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Equipos y muebles para archivar

los documentos.
Equipos y muebles para el archivo.
0 Existe una gran variedad de materiales de
archivo, dependiendo del tipo de informacin, la
frecuencia de su uso, el espacio disponible, el
tiempo de empresa.

0 Un sistema de archivo est formado por todos los


elementos y materiales necesarios para
conservar, retirar y usar la informacin que se
necesite.
Equipos de Archivo
0 Cajas de archivo definitivo:
0 Son de cartn o plstico.
0 Pueden contener carpetas simples de un asunto o un
expediente.
0 El contenido se anota en uno de sus lados.

Uso:
Documentos que no se utilizan
con frecuencia.
0 Archivadores:

0 Son de cartn, con tapas rgidas y con anillos


donde se introducen los documentos previamente perforados.
Pueden abrirse o cerrarse abriendo una palanca.
0 El modelo ms utilizado es el archivador A-Z.

Uso: Documentos que se consultan


con frecuencia o cuando hay que
intercalar nuevos documentos
entre los que ya estn archivados.
0 Bandejas:

0 Son de plstico o cartn.

Uso: Documentos que se


utilizan continuamente
o aquellos que esperan ser archivado.
0 Carpeta fuelle:

0 son aquellas que tienen varias divisiones en forma de


pliegues permiten el ordenamiento bajo varios parmetros
(alfabtico, numrico, cronolgico)

0 Carpetas:

0 Sueles se de cartulina o de material plstico:

Simples: Una cartulina doblada


por la mitad o con un fuelle.
Carpeta de suspensin:

Tiene enganches laterales


para poder colgar, de unas guas,
dentro de los armarios o cajones.

Con sujecin: Los documentos


quedan fijos porque la carpeta
tiene gomas y a veces, solapas.

Uso: Documentos que se consultan con frecuencia y que suelen


tener relacin con un mismo expediente.
Mueble de Archivo
0 El archivo necesita evidentemente de una infinidad de
muebles, pueden ser metlicos o de madera,
horizontal o vertical especialmente diseados para su
organizacin dentro de una oficina o almacn.
0 Estanteras abiertas:
0 Sirven para colocar de forma
horizontal o vertical los documentos
organizados en cajas de archivos
definitivo o en archivadores.

Uso: Habitaciones destinadas a almacenar documentos.


0 Armarios de oficina:

0 Con puertas: Abatibles, con bisagra, correderas, plegables,


etc.
0 Puede ser metlicos, de madera, PVC, ..
0 Los hay de diferentes alturas y suelen tener gavetas para
carpetas en suspensin.

Uso: En despachos con documentos de consulta frecuente.


0 Archivadores con cajones:

0 Sueles ser metlicos y con gavetas para carpetas en


suspensin.
0 Tienen cajones a distintas altura.

Uso: Archivos definitivos y en oficinas para documentos de


uso frecuente.
0 Armarios mviles:

0 Las estanteras se desplazan


gracias a unos carriles
colocados en el suelo.

0 Armarios giratorios:

0 Consta de estaciones de trabajo y de hileras


circulares; cada hilera se mueve independientemente
y las estaciones estn equipadas con telfono para que
los archivistas suministren la informacin.
0 Fichero:

0 Es un mueble que consta de gavetas pequeas en


las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas
de informacin relacionada con el contenido de las
carpetas archivadas.

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