gerardomolinac@hotmail.

com
¿Qué es para
usted el
TIEMPO?
2
Hoy en día es uno de los recursos más
escasos, por eso debemos de tratar de
optimizar la manera que hacemos las cosas
para así realizar la mayor cantidad de
procesos en un tiempo que nos hemos
establecido.

gerardomolinac@hotmail.co 3
m
¿Qué es la administración del tiempo?

Es el arte o proceso para hacer que se genere un

beneficio para las personas u organizaciones a
través de la optimización y productividad al
momento de realizar alguna actividad.
Administrar el tiempo realmente significa administrarnos
nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el
tiempo que tenemos.

gerardomolinac@hotmail.co 4
m
Objetivo

Lograr una eficiente gestión del tiempo, a

través de la administración de las actividades
cotidianas con el fin de lograr una mayor
productividad y reducción del estrés.

5
Planeación estratégica
“Tener el valor para aceptar resignadamente
las cosas que no se pueden cambiar, tener la
persistencia suficiente para cambiar aquellas
que pueden ser cambiadas; y poseer la
inteligencia indispensable para no confundir
nunca las unas con las otras.”

Bertran Russel

Planeación es la función que determina anticipadamente

cuáles son los objetivos deseados y lo que debe hacerse para
alcanzarlos. En el fondo es la diferencia entre una situación actual y
una situación deseada.

6
Planeando el futuro…
En la planeación estratégica es necesario incluir algunas variables que nos ayuden a
diseñar el futuro con bases más firmes y que auguren mayor probabilidad de éxito.

Estas cinco variables son las siguientes:

1. Selección de las metas.

2. El análisis del ambiente externo: oportunidades y amenazas.

3. El análisis interno de la situación para detectar fortalezas y debilidades.

4. La selección de estrategias.

5. La implementación de la estrategia.

7
Tiempo – El principio….
El uso eficaz del tiempo es el que contribuye
significativamente al logro de tus objetivos

¿Tienes claros tus objetivos a corto, mediano y largo plazo?

Planeación
Estratégica

Misión Mapeo de Visión

Procesos

Objetivos
¿Dónde iniciamos?
Misión
¿Qué es lo que verdaderamente hace la empresa?, ¿qué
produce?, ¿qué servicios proporciona?, ¿qué actividades
realiza?, ¿dónde?, ¿cómo?, etc. ¿Qué ofrece la empresa a
sus clientes que la hace especial, competitiva?
(Todo lo que se establezca en la misión debe ser
cuidadosamente justificado).

Visión
¿Cómo esperan que se vea la empresa dentro de “x” años?
Alineación
“¿Cuál es nuestra visión del futuro?
Visión Futura

“Si nuestra visión tiene éxito, ¿en

Perspectivas qué seremos diferentes?

“¿Cuáles son los factores críticos de

Factores Críticos éxito para alcanzar nuestras metas
de Exito estratégicas?”

“¿Cuáles son los indicadores críticos

Indicadores
Estratégicos que indican nuestra dirección
estratégica?”

Plan de Acción
Tiempo
EL TIEMPO ES VIDA

MI TIEMPO ES MI VIDA

Si desperdicio el tiempo,
desperdicio mi vida
Tiempo

EL TEMA NO ES CUÁNTO TIEMPO TENEMOS, SINO...

¿¿¿QUÉ HACEMOS CON ÉL???

Tiempo
Conceptos
Equivocados Características

 El tiempo vuela  Su ritmo fijo

 Ahorre tiempo  No se puede ahorrar o

despilfarrar

 Hay que reponerlo  Es irreemplazable, una vez

que pasa

 El tiempo pasa  Nosotros pasamos, el tiempo

permanece
Tiempo – la paradoja
NADIE TIENE LO SUFICIENTE PERO TODO EL
MUNDO TIENE TODO EL QUE HAY

EL PROBLEMA:

¿ES EL TIEMPO
O USTED?
Tiempo - Mitos

 Actividad: las personas más activas logran más (Actividad

igual a Resultados)
 Decisiones: las decisiones demoradas son de mejor calidad
 Eficiencia... el más eficiente... es el más efectivo
 Trabajo duro: el que mas trabaja, más logra
 Omnipotencia: sólo yo puedo hacerlo correctamente
Tiempo – Mitos
El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más
eficiente”.

El mito del hombre equipo.

El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta

haber recopilado todos los datos”.

El mito del indispensable: “Los resultados son directamente

proporcionales al volumen de trabajo invertido”

El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones

sencillas y fáciles”.

El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le

echa encima”..
Tiempo - Mitos
 La mayoría de las personas trabajan demasiado.
 La comunicación: la “Puerta Abierta” mejora la eficiencia.
 Nivel de decisión: mientras más alto el nivel... mejor la
decisión.
 Delegación: la delegación ahorra preocupaciones, esfuerzo
y tiempo.
 Administración del tiempo: es el tiempo que debe ser
administrado.
 Tiempo - administración
CONSISTE EN:

Ocuparlo en actividades que aporten significativamente a los objetivos y

misión de mi:
• Puesto
• Departamento
• Gerencia
• Área y
• De la Empresa.
Así como a los demás objetivos y aspiraciones de mi vida.
Tiempo – Robadores y Desperdicios

ES TODA ACTIVIDAD QUE CONTRIBUYE POCO O NADA AL LOGRO

DE MIS OBJETIVOS Y ASPIRACIONES
 Tiempo – Diagnóstico
1. Análisis de los 16 desperdiciadores de tiempo más comunes.
2. Registro diario de tiempo.
3. Análisis de actividades de mi puesto.
4. Análisis de actividades en los roles de mi vida personal.
5. Equipos de apoyo (con proceso de confianza y apertura).
Tiempo – Principales pérdidas
1. Interrupciones telefónicas
2. Visitas inesperadas
3. Reuniones
4. Manejo de crisis
5. Falta de objetivos, prioridades, fechas límite
6. Escritorio en desorden, desorganización personal
7. Delegación ineficaz
8. Intentar demasiado a la vez
Tiempo – Principales pérdidas
9. Falta de comunicación, o poco clara
10. Información inadecuada, inexacta o demorada
11. Indecisión o postergamiento
12. Confusión de responsabilidad y autoridad
13. Incapacidad para decir no
14. Dejar las tareas sin terminar
15. Falta de auto disciplina
16. Uso inadecuado de la computadora
 Tiempo – Prácticas erróneas

TRABAJAR CON APURO

El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con

más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente
rápidos, podrían tener tiempo sobrante.

Produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más

errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar
antes de tomar decisiones para solucionar problemas.
 Tiempo – Prácticas erróneas
TRABAJAR MÁS TIEMPO

Cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las

horas semanales se alargan.

El tiempo personal va desapareciendo a medida que se

incrementa el tiempo de trabajo.

El juicio es menos claro y problemas que podrían ser

resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.
Tiempo – Prácticas erróneas
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos,
la calidad del tiempo se convierte en la única variable.

Su tiempo es suyo y no pertenece a nadie más. Sólo usted puede mejorar la

calidad de su tiempo.

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su

trabajo y su descanso.

La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben
hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o
agradables.
Tiempo - Paretto

Vitales 20%
80%

80%
Triviales 20%

Cosas Resultados
Tiempo – Prioridades
Actividades Urgentes No Urgentes

I El Ejecutivo II El Ejecutivo
Importantes agobiado eficaz

III IV
Áreas cómodas,
No Importantes Improductivas.
No recomendables
 Tiempo – Prioridades
Dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de actividades
siguientes:
I Urgente No urgente
m
p I II
o Actividades: Actividades:
rt
a Crisis. Prevención de actividades.
n Problemas apremiantes. Construir relaciones.
t
e Proyectos cuyas fechas vencen. Reconocer nuevas actividades.
Planificación, recreación.
N
o III IV
I
Actividades: Actividades:
m Interrupciones, algunas llamadas. Rivalidades, ajetreo inútil.
p
o
Correo, algunos informes. Algunas cartas.
rt Algunas reuniones. Algunas llamadas telefónicas.
a
n
Cuestiones inmediatas. Pérdidas de tiempo.
t Actividades populares. Actividades agradables.
e
Tiempo – Prioridades
Para esto hay que buscar:

La congruencia de la misión, visión, roles, metas y prioridades.

El equilibrio en las distintas áreas del desarrollo humano.
Basarse en un plan semanal, al que responda el quehacer diario.
Darle flexibilidad a los planes.
Delegar todo lo urgente no importante, y capacitar a sus colaboradores para
que se ocupen de lo urgente e importante.
Tiempo – Prioridades
EVITE DAR PRIORIDAD ÚNICAMENTE CON BASE A:

• Fechas de vencimiento
• Fácil vs. difícil
• Rápido vs. disgusto
• Placentero vs. no placentero
Tiempo – Realizando el plan
1 Análisis de mi tiempo.

2 Análisis de mi contribución.

• ¿Qué resultados estoy obteniendo?

• ¿Qué resultados se esperan de mí?
• ¿Qué resultados deseo obtener?

3 Determinar mis fuerzas y aprovecharlas.

4 Trabajar por prioridades.

5 Tomar acciones eficaces: una correcta estrategia.

Tiempo – Las 5 “W”
Razón de Ser ¿Por qué? Why?
Actividades ¿Qué? What?
Responsables ¿Quién? Who?
Colaboradores ¿Quiénes? Whom?
Duración y Fechas ¿Cuándo? When?
Recursos necesarios ¿Con qué? With ..?
Costos ¿Cuánto? How Much?
Tiempo – Realizando el plan
HAGA SU LISTA DE “VOY A HACER HOY”

SIEMPRE A LA MISMA HORA:

• Al iniciar el día,

• Al terminar el día.
Tiempo – Realizando el plan: Iniciando el día
1 Liste los pendientes

2 Deles prioridades (a,b,c)

3 Pondere prioridades (a1,a2,... Etc.)

4 Marque actividades de tiempo fijo y analice sus prioridades.

Si son bajas vea qué puede hacer con ellas.

5 Calcule el tiempo que se usará en las actividades a1, a2, a3 etc.

Esto le dará una base para mantenerse sobre lo vital y por lo

tanto hacer el mejor uso de su tiempo en cada momento.
Carrera vs el Tiempo
PERSEVERANCIA.- Intentar cuantas veces sea necesario hasta
lograrlo.

TRATAMIENTO INDIVIDUAL.- Una sola cosa a la vez hasta

terminarla.

Aproveche la primera oportunidad para actuar sobre su

resolución.

Inicie la nueva práctica tan intensamente como sea posible

No se permita una excepción hasta que el nuevo hábito este

firmemente arraigado.
Tiempo – Autodirección
1 Trabaje primero con las “A” no con las ”C” aunque sea difícil o no
placentero y quítelas de en medio.
2 Hágase frecuentemente la pregunta ¿Cuál es el mejor uso de mi
tiempo ahora?
3 Maneje cada papel sólo una vez.
4 ¡Hágalo ahora!, decídase.
5 Haga sólo una cosa a la vez y no la deje hasta terminarla.
6 Haga bloques de tiempo.
7 Comuníquese correctamente desde la primera vez
8 Utilice adecuadamente su correo electrónico
9 Ocúpese del trabajo atrasado.
10 Maneje las crisis y las interrupciones.
11 Maneje eficazmente sus juntas.
Tiempo – Autodirección – Razón de Ser
Cinco minutos para pensar
 Su función esencial
 Para qué le pagan lo que le pagan
 Sus demás objetivos personales ¿Qué es lo que quiere?
Tiempo – Autodirección - Proceso
• Buscar tiempo para organizarse
• Identificar el objetivo de su trabajo
• Decidir cómo clasificar sus tareas en grupos
• Contrastar cada grupo con el objetivo de establecer
prioridades
• Analizar cada tarea y escoger una opción
• Cómo resolver productivamente cada tarea
Tiempo – Autodirección – “Consiguiendo + tiempo”

 Intente liberar un día. No interrupciones

 Escójalo en su agenda
 Lista de ayudantes y equipo de apoyo
 Trabaje en casa parte del día
 Primera fase: La preparación, en casa
 Dos montones de tareas: para delegar y para hacerlo
usted mismo
 Tiempo – Autodirección – Prioridades y opciones

 Desecharla. Necesaria, ¿qué podría pasar?

 Delegarla. Cómo delegar
 Aplazarla. No urgente. Plazo máximo
 Realizarla
 Organizar su tiempo
 Asignar tiempo para cada grupo. Prioridades
• Urgentes que puede delegar ahora
• Urgente importante
• Tiempo promedio a cada asunto
Tiempo – Toma de decisión
 ¿Cuál es el objetivo?
 Recopile la información posible
 Haga caso de su intuición
 No fuerce una toma de decisión
 Decisiones imprácticas
 ¿Le corresponde a usted tomar la decisión?
 Manténgase firme
 Tiempo – Interrupciones y crisis
Son parte de su trabajo
• Evite las que pueda.
• Acepte las inevitables.
• Identifique esas interrupciones:
• Teléfono
• Gente
• Usted mismo
Tiempo – Interrupciones y crisis
LAS INTERRUPCIONES DESTRUYEN EL BLOQUE DE
TIEMPO Y LA PRODUCTIVIDAD.

• Evite interrupciones
• Hágalas cortas.
• Regrese a donde estaba, no pierda el tiempo
quejándose
Tiempo – Teléfono
• Antes de llamar, planifique la conversación.
• Filtre y agrupe las llamadas por hacer, trate de apartar un
tiempo específico para llamadas.
• Trate de acortar la parte social de la conversación, vaya
directo al grano y permanezca en él.
• Si la conversación se extiende innecesariamente, busque
excusas para cortarla.
• Establezca periodos de tiempo donde no recibirá llamadas
sino sólo en casos de emergencia.
Tiempo – Visitas inesperadas

• Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados e

interrupciones.
• No permita que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
• Reciba a los visitantes fuera de ts oficina.
• No contribuya a conversaciones innecesarias.
• Promueva citas en vez de permitir visitas inesperadas.
• Aprenda a decir no, especialmente cuando le preguntan
¿Tienes un minuto?
Tiempo – Manejo de Juntas y
Reuniones
• Desaliente y discontinúe las reuniones innecesarias.
• Pregúntese si la reunión es realmente necesaria. ¿Una
conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es
necesaria mi presencia?
• Fíjase un límite de tiempo y ajústese a él.
• Prepárese para la reunión, resista las interrupciones,
manténgase en el tema.
• Minimice las conversaciones intranscendentes. No contribuya
a conversaciones innecesarias.
Tiempo – Correo electrónico
Deséchelo Ahora Hágalo Deléguelo Difiéralo

Segunda Opción
Primera Opción

Tercera Opción

Cuarta Opción
 ¿La información de este
correo está relacionada con Es una Acción Inmediata Es una Acción Inmediata Es una Acción Inmediata
un objetivo que actualmente que personalmente que se puede delegar a que no se puede
trabajo? puede completar si toma alguien. completar en menos de
 ¿Puedo encontrar esta
menos de 2 minutos. 2 minutos. Ud. debe
información en algún lugar
de internet, intranet o con un Y si es necesario, dé completarla.
colega? seguimiento a través de hacer
una copia en alguna categoría Transfiéralo a una fecha
 ¿Usaré esta información
de reuniones 1:1 ó AI: En específica.
como referencia en los
próximos 3 meses? espera de...
 ¿Requiero guardarlo? Es
información legal, RH,
Finanzas
Tiempo – Agenda exitosa
Nos servirá para establecer prioridades a las actividades
planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías:
• Prioridad A “Imprescindible de hacerse”
• Prioridad B “Debe hacerse”
• Prioridad C “Deseable de hacer”

Para poder determinar estas prioridades necesitamos tomar en

cuenta los siguientes criterios
• Juicio
• Relatividad
• Tiempo
 Tiempo – Agenda exitosa
Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores administradores de tiempo
que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas

por contestar o informes por revisar.

Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como

pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, etc.

Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro;

cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.
 Tiempo – Conclusiones
• El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo
perdido.

• Para mejorar la administración de su tiempo, empiece descubriendo en qué

y cómo lo está gastando actualmente.

• Desde el momento en que se organiza, el tiempo es un aliado.

• El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de

administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena
administración.

• Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden,

indecisión, perder de vista los objetivos y confundir lo importante con lo
urgente.
 Tiempo – Conclusiones
• La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.

• La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de

grupo. El trabajo en equipo implica coordinación de actividades, ayuda
mutua y sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y
efectivo cuando se practica en toda la organización.

• Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay

que preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente.

• El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida

que aumenta su nivel jerárquico.

• Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración ininterrumpida.

INSTRUMENTOS
DE APOYO
Hoja de Control Project

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Fase 1 Para modificar la escala de tiempo,

seleccione el objeto de escala de
tiempo y haga clic en Desagrupar
Fase 2 en el menú Dibujo.

Fase 3

Fase 4

Fase 5

Fase 6

Fase 7

¡A tiempo
 Anexo – Tablero de Control -
39
VISIÓN Objetivos

PERSPECTIVA FINANCIERA
Para satisfacer a Objetivos Medidores Metas Iniciativas
nuestro accionistas,
¿Qué objetivo
financiero debo
alcanzar?

PERSPECTIVA CLIENTES
Para alcanzar Objetivos Medidores Metas Iniciativas
nuestros objetivos
financieros, ¿Qué
necesidades del
cliente debemos
satisfacer?

PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS

Para satisfacer a Objetivos Medidores Metas Iniciativas
nuestro accionistas y
clientes, ¿Cuáles
procesos
empresariales
debemos mejorar?

PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

Para lograr nuestras Objetivos Medidores Metas Iniciativas
metas, ¿Cómo debe
aprender e innovar
nuestra organización?
Ejercicio: Manejo de mi tiempo
Hoja de Trabajo de la Semana del ___ al___

Objetivo Actividades Prioridad l m m j v s

Ejercicio: Realizando la Agenda

1. Concentrado de estrategias
2. Soluciones a distractores de tiempo
3. Diagrama de flujo “ideal - deseado”
4. Lead time de un proceso
5. Visión personal compartida
6. Hoja de trabajo semanal personal (4 estrategias)
• Semana 1 – Correctiva
• Semana 2 – Preventiva
Ejercicio: Hoja de Control
Responsables y Tiempos

Fecha de Fecha de
Ref Objetivo No. Responsable
Inicio Término
Actividades:

1
2
3
4
5

N
Ejercicio: Hoja de Control - Avance
Actividad Observaciones
25% 50% 75% 100%
 Ejercicio: Hoja de Control – Avance (Gantt)
43 Planeación
Pasos

Paso 1: Definir el destino

estratégico

Paso 2: Identificar los temas

claves que conduzcan
la estrategia

Paso3: Determinar los

objetivos y construir el
mapa de estrategia

Paso 4: Determinar los medidores y metas

Paso 5: Identificar Iniciativas

prioritarias

Paso 6: Plan para la

implementación
¡Muchas Gracias!