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POLTICAS EN LA

GESTIN DE
ALMACENES
OBJETIVOS DEL ALMACENAMIENTO
El objetivo de esta poltica es el de
establecer pautas y requisitos
mnimos necesarios que permitan
garantizar el cumplimiento de las
Buenas Prcticas de
Almacenamiento.
Aprovechar los espacios fsicos.
Proteccin de los productos.
Identificacin de productos.
Ordenamiento seguro de productos
Optimizar el alistamiento en forma
rpida y segura
Asegurar existencia del producto.
Evitar siniestros y robos
PERSONAL
El almacn debe contar el personal
calificado bajo la responsabilidad del jefe
de cada proceso, con la autoridad
suficiente para disear, implementar y
mantener un sistema que garantice el
cumplimiento de las Buenas Prcticas de
Almacenamiento.
El personal de almacenes debe informar
a su superior, acerca de las instalaciones,
equipos o personal, que considere pueda
influir negativamente en la calidad de los
productos.
El jefe de cada proceso debe proveerse a
todo el personal a cargo la capacitacin y
entrenamiento apropiado en buenas
practicas de almacenamiento y
documentos relacionados. La
capacitacin debe ser inicial y continua; y
su implementacin debe ser evaluada
peridicamente, llevando los registros
respectivos.
Se prohibirse el fumar, comer, beber o
masticar, como tambin el mantener
plantas, alimentos, bebidas,
medicamentos u otros objetos de uso
personal en el almacn.
Se debe impedir el ingreso de personas no autorizadas a las reas de
almacenamiento.
El almacenamiento de mercancas, requiere de cuidados especiales
que garanticen el buen estado de la misma y la seguridad del
trabajador que la opera.
INFRAESTRUCTURA
Mantener Organizado el espacio fsico y el funcionamiento del almacn
teniendo en cuenta la eficiencia en la distribucin interna cumpliendo con la
normativa de seguridad e higiene.
Organizar y controlar la recepcin y distribucin de la mercanca en el
almacn, asegurando su proteccin fsica y optimizando el uso de espacios y
los tiempos de manipulacin y distribucin.
Asegurar el aprovisionamiento de existencias para evitar roturas de stocks y
gestionar las existencias en el almacn de acuerdo a los requisitos establecidos
por el cliente.
La infraestructura y el espacio fsico, deben responder a las necesidades de
almacenamiento de cada uno de los clientes de acuerdo al volumen
manejados, a la racionalidad en el manejo y a los criterios de distribucin.
EL DISEO DEL ALMACN DEBE CONSIDERAR LOS SIGUIENTES
ASPECTOS

Ubicacin
El rea de almacenamiento debe estar ubicada en un lugar donde se
eviten riesgos de contaminacin de materiales o de productos.
reas
Segn las condiciones del almacn, tamao y tipo de materiales
almacenados, se debe contar con los siguientes espacios: recepcin,
despachos, espacio destinado a extintores y rea de almacenamiento
propiamente dicha.
controlados.
Fcil movimiento. El espacio en el interior del almacn debe facilitar el
movimiento del personal y de los productos. Iluminacin. El almacn deben
garantizar una iluminacin que de lugar a condiciones agradables de trabajo.
REAS DE ALMACENAMIENTO
Los ambientes destinados a almacenamiento deben estar debidamente
identificados y debe tomarse precauciones para impedir que personas no
autorizadas ingresen en las reas de almacenamiento.
El almacn deber contar con reas separadas, delimitadas o definidas
destinadas a mantener los productos, materias primas e insumos en forma
ordenada y en condiciones adecuadas para conservar sus caractersticas de
calidad, segn corresponda.
rea de recepcin: debe realizar la revisin de los documentos y
verificacin de los productos antes de su almacenamiento. Debe entregarse
al almacn en cajas completamente sellada.
rea de cuarentena: debe identificarse claramente y su acceso debe ser
restringido a personal autorizado. Cualquier sistema que reemplace a la
cuarentena fsica debe proveer una seguridad equivalente.
DOCUMENTACIN
La documentacin es importante para
las Buenas Prcticas de
Almacenamiento. Teniendo como objeto
definir las especificaciones de todos los
materiales y mtodos de
almacenamiento e inspeccin; asegurar
que todo el personal involucrado en el
almacenamiento sepa lo que tiene que
hacer y cundo hacerlo.
Asegurar que todas las personas
autorizadas posean toda la informacin
necesaria para la toma de decisiones; y
proporcionar a la auditoria los medios
necesarios para investigar la historia de
un lote sospechoso de tener algn
defecto.
Todos los documentos deben ser
diseados, revisados, distribuidos y
controlados Cuidadosamente por el jefe
de cada proceso de almacenamiento.
Los documentos deber ser aprobados, firmados y fechados por las personas
autorizadas. Ningn documento debe modificarse sin autorizacin.
Los documentos deben revisarse regularmente y mantenerse actualizados. Si
se modifica un documento, se debe actualizar en el sistema por el cual se
impida el uso accidental de documentos que hayan sido modificados.
Cuando en un formato sea registrado, su informacin deben ser clara, legible
Debe haber suficiente espacio para el ingreso de todos los datos solicitados.
Debe mantenerse un registro de todas las acciones efectuadas o
contempladas de tal forma que se pueda tomar conocimiento de todas las
actividades importantes relacionadas con el almacenamiento de productos.
Los siguientes documentos deben ser conocidos y accesibles al personal
involucrado en el sistema de almacenamiento:
Manual de organizacin y funciones
Procedimientos especficos sobre: recepcin, almacenamiento, distribucin,
reclamos, devoluciones, retiro de productos del mercado, baja y vencidos,
poltica de inventarios, auto inspecciones, capacitacin y otros.
Deben archivarse todos los documentos generados referentes a: compras,
recepciones, procedimientos, registros y controles, despachos de productos y
Otros
Control y rotacin de stocks
Los registros de existencias (manuales o computarizados) deben
mantenerse de manera comprensiva, documentada y revisada
peridicamente mostrando todos los recibos y materiales de partida de a
cuerdo a un sistema especfico que consigne el nmero de parllet y fecha
de vencimiento de los productos y debe verificarse peridicamente esta
informacin, segn poltica de la compaa.
Se debe establecer el control de existencias a travs de inventarios peridicos
de los mismos, el que ser de utilidad para:
Verificar el registro de existencias Identificar las existencia de excedentes
Verificar la existencia de faltantes
Controlar la fecha de vencimiento de los productos
Verificar condiciones de almacenamiento y estado de conservacin
Planificar futuras necesidades
DEVOLUCIN DE PRODUCTOS
Las mercaderas devueltas deben ponerse en cuarentena y nicamente ser
retornadas a las existencias utilizables bajo la aprobacin del jefe del proceso ,
quien har una nueva evaluacin de la calidad de la mercadera y motivo de la
devolucin, segn corresponda.
Cualquier mercadera devuelta debe ser identificada y registrada en los
registros correspondientes de existencias.
DESPACHO Y TRANSPORTE
El despacho de productos debe
realizarse en forma tal que evite toda
confusin y contaminacin cruzada,
debiendo efectuarse las siguientes
verificaciones:
Origen y validez del pedido
Que los productos seleccionados
para el alistamiento correspondan a
los solicitados
La distribucin se debe realizar
segn el sistema FIFO (primero que
entra, primero que sale) y
respetando el orden de las fechas de
vencimiento primero que expira,
primero que se entrega.
El despacho y el transporte de materiales debe efectuarse nicamente despus
del recibo de una orden de entrega que tiene que ser documentada.
Los registros para el despacho deberan retenerse, especificando por lo
menos:
La fecha de despacho.
El nombre de cliente y direccin.
La descripcin del producto.
Todos los registros del pedido deben ser fcilmente accesibles y disponibles