SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO
Y NORMAS DE
CONTROL INTERNO
PARA EL REA DE
ABASTECIMIENTOS
Y ACTIVOS FIJOS
EXPOSITOR
ECON. y CPC. PABLO CASTAEDA FLORES
DIRECTOR EJECUTIVO DE LA INSPECTORA GENERAL
Lima, 20 y 21 de Marzo del 2007 1
 Sistema de Abastecimiento

Conjunto de procesos tcnicos

interrelacionados, orientados al racional,
eficaz y eficiente suministro de bienes y
servicios no personales, para asegurar el
desarrollo de actividades y el logro de metas
programadas por la entidad.

2
 SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
PROCESOS NORMAS NORMAS TCNICAS

TCNICOS GENERALES CONTROL INTERNO

Etapas o Orientaciones tcnico - Mecanismos de control

actividades operativas para aplicar interno del proceso de
especializadas del los procesos tcnicos y abastecimiento, as
sistema de facilitar la gestin del como del uso,
abastecimiento abastecimiento conservacin, custodia y
proteccin de bienes.

INAP INAP
CONTRALORA
GENERAL
VIGENTES
3
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
PROCESO TCNICO

CATALOGACIN

PROGRAMACIN

UBICACIN DE PROVEEDORES

ADQUISICIN

ALMACENAMIENTO

DISTRIBUCIN

CONTROL FSICO Y VALORADO

ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

4
 Sistema de Abastecimiento

PROGRAMACIN

Qu cantidad necesitamos?

Cunto cuesta la cantidad que necesitamos?

Qu cantidad podemos adquirir con el

presupuesto asignado?

5
 Sistema de Abastecimiento

PROGRAMACION

AJUSTE TRIMESTRAL DE Qu cantidad

PROGRAMACIN debo incluir o retirar
del plan ?

6
 Sistema de Abastecimiento

ADQUISICIN
PREVISIN PRESUPUESTAL Cunto dispongo efecti-
vamente para adquirir
medicamentos e insumos
mdico quirrgicos?
BASES O TRMINOS DE Qu cantidad quiero
REFERENCIA adquirir?. Cunto
estimo pagar?. Qu
cantidad, cundo y dnde
lo requiero?.

7
 Sistema de Abastecimiento

ADQUISICIN

CONVOCATORIA, ADQUISI- Cmo optimizar los re-

CIN Y FORMALIZACIN cursos, seleccionar la
calidad apropiada y precio
ms bajo?

8
 Sistema de Abastecimiento

ALMACENAMIENTO

PROGRAMA DE RECEPCIN
Quin recepcionar los medicamento e insumos mdico
quirrgicos, qu cantidad?,
En qu fecha, qu recursos, espacio y medios de
almacenamiento requerido?

9
 Sistema de Abastecimiento

ALMACENAMIENTO

RECEPCIN O CONFOR- Cmo asegurar que la fe-

FORMIDAD cha y lugar de entrega, calidad y
cantidad de medicamentos e
insumos corresponde a
la contratada?
UBICAR EN REAS Cmo almacenar
SEGURAS Y ADECUA- en el espacio y medio
DAS PARA SU CON- de almacenamiento previsto
SERVACIN adecuado y seguro?

MANTENIMIENTO Programa de mantenimiento y

evaluaciones, informes y
estadsticas. 10
 Sistema de Abastecimiento
DISTRIBUCIN

PROGRAMA DE DISTRIBUCIN
A quin (es), cundo, (de
acuerdo a stock disponible
y cmo y qu cantidad ?
(prioridades). Qu
recursos necesito?
DISTRIBUCIN A CONFORMIDAD
Cmo asegurar que
cantidad, tipo de
insumos y fecha
corresponde a la
prevista (mtodo de
revisin fsica y
documental?.
(Vencimiento de medicinas) 11
 Sistema de Abastecimiento

Debemos
implementar un Ya he
CONTROL FSICO Y control de los previsto
movimientos de eso no se
VALORADO medicinas e preocupe,
insumos mdico va a ver
quirrgicos control

Cmo controlar el movi-

miento de medicamentos
e insumos mdico
quirrgicos?

12
 Sistema de Abastecimiento

REGISTRO Y CONTROL
PROCESO TCNICO INFORMACIN GENERADA

CATALOGACIN Catlogo de bienes y servicios, Informes

Tcnicos y Estadsticos.

PROGRAMACON Cuadro Anual de Necesidades

Presupuesto Valorado
Plan de obtencin y ajustes
Evaluaciones, reportes.

13
 Sistema de Abastecimiento
SEGURIDAD Programa de Seguridad
Evaluaciones, Informes y
estadsticas de
incidencia y ocurrencia.

DISPOSICIN FINAL Programa de Verificacin

del estado de
conservacin y
empleo de bienes, as
como de calificacin de
utilidad para la entidad.
Evaluaciones.
Resoluciones de baja,
Informes y Estadsticas. 14
 Sistema de Abastecimiento
ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS
Decreto Supremo N 154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos
Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal
Art 8 .- Definicin del Comit de Gestin Patrimonial
Es el rgano de la entidad pblica encargado de coordinar y realizar el
planeamiento del registro, administracin, dependencia y control de los
bienes de propiedad estatal sobre los que la entidad pblica ejercita algn
derecho real.
Arts 9 y 10 .- Conformacin e integrantes del Comit de Gestin
Patrimonial.
Se conformar con funcionarios y personal de las Oficinas de Control
Patrimonial existentes en las entidades pblicas o de la oficina que cumpla
sus funciones. Se nombrar mediante Resolucin del Titular de la entidad
pblica, a sus integrantes, con un mnimo de dos miembros, designando al
Presidente del mismo. En un plazo mximo de 10 das a partir de la
expedicin de la Resolucin mencionada, la entidad estatal deber remitir
copia de la misma a la Superintendencia de Bienes Nacionales. 15
 Sistema de Abastecimiento
ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS
Decreto Supremo N 154-2001-EF Reglamento General de
Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal
Art 122.- El Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones.
Es el rgano responsable de evaluar las solicitudes de altas y bajas de los
bienes de las entidades pblicas y organizar los actos de disposicin de los
bienes muebles de su entidad. Sus integrantes son nombrados por la Alta
Direccin de la entidad.
Art 123.- Conformacin del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones
Esta conformado, como mnimo, por un representante de cada una de las
siguientes reas:
a)Administracin
b) Contabilidad
c) Asesora Legal
16
 Sistema de Abastecimiento
ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS
.
Art 123.- Conformacin del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones
De no existir alguna de estas reas la Alta Direccin nombrar el
representante necesario para completar el mnimo, de una de las reas
existentes.
Art 129.- La Baja
Es el procedimiento consistente en la extraccin fsica y contable de bienes
muebles del patrimonio de las entidades pblicas. Se autoriza mediante
Resolucin administrativa con indicacin expresa de las causales que la
originaron.
Art 134.- El Alta
Es el procedimiento consistente en la incorporacin fsica y contable de
bienes muebles al patrimonio de las entidades pblicas, dentro de los 30
das de recepcionados por la entidad.
17
 Sistema de Abastecimiento
ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS
Art 136.- Causales para el Alta
Procede por las siguientes causales:
a) Saneamiento de bienes muebles
b) Permuta
c) Donacin
d) Reposicin
e) Fabricacin, elaboracin o manufactura de bienes muebles
f) Reproduccin de semovientes
g) Cualquier otra causal, previa opinin favorable de la Superintendencia
de Bienes Nacionales

18
 Sistema de Abastecimiento

ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

Decreto Supremo
N 107-2003-EF Directiva
Decreto
N 004-
Supremo
2002-
N 107-
Directiva SBN
2003-EF
N 004-2002/SBN

19
NORMAS TCNICAS DE CONTROL INTERNO
PARA EL SECTOR PBLICO

RESOLUCIN DE CONTRALORA N 072-98-CG.

RESOLUCIN DE CONTRALORA N 123-00-CG.
(MODIFICATORIAS).
RESOLUCIN DE CONTRALORA N 155-2005,
del 30.MAR.05.
(MODIFICATORIAS).

20
(Derogado por la Resolucin de Contralora N
320-2006-CG del 30.OCT.06, Publicado EL
03.NOV.06).
Dejar sin efecto la Resolucin de Contralora N
072-98-CG, que aprob las Normas Tcnicas de
Control Interno para el Sector Pblico, sus
modificatorias.

21
 DEFINICIN
Las Normas de Control
Interno para el Sector LAS NORMAS
Pblico son guas DE CONTROL,
FRENAN LA
generales dictadas por
CORRUPCIN.
la Contralora General
de la Repblica, con el
objeto de promover una
sana administracin de
los recursos pblicos en las entidades en el marco
de una adecuada estructura del control interno. Estas
normas establecen las pautas bsicas y guan el
accionar de las entidades del sector pblico hacia la
bsqueda de la efectividad, eficiencia y economa en
las operaciones. 22
300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL REA DE
ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS
300-01 Criterio de economa en la compra de bienes y
contratacin de servicios.
300-02 Unidad de almacn.
300-03 Toma de inventario fsico.
300-04 Baja de bienes de activo fijo.
300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.
300-06 Acceso, uso y custodia de bienes.
300-07 Control sobre vehculos oficiales del Estado.
300-08 Proteccin de bienes de activo fijo.
23
300-01 CRITERIO DE ECONOMA EN LA COMPRA
DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS
En toda transaccin de bienes o
servicios, as como en las dems
actividades de gestin, deber
tenerse presente, el criterio de
economa.
24
 Esta mercadera
que he recibido,
ingresar al
Almacn

300-02 UNIDAD DE ALMACEN

Todos los bienes que adquiere la entidad
deben ingresar fsicamente a travs de la
Unidad de Almacn, antes de ser utilizados.
25
300-03 TOMA DE INVENTARIO FSICO

Cada entidad debe practicar anualmente

inventarios fsicos de los activos fijos, con
el objeto de verificar su existencia fsica y
estado de conservacin.

26
300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVOS
Los bienes de activo fijo que por diversas
causas, han perdido utilidad para la
entidad, deben ser dados de baja
oportunamente.

27
 300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES
DE ACTIVO FIJO.
La administracin de la entidad debe
preocuparse en forma constante por el
mantenimiento preventivo de los bienes de
activo fijo, a fin de conservar su estado
ptimo de funcionamiento y prolongar su
periodo de vida til.
28
 300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE
LOS BIENES.
Solamente el personal autorizado debe
tener acceso a los bienes de la entidad, el
que debe asumir responsabilidad por su
buen uso, conservacin, y custodia, de ser
el caso.
29
300-07 CONTROL SOBRE VEHCULOS
OFICIALES DEL ESTADO
Debe cautelarse que los vehculos de
propiedad de la entidad, sean utilizados
exclusivamente en actividades oficiales,
salvo autorizacin expresa del titular.

30
 SEGURIDAD !
300-08 PROTECCIN DE BIENES DE
ACTIVO FIJO.
Deben establecerse procedimientos para
detectar, prevenir, evitar, y extinguir las
causas que pueden ocasionar daos o
prdidas de bienes pblicos.

31
 NORMAS GENERALES DEL
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
RESOLUCIN JEFATURAL N 118-80-INAP/DN
Aprueba las siguientes Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento, las mismas que forman parte de la
presente Resolucin:
SA.01 Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia.
SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento.
SA.03 Actualizacin y utilizacin de informacin para el
Abastecimiento.
SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios.
SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y custodia temporal de
bienes.
SA.06 Austeridad del Abastecimiento.
SA.07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes
servicios. 32
SA.01 APLICACIN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA
Y EFICACIA.
En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro o
administracin de bienes y/o servicios, se precisarn y
aplicarn criterios de calidad, cantidad, oportunidad,
lugar y costo: este ltimo cuando sea pertinente.
(Derogada por el D. S. N 039-98-PCM. - Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley
N 26850). 33
 SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIN DEL
ABASTECIMIENTO.
El planeamiento, organizacin, direccin y control de
Abastecimiento abarcar tanto a los bienes como a los
servicios; y se ejecuta a travs de los procesos tcnicos.
(Derogada por el D. S. N 039-98-PCM. - Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley
N 26850).
34
SA.03 ACTUALIZACIN Y UTILIZACIN DE
INFORMACIN PARA EL ABASTECIMIENTO.
Los encargados y los usuarios de la funcin de
abastecimiento son responsables de actualizar y emplear
permanentemente la informacin necesaria para orientar
la aplicacin de los procesos tcnicos.
(Derogada por el D. S. N 039-98-PCM. - Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley
N 26850). 35
 SA.04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES
Y SERVICIOS.
Toda adquisicin de bienes y/o servicios ser realizada
por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos
especficos temporalmente se encargue a un rgano
diferente, lo har aplicando normas que emita el de
Abastecimiento.
(Derogada por el D. S. N 039-98-PCM. - Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley
N 26850). 36
SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FSICO Y CUSTODIA
TEMPORAL DE BIENES.
Toda adquisicin de bienes y/o servicios ser realizada
por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos
especficos temporalmente se encargue a un rgano
diferente, lo har aplicando normas que emita el de
Abastecimiento.

37
 SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.
En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro,
utilizacin y/o administracin de bienes y servicios, se
aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de
austeridad que establezca la entidad a propuestas del
rgano de Abastecimiento.
38
SA.07 VERIFICACIN DEL ESTADO Y UTILIZACIN
DE BIENES Y SERVICIOS.
Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas
para verificar la existencia, estado y condiciones de
utilizacin de los bienes y/o servicios de que dispone la
entidad.

39
 Muchas Gracias !

40