C E F O R

Transformando la gestin pblica en

servicios al ciudadano

Subsecretaria de la Funcin Pblica

Direccin General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno

Taller de Proyectos de Procesos

TPP IV

Administracin de Proyectos
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 1
Contenido

I. Presentacin.
Objetivo
Objetivos especficos
II. Conceptos Bsicos de la Administracin de Proyectos
Qu es un Proyecto?
Caractersticas de un Proyecto
Qu es la Administracin de Proyectos?
Componentes de la Administracin de Proyectos
Elementos relacionados con el Proyecto
Ciclo de vida del Proyecto
III. Administracin de Proyectos
Etapas de la Administracin de Proyectos
reas de conocimiento
Involucrados en el Proyecto
Organizacin para el Proyecto
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 2
Contenido

IV. Etapas de la Administracin de Proyectos

1. Inicio del Proyecto
2. Planeacin del Proyecto
3. Ejecucin del Proyecto
4. Control del Proyecto
5. Cierre del Proyecto

V. Conclusiones
VI. Lecturas sugeridas

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 3

I. Presentacin

Objetivo

Distinguir los principales conceptos, tcnicas y principios

empleados en la Administracin de Proyectos.

Ejemplificar el uso de algunas herramientas bsicas

utilizadas en la Administracin de Proyectos.

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 4

I. Presentacin

Objetivos especficos

Presentar las mejores prcticas en Administracin de

Proyectos.

Aplicar la metodologa y herramientas para la

Administracin de Proyectos.

Desarrollar un caso de estudio.

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 5

II. Conceptos Bsicos

Qu es un Proyecto? Situacin actual

INICIO

Requerimientos
Objetivos

Es la suma de esfuerzos que

Tiempo
en forma temporal se utilizan
para generar un PRODUCTO PROYECTO
O SERVICIO en particular o
UNICO.

Resultados
FIN

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 6

II. Conceptos Bsicos

Caractersticas de un Proyecto

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto

crea productos entregables nico

Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 7

II. Conceptos Bsicos

Qu es la Administracin de Proyectos?

La aplicacin racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una
serie de actividades
interrelacionadas.

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 8

II. Conceptos Bsicos

Componentes de la Administracin de proyectos

1. Habilidades clave
Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Solucin de problemas
Lograr objetivos
2. Conocimientos
Tcnicos
Administrativos
3. Herramientas
4. Tcnicas
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 9
II. Conceptos Bsicos

Elementos relacionados con el Proyecto

Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo
BUSCAR LA SATISFACCIN DE
TODOS LOS INTERESADOS
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 10
II. Conceptos Bsicos

Ciclo de vida del Proyecto

3. Ejecucin*
NIVEL DE ACTIVIDAD

*Etapas del
proyecto

2. Planeacin*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TIEMPO TERMINO

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 11
II. Conceptos Bsicos

Instalacin Operacin
100% completa completa
$, HH
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisin de
arranque

Decisiones
trascendentes

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Inicio Planeacin Ejecucin Pruebas y
Diseo Arranque

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 12

III. Administracin de Proyectos

Etapas de la Administracin de Proyectos

origen equipo del Proyecto

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

carta plan avance entrega

aceptacin PRODUCTO
alcance
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 13
III. Administracin de Proyectos

reas de conocimiento

Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el

Integracin plan de administracin, la ejecucin, al cierre.

Administracin, definicin de productos y actividades y

Alcance su seguimiento.

Presupuesto y su control.
Costos

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de

Recursos equipos del proyecto.

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 14

III. Administracin de Proyectos

Definicin de actividades interrelacionadas y

Tiempo cronogramas,

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Definicin de la distribucin de informacin del

Comunicaciones proyecto.

Planes y administracin.
Riesgos

Planeacin de adquisiciones, contrataciones, manejo

Suministros de proveedores

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 15

III. Administracin de Proyectos

Involucrados en el Proyecto

Director del proyecto

Cliente/usuario
Organizacin ejecutante
Miembros del equipo del proyecto
Equipo de direccin del proyecto
Patrocinador
Influyentes

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 16

III. Administracin de Proyectos

Organizacin para el Proyecto (Estructuras)

POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL
El personal reporta Reporta al Lder del Varios responsables
directamente al Mando proyecto y al Mando
Superior funcional Superior identificado

Control total sobre el Lder de proyecto de Actan por

presupuesto, recursos tiempo completo especialidad
materiales
Autoridad y toma de Enfoque fragmentado
El Mando Superior tiene decisiones compartida
responsabilidad
administrativa sobre el
personal

Puede disponerse de un
pool de recursos
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 17
III. Administracin de Proyectos

Organizacin para el Proyecto

Competencias tcnicas
Alto

Competencias humanas
Bajo

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 18
IV. Etapas de la AP

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 19

IV. Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Mecanismos de seleccin
de proyecto
Definicin del proyecto
INICIO

Carta del proyecto

Alcance del proyecto
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 20

IV. Etapas de la AP

Origen del Proyecto

NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIN

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 21

IV. Etapas de la AP

Carta del Proyecto

Formaliza el inicio del proyecto

Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
Proporciona informacin general

Qu? Por qu?

Quin? Para qu?
Cmo? Cundo?

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 22

IV. Etapas de la AP

CARTA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS:

APROBACIN:

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 23

IV. Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Estructura de Descomposicin
del Trabajo
Tabla de precedencias
PLANEACIN
Ruta critica
Matriz de roles

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Plan del proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 24
IV. Etapas de la AP

Procesos de planeacin

Plan de Administracin de Proyecto

Alcance, definicin y plan de administracin

Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

Definicin de actividades, de hitos o milestones

Secuencia de actividades
Diagramas de red, lista de actividades

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 25

IV. Etapas de la AP

Procesos de planeacin

Estimacin de recursos

Estimacin de la duracin de actividades

Desarrollo del cronograma

Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

Planeacin de:
Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 26

IV. Etapas de la AP

Plan de administracin del Proyecto

Gua la ejecucin y control del proyecto; define
referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
Contempla elementos de las reas de conocimiento,
tales como:
Definicin del alcance
Organizacin del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicacin
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administracin de riesgos
Procedimientos de control de cambios
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 27
IV. Etapas de la AP

Estructura de Descomposicin del Trabajo

En partecitas !
Suficientemente pequeas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes
que no indigesten.

Cmo se come un elefante?

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 28

IV. Etapas de la AP

Qu es?
Representacin de la jerarqua del proyecto
Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definicin de alcance

Caractersticas
Organiza y define el alcance total del proyecto
Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
Estimacin de costos
Distribucin de roles y funciones
Planes tcnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y anlisis de problemas

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 29

IV. Etapas de la AP

Elaboracin
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es
necesario y suficiente
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 30
IV. Etapas de la AP

Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos

PRODUCTO

Componentes mas
1 2 3
importantes
Productos de trabajo
1.1 1.2 1.3
terminados
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2 Tareas que entregan un
producto
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 31
IV. Etapas de la AP

Grfica de Gantt

1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances

del Proyecto considerando de acuerdo con lo
tiempo y responsables. planeado.
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 32
IV. Etapas de la AP

Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarn.
Incluye los siguientes elementos:
Clave de la actividad

Actividad

Duracin

Actividades precedentes

Responsable

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 33

IV. Etapas de la AP
Elabor: Eduardo Dvila Turcios
PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Fecha: Octubre 2002

Clave de la Actividades
actividad Actividad Duracin precedentes Responsable

0 Inicio ---- -- ------

1 Diagnstico y pronstico realizado 4 meses -- Director de Planificacin
2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurdico
3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario
4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificacin
5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificacin
6 Edicin realizada 2 meses 4 Director Administrativo
7 Pblico consultado 2.5 meses 4 Director de Control
8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificacin
9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario
10 Publicacin y difusin efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo
11 Fin ---- ? ------

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 34

IV. Etapas de la AP

Tipos de precedencias

Actividad A Actividad B Final a Inicio

Actividad A Actividad B
Inicio a Inicio

Actividad A Actividad B
Final a Final

Actividad A Actividad B
Inicio a Final

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 35

IV. Etapas de la AP
3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7

Diagrama de Gantt Red / Ruta crtica

1 2

Hitos 3 4 5
(milestones)
6 7

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 36

IV. Etapas de la AP

Diagrama de Red (ruta crtica)

Determina la duracin total del proyecto

Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea

Muestra interdependencia de tareas

Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto

Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

Permite evaluar avances o desempeo

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 37

IV. Etapas de la AP

Holgura

Es el perodo de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto

Las tareas en la ruta crtica tienen cero holgura.

Las tareas de la ruta crtica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 38

IV. Etapas de la AP

La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas:

Es Ef
Inicio mas tardo Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien, Actividad
Final mas tardo Final mas temprano (Lf - Ef)
Ls Lf

Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardas se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 39

IV. Etapas de la AP

0-0 0-7 7 - 13

INICIO A D
14 - 21
0 7 6
F
8 - 14
7 21 - 24 24 - 24
0-8 E
6 I FIN
B
8 - 16
3 0
8
H
8

0-6 6 - 10

C G
6 4

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 40

IV. Etapas de la AP

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Se emplea para estimar tiempos y costos.

Es de utilidad para:

Anlisis de alternativas

Empleo eficiente de recursos

Optimizacin de calendarios

Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 41

IV. Etapas de la AP

Se calcula con base en tres estimaciones de la duracin esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

(P+4M+O)
Tiempo esperado entre eventos
6

(P-O)
Desviacin estndar
6

(P-O) 2
Varianza de una tarea
6

Duracin esperada del proyecto Suma de duracin de las tareas

Desviacin esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 42
IV. Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Sistema de autorizacin de trabajo

Sistema de informacin
Reportes de avance

EJECUCIN

Resultados del trabajo

Cambios requeridos
Mejora de calidad
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Mejoras en la ejecucin
Informes de proyecto
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 43
IV. Etapas de la AP

Procesos de ejecucin

Direccin del proyecto

Productos de avance
Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad
Cambios
Acciones correctivas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo

Distribucin de informacin
Manejo de proveedores
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 44
IV. Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la informacin del proyecto en
tiempo y forma.
Taller de Proyectos de Procesos
Planificar las comunicaciones
Generar informacin
Distribuir la informacin
Informar los avances
Satisfacer a los interesados
Mdulo IV Administracin de Proyectos 45
IV. Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van

logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

Describen un resultado tcnico o un evento

Se programan en fechas determinadas

Su duracin es cero

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 46

IV. Etapas de la AP

Caractersticas:

Tangibles

Medibles

Entregables

Se deben establecer claramente

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 47

IV. Etapas de la AP

Ventajas:

Ms fcil de interpretar

Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances
Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza
Se pueden generar indicadores que proporcionen
informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 48

IV. Etapas de la AP

Valor ganado del proyecto

Planeado
Recursos

Valor ganado

Real

Tiempo

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 49

IV. Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas
Anlisis de valor ganado
Distribucin de informacin
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos
CONTROL
Actualizaciones del plan
Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptacin del trabajo
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Ordenes de cambio
Ajustes a lnea base
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 50
IV. Etapas de la AP

Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios
Verificacin y control de alcance

Control del cronograma

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 51

IV. Etapas de la AP

Procesos de control

Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeo del equipo
Informes de resultados
Comunicacin con interesados

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 52

IV. Etapas de la AP

Administracin de cambios

Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,
riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
Dar seguimiento y supervisin de riesgos
Documentar la situacin actual del Proyecto

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 53

IV. Etapas de la AP

Anlisis y contencin de riesgos

Recomendaciones prcticas:
Prevea riesgos, no catstrofes
Aplique su sensibilidad, visin
Realice el anlisis en grupo y en forma gil
Analice los riesgos ms importante
Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos crticos
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 54
IV. Etapas de la AP

Anlisis de valor ganado

Permite evaluar el
desempeo del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.

Valor planeado

Valor ganado

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 55

IV. Etapas de la AP

Anlisis de calidad

Costo de conformidad y no conformidad

Anlisis costo / beneficio
Control de calidad - herramientas estadsticas

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 56

IV. Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Auditorias de procura
Informes y reportes de
ejecucin
CIERRE

Reporte final
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 57

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo
Reporte final
Presupuesto
Programa
Evidencias
Lecciones aprendidas
Reporte de control de cambios
Archivos
Plan de transicin

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 58

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato

Archivos de contrato
Manuales, planos
Bitcoras
Comunicados
Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 59

VI. Lecturas sugeridas

PMI Standard
A guide to the project management body of knowledge

Chamoun, Yamal
Administracin Profesional de Proyectos

Microsoft Project Paso a Paso

Kerzner, Harold PhD

Project Management

GIDO, Clements
Administracin exitosa de proyectos

DAVIDSON, Jeff
La gestin de proyectos

WEISS, Joseph
Administracin de proyectos en cinco pasos
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 60