Como Escribir Procedimientos

01/99
CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS

E INTRUCCIONES DE TRABAJO ?
CERTIFICACIN ISO-9002
COORDINACIN DE ASEGURAMIENTO
DE CALIDAD
CUL ES MI PARTICIPACIN EN ESTE PROCESO ?
DIGA LO QUE HACE HAGA LO QUE DICE
MEDIANTE PROC. E SEGN PROC. E

INSTRUCCIONES INSTRUCCIONES
REGSTRELO
XITO EN FORMATOS,
BITACORAS
MEJREL0 REGISTROS.
ANLISIS.
1
PROCEDIMIENTO:
Documento que describe en forma general las actividades de un
trabajo/proceso.Un procedimiento es inter-departamental.
INTRUCCIN DE TRABAJO:
Documento que describe en forma detallada las actividades de un
trabajo/proceso.Una instruccin es intra-departamental.
INCIO FIN
INCIO FIN
2
La caracterstica que hace diferente un
procedimiento de una instruccin, es que en
un procedimiento intervienen varias
personas, y la instruccin de trabajo la
realiza una sola persona.
INCIO FIN INSTRUCCIN DE TRABAJO
INCIO FIN PROCEDIMIENTO
3
CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?
OBJETIVO GENERAL
ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA

LA ESCRITURA Y ESTRUCTURA LGICA Y
CRONOLGICA DE LOS
PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE
CALIDAD.
4
OBJETIVOS ESPECIFICOS
EL PARTICIPANTE SER CAPAZ DE :
1.- Entender la ESTRUCTURA de la documentacin de

un Sistema de Calidad y las diferencias entre los
elementos que lo conforman.
2.- Distinguir la diferencia entre el OBJETIVO Y
PROPSITO de un procedimiento.
3.- Establecer los lmites de aplicacin de un procedimiento
( ALCANCE ).
4.- Redactar un procedimiento siguiendo una secuencia
lgica y cronolgica de actividades y sin errores de
redaccin.
5.- Reconocer la diferencia entre REFERENCIAS, ANEXOS
Y REGISTROS DE CALIDAD.
5
PROPSITO
1.- Asegurar la uniformidad en la estructura y la

lgica de los procedimientos del Sistema de
Calidad.
2.- Evitar que la redaccin de procedimientos

sea confusa y que haya deficiencias en la
redaccin.
6
ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL

SISTEMA DE CALIDAD.
Define la POLTICA DE CALIDAD, NIVEL

OBJETIVOS, RESPONSABILIDADES. 1
PROCEDIMIENTOS
Definen QUIN? hace QU? NIVEL
DEL
SISTEMA DE CALIDAD y CUNDO?. 2
INSTRUCCINES DE TRABAJO Definen el CMO? se hace NIVEL

una operacin o proceso. 3
Es la EVIDENCIA
REGISTROS, REPORTES, GRFICAS de que el Sistema NIVEL
4
est funcionando.
7
OTRA DIFERENCIA ENTRE

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES
SON
PROCEDIMIENTOS
INTERDEPARTAMENTALES
SON
INSTRUCCIONES
INTRADEPARTAMENTALES
8
ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO
1.- OBJETIVO
2.- PROPSITO
3.- ALCANCE
4.- RESPONSABILIDADES
5.- PROCEDIMIENTO
6.- DEFINICIONES
7.- REFERENCIAS
8.- ANEXOS
9.- REGISTROS DE CALIDAD
10.- HISTORIA DE CAMBIOS
9
ESTRUCTURA DE UNA INSTRUCCIN

DE TRABAJO
1.- OBJETIVO
2.- PROPSITO
3.- ALCANCE
4.- RESPONSABLE *
5.- EQUIPO Y HERRAMIENTAS *
6.- DESCRIPCCIN DETALLADA DE
ACTIVIDADES *
7.- DEFINICIONES
8.- ANEXOS
10
1.- OBJETIVO
Expresa el QU? del procedimiento.
Escriba en forma breve y clara la finalidad
del procedimiento
El objetivo se relaciona con uno o varios

requerimientos de la norma ISO-9000.
Ejemplo: Establecer los lineamientos para la

correcta redaccin de los
procedimientos que integran el
Sistema de Calidad.
11
2.- PROPSITO
Expresa el PARA QU? del procedimiento.
Es decir, si nos hacemos la pregunta:

Para que se desea establecer lineamientos para la
escritura de procedimientos?
La respuesta a esta pregunta es el PROPSITO.
Ejemplo: Asegurar la uniformidad en la estructura

y la lgica de los procedimientos del Sistema de
Calidad
12
3.- ALCANCE
Es el DNDE?
Expresa el campo de aplicacin del

procedimiento considerando reas fsicas,
procesos, departamentos, o funciones, hasta
donde lleguen los lmites de aplicacin del
procedimiento.
Ejemplo:
Este procedimiento aplica a la escritura de
los procedimientos del Sistema de Calidad,
llamados tambin procedimientos de Nivel 2
13
Continuacin.
EJEMPLOS DE ALCANCES INCORRECTOS

1.- Este procedimiento aplica para EYCCSA.
2.- Este procedimiento aplica cuando surja

la necesidad .
14
Es el QUIN?
En esta seccin se incluyen los NOMBRES DE
LOS PUESTOS o funciones que realizan una
actividad en el procedimiento, y se escriben en el
orden en el que aparecen en el procedimiento con
sus responsabilidades descritas en forma breve.
En otras palabras, Quienes son los que estn

INVOLUCRADOS en las actividades del
procedimiento. ( Gte. de produccin, tcnico de
laboratorio.)
15
Continuacin.
Siga la estructura de sub-puntos e incisos

Ejemplo:
4.1.- Es responsabilidad del Gerente de Produccin:
a) .-
b).-
c).-
4.2.- Es responsabilidad del Coordinador ISO-9000
a).-
b).-
c).-
16
Continuacin.
IMPORTANTE
Use los organigramas oficiales para los nombres de

los puestos o funciones incluidas en el procedimiento.
De lo contrario un puesto puede ser llamado de
formas distintas, lo que puede provocar confusiones y
posibles errores.
17
4.- RESPONSABLE
En esta seccin se escribe el nombre del
puesto de la persona que desempea la
actividad en cuestin.
Use los organigramas oficiales para los

nombres de los puestos o funciones.
Ejemplo:
- Operador mquina mezcladora
- Auxiliar de laboratorio
18
5.- PROCEDIMIENTO
Es el QUIN? hace QU ?
A).- HAGA EL DIAGRAMA DE FLUJO

DEL PROCEDIMIENTO
B).- REDACTE EL PROCEDIMIENTO
19
A).-ELABORACIN DE UN DIAGRAMA DE FLUJO
1.- Seleccionar el proceso del cual se elaborar el

diagrama de flujo.
2.- Enlistar las actividades principales y quienes
las realizan.
3.- Dibujar el diagrama de flujo en orden secuencial.
4.- Verificar que el diagrama refleje la secuencia de

pasos del proceso.
20
Continuacin.
A).- SIMBOLOGA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO
Representa el inicio del proceso ( procedimiento )
INICIO
y siempre es el primer smbolo de todo diagrama de
flujo.
# PASO RESP. Representa una actividad del proceso o

procedimiento . La actividad se describe con un
ACTIVIDAD
verbo infinitivo ( Autorizar, Enviar, Tomar ).
En la esquina superior derecha se escribe el
nombre del puesto/funcin responsable de hacer la
actividad ( Gerente de Produccin, Gerente de
Industrializacin, Coordinador ISO-9000 ).
En la esquina superior izquierda se escribe el
nmero de paso designado para esa actividad
( 5.1, 5.2, 5.3 . )
21
Continuacin.
A).- SIMBOLOGA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO
Representa un documento al que se hace
DOCUMENTO referencia o se genera como resultado de una
actividad.
Se usa como conector cuando se tienen 2 caminos

a seguir despus de que una actividad que implica
DECISIN la toma de una decisin. Ejemplo: Verificar, Revisar
Confirmar, Comparar, Checar, etc.
Lnea de conexin entre smbolos, y adems

indica la direccin del flujo de operaciones.
Todos los smbolos deben de unirse entre si
por medio de esta flecha.
FIN Representa el final de un proceso (procedimiento )
22
EJEMPLO: INICIO
DIAGRAMA DE FLUJO 5.1 RESP. DEL

PROCED.
DE CMO HACER UN SELECCIONAR

DIAGRAMA DE FLUJO?. PROCESO
RESP. DEL
5.2 PROCED.
ENLISTAR LISTADO DE
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
1 PRINCIPALES
PRINCIPALES
RESP. DEL
5.3 PROCED.
LISTADO DE
DIBUJAR DIAGRAMA
ACTIVIDADES DIAGRAMA DE FLUJO
PRINCIPALES DE FLUJO
RESP. DEL
5.4 PROCED.
VERIFICAR DIAG.
VS. PROCESO
NO COINCIDE SI
1 CON PROCESO? FIN
23
B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTO
1).- Inicie la redaccin del punto 5 ( PROCEDIMIENTO ) siempre
con la leyenda :
En la redaccin de este procedimiento se sigue la secuencia de
actividades del diagrama de flujo del anexo 1.
2).- Escriba los pasos del procedimiento de manera objetiva, clara y

lgica y que reflejen la forma en que la actividad se lleva a la
prctica, respetando la secuencia del diagrama de flujo .
SIMPRE TIENE QUE HABER CONGRUENCIA Y CORRELACIN

ENTRE LOS PASOS DEL PROCEDIMIENTO ESCRITO Y EL
DIAGRAMA DE FLUJO.
VEA EL SIGUIENTE ESQUEMA PARA REAFIRMAR LO

ANTERIOR MENCIONADO ( DIAPOSITIVA # 20 )
24
INICIO 5.0 PROCEDIMIENTO

RESP. DEL
5.1 PROCED. 5.1 El responsable de escribir el
SELECCIONAR procedimiento selecciona el proceso del
PROCESO cual se elaborar el diagrama de flujo.
RESP. DEL
5.2 PROCED.
LISTADO DE
5.2 El responsable de escribir el
ENLISTAR
ACTIVIDADES ACTIVIDADES procedimiento enlista las actividades o
PRINCIPALES
PRINCIPALES pasos principales y quienes las realizan.
RESP. DEL
5.3 PROCED.
LISTADO DE
DIBUJAR EL DIAGRAMA 5.3 El responsable de escribir el
ACTIVIDADES
PRINCIPALES DIAGRAMA DE DE FLUJO procedimiento dibuja el diag. de flujo
FLUJO.
basado en la lista de actividades. Princ.
RESP. DEL
5.4 PROCED.
5.4 El responsable de escribir el
VERIFICAR DIAG.
VS. PROCESO
procedimiento verifica que las
actividades del diag. de flujo reflejen la
condicin actual del proceso:
NO COINCIDE a).- Si hay congruencia entre el
CON PROCESO ? proceso y el diagrama de flujo se da por
terminado el diagrama.
SI
b).- Si no, se repiten las actividades
FIN desde el paso 5.2.
25
Continuacin.
3).- En su redaccin use la estructura QUIN hace QUcomo
estructura bsica.
Sin embargo habr necesidad algunas veces de indicar tambin :
- Los apoyos o medios para realizar la actividad .
- Cundo y dnde se hace la actividad ?
- El o los productos de la actividad (Ej.: Documentos generados)
EJEMPLO: QUIN ? HACE QU ?
5.10 El responsable del procedimiento escribe el diagrama

de flujo de acuerdo al procedimiento PAC-02.
26
Continuacin.
4).- Evite entrar en detalles acerca del CMO se hacen las cosas
recuerde que usted est redactando un PROCEDIMIENTO
DEL SISTEMA DE CALIDAD y no una INSTRUCCIN DE
TRABAJO.
Si es necesario, haga referencia a otros documentos, como
mtodos, manuales, estndares tcnicos, etc.
EJEMPLO:
5.3 El tcnico de mantenimiento desensambla los
engranes de la mquina siguiendo los pasos y la
frecuencia con la que se indica en la Instruccin de
Trabajo IMT-02 para el mantenimiento correctivo
de la mquina CS-23,
27
5.- EQUIPO Y HERRAMIENTA

En esta seccin se escriben las herramientas
y equipos ( produccin/inspeccin) que son
utilizados para la instruccin en cuestin.
Ordene stas en orden alfabtico.

Ejemplo:
- Colormetro: Aparato que mide.
- Malla: Filtro utilizado ...
- Probeta graduada: Instrumento
28
6.- DESCRIPCIN DETALLADA DE

ACTIVIDADES
En su redaccin use la forma qu hace,
utilizando qu,? como estructura bsica.
Redacte las instrucciones siguiendo la
misma secuencia del diagrama de flujo.
Ejemplo:
6.1.- Verificar que la mquina est en buen estado.
6.2.- Tomar 100 gr. de la muestra con cuchara y
colocarla en vaso de precipitado.
29
6.- DEFINICIONES
1.- Escriba la definicin o interpretacin de todos los
trminos tcnicos, palabras en otro idioma que
no sean del dominio general y aquellos trminos
que solamente en ciertas reas se conocen, es decir
Trminos Coloquiales de la empresa.
EJEMPLO :
Bizcocho: Pieza de barro prensada y quemada que
se utiliza para pruebas de laboratorio.
2.- Ordene esta seccin alfabticamente.

3.- Si no hay definiciones por incluir, escriba la
leyenda NO APLICA .
30
7.- REFERENCIAS
1.- Escriba el ttulo de los documentos
internos/externos, que son requeridos para
la ejecucin del procedimiento pero que no
fueron generados por l mismo.
2.- Si se hizo mencin de un Procedimiento del
Sistema de Calidad o bien una Instruccin de
Trabajo, escriba su nombre y nmero.
3.- Si no se requieren de referencias, escriba la
leyenda NO APLICA .
31
8.- ANEXOS
1.- Escriba los formatos, etiquetas, tablas,
diagramas etc. Que se generan/usen por el
procedimiento y que se requieren para
evidenciar su implementacin.
2.- Estos documentos deben integrarse al formato
oficial para la escritura de procedimientos y no
solo como copias anexas, y as garantizar su
control por el procedimiento mismo.
3.- En el anexo 1 ponga siempre el diagrama de
flujo del procedimiento.
32

1.- Escriba en una tabla los nmeros y los
nombres de los reportes o registros que se
usan para demostrar la implementacin del
procedimiento as como el responsable de su
archivo y control y el tiempo mnimo de
retencin en ese archivo.
2.- Si no se generan registros, escriba la leyenda
NO APLICA .
33

1.- Indique en una tabla, las modificaciones
que sufri el procedimiento con respecto
a su revisin anterior, las razones del
cambio y la fecha en la que entra en
vigor la nueva revisin.
34

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DIGA LO QUE HACE HAGA LO QUE DICE

MEDIANTE PROC. E SEGN PROC. E

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INCIO FIN PROCEDIMIENTO

ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA

1.- Entender la ESTRUCTURA de la documentacin de

1.- Asegurar la uniformidad en la estructura y la

2.- Evitar que la redaccin de procedimientos

ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL

Define la POLTICA DE CALIDAD, NIVEL

INSTRUCCINES DE TRABAJO Definen el CMO? se hace NIVEL

OTRA DIFERENCIA ENTRE

ESTRUCTURA DE UNA INSTRUCCIN

El objetivo se relaciona con uno o varios

Ejemplo: Establecer los lineamientos para la

Es decir, si nos hacemos la pregunta:

Ejemplo: Asegurar la uniformidad en la estructura

Expresa el campo de aplicacin del

EJEMPLOS DE ALCANCES INCORRECTOS

2.- Este procedimiento aplica cuando surja

En otras palabras, Quienes son los que estn

Siga la estructura de sub-puntos e incisos

Use los organigramas oficiales para los nombres de

Use los organigramas oficiales para los

A).- HAGA EL DIAGRAMA DE FLUJO

B).- REDACTE EL PROCEDIMIENTO

A).-ELABORACIN DE UN DIAGRAMA DE FLUJO

1.- Seleccionar el proceso del cual se elaborar el

4.- Verificar que el diagrama refleje la secuencia de

# PASO RESP. Representa una actividad del proceso o

Se usa como conector cuando se tienen 2 caminos

Lnea de conexin entre smbolos, y adems

FIN Representa el final de un proceso (procedimiento )

DIAGRAMA DE FLUJO 5.1 RESP. DEL

DE CMO HACER UN SELECCIONAR

2).- Escriba los pasos del procedimiento de manera objetiva, clara y

SIMPRE TIENE QUE HABER CONGRUENCIA Y CORRELACIN

VEA EL SIGUIENTE ESQUEMA PARA REAFIRMAR LO

INICIO 5.0 PROCEDIMIENTO

EJEMPLO: QUIN ? HACE QU ?

5.10 El responsable del procedimiento escribe el diagrama

5.- EQUIPO Y HERRAMIENTA

Ordene stas en orden alfabtico.

6.- DESCRIPCIN DETALLADA DE

2.- Ordene esta seccin alfabticamente.

9.- REGISTROS DE CALIDAD

10.- HISTORIA DE CAMBIOS

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