Sistema Integrado de Gestin - SIG

Acciones Correctivas y
Acciones Preventivas
Agosto 2016

rea de Racionalizacin y Gestin Institucional

 Uso Interno

Agenda

1 Introduccin

2 Trminos y definiciones

3 Fuentes de no conformidades reales y potenciales

4 Procedimiento para la Gestin de Acciones Correctivas y

Preventivas
5 Identificacin de la NC/NCP

6 Herramientas de Calidad para la Identificacin de la causa

raz

7 Determinacin del Plan de accin

8 Seguimiento
1. Introduccin
 Video

Accin Correctiva y Accin Preventiva

2. Trminos y Definiciones
 Uso Interno

2. Trminos y Definiciones

Incumplimiento de un Accin inmediata tomada

No requisito (necesidad o Correccin para eliminar una No
Conformidad expectativa). Conformidad.

Situacin que no Accin tomada para eliminar

representa un Accin la causa raz de una No
Observacin incumplimiento de Conformidad y evitar su
Correctiva
requisitos y que consiste repeticin.
en aspectos por corregir.

Accin tomada para eliminar

Accin orientada a la causa de una No
atender una oportunidad Accin
Mejora Conformidad Potencial u otra
de mejora. Preventiva situacin potencial no
deseable.

Aspectos del producto o Causa principal que origin

Trabajo No servicio que no son
los que se presente una No
Conforme conformes con Causa raz Conformidad (lo qu origin
requisitos del cliente. el problema).
 Uso Interno

2. Trminos y Definiciones

DESCRIPCIN

En los exmenes de registrabilidad de signos, no figura el

NC
nombre o la firma de la persona que realiz el examen.

El examinador alterno tiene conocimiento de las tcnicas

que se utilizar para efectuar el examen de fondo, sin
NCP
embargo no conoce la secuencia del procedimiento
respectivo.

El procedimiento de atencin de reclamos PE-SSS-01, no

establece claramente cmo se atendern las OBS
reclamaciones procedentes de las reas desconcentradas.

La forma de reportar un incidente es a travs de correo

electrnico. Evaluar la factibilidad de incluir otros canales OM
de comunicacin.
 3. Fuentes de no
conformidades reales y
potenciales
3. Fuentes de no conformidades reales y potenciales

Resultados y/o decisiones por las Incidentes y accidentes del SGST

Revisiones por la Direccin.
Resultados de auditorias internas y/o Inspecciones de SGST
externas.
Resultados de la deteccin de Producto No Resultados de la deteccin de Producto No
Conforme. Conforme.

Resultado del anlisis de los indicadores /

objetivos de la calidad. Hallazgos del personal.

Resultados de medicin de
retroalimentacin del cliente Otros

Anlisis de
Datos
4. Procedimiento para la
Gestin de Acciones
Correctivas y Preventivas
 4. Procedimiento para la Gestin de Acciones
Correctivas y Preventivas
4.1 FLUJO RESUMEN
TODO EL PERSONAL TODO EL PERSONAL FACILITADOR DEL SIG PERSONAL DE LAGPG

Comunicar a la GPG la NC/

Detectar la NC / NCP Registrar la NC / NCP Evaluar la NC/NCP
NCP detectada
F-SIG-06 F-SIG-06

REARESPONSABLE REARESPONSABLE REARESPONSABLE REARESPONSABLE

Comunicar a la GPG Realizar el seguimiento de Determina la AC /AP y

adjuntando las evidencias Analiza la causa
las AC/AP enviar a la GPG
(*) F-SIG-06
F-SIG-06 F-SIG-06

PERSONAL DE LAGPG PERSONAL DE LAGPG PERSONAL DE LAGPG

Verificar la eficacia de las Consolidar y presentar los

acciones resultados al COSIG Archivar documentacin
(AUDITOR/GPG) (GPG)
F-SIG-06
5. Identificacin de la
NC/NCP
 5. Identificacin de la NC/NCP

NOCONFORMIDAD Cmo me doy cuenta

que est bien identificada
y redactada?

La No conformidad est bien Qupaso?

redactada si responde a: Qurequisitoincumplo?

La No conformidad Potencial est Qupas?

bien redactada si responde a: Qupodraincumplir?

..Se evidenci el almacenamiento de pruebas y

- En la redaccin de la No Conformidad
muestras en condiciones no controladas de
no incluir: Las causas o acciones
temperatura porque no cuentan con un aire
correctivas.
acondicionado. Casos: xyz...

- En la redaccin de la No Conformidad, ..El especialista tcnico, el de lentes, me parece

no se debe incluir una apreciacin que no sabe tanto como sus dems compaeros
personal.
 5. Identificacin de la NC/NCP

CASOS:
Sistema de Requisito
Descripcin
Gestin Relacionado

NC SGC 7.1 Planificacin de la Se evidencia que los siguientes expedientes no se encontraban completamente
ISO 9001 realizacin de producto foliados: Exp. 010-2014/CCO-CUS; Exp. 009-2014/CCO-CUS.

La colaboradora Diana Quevedo no tiene cuenta de e-mail ni usuario para acceder a

las unidades de red o sistemas informticos; por lo que la informacin que recibe
NCP por mail el personal de la ORI se le comunica verbalmente o por medio impreso; y
SGC para entrar a red o a los sistemas emplea usuario y contrasea de la otra
6.3 Infraestructura
ISO 9001 practicante. Esta situacin representa una potencial no conformidad relacionada a la
oportunidad de acceso a la informacin y a los recursos para el adecuado desarrollo
del trabajo.

INFORMACIN DEL HALLAZGO (A SER LLENADO POR LA GPG EN CASO DE AUDITORA)

CODIGO DEL HALLAZGO DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

Mes de Sistem Requisito rea
N Cdigo Aspecto del rea
Cdigo Tipo Origen Identifi a de Relacionad Respon Descripcin
Origen Sistema Origen
c acin Gesti o s able
n

rea
rea en
Respons Colocar de forma clara la descripcin del
Audittor Mayo dondese
(Tipo de hallkzgop)-Correlativo el AI-01- Diseo able de hallazgo detectado.
1 NC a de SGC 7.3 encontr
Hallazgo) 2016 Desarrollo levantar
Interna 2016 el
el
hallazgo
hallazgo
.
 6. Herramientas de
Calidad para la
Identificacin de la causa raz
 6.1 Tcnica de los Por qu

Realizar una lluvia de ideas para

identificar la causa ms probable.

Empezar a preguntar Por qu es

as? o Por qu pasa esto?, y
continuar preguntando Por Qu
al menos cinco (05) veces, hasta
encontrar la causa raz. Esto reta al
equipo a buscar la razn de fondo
y no conformarse con causas ya probadas y ciertas.

Excepcionalmente, podra detectarse una causa raz en

menor nmero de preguntas.
 6.1 Tcnica de los Por qu

Caso Prctico
Problema: Mi auto no arranca.

1. Por qu no arranca? Porque la batera est muerta.

2. Por qu la batera est muerta? Porque el alternador no funciona.
3. Por qu el alternador no funciona? Porque el alternador est fuera de
su tiempo til de vida y no fue reemplazado.
4. Por qu no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo mi auto
de acuerdo a las recomendaciones del fabricante (Causa raz del
problema).

En este ejemplo se detect la causa raz en la cuarta pregunta. Si en

dicha pregunta no se hubiera encontrado la causa raz, podra seguirse
con ms preguntas. Esto sera correcto, ya que el "5" en la tcnica de los
"5 Por Qu" no es fijo, sino ms bien una incitacin a hacer varias
iteraciones para encontrar la causa raz de algn problema o cualquier
situacin indeseable.
 Taller N1
Realizar el anlisis de causa raz de:

1. Por qu hay tanta inseguridad ciudadana?

2. Por qu el presidente Ollanta Humala ha bajado en las

encuestas?

3. Por qu hay tantos accidentes de trnsito?

4. Por qu el Per no va al mundial?

7. Determinacin del Plan
de accin
 7.1 Accin Inmediata

Qu accin tomo frente a una No conformidad

o No conformidad Potencial?

Setoma una
ACCININMEDIATA
 7.1 Accin Inmediata

ACCININMEDIATA

NO soluciona la no conformidad.

NO previene que el problema se presente

nuevamente.

NO se aplica a la causa raz del problema si

no a las consecuencias.
 7.2 Determinacin del Plan de accin

Cmo debo accionar?

1. Se debe plantear por lo menos

una accin por la causa raz
identificada.
2. Establecer un responsable para
tomar la accin .
3. Definir plazos de compromiso .
 7.2 Determinacin del Plan de accin

Un plan de accin es un tipo de plan que prioriza las iniciativas

ms importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De
esta manera, un plan de accin se constituye como una especie
de gua que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a
cabo un proyecto.
Dentro de una empresa, un plan de accin puede involucrar a
distintos departamentos y reas. El plan establece quines sern
los responsables que se encargarn de su cumplimiento en
tiempo y forma. Por lo general, tambin incluye algn mecanismo
o mtodo de seguimiento y control, para que estos responsables
puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto.
 7.2 Determinacin del Plan de accin

Todo plan de accin debera conformarse por los siguientes

apartados, de cara a lograr alcanzar los objetivos o fines
establecidos:
Estrategias a seguir,
Los programas que se pueden emplear,
Las acciones inmediatas que se pueden llevar a cabo,
Los recursos necesarios para cometer las mismas,
La fecha de inicio y finalizacin de aquellas y tambin quin se
encargar de ejercer como responsable.

El control del plan de accin tiene que realizarse tanto durante su desarrollo como
al final. Al realizar un control en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad
de corregir las cuestiones que no estn saliendo de acuerdo a lo esperado. En
cuanto al control tras su finalizacin, el objetivo es establecer un balance y
confirmar si los objetivos planeados han sido cumplidos.
 7.2 Determinacin del Plan de accin

ANALISIS Y DETERMINACIN DE CAUSAS DETERMINACIN DE ACCIONES

Responsable de la
implementacin (c Fechas de
Causa Raz del Accin Correctiva /
de las acciones definidas implementaci
Hallazgo Preventiva
Correccin o Accin de Mejora (Correccin, Accin n
(Obligatorio en caso de (Obligatorias en caso
Correctiva, (da-mes-
NC y NCP) de NC / NCP)
Preventiva u Oportunidad ao)
de Mejora).
TALLER N2: PLAN DE ACCIN
8. Seguimiento
 8.Seguimiento

SEGUIMIENTO
I TRIMESTRE
Seguimiento del rea
(Registro de seguimiento por parte del rea, de Seguimiento GPG
Indicador
las Correcciones, Mejoras, Acciones Correctivas (Correcciones, Mejoras, Acciones Correctivas o Estado
POA
o Preventivas. No implica una validacin por Preventivas)
parte de la GPG)

La GPG contrasta el seguimiento

Debe ser llenado por el
efectuado por el rea con las evidencias.
rea al finalizar cada
Luego, actualiza el Estado e indicador del
trimestre.
POA.
El mantenimiento del SIG
es tarea de todos
TU ERES PARTE DEL
SIG
 Uso Interno

Informacin til y de contacto

Minerva Mayorga
Gerente de Planeamiento y Gestin
Institucional - Anexo 5500

Danny Rojas
Jefe del rea de Racionalizacin y
Gestin Institucional - Anexo 5533

Profesionales SIG Anexos

Ing. Csar Guerra (Coordinador SIG) 5534
Ing. Madeleyne Marn (Especialista SIG) 5534
Lic. Sybila Osorio (Especialista SIG) 5535
CPC. Rosana Gutirrez (Especialista SCI) 5535
Lic. Martha Arce (Especialista SIG) 5536
Ing. Alan Galvn (Especialista SIG) 5537
CONSULTAS
 Gracias
por su atencin

El Sistema Integrado de Gestin busca el uso

eficaz y eficiente de los recursos del INDECOPI a
fin de contribuir al logro de los objetivos
institucionales
 Uso Interno

ANEXOS