SALIDA
OBJETIVO

Facilitar el ingreso, control y


búsqueda de los documentos
de toda la organización por
medio de este sistema.
INGRESO A ORFEO SGD
Para ingresar a la herramienta de gestión
documental ORFEO se requiere:

Usuario: La primera letra del nombre y el


primer apellido.
Contraseña: se inicia con 123 O abc y
luego se cambia a la elección del usuario.

Como se muestra en la siguiente imagen


Después de ingresar los datos de usuario y contraseña la
primera pantalla que se visualiza será el inicio del programa.

Donde encontramos las siguientes funciones del sistema

1. Menú
2. Radicación
3. Carpetas
4. Opciones generales del sistema
5. Gestión de radicados
PERFILES
ADMINISTRADOR JEFE Y NORMAL
PERFIL DE GESTION DE RADICADOS
RADICADO DE SALIDA
PARA INICIAR UN RADICADO DE SALIDA SE DEBEN
UTILIZAR LOS SIGUIENTES CAMPOS DE BUSQUEDA

1. NOMBRE
2. INDENTICACION
3. SUSCRIPTOR

SI EL PROVEEDOR NO SE ENCUENTRA CREADO EN EL


SISTEMA SE DEBEN COMUNICAR CON EL AREA DE
GESTION DOCUEMENTAL PARA CREARLO.
INFORMACION DEL PROVEEDOR
• LOS DATOS QUE SON PRIMORDIALES QUE DEBE TENER
TODO PROVEEDOR SON LOS SIGUIENTES
1. DOCUMENTO : NIT O CEDULA
2. NOMBRES: PROVEEDOR O PERSONA NATURAL
3. PRIMER APELLIDO O SIGLA: NOMBRE COMPLETO DEL
PROVEEDOR O LAS SIGLAS DE QUE LO REPRESENTAN.
4. SEGUNDO APELLIDO O REPRESENTANTE LEGAL: NOMBRE
DEL REPRESENTANTE O PERSONA CONTACTO.
5. DIRECCION
6.TELEFONO
7. CORREO ELECTRONICO
6 CIUDAD
TEXTO DEL ASUNTO
• EN ESTE CAMPO DEL ASUNTO SE DEBE
DILIGENCIAR LA INFORMACION CON LA CUAL SE
ESTA ENVIADO EL COMUNICADO.

• ESTA INFORMACION QUE SE ESCRIBA EN EL


ASUNTO SE VA A VER REFREJADA EN LA CARTA
REMISORIA QUE SE VA A ENVIAR AL PROVEEDOR
MEDIO DE ENVIO
PARA ENVIO DE DOCUMENTOS HAY LOS SIGUIENTES
MEDIOS.
1. CORREO: ESTE MEDIO DE ENVIO SE REALIZA POR
DEPRISA, SERVIENTREGA,DHL, FEDEX Y ARAUCA
EXPRESS.
2. PERSONAL: ES CON LA MENSAJERIA INTERNA DE
LA EMPRESA
TIPOS DE DOCUMENTOS
• EN LA LISTA SE SELECCIÓN EL DOCUMENTO QUE SE
VA A ENVIAR
• LOS TIPOS DOCUMENTALES QUE NO ESTAN
CREADOS SE DEBEN COMUNICAR CON EL AREA DE
GESTION DOCUMENTAL PARA CREARLOS
DIAS DE TERMINO
• EN ESTE CAMPO INICIALMENTE APARERECERA POR
DEFECTO 15 DIAS, LOS CUALES SE DEBEN CAMBIAR
POR LOS DIAS QUE SE REQUIERE LA ENTREGA DE
LOS DOCUMENTOS.
ANEXOS
• EN ESTE CAMPO SE DEBEN ESPECIFICAR LA
CANTIDAD DE ANEXOS QUE ACOMPAÑAN LA
CARTA REMISORIA Y ESTOS SE DEBEN ESCRIBIR EN
NUMEROS.
BOTON DE RADICACION
• SE DEBE DAR CLICK ENCIMA DEL BOTON RADICAR
PARA QUE SALGA EL RADICADO AL CUAL SE LE VA
ASIGNAR AL DOCUMENTO
FINALIZACION DEL PROCESO DE
RADICACION DE SALIDA
1. SE IMPRIMEN 2 CARTAS Y SE FIRMAN.
2. LOS DOCUMENTOS BEBEN VENIR EN SOBRE
MARCADO CON DESTINATARIO Y REMITENTE.
3. EL SOBRE DEBE SER ENTREGADO EN EL CENTRO
DOCUMENTAL .
4. LOS HORARIOS DE ENTREGAN PARA FUERA DE
BOGOTA SON HASTA LAS 3PM