Anlisis de los archivos

Los sistemas y mtodos de archivos son las herramientas

ms descuidadas en el trabajo de oficina, porque la
mayora de empleados que estructuran y mantienen los
archivos no conocen sus principios.
Propsitos de los sistemas de archivo
Los sistemas de archivo bsicamente tienen tres
propsitos:
a. Acumular material suelto dndole un orden, de
manera que los documentos puedan ser localizados fcil
y rpidamente.
b. Compilar estadsticas o informacin en documentos
individuales de manera sistemtica.
c. Prearchivar informacin de manera sistemtica, para
futuras referencias.
 Aspectos
El anlisis de archivo incluye los siguientes
aspectos:
Su objeto.
Ultima revisin.
Descripcin del sistema de archivo.
Su utilizacin.
Requerimientos fsicos (clase y tamao).
Nmero diario de papeles archivados.
Mtodo de clasificacin.
Descarga de documentos.