CONTROL

DOCUMENTAL

BEYOND QUALITY SYSTEMS

 Objetivo

Al finalizar el curso los participantes practicarn y

desarrollarn las principales herramientas para la
elaboracin y codificacin de documentos del Sistema
de Administracin de Calidad.
 Alcance

Para toda la estructura de documentacin del Sistema de

Administracin de Calidad y sus Procesos.
Estructura Documental del SAC

MAC Nivel I
MANUAL DE ADMON. DE CALIDAD
MO MANUAL DE ORGANIZACIN

Nivel II
DOE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

PG Nivel III
PROCESOS GENERALES

Nivel IV
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS
PE INSTRUCTIVOS DE TRABAJO
IT

RC Nivel V
REGISTROS DE CALIDAD
ROE REGISTROS DE ORIGEN EXTERNO

POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD Nivel VI

 Elaboracin de Documentos

1. Procesos Generales (PGs)

2. Procedimientos Especficos (PEs)
3. Instructivos de Trabajo (ITs)
4. Registros de Calidad (RCs)
5. Documento de Origen Externo (DOE s)
6. Registro de Origen Externo (ROE s)
 Procesos Generales
LOGO Fecha de
Elaboracin:
Hoja 1
PROCESO GENERAL DE ... Vigente a partir de:
No. de Revisin:
Clave:
Hoja:

OBJETIVO: ALCANCE: REA

RESPONSABLE:
Hoja 2

NOTAS ACLARATORIAS:
LOGO Fecha de
Elaboracin:
PROCESO GENERAL DE ... Vigente a partir de:
No. de Revisin:
Clave:
Hoja:

FLUJOGRAMA GENERAL:

Elabor: Revis: Autoriz:

RC-CAL-001

Los procesos Generales (PG) son

aquellos que describen las
principales actividades de la
organizacin, y se representan en
forma de flujogramas. RC-CAL-001
 Procedimientos Especficos
LOGO Fecha de
Elaboracin:
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO DE ... Vigente a partir de:
Los procedimientos Especficos No. de Revisin:
Clave:
Hoja:
(PE) son aquellos que describen OBJETIVO: ALCANCE: REA RESPONSABLE:

especficamente cada proceso,

ayudndose de un diagrama de Pa
so
RESPONSABLE DETALLE DE LA ACTIVIDAD

flujo que indica la secuencia de

las operaciones.

FLUJOGRAMA:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

ORIGINA:
PROVIENE:
OTROS:

DEFINICIONES:

ANEXOS:

Elabor: Revis: Autoriz:

RC-CAL-002
 Instructivos de Trabajo
LOGO Fecha de

Los instructivos de trabajo son INSTRUCTIVO DE TRABAJO DE ...

Elaboracin:
Vigente a partir de:
No. de Revisin:

aquellos que describen Clave:

Hoja:

detalladamente cada paso del OBJETIVO: ALCANCE: REA RESPONSABLE:

proceso. Pa RESPONSABLE DETALLE DE LA ACTIVIDAD

so

NOTA IMPORTANTE: Cuando sea un Instructivo o

Manual de Trabajo en copia dura o medio electrnico, se
llenar esta misma plantilla, excepto el apartado
Descripcin de Actividades que se llenar como sigue: FLUJOGRAMA: (Opcional)

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Donde dice Paso, se le pondr el nmero 1,
2. En la columna de Responsable, quien es el ORIGINA:
PROVIENE:
responsable de la actividad, y OTROS:
3. Donde dice Descripcin de la Actividad, se escribir
DEFINICIONES:
la leyenda; Ver Instructivo (nombre del manual o
documento que aplique) el cual consta de (n) paginas. ANEXOS:

Se fijar en la primera pgina una etiqueta roja donde se Elabor: Revis: Autoriz:

escribir el mismo Nmero de Clave, as como el Nombre

RC-CAL-003
y firma del Gerente del rea.
 Registros de Calidad (Formatos)

Estos documentos no tienen LISTA DE VERIFICACIN X

un patrn a seguir, sin
embargo son diseados por
los responsables de los
procesos de tal forma que
faciliten el registro de los
resultados de las
observaciones,
proporcionando una evidencia
objetiva de las revisiones o
actividades realizadas.

Nota: Todos los registros debern

llevar: Logotipo de la empresa,
Nombre del Registro, No. de hojas
cuando sea mas de una, y en el RC-CAL-001
ngulo inferior izquierdo la Clave
correspondiente.
 Documentos de Origen Externo

Los Documentos de Origen Externo

son aquellos que se utilizan dentro
de la organizacin pero que no son
elaborados por su personal ya que
generalmente son libros de consulta,
reglamentos o manuales, que son
necesarios para el buen desempeo No.
de sus funciones Operativas y del
Administrativas. DOE

Documento de
Origen Externo DOE- LOG-001

LOGISTICA
 Registros de Origen Externo

Los Registros de Origen

Externo son aquellos que se
utilizan dentro de la
organizacin pero que no son
elaborados por su personal, sin
embargo, son necesarios para No. del
el buen desempeo de sus ROE
funciones Operativas y
Administrativas.
Registro de
Origen Externo ROE- RHU-001
A diferencia de los registros de
calidad, los registros de origen
RECURSOS
externo se identifican mediante HUMANOS
las iniciales ROE.
 Generalidades en la Elaboracin
de Documentos

La Fuente que se utilizar ser Arial Narrow.

El Tamao de la Fuente es para Ttulos 12, y para el
contenido 10.
No debern quedar espacios en blanco, en caso
contrario se deber escribir la leyenda N/A que
significa No Aplica.
En la elaboracin de los IT y PE, es importante
considerar los criterios de Qu trabajo se hace?,
Quin lo hace?, Cmo lo hace?, Cundo se
hace? y Donde se hace?.
 Codificacin de Documentos

La Clave de los documentos se establece de la siguiente manera:

PG-PRO-001

Las 2 o 3 primeras letras Las 3 siguientes letras correspondern Y finalmente se pondr un nmero
correspondern al Tipo del al rea de la Empresa. Enseguida un consecutivo de 3 dgitos, iniciando con
Documento. Enseguida un guin (-). guin (-). 001, 002, 003, etc., segn el nmero
de documentos generados.
As entonces, el ejemplo anterior significa: Proceso General, del rea de Produccin, siendo el nmero uno.

Nota: Ver tabla de determinar Claves

 Tabla para determinar Claves
TIPO DE DOCUMENTO CLAVE REAS DE LA EMPRESA CLAVE

Manual de Administracin de Calidad MAC ADMINISTRACIN DE VENTAS AVE

Manual de Organizacin MO VENTAS GONAC VEG
Documentos de Origen Externo DOE VENTAS MALINCHE VEM
Proceso General PG RECURSOS HUMANOS RHU
Procedimiento Especfico PE Capacitacin CAP
Instructivo de Trabajo IT Reclutamiento y Seleccin RYS
Registro de Calidad RC LOGSTICA LOG
Registros de Origen Externo ROE Trfico TRA
Plan de Calidad PC Almacn de Refacciones ARL
Documentos Miscelneos DM CALIDAD CAL
Objetivos de Calidad OC ADMINISTRACION ADM
Contabilidad CON
Impuestos IMP
Tesorera TES
Nmina NOM
Cuentas por Pagar CXP
Compras COM
Costos COS
Presupuesto PRE
Crdito y Cobranza CYC
Caja CAJ
SISTEMAS SIS
FINANZAS FIN
PRODUCCIN MALINCHE PRM
Mantenimiento MAM
Control de Procesos CPM
Almacn de Materias Primas AMM
Almacn de Refacciones ARM
Almacn de Producto Terminado APM
Seguridad e Higiene y Ambiental SHM
PRODUCCIN GONAC PRG
Mantenimiento MAG
Control de Procesos CPG
Ejercicio
Almacn de Materias Primas AMG
Almacn de Refacciones ARG
Almacn de Producto Terminado APG
Seguridad e Higiene y Ambiental SHG
 Control de Documentos

Todo documento que se origine por el SAC,

debe ser controlado, asimismo los de Origen
Externo.
La manera de controlar los documentos por
parte de la Empresa es mediante el Software
eQDZ que permite controlar, modificar,
consultar, referenciar, tener rpidamente
historial de documentos y administrar usuarios
Software
para la elaboracin, revisin y autorizacin de
eQDZ
stos.
El Manual del Usuario del Software eQDZ
menciona las operaciones referentes al Control
de Documentos (ver pg 5-34 o Barra de
Ayuda dentro del Software).
El Control se utiliza para prevenir el uso no
intencionado de documentos obsoletos.
 Conclusiones

Dudas
Comentarios
Aclaraciones