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Tipologa de eventos inesperados

en proyectos complejos
Introduccin

Mayor comprensin a los orgenes y consecuencias


de los eventos inesperados.
Perspectivas, con bases en la teora de decisiones y
en la teora de la organizacin, centradas en la visin
de sistemas sociales como redes de comunicacin
acopladas entre actores.
Visiones, adecuacin entre el modelo del ambiente
desarrollado por un sistema y la realidad causada del
ambiente, y los lmites de los sistemas.
Objetivos

La presente investigacin tiene como objeto


presentar una mayor comprensin de los
eventos inesperados y su impacto en el
proyecto:
Determinar el origen (interno o externo) de los
eventos inesperados en proyectos y su afeccin.
Exposicin e impacto del nivel de prediccin de los
eventos y sus tipos en proyectos.
Un repaso a los eventos inesperados

Los proyectos suelen verse afectados significativamente por


eventos inesperados que ocurren durante su ciclo de vida.
Investigadores han tratado de encontrar maneras de
incrementar el control en los proyectos por medio de
herramientas como la prediccin de eventos, evaluacin de
consecuencias y elaboracin de estrategias de mitigacin.
Aun utilizando un mayor esfuerzo en la planeacin y
metodologas sofisticadas, no es posible predecir el futuro y
eventos inesperados continan afectando a los proyectos.
Un repaso a los eventos inesperados

La incidencia de eventos inesperados se relaciona


a dos clases de complejidades.
La complejidad propia de los proyectos, derivada de la
cantidad de distintos elementos involucrados y de la falta
de linealidad entre stos.
La complejidad que relaciona al entorno que rodea al
proyecto, as como la relacin que existe entre el proyecto
y su entorno.
Un repaso a los eventos inesperados

La toma de decisiones

Se acerca ms al enfoque tradicional de la gestin de


proyectos, en la cual el proyecto es una construccin racional
que est bajo control de aquellos encargados de tomar las
decisiones.
Reemplazo de decisiones rpidas por aquellas con enfoques
a procesos graduales, iterativos con una combinacin de
actividades y desarrollo del conocimiento.
Un repaso a los eventos inesperados
Lmites del enfoque
Investigaciones realizadas respecto a la incidencia de eventos
durante las distintas etapas del ciclo de vida del proyecto,
revelan los lmites de este enfoque:
Respecto al control, internamente, los eventos inesperados van
relacionados a una falta de atencin y capacidad de gestin por parte
de los procesos de vigilancia y control y de los administradores,
respectivamente.
Respecto a las habilidades, la motivacin de la gente, la facturacin y
el oportunismo.
Respecto a los errores, los defectos e incompatibilidades afectan
elementos tcnicos como materiales, partes y procesos de
ensamblaje.
Elementos del entorno de trabajo y entorno exterior.
Un repaso a los eventos inesperados

El sistema social
Las investigaciones que se apoyan en esta
perspectiva no miran a los planeadores y
gestores de los proyectos como seres
autrquicos sino como actores embebidos en
una red de relaciones sociales. Sus objetivos,
percepciones, conocimiento y poder no son
objetivos sino moldeados por la organizacin
del proyecto y las redes externas
Un repaso a los eventos inesperados

El aspecto crucial en la aparicin y


reconocimiento de eventos inesperados en los
proyectos no es la capacidad de anticipacin
de los lderes, sino ms bien la desviacin que
se dispara en la rutina de los procesos
organizacionales.
Un repaso a los eventos inesperados

La perspectiva del sistema social se enfoca ms en


entender cmo reaccionan los participantes de los
proyectos y las organizaciones frente a los problemas
que se presentan, que en elaborar recetas con
respuestas y soluciones precisas. Los gestores
manejan de distintas maneras los eventos
inesperados, en funcin de la experiencia que ya
posean con eventos similares.
Un repaso a los eventos inesperados

Existe la necesidad de realizar esfuerzos


especiales para cultivar las relaciones sociales y
capacidades a lo largo del proyecto, en lugar de
disear estructuras formales y contractuales ex
ante. Los lderes de los proyectos necesitan
cultivar capacidades para detectar eventos
antes de que stos ocurran. Como la temprana
identificacin de seales de advertencia y pronto
accionar para minimizar el impacto.
Tipo de Investigacin

Eventos inesperados
Recoleccin de
Entrevista ocurridos durante la
Informacin secundaria ejecucin del proyecto

45 encuestados Comunicados de prensa


Cara a cara Sin nmero lmite
Informes anteriores Descripcin breve
Semi-estructuradas Prensa
Grabadas digitalmente Discusin de la planificacin
Documentos internos
Transcritas
Hallazgos eventos inesperados ocurridos
durante la ejecucin del proyecto

3 Proyectos con ms
de 12 eventos
inesperados
Hallazgos de eventos inesperados ocurridos
por entorno interno
Nivel de Prediccin Ambiente Interno (70 eventos)
Overrun: 46 eventos; Proyecto 2, 7, 8 y 13.
La calidad inadecuada de trabajo
El conflicto entre los participantes
Las condiciones geolgicas de la tierra
Ms intensa de lo
previsto Los errores en la estimacin de los costos de proyectos
(63 eventos) Los errores en la estimacin de los recursos humanos
Incompatibilidades tcnicas entre las subpartes
Reubicacin del Miembro clave
Los retrasos debido a retrasos en las entregas de los paquetes de
trabajo interrelacionados
Supervisin: 22 eventos; Proyecto 7, 12 y 14.
Incompatibilidades tcnicas entre la entrega de soluciones por parte de
Imprevistos los contratistas principales 2
(34 eventos) Comunicacin descuidada de un equipo en el extranjero
Conflicto contratista extranjera - unios
Comportamiento oportunista de algunos participantes
Showstopper: 2 eventos; Proyecto 15.
Impredecible
Identificacin de la toxicidad en los ensayos con animales etapas
(9 eventos)
posteriores
Hallazgos de eventos inesperados ocurridos
por entorno externo
Nivel de
Prediccin Ambiente externo inmediato (31 eventos)
Contratiempo: 16 eventos; Proyecto 1, 2, 5, 14 y 17.
Retrasos en la aprobacin del proyecto
Retrasos en la obtencin de aprobaciones en temas ambientales
Ms intensa de lo Cambios frecuentes en las especificaciones tcnicas requeridas por el
previsto cliente
(63 eventos) Manifestaciones de activistas ambientales
Unidades de la organizacin patrocinadora opuestos a la ejecucin de los
proyectos
Falta de trabajadores calificados
Knock on door: 11 eventos; Proyecto 4, 6 y 14.
Retrasos en la obtencin de la aprobacin para un lanzamiento de drogas
Imprevistos Recortes del Gobierno en ayudas y subvenciones
(34 eventos) Bancarrota del principal cliente
Cambios de diseo importantes requeridas por el cliente principal
Proyecto interdependiente cerrado
Impredecible Visitantes misteriosos: 4 eventos; Proyecto 4.
(9 eventos) La cancelacin de una aprobacin gubernamental inicial
Hallazgos de eventos inesperados ocurridos
por entorno externo general

Nivel de Prediccin Entorno externo general (5 eventos)


Ms intensa de lo previsto Cambios de direccin: 1 evento; Proyecto 5.
(63 eventos) La variacin en el precio del petrleo
Imprevistos Revelaciones: 1 evento; Proyecto 11.
(34 eventos) Crisis financiera
Impredecible Shocker: 3 eventos; Proyecto 2, 3 y 4.
(9 eventos) Los cambios en los requisitos de seguridad despus del 9/11
Conclusiones

La mayora de eventos son generados en el


ambiente interno y son resultado de riesgos
subestimados.
Los eventos inesperados generados en el exterior
son raros y normalmente no afectan directamente al
proyecto.
Eventos similares pueden ser de diferente tipo en
proyectos diferentes o incluso en un mismo
proyecto, a pesar de su grado de predictibilidad.
Recomendaciones

Con base en las conclusiones obtenidas, se


recomienda lo siguiente para la gestin de eventos
inesperados:
Analizar cautelosamente los riesgos que se
presentan en los proyectos de forma que no se
subestimen y puedan afectar negativamente.
Tratar los eventos generados en los ambientes
externos cercanos y lejanos de la misma forma ya
que no hay evidencia que unos sean ms severos
que otros.
GRACIAS