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Aprenda a redactar

informes
1) Condiciones que debe reunir un buen
informe
Los informes se escriben para transmitir información.
Para que se transmita de forma eficaz y eficiente la información debe cumplir las tres
condiciones siguientes:
◦ Ser precisa y completa
◦ Ser fácil de entender
◦ Ser breve para ahorrar tiempo a los lectores
Los informes de empresa deben cumplir una cuarta condición: la de contribuir a mejorar la
motivación y las relaciones humanas.
Al redactar un informe hay que tener en cuenta:
◦ Los lectores a los que va dirigido
◦ La información realmente transmitida no depende exclusivamente del contenido del informe.
◦ Depende también de las características de los lectores, de su cultura, de su experiencia personal, del
conocimiento previo que tenga sobre el tema.
Resumiendo, el contenido de un informe debe ser: preciso y completo, fácil de entender, breve
y motivante y acorde con la cultura y experiencia personal de los receptores.
Informar es el objetivo inmediato pero no el objetivo final del informe. Se informa para tratar
de influir sobre el comportamiento de los lectores. En estos casos hay que esforzarse en que el
informe resulte convincente.
2) La Motivación
El objetivo básico de un informe sea el de transmitir información a consecuencias de su efecto
sobre la motivación y el desarrollo de las relaciones humanas.
Al escribirlos es necesario considerar la posible reacción de los lectores.
Por tanto, al escribirlos es necesario considerar la posible reacción de los lectores.
Cuando sea necesario transmitir información que pueda ser recibida con hostilidad o a presión
es mejor hacerlo verbalmente. Así se obtiene un feed-back inmediato que puede evitar posibles
errores que luego son muy difíciles de subsanar.
3) LA ESTRUCTURA DEL INFORME
La estructura más frecuente y, probablemente la mejor, es la siguiente:
◦ Título
◦ Sumario
◦ Índice
◦ Cuerpo del informe
◦ Apéndices (cuando sean necesarios).
A continuación vamos a analizar brevemente cada una de estas partes.
4) TÍTULO
Los títulos de las noticias de prensa son breves, casi telégrafos, y además muy importantes, casi
provocativos. Atraer la atención del lector que ojea el periódico o la revista y porque deben
utilizar poco espacio.
Los informes ni necesitan atraer la atención ni tienen el problema del coste del espacio: por
tanto, su título no necesita ser ni telegráfico ni provocativo. DEBE SER CLARO Y COMPLETO.
En esta portada o en algún otro lugar, debe aparecer: el autor, la fecha y la lista de personas a
quienes se le distribuye.
5) “LEAD” O ENTRADILLA
La solución en los informes conviene hacer lo contrario, empezar por contar la solución.
El sumario debe explicar en que consiste el problema y cuál es la solución propuesta.
Su extensión no debe llegar al 10% del total del informe, ni exceder las 200 palabras.
La redacción del sumario se debe dejar para el último momento, para cuando ya el informe esté
terminado.
6) ÍNDICE
En general resulta muy útil no solo por facilitar la consulta, sino
porque puede servir para dar una primera visión del contenido
que, como el sumario ayuda a mejorar la comprensión y la
memorización.
7) EL CUERPO Y LOS APÉNDICES
El cuerpo del informe debe estar dividido en capítulos o apartados para facilitar su lectura.
Se suele empezar por un titulado “Antecedentes” o “Introducción” y terminar con otro titulado
“Conclusiones”.
La extensión de cada apartado dependerá de su importancia relativa y de su dificultad de
exposición.
Cada apartado debe estar dividido a su vez, en subpárrafos, hasta llegar a “unidades de
rozamiento” breves y fáciles de entender.
8) EL ESTILO
La regla de oro es “Claridad y brevedad”. Es una regla clara no solo para los informes, sino para
cualquier tipo de literatura científica o técnica.
◦ Claridad es sinónimo de eficacia. Un informe confuso se presta a que se mal interprete su contenido e,
incluso, a que no sea entendido.
◦ Brevedad es sinónimo de eficiencia porque consume poco tiempo de los lectores.
uno de los métodos más utilizados, es el llamado “Fog Index”, debido a Robert Gunning
En el caso del castellano, que tiene palabras más largas, el índice tiende a dar valores algo más
altos. No obstante su aplicación puede dar orientaciones válidas.
De este índice, que como acabamos de decir, está basado en pruebas estadísticas, se deducen
dos reglas importantísimas para mejorar la calidad de los textos:
Utilizar frases cortas.
Emplear palabras sencillas y cortas.
Una forma racional de mantener las frases cortas podría ser la de expresar la idea
principal de forma breve y escueta y utilizar frases adicionales, también cortas, para
ampliarla y matizarla cuando sea estrictamente necesario.
Cada vez que alguien duda sobre la puntuación de una frase, suele ser porque ha
construido una frase demasiado larga. Las frases cortas son muy fáciles de puntuar.
Algunos, para mejorar la claridad y la brevedad de los informes, los preparan en forma
de una lista de frases cortas y escuetas que resumen la información a transmitir; algo
parecido a la tabla II de este artículo. Esta técnica es muy empleada en las empresas
consultoras
DOCE CONSEJOS PARA MEJORAR SU ESTILO
TABLA II
1. No conformarse con la primera redacción. Reescriba el informe por completo.
2. Tener presente el dicho de: “lo bueno, si breve, dos veces bueno”.
3. Evitar las frases largas. Reescribirlo usando frases más cortas.
4. Los sujetos tienen que estas cerca de los verbos y los pronombres relativos cerca de sus
antecedentes, para que la lectura no requiera demasiado esfuerzo.
5. Eliminar todos los adjetivos adverbios y frases subordinas que no sean imprescindibles,
especialmente las frases largas.
6. Evitar las palabras difíciles o excesivamente larga.(“tren”, es mejor que “ferrocarril” y
“final mejor que terminación”)
7. Si hay una palabra que pueda sustituir una expresión, utilizar la primera aunque suene
peor.(“atornillada”, es mejor que “unida mediante tornillos”)
8. Evitar las cacofonías mal sonantes. En lugar de “sustituir las descripciones por
ilustración”, se puede decir “sustituir las descripciones por figuras”.
9. No repetir una palabra en la misma fase, salvo que sea para darle mayor claridad.
10. En caso de duda sobre la puntuación de una frase preguntarse, sino será mejor partida
en dos o más frases.
11. Sumarizar de cuando las principales conclusiones con frases del tipo “resumiendo” o “es
decir”
12. Considerar que una ilustración vale por mil palabras y que un gráfico siempre es mejor
que una tabla.
9) EL PROCESO DE APRENDIZAJE
El aprendizaje de las artes se diferencia de el de las ciencias en que, mientras
estas últimas requieren mucha teoría, las artes lo que necesitan es mucha
práctica. Como la redacción de informe tiene mucho más de arte que de ciencia
su aprendizaje requiere, aparte de la aplicación de unos cuantos principios,
muchas horas de prácticas.
ESQUEMA DE TRABAJO
TABLA III
1. Reunir información. Organizarla. Sacar conclusiones.
2. Escribir el primer borrador.
3. Preparar un resumen que sirva de introducción y anticipe la solución.
4. Resumir en forma de cuadros o gráficos los principales conceptos.
5. Reescribir el informe para que resulte más corto y más claro. Suprimir las palabras
difíciles. Partir las frases largas.