Estructura Organizacional

Ing. Luis Meza Ordoez 1

Estructura Organizacional
Flujo de trabajo y definiciones.
Modelos organizacionales y
desarrollo de proyectos. Anlisis de
ventajas y desventajas.
Criterios para seleccin de la
estructura adecuada. Aplicacin a
PYMES.
Cambio de estructura. Manejo de la
Transicin

Ing. Luis Meza Ordoez 2

Desafos para la Organizacim

Naturaleza dinmica
Capaz de cambiar rpidamente
segn lo requiera el mercado
Apta para enfrentar
alta competencia
cambios en la tecnologa
control de los recursos y la complejidad

Ing. Luis Meza Ordoez 3

La Organizacin
Grupo de personas que deben coordinar sus
actividades para lograr los objetivos
organizacionales
La coordinacin requiere
fuerte comunicacin
clara comprensin de las interrelaciones e
inter dependencias entre las persona
En su diseo influyen
intensidad de cambio
complejidad
disponibilidad de recursos
caractersticas del mercado
decisiones a tomar

Ing. Luis Meza Ordoez 4

Diseo

No hay
estructuras
organizacionale
s buenas o
malas; sino
organizaciones
apropiadas o
inapropiadas

Ing. Luis Meza Ordoez 5

 Subsistema sociotcnico

SISTEMA SOCIAL SISTEMA TECNICO

-Personas -Tecnologa
-Comportamiento -Materiales
Grupal -Equipo

Optimizacin de resultados balanceando ambos sistemas

Ing. Luis Meza Ordoez 6

 Balance

ESPECIALIZACION RUTINA

ACTITUDES

Ing. Luis Meza Ordoez 7

Requerimientos del cambio organizacional

libre acceso entre las personas y los

grupos
comunicacin abierta y confiable
interdependencia como base de la
cohesin entre departamentos
preponderancia de : confianza, asumir
riesgos y proveer ayuda
resolucin de conflictos minimizando los
efectos negativos

Ing. Luis Meza Ordoez 8

 Limitaciones al cambio
Conformidad
Desconfianza
Falta de coraje para asumir riesgos
Supervivencia
Evitar ser identificado con fallas o errores

A largo plazo estos comportamientos adaptativos

limitan la capacidad competitiva e innovadora de
la organizacin

Ing. Luis Meza Ordoez 9

 Check List Organizacional Phillip Sadler

1. En que grado es necesario el control de la efectividad?

2. Qu actitud se requiere realizar las tareas?Cules son
los efectos en la motivacin de los mecanismos de
control?
3. Con qu grupos sociales se identifican?En qu grado
las relaciones sociales satisfactorias se relacionan con la
motivacin y los resultados?
4. Qu aspectos de las actividades requieren fuerte
integracin para que las tareas en conjunto sean
realizadas?
5. Qu indicadores deben desarrollarse para tener un
control apropiado de la integracin a la vez que de las
necesidades personales y la motivacin?
6. Qu cambios en el entorno es probable que afecten las
operaciones futuras de la compaa?Qu medidas
organizacionales debern llevarse a cabo para asegurar
que la empresa responde con eficacia?
Ing. Luis Meza Ordoez 10
Consideraciones de Diseo
Enfasis Razones
Control Sensibilidad a
variaciones en el
contexto
Integracin Productos mltiples de
alta tecnologa

Relaciones Regulaciones
Externas Sindicatos

Ing. Luis Meza Ordoez 11

Definiciones

Autoridad

Poder conferido
Autoridad +
Responsabilidad=
Responsabilidad Accountability

Obligaciones

Ing. Luis Meza Ordoez 12

 Modelo de comportamiento organizacional
Diagnstico congruencia

Organizacin

Informal

Insumos Productividad
Organizacin
Entorno Estrategia
Tareas Sistema
Formal

Recursos Unidad

Historia Individuos
Personas

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 Organizacin Funcional
ORGANIZACION FUNCIONAL

Director
Ejecutivo

Coordinacin
de Proyectos
Gerente Gerente Gerente
Funcional Funcional Funcional

Personal afectado a Proyectos

Ing. Luis Meza Ordoez 14

Ventajas Organizacin Funcional

Facilita el Planeamiento y Control

Presupuestario
Posibilita mejor control tcnico
Provee continuidad
polticas
procedimientos
Facilita el control al existir una sola lnea
de reporte
Canales de comunicacin bien definidos

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Desventajas Organizacin Funcional

Ninguna persona es responsable por el

Proyecto Total
Compleja Coordinacin
Las decisiones se inclinan hacia los grupos
funcionales ms fuertes
Las iniciativas estn orientadas ms hacia
lo funcional que a los proyectos en curso

Ing. Luis Meza Ordoez 16

 Organizacin por Proyectos
ORGANIZACION POR PROYECTOS

Director
Ejecutivo

Project Project Project

Manager Manager Manager

Coordinacin
de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

Ing. Luis Meza Ordoez 17

 Organizacin Matricial Fuerte
ORGANIZACION MATRIZ FUERTE

Director
Ejecutivo

Gerente de
Gerente Gerente Gerente
Project
Funcional Funcional Funcional
Managers

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinacin
Personal afectado a Proyectos
de Proyectos

Ing. Luis Meza Ordoez 18

Ventajas Organizacin Matricial

El project manager mantiene control ( a travs de los

gerentes de lnea) sobre todos los recursos, incluyendo
los costos y el personal
Pueden establecerse polticas y procedimientos
especficos para cada proyecto
Respuesta rpida ante cambios, conflictos y
necesidades de cada proyecto
El costo de las personas es menor al ser compartida en
diferentes proyectos
Cada persona tiene un puesto cuando el proyecto
termina
Mejor balance entre tiempos, costos y resultados
Autoridad y responsabilidad estn compartidas

Ing. Luis Meza Ordoez 19

Desventajas Organizacin Matricial

Flujo multidimensional de trabajo e informacin

Doble dependencia
Cambio continuo de prioridades
Dificultad inicial para establecer polticas y
procedimientos
Gerentes de linea pueden tener sesgos hacia sus
propios objetivos
Las personas desarrollan roles con mayor grado
de ambigedad respecto a la organizacin
funcional

Ing. Luis Meza Ordoez 20

 Organizacin Matricial Dbil
ORGANIZACION MATRICIAL DEBIL

Director
Ejecutivo

Gerente Gerente Gerente

Funcional Funcional Funcional

Coordinacin
de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

Ing. Luis Meza Ordoez 21

 Organizacin Mixta
ORGANIZACION MIXTA

Director
Ejecutivo

Gerente Gerente Gerente Gerente de

Funcional Funcional Funcional Project
Managers

Project Manager

Coordinacin
Proyecto B
Project Manager

Project Manager

Coordinacin
Personal afectado a Proyectos
del Proyecto A

Ing. Luis Meza Ordoez 22

 Organizacin Matriz Balanceada
ORGANIZACION MATRIZ BALANCEADA

Director
Ejecutivo

Gerente Gerente Gerente

Funcional Funcional Funcional

Coordinacin
Project Manager
de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

Ing. Luis Meza Ordoez 23

Gerenciamiento de Proyectos

Influencia de la Estructura Organizacional en Proyectos

Tipo de Organizacin Matriz

Funcional Por Proyectos
Caractersticas Dbil Balanceada Fuerte
Autoridad del
Lder o gerente del proyecto Poca o ninguna Limitada Baja a Moderada Alta a casi Total
Moderada a Alta

% de personal afectado full- Practicamente 0-25% 15-60% 50-95% 85-100%

time al proyecto ninguno

Rol del lder Tiempo parcial Tiempo parcial Tiempo completo Tiempo completo Tiempo completo

Ttulo asignado al responsable Coordinador del Coordinador del Gerente de Gerente de Project Manager
del Proyecto Proyecto/ Proyecto/ Proyecto / Proyecto /
Lder de Lder de Project Program Program
Proyecto Proyecto Officer Manager Manager

Ing. Luis Meza Ordoez 24

Aplicacin a PYMES

Los Gerentes de Proyecto reportan

al nivel alto de la Organizacin
especialmente cuando el proyecto
tiene clientes externos
No son vistos como amenazas
Los clientes externos se sienten
satisfechos cuando se designa una
persona como responsable del
proyecto
Ing. Luis Meza Ordoez 25
 Planeamiento Organizacional

Estructura Organizacional
Plan de Gestin de Personal afectado
a Proyectos *
Asignacin de Roles y
Responsabilidades *
Informacin de Soporte *

Ing. Luis Meza Ordoez 26

Plan de Gestin de Personal
Describe cundo y cmo las personas se incorporan y se
desvinculan del Grupo de Proyecto
Puede incluir histogramas de carga de trabajo por
especialistas

Los procedimientos de reasignacin de Personal deben

tener en cuenta
La reduccin de incertidumbres que daen la
moral de los integrantes del equipo
Eliminar la tendencia a estirar las actividades
ya que incrementa los costos del proyecto

Ing. Luis Meza Ordoez 27

Matriz de Asignacin de responsabilidades

Persona A B C D E F ...
Fase
Requerimientos A C R P P - -
Funciones A - R P - P -
Diseo A - C R I - P
Desarrollo - C A R - P P
Testeo - - A P I R P

P= Participante ; R=Responsable ; C=Control / Revisin

I=requiere su input ; A=requiere su autorizacin

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Estructura Organizacional

Impacto en la organizacin
Descripciones de Tareas
Misin
Responsabilidad
Autoridad
Tareas
Ambito de Trabajo
Necesidades de Capacitacin

Ing. Luis Meza Ordoez 29

 Incorporacin de Personal

Plan del Proyecto

Descripcin del Personal

Disponible *

Prcticas y procedimientos de
reclutamiento

Ing. Luis Meza Ordoez 30

 Incorporacin de Personal

Entrevistas de reclutamiento
Negociaciones de asignacin de
personal
Identificacin y obtencin de
servicios especializados
Asignacin
Directorio de Proyectos

Ing. Luis Meza Ordoez 31

Personal Disponible
Experiencia
previa
Intereses
personales
Caractersticas
Personales
Grado de
disponibilidad
Competencias *

Ing. Luis Meza Ordoez 32

 Modelo de Competencias
COMPETENCIA DEFINICION

PROACTIVIDAD Capacidad para iniciar acciones

conducentes al cumplimiento de los
objetivos establecidos o percibidos

Ing. Luis Meza Ordoez 33

NIVEL I: EDUCACION GENERAL APTITUDES ENTRENAMIENTO GENERAL ACTITUD

COMPETENCIA DEFINICION
ANALITICA Capacidad de determinar con precisin las relaciones
causa-efecto

COMUNICACION Capacidad de recibir, interpretar, validar y transmitir

informacin con precisin, usando un vocabulario
adecuado y un medio efectivo

CREATIVIDAD Capacidad de pensar y actuar usando aplicaciones

originales e innovadoras de tcnicas, principios y
conceptos

PROCESAMIENTO DE Capacidad de obtener, clasificar y evaluar con precisin

INFORMACION la informacin

MATEMATICA Capacidad de comprender y aplicar relaciones numricas

ORIENTACION A LA Capacidad de considerar las implicancias relativas a la

CALIDAD Calidad en cada actividad propuesta

ORIENTACION A LO Capacidad del conocimiento de los detalles para llevar

MINUCIOSO adelante las tareas hasta su finalizacin

Ing. Luis Meza Ordoez 34

NIVEL II: ENTRENAMIENTO TECNICO EXPERIENCIA ESPECIFICA INTERESES

COMPETENCIA DEFINICION
COACHING Capacidad de mejorar los resultados de los dems,
brindndoles informacin de retroalimentacin; de modo
de impulsarlos hacia comportamientos deseados
ANALISIS COSTO / Capacidad de identificar, separar y analizar, los elementos
BENEFICIO de una situacin y sus costos; evaluando el impacto sobre
los beneficios directos e indirectos

RELACIONES Capacidad de entender el complejo sistema de las

HUMANAS necesidades individuales, alinendolas con los objetivos
organizacionales, para lograr una armoniosa interaccin
de grupos
VISION DEL NEGOCIO Capacidad de comprensin del entorno, la estrategia, la
cultura, la organizacin y los procesos, considerando
grados de interdependencia entre ellos
MODELIZACION Capacidad de construir rplicas simblicas de sistemas o
conceptos

SENSIBILIDAD A LAS Capacidad de reconocer e interpretar rdenes o patrones

TENDENCIAS de un grupo de datos en un perodo y predecir
comportamientos futuros

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NIVEL III: ENTRENAMIENTO GERENCIAL
AMPLIA EXPERIENCIA / EXPOSICION / OPORTUNIDADES

COMPETENCIA DEFINICION
VISION GLOBAL Capacidad de tener en cuenta una gran cantidad de
variables situacionales y probables resultados a travs de
la comprensin de las relaciones funcionales en una
macro perspectiva considerando el impacto del tiempo
GESTION DEL CAMBIO Capacidad de entender los elementos de cambio y actuar
con flexibilidad para lograr la transicin hacia un nuevos
conjunto de condiciones con las menores perturbaciones a
los procesos existentes

Ing. Luis Meza Ordoez 36

COMPETENCIAS GENERICAS COMPETENCIAS TECNOLOGICAS (c)
Proactividad Electrnica
Analtica Estructuras
Comunicacin Estadstica
Creatividad Qumica General
Procesamiento Informacin Qumica Analtica
Matemtica Fsica
Orientacin a la Calidad Microbiologa
Orientacin a lo minucioso Toxicologa
Coaching Dermatologa
Anlisis Costo Beneficio Bioqumica
Relaciones Humanas Psicolgica
Visin del Negocio Alimentos / Nutricin
Modelizacin Botnica
Sensibilidad a las tendencias Ergonoma
Visin Global Anatoma
Gestin del Cambio Ingeniera de Empaque
COMPETENCIAS - MERCADO Desarrollo de test
Comprensin del Mercado Epidemiologa
Conocimiento del Cliente Farmacologa
COMPETENCIAS ARTISTICAS Inmunologa
Juicio Esttico Biofsica
Lenguajes forneos Medicina General
Diseo artstico
COMPETENCIAS TECNOLOGICAS COMPETENCIAS DE NEGOCIOS
Conocimiento de Materiales Planeamiento
Mtodos Manufactura Administracin
Equipamiento Control
Formulaciones Negocios Internacionales
Negociaciones
Regulaciones
Ing. Luis Meza Ordoez 37
 PERFIL DE COMPETENCIA DE PUESTOS

Puesto: Fecha
N Competencia 1 2 3 4 5 1=mnimo
1 5=mximo
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
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16
17
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20

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