ADMINISTRACIN

DE ALMACN
Conceptos, objetivos y funciones
bsicas de almacn.
Administracin de Almacn
Se define como el proceso de la funcin logstica que trata la
recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un
mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier
material materias primas, semielaborados, terminados, as
como el tratamiento e informacin de los datos generados.
La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un
rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como
lo son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo
por ende la gestin de una de las actividades ms importantes
para el funcionamiento de una organizacin.
Objetivo general de la
administracin de almacn
Consiste en garantizar el suministro continuo y
oportuno de los materiales y medios de
produccin requeridos para asegurar los
servicios de forma ininterrumpida y rtmica.
Objetivos:
Rapidez de entregas

Fiabilidad

Reduccin de costos

Maximizacin del volumen disponible

Minimizacin de las operaciones de

manipulacin y transporte
Beneficios:
Reduccin de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos
logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel de
inversin de circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimizacin de costos
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente
Mapa de
procesos
lgicos
El papel de los almacenes en la
organizacin
En la administracin moderna , el
almacn es un medio para lograr
economas potenciales y para
aumentar las utilidades de la
empresa.
Ahuyenta la idea de que un almacn es
un mal necesario cuya funcin
principal es la de agregar gastos y
disminuir utilidades.
Se estructura de manera cientfica al
integrar sus funciones a las de ventas,
compras, control de inventarios,
produccin y distribucin.
 Se le da la altura que debe tener
dentro de la organizacin en la
seleccin de su personal.

Se estudia cientficamente su
localizacin, las medidas
adecuadas de su rea y la divisin
de sus espacios, los medios de
almacenamiento y manejo de
productos y materiales, los
diseos ms indicados de
estantera y, muy especialmente
sus procedimientos y prcticas
administrativas.
Definicin de almacn
Es una unidad de servicio en la estructura
orgnica y funcional de una empresa
comercial o industrial, con objetivos bien
definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.
Funciones del almacn
Recepcin de materiales en el
almacn

Registro de entradas y salidas del

almacn

Almacenamiento de materiales

Mantenimiento de materiales y del

almacn

Despacho de materiales

Coordinacin del almacn con los

departamentos de control de
inventarios y de contabilidad.
 Principios de la Administracin de
Almacn
La custodia fiel y eficiente de los materiales o
productos debe encontrarse siempre bajo la
responsabilidad de una solo persona en cada
almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a
funciones especializadas de recepcin,
almacenamiento, registro, revisin, despacho y
ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de
entrada y otra de salida (ambas con su debido
control).
Hay que llevar un registro al da de todas las
entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y
contabilidad todo los movimientos del almacn
(entradas y salidas), la programacin y control de
produccin sobre las existencias.
 Se debe asignar una identificacin a cada
producto y unificarla por el nombre comn y
conocido de compras, control de inventario y
produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar
segn su clasificacin e identificacin en
pasillos, estantes, espacios marcados para
facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin
debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse
nicamente por un personal ajeno al almacn.
Toda operacin de entrada o salida del
almacn requiriere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
 La entrada al almacn debe estar prohibida a
toda persona que no est asignada a l, y
estar restringida al personal autorizado por
la gerencia o departamento de control de
inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms
flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mnima
inversin.
Los materiales almacenados deber ser
fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el
control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de
la del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequea como lo
permitan las condiciones de operacin.
Proceso de Administracin de
Almacn
 Planificacin y organizacin
El proceso de planificacin y organizacin es de
carcter estratgico y tctico, dado que tiene
que brindar soluciones de recursos en comunin
con las polticas y objetivos generales que
contempla la estrategia de la compaa, en aras
de potenciar las ventajas competitivas por las
que apuesta la misma. Dentro de las actividades
o subprocesos que se deben realizar en el
proceso de planificacin y organizacin se
encuentran:
Diseo de la red de distribucin de la compaa
Responsabilidades de la Gestin de Almacenes
(Gestin Propia o Subcontratacin)
Ubicacin de almacenes
Tamao de los almacenes
Diseo y Lay-out de los almacenes
 Recepcin
El flujo rpido del material que entra, para que est
libre de toda congestin o demora, requiere de la
correcta planeacin del rea de recepcin y de su
ptima utilizacin. La recepcin es el proceso de
planificacin de las entradas de unidades, descarga y
verificacin tal y como se solicitaron mediante la
actualizacin de los registros de inventario.
El objetivo al que debe tender una empresa en su
proceso de recepcin de mercancas es la
automatizacin tanto como sea posible para eliminar o
minimizar burocracia e intervenciones humanas que no
aaden valor al producto. Otra tendencia considerada
como buena prctica logstica es la implementacin de
programas de entregas certificadas que no solo
eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las
inspecciones que se consideran imprescindibles pero
que no aaden valor.
 Almacn
El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo
concerniente a la guarda y conservacin de los productos con los
mnimos riesgos para el producto, personas y compaa y
optimizando el espacio fsico del almacn. El almacn puede
dividirse en las siguientes zonas:
 ZONAS DE UN ALMACN

Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin

Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De

adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para
mercancas especiales, devoluciones, etc

Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por la
zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin

Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la inspeccin

final de las mercancas

Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin para
permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicacin de
puestos de trabajo
auxiliares a las operaciones propias de almacn

Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones

propias de almacn
 Movimiento
Es el subproceso del almacn de carcter operativo
relativo al traslado de los materiales/productos de
una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona
de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La
actividad de mover fsicamente mercancas se puede
lograr por diferentes medios, utilizando una gran
variedad de equipos de manipulacin de materiales. El
tipo de herramientas utilizado depende de una serie de
factores como son:
Volumen del almacn
Volumen de las mercancas
Vida de las mercancas
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones
requeridas
Distancia de los movimientos
 Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas,
los flujos de entrada y salida del almacn de las mercancas
son variadas, como por ejemplo:
Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en
almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta modalidad
es frecuentemente utilizada en productos frescos.
First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en
almacn, es la primera que es sacada de almacn. Es la
modalidad ms utilizada para evitar las obsolescencias
First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de
caducidad es el primero en salir.
 Informacin
Si bien la funcin principal de la Gestin de
Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo
fsico, su consecucin est a expensas del flujo de
informacin, este es un eje transversal de los
procesos de gestin logstica, y la gestin de
almacenes no son la excepcin. Debe ser su
optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden
en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende
a todos los procesos anteriormente descritos
Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y
movimiento y se desarrolla de manera paralela a
ellos por tres vas:
Informacin para gestin.
Identificacin de ubicaciones.
Identificacin y trazabilidad de mercancas.
 Dentro de la informacin para la gestin se
incluyen:
Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out
Datos relativos a los medios disponibles
Datos tcnicos de las mercancas almacenadas
Informes de actividad para Direccin
Evolucin de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
Registros de la actividad diaria

La identificacin de las ubicaciones la

profundizaremos en el mdulo de diseo y Lay-out
de almacenes. Por otro lado la identificacin y
trazabilidad de mercancas se detalla en el mdulo
de identificacin de mercancas.
TIPOS DE ALMACN
 Clasificacin de almacn
1. NIVEL ESTRATGICO / FINANCIERO
Las primeras opciones a valorar sobre el tipo de almacn que
necesita nuestra empresa estn situadas en el nivel
estratgico y estarn marcadas por este aspecto y por las
caractersticas de la inversin. Debemos decidir segn:
La visin estratgica de esta actividad y el coste del almacenaje
y la manipulacin. La empresa en funcin de estos dos aspectos
puede optar por encargarse de la funcin de almacenaje o bien
delegarla en una empresa externa.
 ALMACEN PROPIO.- La empresa tiene hecha una inversin en espacio
y en equipo destinada al almacenamiento de sus mercancas. Las
ventajas e inconvenientes de esta situacin:
 ALMACEN SUBCONTRATADO (Operador Logstico).- En la actualidad
existen empresas cuyo negocio consiste en ofrecer servicios de
almacenamiento.
Pueden distinguirse dos grandes tipos de almacenes de servicios en
alquiler:
Aquellos que simplemente son alquilados en funcin de los volmenes
ocupados;
Y aquellos que ofrecen gran variedad de servicios complementarios.
 Las caractersticas de adquisicin o de uso: Este desglose se abre en
el caso de que la empresa haya optado por disponer de la funcin de
almacenaje en propiedad, realizndola en sus propias instalaciones o
que estas se encuentren bajo su responsabilidad:
ALMACEN PROPIO.- La empresa tiene hecha una inversin en espacio y
en equipo destinada al almacenamiento de sus mercancas. Las ventajas
e inconvenientes son similares al caso anterior.
ALMACN EN ALQUILER.- La empresa realiza el arrendamiento de una
nave construida y generalmente no equipada, que destinara a la funcin
de almacenaje, casi como si fuese propio. En el caso de no estar
equipado la empresa deber acometer la inversin en todos los
elementos necesarios tanto de manipulacin como de almacenaje para
un adecuado funcionamiento del mismo.
 ALMACN EN LEASING.- Esta opcin se presenta como una alternativa
inmediata a las anteriores, dado que el usuario viene obligado a
contratar el alquiler del almacn durante un perodo predeterminado
de tiempo, se pierde flexibilidad en cuanto a la posibilidad de cambio
de ubicacin del almacn; pero permitiendo controlar tanto el espacio
del almacenamiento como las operaciones que se realizan.
 2. NIVEL ORGANIZACIN INTERNA / SERVICIO AL CLIENTE
Una vez tomada la decisin oportuna, entran en juego las otras reas de la
empresa con las que hemos sealado que la funcin de almacenaje
mantiene una relacin estrecha como son Marketing/ Comercial y
Produccin. En este caso debemos decidir que tipo de almacn
necesitamos en funcin de :
El proceso operativo de la empresa, y los productos que fabrica. El ciclo
operativo de la empresa nos puede llevar a disponer de almacenes
dedicados a diferentes tipos de productos. Las posibilidades que nos
aparecen en este caso son las siguientes:
ALMACN DE MATERIAS PRIMAS.- Los que suministran los productos que un
proceso productivo ha de transformar. Normalmente se encuentran prximos a
los talleres o centros de produccin.
ALMACN DE PRODUCTOS SEMIELABORADOS.- Suelen estar situados entre dos
talleres y su proceso productivo no est enteramente finalizado.
ALMACN DE PIEZAS DE RECAMBIO.- Pueden estar segregados de los de
productos acabados, si bien las piezas o conjuntos almacenados tambin estn
destinados a la venta.
ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES.- Los que suministran al proceso
productivo materiales para que ste se pueda llevar a cabo.
ALMACN DE PRODUCTOS TERMINADOS .Son los que ms nos interesan
dentro del campo de la logstica de distribucin que estamos estudiando. Los
productos almacenados estn destinados a ser vendidos.
 La situacin y caractersticas de los clientes y del tipo de servicio que
debamos prestarle. La localizacin de nuestros clientes, sus
caractersticas y el tipo de servicio que debamos prestarle , genera que
nos aparezcan otros tipos de almacenes. Entre estos tipos podemos
destacar:
ALMACEN CENTRAL. Contienen productos terminados en espera de ser
distribuidos. Suelen hallarse situados dentro del recinto de la fbrica,
constituyendo el primer escaln del sistema logstico. Los centros
productivos reaprovisionan este almacn, saliendo sus productos hacia los
REGIONALES, LOCALES.
ALMACEN REGIONAL O LOCAL Tienen por misin el mantenimiento de los
stocks del sistema logstico. Se suelen clasificar en:
De stock normal.
De stock estacional.
De stock excepcional (stock especulativo).
ALMACEN TEMPORAL O DEPOSITO.. Tienen una actividad ms dinmica que
los almacenes de campo e incluso que las plataformas. Estn dedicados, casi
siempre, al paso de productos perecederos.
ALMACEN TRANSITO O PLATAFORMA Fundamentalmente creados para
atender a las necesidades de transporte, compensan los costes de
almacenamiento con mayores volmenes transportados.
 3. NIVEL OPERACIONES ALMACN.
El ltimo factor de decisin y por tanto caracterstica que le podemos poner a
los tipos de almacenes que tiene la empresa, estar en funcin del proceso
operativo interno que vendr marcado por las caractersticas fsicas de la nave
y el producto y los criterios de gestin que establezcamos para su
funcionamiento.
ALMACN CONVENCIONAL. Sistema clsico de almacenamiento con estanteras de
acceso manual servidas por carretillas.
ALMACN EN BLOQUE. Sistema de almacenamiento sin ningn tipo de estructura
de soporte, los pallets cargados se apilan uno sobre otro.
ALMACN COMPACTO. Sistema de almacenamiento, cuya caracterstica principal, es
la de no tener espacios entre pasillos, pudiendo introducirse las carretillas dentro de
las estanteras.
ALMACN DINMICO. Sistema de almacenamiento mvil. Formados por bloques
compactos, sin pasillos. Su principal caracterstica es el deslizamiento de los palets
desde el punto de entrada a la estantera, hasta el de salida.
ALMACN MOVIL. Sistema de almacenamiento que se caracteriza por el
movimiento de toda la estructura de estanteras . Esto permite abrir un pasillo entre
cualquiera de ellas, manteniendo el resto compacto.
ALMACN SEMIAUTOMTICO Y AUTOMATICO. Estos sistemas se caracterizan por el
movimiento automatizado de las zonas de almacenamiento. Ello permite el acceso a
cualquier producto almacenado desde el punto de control.
ALMACN AUTOPORTANTE. Estos almacenes se caracterizan por la doble funcin
de las estanteras. Una es la de almacenar los diferentes productos, y la otra es la de
hacer de soporte del edificio.
LAY -OUT
Diseo y Layout de Almacn
Los objetivos del diseo, y layout
de los almacenes son facilitar la
rapidez de la preparacin de los
pedidos, la precisin de los
mismos y la colocacin ms
eficiente de las existencias, todos
ellos en pro de conseguir potenciar
las ventajas competitivas
contempladas en el plan
estratgico de la organizacin,
regularmente consiguiendo ciclos
de pedido ms rpidos y con mejor
servicio al cliente.
 En qu se diferencia un almacn de
un centro de distribucin?
CENTRO DE
ALMACN
DISTRIBUCIN

Gestiona el almacenaje y manipulacin Gestiona el flujo de los

Funcin principal
del inventario materiales

Cost Driver Principal Espacio e instalaciones Mano de obra

Ciclo de Pedido Meses, semanas Das, horas

Actividades de Valor Forman parte intrnseca del

Puntuales
aadido proceso

Expediciones Bajo demanda del cliente Push Shipping

Rotacin del inventario 3, 6,12 24, 48, 96, 120

Qu es el diseo y qu es el layout de un
almacn y un centro de distribucin?

Especialistas en logstica han identificado dos

fases fundamentales al momento de disear un
almacn; estas son:
Fase de diseo de la instalacin. El continente
Fase de diseo de la disposicin de los elementos que
deben "decorar" el almacn; el layout del almacn. El
contenido
Qu debe incluir el diseo de las
instalaciones?
Nmero de plantas: preferentemente almacenes de una
planta.
Planta del almacn: diseo en vista de planta de la
instalacin.
Instalaciones principales: Columnado, instalacin
elctrica, ventilacin, contra-incendios, seguridad, medio
ambiente, eliminacin de barreras arquitectnicas.
Materiales: principalmente los suelos para lo cuales se
debe tener presente la resistencia al movimiento de los
equipos de manutencin, la higiene y la seguridad.
Qu es el layout y cul es su objetivo?

Cuando se realiza el layout de un almacn, se

debe considerar la estrategia de entradas y
salidas del almacn y el tipo de almacenamiento
que es ms efectivo, dadas las caractersticas de
los productos, el mtodo de transporte interno
dentro del almacn, la rotacin de los productos,
el nivel de inventario a mantener, el embalaje y
pautas propias de la preparacin de pedidos.
Ejemplo de Layout de un Almacn- Bryan Salazar Lpez
Modelos de gestin segn la organizacin
fsica de los almacenes y centros de
distribucin
Un ptimo diseo de las instalaciones de un almacn y
un centro de distribucin debe redundar en un adecuado
flujo de materiales, minimizacin de costes, elevados
niveles de servicio al cliente y ptimas condiciones de
trabajo para los empleados.
Segn la organizacin fsica se consideran dos tipos de
modelos de gestin operativa de los almacenes, estos
son el Almacn Organizado y el Almacn Catico.
GESTIN DEL ALMACN ORGANIZADO

Principio: Cada referencia tiene asignada una ubicacin

especfica en almacn y cada ubicacin tiene asignadas
referencias especficas.

Caractersticas:

Facilita la gestin manual del almacn

Necesita preasignacin de espacio
(independientemente de existencias).
GESTIN DEL ALMACN CATICO
Principio: No existen ubicaciones pre-asignadas. Los
productos se almacenan segn disponibilidad de espacio y/o
criterio del almacenista.

Caractersticas:
Dificulta el control manual del almacn
Optimiza la utilizacin del espacio disponible en el almacn
Acelera el almacenamiento de mercancas recibidas
Requiere sistemas de informacin electrnicos
Principios de la distribucin de
almacenes
Los artculos de ms movimiento deben ubicarse cerca de la
salida para acortar el tiempo de desplazamiento.
Los artculos pesados y difciles de transportar deben
localizarse de tal manera que minimicen el trabajo que se
efecta al desplazarlos y almacenarlos.
Los espacios altos deben usarse para artculos
predominantemente ligeros y protegidos.
Los materiales inflamables y peligrosos o sensibles al agua y al
sol pueden almacenarse en algn anexo, en el exterior del
edificio del almacn.
Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artculos
que lo requieran.
Todos los elementos de seguridad y contra incendios deben
estar situados adecuadamente en relacin a los materiales
almacenados.
Etapas de la distribucin fsica de un
almacn
Determinar las ubicaciones de existencias y establecer el
sistema de almacenamiento.
Establecer el sistema de manejo de materiales.
Mantener un sistema de control de inventarios.
Establecer procedimientos para tramitar los pedidos.
Seleccionar el medio de transporte.
Diseo interno de almacenes y
centros de distribucin (layout)
Objetivos:
Aprovechar eficientemente el espacio disponible
Reducir al mnimo la manipulacin de materiales.
Facilitar el acceso a la unidad logstica almacenada.
Conseguir el mximo ndice de rotacin de la mercanca.
Tener la mxima flexibilidad para la ubicacin de
productos.
Facilitar el control de las cantidades almacenadas.
 Estos objetivos nacen del reconocimiento de los siguientes siete principios bsicos
del flujo de materiales:
Principio Descripcin

Cuanto mayor sea la unidad de manipulacin, menor nmero de

Unidad Mxima movimientos se deber de realizar, y, por tanto, menor ser la mano
de obra empleada.

Cuanto menor sea la distancia, menor ser el tiempo del movimiento,

Recorrido Mnimo y, por tanto, menor ser la mano de obra empleada. En caso de
instalaciones automticas, menor ser la inversin a realizar.

Cuanto menor sea el espacio requerido, menor ser el coste del suelo y
Espacio Mnimo
menores sern los recorridos.

Cuanto menor sea el tiempo de las operaciones, menor es la mano de

Tiempo Mnimo obra empleada y el lead time del proceso, y, por tanto, mayor es la
capacidad de respuesta.

Cada manipulacin debe de aadir el mximo valor al producto o el

Mnimo nmero de
mnimo de coste. Se deben de eliminar al mximo todas aquellas
manipulaciones
manipulaciones que no aadan valor al producto.

Si conseguimos agrupar las actividades en conjuntos de artculos

Agrupacin similares, mayor ser la unidad de manipulacin y, por tanto, mayor
ser la eficiencia obtenida.

Todo proceso no equilibrado implica que existen recursos

Balance de lneas sobredimensionados, adems de formar inventarios en curso elevados
y, por tanto, costosos.
"Los flujos de materiales deben condicionar el
equipamiento a utilizar y nunca al contrario".
Por ello, antes de organizar los espacios se debe analizar
las siguientes necesidades:

Carga mxima de los medios de transporte externo, as como

el equipo de transporte interno (carretillas, elevadoras,
montacargas, gras) y el tiempo necesario para cada
operacin.
Caractersticas de las unidades a almacenar, tales como la
forma, el peso, propiedades fsicas.
Cantidad que recibimos en suministro y frecuencia del
mismo: diario, semanal, quincenal, mensual.
Unidades mximas y mnimas a almacenar de cada una de
las unidades, en funcin de las necesidades y la capacidad de
almacenamiento.
 Distribucin Interna del Almacn

rea de control de calidad

rea de clasificacin
Zona de recepcin
rea de adaptacin

Zona de baja rotacin

Zona de alta rotacin

Zona de productos especiales

Zona de almacenamiento
Zona de seleccin y recogida de mercancas

Zona de reposicin de existencias

Zonas integradas: Picking en estanteras

Zona de preparacin de pedidos Zonas de separacin: Picking manual

rea de consolidacin

rea de embalajes
Zona de expedicin o despacho
rea de control de salidas

rea de devoluciones

rea de envases o embalajes

rea de materiales obsoletos

Zonas auxiliares
rea de oficinas o administracin

rea de servicios