Está en la página 1de 21

Una Poderosa Herramienta Grfica

para el Anlisis e Interpretacin de


los Procesos
Proceso
Es un conjunto de actividades que interactan
sinrgicamente para obtener un resultado.
Caractersticas:
Toma una serie de insumos para transformarlos hasta
obtener un resultado.
Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.
Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los
clientes.
Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.
Debe ser medibles.

ICAP
Definicin Diagrama

Son la representacin grfica de los


procesos en un sistema.

PROCESO
Necesidades Servicio

Informacin Entrada Salida Informacin

Insumos Producto

ICAP
Carateristicas Diagramas de Flujo

Permiten una representacin grfica de los procesos de


un sistema y sus interrelaciones.
Con el debido conocimiento son ms fciles de
interpretar para la ejecucin y la toma de decisiones.
Muestran el enfoque ms amplio posible de entradas,
procesos y salidas de un determinado sistema.
Definen de manera sistemtica el procedimiento con
las actividades en orden cronolgico que se deben
seguir para obtener un determinado producto
Tienen gran cantidad de usos.
ICAP
Para qu se usan?
Sirve para aclarar cmo funcionan las cosas y
cmo pueden mejorarse.
Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.
Facilita el conocimiento general del proceso.
Sirve para identificar los responsables del proceso.
Permite establecer reas importantes para la
observacin o recopilacin de datos.
Facilita la identificacin de reas a mejorar.
Facilita la generacin de hiptesis sobre las causas
de los problemas del proceso.

ICAP
Diagramas de Flujo de Proceso

Son vitales para el desarrollo de manuales.


Con el enfoque por niveles se permite un
detalle escalonado de los procesos.
En el diseo de estos es importante velar
por la simplicidad y el orden lgico.
Se pueden emplear para el diagnstico y el
rediseo.

ICAP
Tipos de diagramas de flujo
Flujogramas de primer nivel o de direccin
descendente.
Flujograma de segundo nivel o detallado.
Flujograma de ejecucin o matriz.

ICAP
Flujograma de primer nivel
Muestra los pasos principales de un proceso y
puede incluir tambin los resultados intermedios
de cada paso (el producto o servicio que se
produce) y los subpasos correspondientes.
Se usa para obtener un panorama bsico del
proceso e identificar los cambios que se producen
en el proceso.
La mayora de las veces pueden graficarse en 4 5
recuadros que representan los principales pasos o
actividades del proceso.
ICAP
Flujograma de primer nivel

VERIFICACIN
PRESENTACIN EMISIN ENTREGA DEL
DE DATOS Y
DE DE CERTIFICADO
ELABORACIN
SOLICITUD CERTIFICADO AL CLIENTE
DE BOLETA

ICAP
Flujograma de segundo nivel
Indica los pasos o actividades de un
proceso, incluye adems: puntos de
decisin, perodos de espera, insumos y
resultados.
Se utiliza para examinar reas del proceso
en forma detallada y para buscar problemas
o aspectos ineficientes.

ICAP
FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL

CLIENTE EN
VENTANILLA PRESENTACION NO
VERIFICACION
DE SOLICITUD CORRECTO
DE DATOS

ENVIO DE SI
FAX

VERIFICACION ALIMENTACION ELABORACION PREPARACION


EN PANTALA DEL SISTEMA DE TARJETA DE BOLETA

EMISION DE
EMISION DE FIRMA Y TITULO DE
CERTIFICADO AUTENTICACION PROPIEDAD

CORRECCION ENTREGA AL
DE DATOS INTERESADO

ICAP
Flujogramas de ejecucin o matriz
Representa en forma grfica el proceso en
trminos de quin se ocupa de realizar los pasos.
Tiene forma de matriz e ilustra los diversos
participantes y el flujo de pasos entre esos
participantes.
Es muy til para identificar quin proporciona los
insumos o servicios a quin, as como aquellas
reas en las que algunas personas pueden estar
ocupndose de las mismas tareas.

ICAP
Simbologa: Flujo de Procesos
(Segn la Normas Iso 10013:2000)
Proceso - Procedimiento- Actividad
S
i Revisin de transaccin, documento o tarea
m
b Decisin Base de Datos
o Transporte Diskette
l Documento
Demora
o
g Almacenamiento transaccin o documento

a Atencin al Pblico
ICAP
Partes importantes
Ttulo
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES NIVEL 3

Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO Cod: DNYDI -DRH Elaborado por:

Procedimiento: CAPACITACIN DEL Cod: DRH - CA 1 de 2 Fecha: Mayo 2000


PERSONAL.
Tiemp

Descripcin del Proceso


RESPONSABLES
Aprox.
Cdigo Descripcin de la Actividad. AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC Observaciones
Utilizando indicadores y
Elaboracin del Plan para la deteccin de necesidades
CA - 01 mecanismos definidos en la
de capacitacin en cada nivel de gestin. Evaluacin del Desempeo.

Aprobacin de Plan para la deteccin de necesidades NO


CA- 01 Con los Plazos
CA - 02 S
de capacitacin. correspondientes.

Mediante el mecanismo que la


Comunicacin de Plan para la deteccin de
CA - 03 Unidad de Informacin defina
necesidades de capacitacin a cada nivel de gestin. como ms efectivo.

Detectar las necesidades de capacitacin del personal


CA - 04
en todos los niveles de gestin.

Dentro del plazo definido en el


Emitir un informe de necesidades priorizadas con la
CA - 05 Plan para la deteccin de
debida justificacin para cada una de ellas. necesidades.

Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y La priorizacin debe tener como


CA - 06
justificadas. base los objetivos de la DNYDI.

Comunicacin del consolidado de necesidades a la


CA - 07 Direccin y al Grupo Estrtgico de Mejora
Continua.(GEMC)

CA - 08 Evaluacin del presupuesto para capacitacin.

Contenido: tipos de capacit.,


Elaboracin del Plan Semestral de Capacitacin y

Nivel de detalle
CA - 09 responsables y propuestas para el
comunicacin del mismo a nivel central. seguim. y la evaluac.

Elaboracin de consolidado del Plan Semestral de


CA - 10
Capacitacin.

NO
CA - 11 Aprobacin del Plan Consolidado de Capacitacin. CA- 09
S

A todos los niveles de gestin, por


CA - 12 Comunicacin del Plan Semestral de Capacitacin. medio del mecanismo ms
efectivo posible.

Involucra todos los niveles de


CA - 13 Implementacin del Plan Semestral de Capacitacin.
gestin.

Seguimiento y evaluacin de la efectividad de la


CA - 14
capacitacin.

Elaboracin de un informe de los resultados obtenidos Remitirlo a la Unidad de


CA - 15
en el seguimiento y la evaluacin de la capacitacin. Informacin.

Elaboracin de consolidado de resultados obtenidos en


CA - 16
el paso anterior.

TOTAL:
AC: Administracin Nivel Central. AR: Administracin Regional.

Dir: Direccin de Nutricin y Desarrollo Infantil. URN: Unidad Regional de Nutricin.


UI: Unidad de Informacin. ULN: Unidad Local de Nutricin. 1 de 2
UG: Unidad de Gestin. Est: Establecimiento.
UT: Unidad Tcnica Especializada. GEMC: Grupo Estratgico de Mejora Continua.

ICAP
Etapas de desarrollo
Defina el proceso a levantar.
Haga una lista en orden cronolgico de
diferentes actividades y sus responsables.
Sintetice las actividades en forma clara y
concisa.
Incluya las observaciones.
Aplique la simbologa definida
Utilice el formato preestablecido.
ICAP
Simbologa Utilizada
A continuacin se detallan los smbolos a utilizar y una lista de trminos
comunes para cada una de ellas.

Actividad descrita: Operacin, actividad o tarea

Smbolo empleado:

Trminos comunes: Abrir expediente

Actualizar archivo, formulario


Anexar
Anotar
Aprobar
Asignar
Brindar
Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc.
Clasificar
Cobrar
Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento)
Consultar
Depositar
Desglosar
Designar
Distribuir
Divulgar
ICAP
Actividad descrita: Revisin

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Analizar
Chequear
Corroborar
Evaluar
Revisar
Verificar

Actividad descrita: Transporte

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Enviar
Llevar
Remitir
Transportar
Trasladar ICAP
Actividad descrita: Decisin

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

El documento cumple con los requisitos?


El documento a sido aprobado?

Actividad descrita: Almacenamiento

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Almacenar
Archivar
Colocar (se debe definir si existe almacenamiento) ICAP
Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atencin al
pblico

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Brindar (al cliente)


Entregar (al cliente)
Informar (al cliente)
Presentar solicitud o formulario
Recibir (del cliente)
Solicitar (al cliente)
Avisar (al cliente)

Actividad descrita: Generacin de documento (escrito)

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Llenar formulario
Elaborar reporte (escrito)
Confeccionar (nota, reporte, etc.) ICAP
Redactar
Actividad descrita: Demora

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Esperar (notificacin, documento, reporte, etc.)

Actividad descrita: Informacin en Base de Datos (informatizada)

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Introducir (datos, informacin) en base de datos


Actualizar base de datos

ICAP
Actividad descrita: Informacin en sistema de informacin

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Introducir (datos, informacin) al sistema


Digitar (en el sistema)
Registrar (en el sistema)
Actualizar sistema

Conectores

A Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite ms de una pgina para ser levantado. Se coloca
despus de la ltima actividad diagramada en una pgina y al principio de la siguiente, para denotar
continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.

FIN Se utiliza para identificar el ltimo paso de un procedimiento. Se coloca despus (abajo) de la ltima
actividad diagramada.

ICAP