Presentacion Practicas MSProject

Prcticas de MS Project
6: Introduccin a la Gestin de
Proyectos con MS Project
Principios De Project Management, 2006 1

Contenidos
1. Repasar los conceptos bsicos de gestin
de proyectos.
Partes de un proyecto:
Tareas
Hitos
Recursos
Herramientas diagramticas
Diagramas de Gantt
Diagramas PERT
Contenidos
2. Presentar las caractersticas de MS Project
Ejecutar la presentacin de MS Project
Manejo de archivos de proyectos
Manejo de visitas de proyectos
Manejo de informes de proyectos
3. Definicin de las tareas de un proyecto
Incorporar tareas y sus duraciones previstas
Definicin de hitos
Edicin de la lista de tareas
Tareas repetitivas

Qu es un Proyecto?
Antes del comienzo de un proyecto
Objetivos
Tareas
Quin se encarga? Cundo comienzan?
Cunto tardan?
Proyecto
Secuencia bien definida de eventos con un
principio y un final identificados, que se
centra en alcanzar un objetivo claro.
Qu es un Proyecto?

MS Project
Software para la gestin
de proyectos:
Organizar la informacin
acerca de:
La asignacin de tiempos
a las tareas, los costos
asociados y los recursos,
tanto de trabajo como
materiales, del proyecto
Para que se puedan respetar

los plazos sin exceder el
presupuesto y conseguir as
los objetivos planteados

MS Project
Pirmide

MS Project
Modo de Programacin
Programa el comienzo y el fin de una tarea
teniendo en cuenta:
Frmulas duracin = trabajo / esfuerzo de
recursos, donde:
Duracin es la cantidad de tiempo que transcurre
antes de que la tarea est realizada.
Trabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo
de tiempo para realizar una tarea.
Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los
recursos asignados a la tarea y su asignacin.
MS Project
Ejemplo modo de Programacin:
Si tres mecnicos trabajan dos das en una
tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias,
el trabajo de cada recurso es 16 horas (2
das * 8 horas)
El esfuerzo total de los recursos es de 24
horas al da (3 mecnicos * 8 horas)
El trabajo total en la tarea es 48 horas (2
das * 8 horas * 3 mecnicos)
La duracin es 2 das: 48 horas / (3
mecnicos * 8 horas)
Inicio en el uso

Entorno de Trabajo

Creacin de Nuevo Proyecto

Estadsticas del Proyecto

Barra de Vistas

Barra de Vistas

Barra de Vistas

Barra de Vistas

Barra de Vistas

Barra de Vistas

Barra de Vistas

Barra de Vistas

Barra de Vistas

Barra de Vistas

Barra de Vistas

La Escala temporal

Gestin de Tareas
Introducir y Organizar una
Lista de Tareas
Las Listas de Tareas
especifican los detalles
sobre una tarea, como el
nombre de la tarea, la
duracin, las fechas de
comienzo y finalizacin, las
predecesoras y los nombres
de los recursos.

Gestin de Tareas
Introducir y Organizar una Lista de Tareas
Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar
Se realiza una estimacin del tiempo que llevar
realizar cada tarea -> Duracin
MS Project utiliza las duraciones para calcular la
cantidad de trabajo que ha de realizarse en en la tarea.
Nota: No se debe especificar las fechas en los campos
Comienzo y Fin de cada tarea. MS Project calcula las fechas de
comienzo y fin basndose en la relacin existente entre las
tareas.

Gestin de Tareas
Introducir y Organizar una Lista
de Tareas
Incorporar una Tarea:
Escribir Nombre en el Campo
Nombre de Tarea
2 Clases de Tareas:
Tareas Normales
Tareas Repetitivas
Ej: Reuniones Semanales

Gestin de Tareas
Especificar una Tareas Normal:
1. En el men Ver, click en Diagrama de Gantt
2. En el campo Nombre de Tarea, escribir el nombre de una
tarea y, a continuacin, presionar la tecla TAB
3. MS Project introduce una duracin estimada de un da para
la tarea, seguida de un signo de interrogacin
4. En el campo Duracin, escribir la cantidad de tiempo que
llevar cada tarea en meses, semanas, das, horas o minutos,
sin contar los perodos no laborales. Se pueden usar las
abreviaturas : meses = ms, semanas = s, das = d, horas = h,
minutos = m.

Gestin de Tareas
Informacin de Tarea Normal

Gestin de Tareas
Especificar una Tarea Repetitiva:
1. En el campo Nombre de Tarea, seleccionar la fila debajo de
la cual deseamos que aparezca la tarea repetitiva.
2. En el men Insertar, hacer click sobre la tarea repetitiva.
3. En el campo Nombre de Tarea, escribir el nombre de la tarea
4. En el campo Duracin, escribir la duracin de 1 realizacin
de la tarea
5. En Patrn Repeticin seleccionar:
Diariamente, Mensualmente o Anualmente

Gestin de Tareas
Especificar una Tarea Repetitiva
6. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente
o Anualmente, especificar la frecuencia de la tarea
7. En Intervalo de repeticin, escribir la fecha de comienzo en
el cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccionar Terminar
despus de o Terminar el
8. Si ha seleccionado Terminar despus de, escriba el nmero
de ocurrencias de la tarea
9. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que
desea que termine la tarea repetitiva

Gestin de Tareas
Introducir y Organizar una Lista de
Tareas
Informacin de Tarea Repetitiva

Gestin de Tareas
Especificar una Duracin
Es un perodo total de trabajo activo necesario
para completar una tarea
La duracin transcurrida es el perodo de
tiempo necesario para completar una tarea
Se toma como base un da de 24 horas y una semana
de 7 das, incluyendo los das festivos o feriados y
otros das no laborales
Los valores de duracin van seguidos de una
abreviatura de unidad de tiempo
Gestin de Tareas
Especificar una Duracin
Cuando se introduce una tarea, MS P le asigna
autaomticamente una duracin estimada de un
da
Una duracin estimada es una duracin para la
cual la informacin de que dispone slo permite
determinar un valor provisional no definitivo.
Se representa mediante un signo de interrogacin

Gestin de Tareas
Crear un Hito:
Un hito es una tarea sin duracin (cero das) que se
utiliza para identificar sucesos significativos en la
programacin, como la finalizacin de una fase
importante.
Una Fase es un grupo de tareas relacionadas que
completa una etapa importante de un proyecto.
Para crear un hito:
En el campo Duracin, haga click en la duracin de la tarea
que desee convertir en un hito y escribir 0d.
Los Hitos son puntos de referencia y se utilizan para
controlar el progreso del proyecto.
Gestin de Tareas
Crear un Hito
Las tareas con duracin
cero se muestran
automticamente como
hitos pero se puede
marcar como hito
cualquier otra tarea con
cualquier duracin.

Gestin de Tareas
Esquematizar Tareas:
El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en
bloques ms manejables
Se pueden aplicar sangras a las tareas relacionadas
para situarlas bajo una tarea ms general, creando una
jerarqua
Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases
Las tareas con sangra que aparecen debajo de la tare de
resumen son subtareas
Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen
se determinan en funcin de las fechas de comienzo y
fin de su primera y ltima subtarea.

Gestin de Tareas
Esquematizar Tareas:

Definicin de tareas y sus

Dependencias

Estructura de Descomposicin de
Trabajos
Las tareas definen el mbito del proyecto
Al identificar las tareas se deben organizar en
una jerarqua llamada WBS:
Lista de tareas a realizar en una secuencia
determinada relacionada con la naturaleza del
proyecto
Secuencial: Preparar cimientos antes de subir paredes
En paralelo: Electricidad y Fontanera en un edificio
Habr tareas con dependencias temporales

Dependencias entre Tareas
Las tareas se vinculan definiendo una dependencia
entre sus fechas de comienzo y de fin
Cuatro tipos de dependencias entre tareas:

Vinculacin de Tareas
Establecer Dependencias entre Tareas:
Seleccionar Vista Diagrama de Gantt
En el campo Nombre de Tarea, seleccionar dos o ms
tareas que desee vincular.
Click en Vincular tareas

Gestin de tareas
Vinculacin de Tareas (otra forma):

Tiempos de Posposicin y Adelanto
Tiempo de Adelanto: especifica superposicin entre tareas que
tienen una dependencia. Se indica con un valor negativo en
campo Pos (informacin Tarea-Predecesoras)
Tiempo de Posposicin: retraso entre tareas que tienen una

dependencia. Se indica con un valor positivo en campo Pos
(informacin Tarea-Predecesoras

Tiempos de Posposicin y Adelanto
Gestin de Dependencias
Tiempos de Adelanto y Posposicin

Camino Crtico
Identifica las tareas que son crticas para la
duracin del proyecto
Tareas Crticas
No puede incrementarse su duracin o cambiar
su fecha de inicio sin afectar a la finalizacin
del proyecto
No tiene margen de demora

Camino Crtico
Formato Asistente Diagramas Gantt

Formulario de Tareas

Trabajo con Recursos

Introduccin
Recursos: Personas, lugares y elementos
necesarios para realizar una tarea.
Con la asignacin de recursos a las tareas:
Se controla mejor el trabajo necesario para realizar una tarea
Coste del trabajo necesario
Progreso del Proyecto
Cada tarea necesita tener asignada los recursos
necesarios para llevarla a cabo
Mnimo 1 recurso
Nombre del Recurso:
Genrico -> Auxiliar Administrativo
Especfico -> Juan Prez
Introducir Recursos (cuadro dilogo Asignar
Recursos)

Introducir Recursos (Hoja de recursos)

Tipos de Recursos:
Recursos de Trabajo
Personas y el Equipamiento que completan las tareas
empleando tiempo (o trabajo) en las mismas.
Al configurar un recurso de trabajo, se hace en el contexto del
tiempo.
Los recursos materiales
Suministros, artculos u otros productos consumibles utilizados
para completar como personal y equipamiento, que utilizan
tiempo en vez de material para completar las tareas.

Configuracin Recursos de Trabajo
Se hace en el contexto del tiempo
Un nuevo recurso de trabajo se define indicando la cantidad de
tiempo, o capacidad mxima, que el recurso va a dedicar al
proyecto en conjunto:
Tiempo completo (100%), tiempo parcial (< 100%) o mltiple (>
100%)
De la misma manera, al asignar un recurso de trabajo a una tarea,
se especifica la parte de tiempo del recurso disponible para la tarea
-> Unidades de asignacin
El recurso puede estar asignado a tiempo completo (100%), a
tiempo parcial (por ejemplo 20%, con el tiempo restante disponible
para otras asignaciones), o mltiple (por ejemplo, 200% para dos
tcnicos operarios asignados a una tarea)

Configuracoin Recursos Materiales:
Se define la etiqueta de material, o unidad de medida, para el material.
Ejemplo de etiqeutas son metros cbicos, toneladas y cajas.
Cuando se asigna un recurso material a una tarea, se especifica el
consumo de material para la asignacin
Por ejemplo, 10 kilmetros de FFOO para una asignacin especfica.
Se puede establecer si el uso del material est basado en el tiempo

(consumo de material variable) o no (consumo de material fijo)
Los recursos materiales son diferentes de los recursos de trabajo en varios
aspectos:
Los campos de tasa de horas extra y de grupo de trabajo estn desactivados.
La disponibilidad de unidades no puede especificarse.
Los recursos materiales no se redistribuyen.
Los recursos materiales no utilizan calendarios de recursos.
El costo por uso funciona de manera diferente que para recursos de trabajo.

Asignacin de Recursos
Introducir Informacin para un Recurso

Trabajar con Recursos
Disponibilidad de un Recurso
Perodo de tiempo de trabajo que puede programarse para trabajar
en tareas. Determinada por:
Los perodos laborales especificados en el calendario de recursos.
Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto.
La disponibilidad de unidad de recursos durante un perodo de tiempo
dado; por ejemplo 50%, 100% o 250%
La disponibilidad de los recursos se aplica slo a recursos de
trabajo
Calendario del proyecto (cambiar calendario laboral) para definir los
perodos y das laborales y no laborales de todos los recursos del
proyecto.
Calendario de recursos para definir excepciones a perodos laborales
para recursos individuales;
Por ejemplo para das no laborales o vacaciones
Si un recurso no comienza o termina al mismo tiempo
que la fecha de comienzo y fin del proyecto, se pueden
especificar las fechas de comienzo y fin de
disponibilidad del recurso (cuadro de dilogo
Informacin del recurso)
Disponibilidad de unidad del recurso para el proyecto
en conjunto:
Tiempo completo (100%), tiempo parcial, o mltiple.
En Informacin del recurso se puede especificar que una
disponibilidad de unidad de recurso vare en diferentes
perodos de tiempo durante el proyecto.


Asignacin de los Recursos a Tareas:
1 Recurso a 1 Tarea
Varios Recursos a 1 Tarea
1 Recurso a Varias Tareas

Asignacin de los Recursos a Tareas:

Gestin de Costos
En Project hay 2 tipos de Costos:
Por Recursos
Cada recurso tiene sus costos asociados
Fijos de Tareas
Se usan cuando la tarea en s tiene un costo asociado
Por ejemplo, si una tarea se est realizando por un recurso de precio fijo
(contratado) se introduce un costo fijo a la tarea sin asociarle costos de
recursos.
Costos por Uso
Costos asociados a un recurso o tarea que se cargan una sola vez
independientemente de la duracin de la tarea o el nmero de
unidades de un recurso asignado a la tarea
Ejemplo, pagar tarifa de transporte de equipamiento a una obra.

Gestin de Costos
Costo Fijo en una Tarea:
Ver Tabla Costo
El costo fijo de una tarea no se carga al proyecto hasta que

no termina la tarea

Gestin de Costos
Costos de un Recurso
Trabajo Basados en Tasas:
Costos de recursos de trabajo, como personas o equipos, a los que ha
asignado tasas estndar y (si es necesario) tasas de horas extra,
normalmente por hora
Cuando asigna un recurso a una tarea, MS P calcula el costo total del
recurso utilizando las tasas de recursos por horas que haya
introducido y el tiempo empleado en llevar a cabo la tarea
Materiales Basados en Tasas:
Son costos de recursos materiales consumibles, como materiales de
redes o suministros, a los que ha asignado tasas estndar
Las tasas de recursos materiales se asignan por unidad de material,
como tasa por metro o tasa por tonelada
Cuando asigna un recurso material a una tarea, MS P calcula los
costos totales materiales utilizando la tasa de recurso material que ha
introducido y la cantidad de material necesario para completar la tarea

Gestin de Costos
Costo de un Recurso

Gestin de Costos
Tablas de Tasas de Costos:
Conjunto de tasas de recursos y costos por uso para recursos
materiales y de trabajo
Hasta 25 niveles diferentes para introducir futuros cambios de
tasas, como aumento de tasas de pago o mejoras materiales, y es
posible especificar la fecha en que deben entrar en vigor esos
cambios
Por ejemplo, si sabe que un recurso va a tener un aumento en la pega
dentro de seis meses, puede hacer que MS P empiece utilizando
automticamente la nueva tasa en el momento que se especifique.
Hay cinco tablas de tasas de costo (de la A a la E) lo que supone
cinco grupos de diferentes tasas que puede cargar un recurso para
diferentes tipos de trabajo

Gestin de Costos
Tablas de Tasas de Costos:

Gestin de Costos
Aplicar una Tabla de Tasa de Costo en
una Tarea:
Vistas Uso de Tareas

Gestin de Costos
Aplicar una Tabla de Tasa de Costos en una Tarea:
Informacin de Asignacin:
La nueva tasa se aplica

Y se recalcula el nuevo
costo de la tarea

Acumulacin de Costos:
Comienzo
Costos de los recursos efecto al comienzo de la tarea
Fin
Costos recursos efecto al fin de la tarea
Prorrateo (por defecto)
Su acumulacin se distribuye a lo largo de la duracin
Calendarios
Crear un Calendario para una
Tarea:
Men Herramientas ->
Cambiar calendario laboral
En el cuadro Nombre, escribir
el nombre del nuevo calendario
Opciones:
Para comenzar con un
calendario predeterminado,
click en Crear nuevo
calendario base.
Para crear un nuevo
calendario base a partir de un
calendario existente, hacer
click en Hacer una copia del
y, a continuacin, en el
nombre del calendario que
aparece en el cuadro.

Calendarios
Crear un Calendario para una
Tarea:
Hacer los cambios en el
calendario:
Cambiar das especficos
Seleccionar das no
adyacentes (CTRL+click),
adyacentes (MAYU+click)
Cambiar un da de la semana
en todo el calendario
Establecer Fechas
Predeterminadas (Pred,
Perodo no lab, Perodo lab
pred)
En Perodo laborable no
predeterminado seleccionar
horario (desde-hasta)
Calendarios
Crear un Calendario para una Tarea:
Despus de crear el calendario hay que asignarlo a
alguna tarea

Calendarios
Asignar y cambiar el Calendario de un Recurso

Gestin de las Cargas de Trabajo de

los Recursos y Delimitaciones de
Tareas

Introduccin a la Programacin con
Recursos
A medida que avanza la planificacin se realizan
ajustes para reflejar:
El alcance del proyecto
Las asignaciones del proyecto
Otra nueva informacin
Los cambios en los recursos afectan a la
Programacin del Proyecto
Cuando se modifica una asignacin:
Se recalcula la programacin inmediatamente
Importante considerar:
Mtodo de Programacin
Configuracin del tipo de tarea
Tipos de Programacin
Programacin Condicionada por el Esfuerzo:
Alarga o Reduce la Duracin de una tarea para adaptarla a los
cambios en los recursos
No cambia el trabajo (esfuerzo) total de la Tarea
Ejemplo
Una tarea puede necesitar 32 horas de trabajo para su finalizacin,
pero puede tener programada una duracin de 2 das.
Para completar la tarea en 2 das, se deben asignar dos recursos, que
tienen que trabajar 8 horas diarias cada uno.
Si se quitase un recurso de la tarea, la duracin se alargara a 4 das,
mientras que el esfuerzo necesario para completarla (32 horas) no
variara.
Slo es aplicable a recursos que se agregan o se quitan en una tarea

Tipos de Programacin
Programacin Condicionada por el Esfuerzo:
Es la que usa Project por defecto
Puede cambiarse:
Tareas individuales (Informacin de la Tarea Avanzado)
Todas las nuevas tareas creadas en un proyecto
Opciones-Herramientas-Programacin-Desactivar casilla
La configuracin del tipo de tarea influye en cmo se
programan las tareas:
Tres tipos de tareas
Unidades Fijas
Duracin Fija
Trabajo Fijo
Ecuacin bsica: Trabajo = Duracin * Unidades

Perfiles de Trabajo
Creacin (predefinido):
Cuando se asigna un recurso a una tarea el trabajo total de la tarea
se distribuye (por omisin) uniformemente a lo largo de la tarea ->
Perfil Uniforme
Perfil -> Cmo se distribuye el trabajo programado para un recurso
a lo largo de la duracin de una tarea
Perfiles Preestablecidos (Informacin de la Asignacin)
Uniforme (horas de trabajo uniformes vs duracin tarea)
Creciente (pocas horas principio y se incrementa gradual hasta 100%)
Decreciente (100% principio y se decrementa gradual)
Dos picos (nmero de horas sube 2 veces al 100%)
Pico inicial (nmero de horas sube al 100% en el primer cuarto de la
duracin)
Pico final (nmero de horas sube al 100% en el ltimo cuarto de la
duracin)
Campana
Campana achatada

Perfiles de Trabajo

Programacin de un Proyecto
Programacin de un Proyecto a partir de la fecha de fin:
La mayora de programaciones de proyectos a partir de fechas
inicio proyecto
Usos:
Hay ocasiones en las que es necesario programar respecto fecha fin:
Ejemplo: Terminar un proyecto para una fecha concreta.
Encontrar las fechas ms tardas para realizar las tareas (an sabiendo
la fecha de comienzo)
Al programar desde fecha fin se calcula la fecha de comienzo de
un proyecto para que pueda comenzar a tiempo
Proyecto Informacin del Proyecto Programar a Partir de
Fecha Fin

Introduccin
Conflictos en Recursos
Se producen cuando un recurso est programado para
realizar ms trabajo del que puede llevar a cabo en el
perodo laborable disponible
Se identifican en Rojo:
Forma de resolverlos
Automtico (Project)
Ajustes automtico -> Retrasar o Dividir Asignaciones de
recursos o tareas
Manual -> Usando tcnicas de programacin en Project

Introduccin
Ejemplo SobreAsignacin:

Carga de Trabajo
Visualizacin de las cargas de trabajo de recursos y
asignaciones de tareas:
Ayuda a identificar hasta qu punto hay SobreAsignacin
Barra de Herramientas Administracin de Recursos:

Vistas
Vista Asignacin de Recursos:

Ver Sobre-Asignaciones
Ir a la Sobre-Asignacin siguiente:

Resolucin de Conflictos de
Recursos
No todas las sobre-asignaciones se pueden
resolver:
Las inferiores a una hora por da o un da a la semana
podran quedarse sin resolver
Estrategias:
Redistribucin Automtica de los Recursos:
Se atrasan o se dividen las tareas
Redistribucin Manual de Sobreasignaciones de
recursos:
Cuando la redistribucin no resuelve los conflictos como se
desea

Recursos
Redistribucin Automtica:
Las asignaciones seleccionadas se distribuyen teniendo en
cuenta:
Capacidad de trabajo, unidades de asignacin, calendario del
recurso, duracin y delimitaciones de las tareas
Cuadro Dilogo Redistribuir Recursos:

Recursos
Cuadro Dilogo Redistribuir Recursos:
Clculo Redistribucin
Automtica (ante cambios planificacin)
Manual (slo cuando se pulsa Redistribuir Ahora)
mbito Redistribucin
Todo el Proyecto (predeterminado)
Tareas en un rango de fechas determinado
Resolucin sobre-asignaciones
Orden de redistribucin
Slo Identificador -> Comprueba tareas en orden ascendente de su Id
Estndar (pred) -> Comprueba tareas orden dependencias con
predecesoras, demora disponible, fechas, prioridades, delimitaciones
Prioridad, estndar -> 1 prioridad, luego igual estndar
Margen de demora permisible -> Slo aquellas tareas que no afectan a
la fecha fin del proyecto
Asignaciones y divisin de tareas
Recursos
Resolucin Manual de Sobre-asignaciones:
Automtica (a veces):
No resuelve todos los conflictos de recursos
Ajustes no deseados
Sugerencias Redistribucin Manual:
Incrementar la capacidad mxima del recurso
Reprogramar la tarea que he creado la sobre-asignacin
Aadir horas extras
Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas
Suprimir el recurso si no es importante para la tarea
Sustituir el recurso sobre-asignado por un recurso infrautilizado
Ajustar el calendario para ampliar los das y horas laborales del
proyecto o recurso
Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso

Recursos
Resolucin manual de sobre-asignaciones:
Incremento de la capacidad mxima de un recurso:

Recursos
Resolucin Manual de sobre-asignaciones:
Cambio del Trabajo en una asignacin de Tarea:
Slo debe hacerse tras analizar el trabajo necesario para realizar la
tarea

Programacin de las delimitaciones
de Tareas
Introduccin
Pueden aparecer situaciones en las que es necesario
comenzar o terminar tareas en una fecha exacta o
aproximada
Cuando se impone una limitacin en fecha comienzo o
fin se pierde flexibilidad ante cambios programacin
En Project todas las tareas son programadas para
ocurrir tan pronto como sea posible en base a la fecha
de comienzo del proyecto
Project controla delimitaciones y avisa ante generacin
de conflictos
de Tareas
Restriccin de Fechas de
Comienzo y Fin Tarea
Delimitacin -> Restriccin
comienzo o fin tarea
Tipos de Delimitacin:
Flexible: No est ligada
a una fecha especfica
Inflexible: Ligada a una
fecha especfica
Su tipo depende de que el
proyecto est programado
a partir de la fecha de
comienzo o de fin
Informacin de la Tarea
Avanzado Tipo
Delimitacin - Fecha
de Tareas
Aplicacin de Delimitaciones Flexibles:

de Tareas
Aplicacin de una delimitacin flexible:

de Tareas
Aplicacin de Delimitaciones Inflexibles:

de Tareas
Aplicacin de una delimitacin inflexible:

de Tareas
Programacin de delimitaciones que crean
conflictos:
Cuando se produce un conflicto -> Asistente Planeacin

Lnea Base
Definicin de una Lnea de Base
Creada la Programacin y resueltos los conflictos (recursos y
tareas) se tiene la mejor estimacin
Antes de que comience la 1 Tarea del proyecto es necesario
definir una lnea de base:
Instantnea tomada en un momento concreto del proyecto
til para comparar la programacin planificada con versiones
posteriores de la programacin para ver los cambios obtenidos
Una lnea de base es fundamental para llevar a cabo un seguimiento
del progreso
Si crea una lnea de base, controla el progreso viendo las
variaciones entre las estimaciones de la lnea de base y los datos
programados
Definicin de una Lnea Base:
Herramientas Seguimiento Guardar Lnea Base
Proyecto Completo

Lnea Base
Informacin Guardada en Lnea Base:
Tareas
Fechas de comienzo y fin
Duraciones
Trabajo
Costos
Tareas divididas
Trabajo de fase temporal
Costos de fase temporal
Recursos
Trabajo, costos, trabajo de fase temporal, costos de fase temporal
Asignacin
Fechas de comienzo y fin, Trabajo, Costos, trabajo de fase temporal
Costos de fase temporal

Lnea Base
Qu hace Project con los datos?
Guarda los datos de la misma como parta del archivo
del proyecto
Una lnea de base no es un archivo independiente
Por ejemplo, cuando se guarda una lnea de base, MS P copia
la informacin de los campos Comienzo y Fin en los campos
Comienzo previsto y Fin previsto.
Se pueden modificar los datos de la lnea de base para ajustar
los cambios realizados en el proyecto como combinar, agregar
o eliminar tareas.
Tambin se pueden eliminar todos los datos de una lnea de
besa, borrando sta, si por ejemplo, el proyecto ha concluido y
se desea utilizar el plan como plantilla de futuros proyectos.

Lnea Base
Cundo se debe crear?
Lo ideal es crearla despus de elaborar y perfeccionar el plan el
proyecto
Dado que la lnea de base proporciona los puntos de referencia con
los que se puede comparar el progreso del proyecto real, debe incluir
las mejores estimaciones de duracin de las tareas, de las fechas de
comienzo y fin, de los costos y de otras variables del proyecto que
desee controlar.
Si la informacin de la lnea de base difiere de los datos actuales,
significar que el plan original no es preciso
Normalmente, esta diferencia se produce si ha cambiado el mbito o
la naturaleza del proyecto.
Si los participantes del proyecto estn de acuerdo en que la diferencia
los justifica, entonces en cualquier momento durante el proyecto
podr modificar o adaptar la lnea de base.

Lnea Base
En qu se diferencia un plan previsto de un plan
provisional?
Una lnea de base es el conjunto original de estimaciones de fechas
de comienzo y fin, duraciones, trabajo y costo que guarda despus
de concluir y perfeccionar el plan del proyecto, antes de que ste
comience
Es el principal punto de referencia para medir los cambios que se
producen en el proyecto
Guarda casi 20 datos, incluidos totales e informacin de fase
temporal de tareas, recursos y asignaciones
Un plan provisional es un conjunto de datos actuales que se
guardan despus de comenzar el proyecto y se comparan con la
lnea de base para evaluar el progreso
Un plan provisional slo guarda dos datos: la fecha de comienzo y
la fecha de fin de la tarea actual. Se pueden guardar hasta 10 planes
provisionales
Lnea Base
Creacin de Planes Adicionales
Un plan provisional se guarda en ciertas fases de un proyecto
1. Herramientas Seguimiento Guardar lnea de base
2. Guardar plan provisional
3. Copiar click en el nombre del plan provisional actual
4. En el cuadro EN, click en un nombre para el siguiente plan
provisional o especifique un nuevo nombre
5. Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para guardar la
parte de la programacin que desee
Despus de guardar un plan provisional, se pueden ver las fechas
de comienzo y fin del plan insertando sus campos en una vista de
hojas de tareas
Por ejemplo, si ha guardado tres planes provisionales, puede ver las
fechas guardadas en el tercer plan insertando los campos Comienzo3
y Fin3 en la vista Hoja de tareas

Presentacin de las Delimitaciones
del Proyecto
Formas de mostrar delimitaciones
Indicadores de Delimitacin
Fechas de Delimitacin (Hojas Tareas Tabla Fechas
Delimitacin)

Seguimiento y Control de un
Proyecto

Introduccin
Seguimiento:
Proceso de recoger e introducir informacin de las tareas en la
programacin
Ej: fechas reales de comienzo o fin
Se puede obtener ventaja sobre tareas que se adelantan respecto de
su duracin prevista
Se pueden tomar decisiones ante tareas que se retrasan de acuerdo
a lo previsto
Se basa en la introduccin de informacin de ejecucin real del
proyecto
Objetivos
Controlar el progreso actual de las tareas
Dividir tareas para reprogramar el trabajo de una tarea
Comparar datos de la lnea de base con la informacin actual y real

Seguimiento del Progreso
Cuando se inicia el trabajo del proyecto se puede
comenzar el seguimiento
Cuando se introduce el progreso real de las tareas
el proyecto se recalcula automticamente
Las tareas que no han progresado son reprogramadas en
base a los datos actuales, dependencias tareas, recursos
y limitaciones
Tres tipos de fechas para cada tarea:
Prevista
Real
Actual

Fases del proyecto:
Planificacin -> Fechas Previstas
Una vez definida lnea base:
Fechas Previstas -> Fechas actuales
A medida que se van realizando tareas, las fechas previstas y las fechas
reales van coincidiendo
Cuando termina el proyecto, coinciden todas las fechas previstas y reales
Seguimiento en Project

Introduccin de la Informacin del Progreso Real:
Project permite introducir 5 tipos de datos reales:
Fechas reales de comienzo y fin
Porcentaje Completado
Duracin real y duracin restante
Trabajo real y trabajo restante
Costos reales y costos restantes
Posibilidades:
Actualizar Tarea
Informacin de la Tarea
Tabla de Seguimiento
Barra Herramientas Seguimiento

Introduccin de una fecha real de fin para las
tareas:
Ejemplo: Seguimiento.mpp
Seleccionar Escribir Propuesta
Herramientas Seguimiento Actualizar Tareas

Introduccin de una fecha real de fin para las tareas:

Introduccin de duraciones reales y restantes:
Seleccionar Negociar Nuevo Alquiler

Introduccin de una fecha real de fin para las
tareas:

Introduccin de un porcentaje completado:
Ms Vistas Hoja de Tareas
Ver Tabla Seguimientos Barra Herramientas Seg
Seleccionar Terminar Dibujos
Barra Seguimiento pulsar 75% completado
Fecha de comienzo real como prevista

Las duraciones real y restante se actualizan segn los
programado
Introduccin del trabajo real:
Ms Vistas Uso de Tareas
Formato Detalles Trabajo Real
Ver Tabla Seguimiento
Seleccionar Terminar Dibujos

Divisin de Tareas:
Una tarea puede ser dividida o reprogramada para
interrumpir el trabajo y reanudar el restante en un punto
posterior de la programacin
Modos de interrupcin:
Lo sabemos en la planificacin (al crearla)
Se interrumpe una vez comenzada
Barra Herr. Estndar Dividir Tarea Puntero Mouse

Actualizacin del resto del Proyecto:
Tareas que no tienen lugar segn lo previsto tienen que
ser actualizadas antes de actualizar el resto de la
programacin
Tareas segn lo previsto -> Actualizar Proyecto o
Actualizar segn Programacin

Actualizacin del proyecto segn la
programacin:
Herramientas Seguimiento Actualizar
Proyecto
Actualizar Trabajo Completado Al -> (Fecha
Nueva)
La programacin ser actualizada hasta la nueva
fecha.
Opcin Porcentaje Completado
Opcin Proyecto Completo
Comparacin de una lnea base con los datos
reales:
Lnea Base
Base para comparar costos, trabajo y fechas para todas las
tareas y recursos
Al comparar el proyecto con la lnea base se puede
controlar:
Las tareas se realizan segn lo programado
Los recursos estn desarrollando su trabajo
Costos no se salen del presupuesto
Las lneas base y datos reales pueden verse:
Grficamente en diagramas
Numricamente en Tablas

Comparacin de una lnea base con los datos reales:

Mostrar el Diagrama de Gantt de Seguimiento:
Barra Vistas Gantt de Seguimiento

Vistas en Tablas

Visualizacin de Lneas de Progreso:
Lnea Progreso es la representacin visual del progreso
de un proyecto
Pueden dibujarse en Vistas Diagramas Gantt y Gantt
Seguimiento
Picos a la izquierda trabajo retrasado vs previsto
Picos a la derecha trabajo avanzado vs previsto
Modos:
Seguimiento Agregar Lnea Progreso
Cuadro Dilogo Lneas de Progreso

Aplicacin de Lneas de Progreso:

Seguimiento de Costos
Proyecto Informacin Proyecto - Estadsticas

Ver Costos de Tareas
Ver Diagrama Gantt
Ver Tabla Costo

Ver Costos de Recursos
Ver Hoja de Recursos
Ver Tabla - Costos

Ejemplo de Seguimiento de Costos:
Tarea Probar el programa en el plan del proyecto y se asigna un revisor
del contrato a dicha tarea a un costo de $ 40 por hora
Se especifica una duracin de 10 das (8 horas por da) y despus se
guarda una lnea de base
Transcurridos cinco das, se determina que la tarea est a medio
terminar y se marca en MS P como completada al 50%
En la vista Hoja de tareas, se aplica la tabla Costo
En el campo Costo previsto, MS P muestra el costo previsto de la tarea,
$3.200, que ha calculado multiplicando la estimacin original de 10 das de
duracin (80 horas) por la tasa estndar del revisor de $ 40 por hora.
Puesto que la tarea no ha ocasionado ningn costo no planeado en los
cinco primeros das, el Campo real muestra exactamente el costo real de la
tarea hasta la fecha. En este caso, costo real = trabajo real * tasa estndar o
40 horas * $ 40 por hora = $1.600 (trabajo de horas extra, costos por uso y
costos fijos tambin pueden incluirse en un costo real).

Seguimiento del Proyecto
Ejemplo de Seguimiento de Costos:
El costo restante se calcula mediante la frmula costo
restante = trabajo restante * tasa estndar o 40 horas *
$40 por hora = $1.600
En el campo Costo total, MS P muestra el costo
programado, que calcula de acuerdo a la frmula costo
programado = costo real + costo restante o $1.600 +
$1.600 = $3.200
Como el costo programado es igual al costo previsto, el
campo Variacin muestra una variacin de costos de $0,
lo que significa que la tarea se ajusta exactamente al
presupuesto

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Definicin de tareas y sus

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Tiempo de Posposicin: retraso entre tareas que tienen una

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Trabajo con Recursos

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Se puede establecer si el uso del material est basado en el tiempo

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El costo fijo de una tarea no se carga al proyecto hasta que

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