TCNICAS DE

ORGANIZACIN
 TCNICAS DE ORGANIZACIN
Son herramientas necesarias para solucionar los problemas organizativos; son
indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social
Los principales son:
Organigramas
Manuales
Procedimientos
Diagramas de flujo
Formas
Cuadro de distribucin del trabajo
Descripcin de puesto
 ORGANIGRAMA
Son conocidos tambin como graficas o cartas de organizacin, los organogramas son
representaciones graficas de la estructura formal de una organizacin lineo funcional, o
cuando es necesario combinarlo con organizaciones staff, comits y matricial.
Los organigramas pueden clasificarse :
Por su objeto
Por su rea
Por su contenido
Tambin existen 3 formas de representar los organigramas
Vertical
Horizontal
Mixto
Clasificacin de los organigramas
 Formas de representar los
organigramas

Vertical: en la que los niveles jerrquicos quedan determinados

de arriba abajo.
Horizontal: los niveles jerrquicos se representan de
izquierda a derecha.
Mixto: se utiliza por razones de espacio, tanto el
horizontal como el vertical.
 MANUALES

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y

sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa.
Los manuales, de acuerdo a su contenido, pueden ser:
De organizacin (general o especifico)

De descripcin de puestos

De procedimientos
 Son de gran utilidad ya que:
Describen la estructura de funciones de toda la empresa o
departamento al que se refiere el manual.
Muestra los grados de autoridad y los niveles jerrquicos.
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la
empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones
Aumenta la eficiencia de los empleados.
Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de
la empresa.
Ayudan a la coordinacin interdepartamental.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Son fuente de consulta y un medio de adiestramiento.
CONTENIDO DE LOS MANUALES
Portada.
ndice de contenido.
Introduccin.
Objetivo.
Cuerpo del manual
Anexos.
Glosario.
Simbologa.
Formato del titulo del procedimiento.

~Procedimiento de reclutamiento de personal

PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
Es la tcnica mas efectiva para una empresa cuando se pasa de una actividad a
otra, hasta recorrer todos los pasos necesarios para tramitar documentos.

El procedimiento es especifico y para su representacin, como modelo a seguir, se

recomienda usar un cuadro de descripcin de actividades.
 CUADRO DE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Numero Descripcin de Unidad Formato/clave

de las administrativa o del formato
actividad actividades puesto
responsable
 Polticas y
Reglas.
Unidades
Descripcin de Administrativas
Actividades. o puesto
responsable.

ELEMENTOS DE UN
Objetivo Formatos.
PROCEDIMIENTO
formato para la campaa de reclutamiento
inicio del procedimiento de reclutamiento de personal
Descripcin de actividades
del procedimiento
Formato de solicitud de personal Formato de solicitud para el diseo de la
convocatoria de reclutamiento
Formato de solicitud de empleo
 IMPORTANCIA

Su diseo determina especficamente las

actividades que deben hacerse, cuando y
quien debe realizarlas; lo que hace que sea
mejor es que el empleado lo realice con
pleno conocimiento y convencimiento.
Los procedimientos son fundamentales
para organizarlos adecuadamente, dado
que:
Generan coordinacin de las reas responsables de
cada una de las actividades y evitan duplicidades de
trabajo.
Controlan el cumplimiento de las actividades, lo que
evita fuga de responsabilidad.
Eliminan o reducen el atraso de actividades.
Nivelan el grado de autoridad y responsabilidad de
cada puesto.
Eliminan o reducen los conflictos interpersonales.
Promueven la eficiencia y especializacin.
LINEAMIENTOS PARA SU IMPLANTACIN

Se capacite al personal.
Sean accesibles y fciles de interpretar.
Se revisen peridicamente.
Sean estables.
Se adecuen a situaciones reales y factibles.
No sean demasiado rgidos.
Hacer uso de un verbo al inicio de cada paso y
redactar en tiempo presente.
No se omitan elementos que los conformen.
DIAGRAMA
DE FLUJO
 DIAGRAMA DE FLUJO
Los procedimientos se hacen mas claros cuando se representan
de manera grafica .La tcnica para representar grficamente
los procedimientos son los diagramas de flujo.
Se puede definir al diagrama de flujo como la representacin
simblica y grafica de la secuencia lgica que se sigue en un
conjunto de actividades , documentos , archivos , y puestos de
trabajo que intervienen en un procedimiento detallado .
Los diagramas de flujo facilitan comprender el movimiento de
cada una de las actividades de un procedimiento.
 IMPORTANCIA

Registran distorsiones, su seguimiento, aplicacin y

evaluacin referente al funcionamiento de las actividades
de oficina representada en el procedimiento
Ayuda a la sistematizacin de las actividades, destacando
simblicamente documentos, archivos, unidades de trabajo,
conectores y tipo de decisin por seguir
Ayudan en la induccin al puesto, as como al
adiestramiento y capacitacin del personal en virtud de
que describen en forma detallada las actividades por puesto
smbolo significado aplicacin
Terminal Indica el inicio o fin de un procedimiento,
contiene el nombre de este.

Operacin Se escribe la actividad relativa de un paso

del procedimiento
Documento Representa el uso y manejo de formatos que
entren, se utilicen, se generen o salgan
del procedimiento
Archivo permanente Indica que un documento es archivado

Decisin Representa la alternativa de aceptar

o rechazar Una actividad del
procedimiento (si o no)
Conector de Representa Una conexin o enlace con otra
actividad bola diferente en la que se contina el
diagrama de flujo
smbolo significado Aplicacin
Conector de p6gina Es Una conexi6n o enlace con otra hoja diferente
en la que se contina el diagrama de flujo

Direcci6n de flujo Conecta los diferentes smbolos del diagrama de

flujo sealando el orden
en que deben realizarse las distintas actividades as
como el sentido del
movimiento y flujo

Puente Se usa para cruzar lneas de comunicacin de un

procedimiento sin interferirlo
a)La o indica el origen Indica la distribucin de las ejemplares del
de la copia documento en uso
b)La c indica la copia
c) F1,F2,F3indica la
clave del documento
Archivo temporal Indica la guarda momentnea de un documento
 Tipos de diagrama
El diagrama de flujo sirve de modelo para
ejemplificar que el diagrama de flujo es la
tcnica que sirve para representar
grficamente el procedimiento a travs de
los siguientes tipos de diagrama:
Lineal o vertical:
El flujo de las actividades va
representado de arriba
hacia bajo, es decir, en
forma vertical, asi como las
reas funcionales
que intervienen y que son
representadas por simbolos
De bloques u horizontales:
La secuencia de las actividades va de
izquierda a derecha, representando en
columnas las diferentes reas
funcionales y, por simbolos, las
actividades que intervienen en un
procedimiento
FORMAS
 FORMAS

Hay varias razones para documentar: una de ellas es

para evitar comunicacin verbal entre los integrantes
de una empresa
Otra razn surgen para formalizar compromisos y
guardar o conservar los acontecimientos de lo que ha
sucedido y en el futuro sirva para tomar decisiones.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Sirven como informacin de respaldo Inversin de mas tiempo

Elimina la comunicacin informal El exceso indiscriminado del
La responsabilidad se comparte manejo de formas podra
propiciar la burocratizacin y
Evita conflictos entre el personal retraso de las actividades
Disminuye el atraso de actividades
Reduce la incertidumbre del personal
Cumple con la finalidad de constituirse
en un documento que formaliza la
comunicacin y sirve de consulta
DISEO DE LA FORMA

Lo primero que el administrador debe saber es la funcin de la

forma, si ser llenado a maquina de escribir, impresora de equipo
de computo o hecho a mano
Segundo lugar conocer el titulo del documento inmediatamente
despus de otorgar una clave que felicite su control e
identificacin
En cuarto lugar identificar el logotipo de la empresa y cantidad
de espacio que debe darse para los datos que se van a registrar
Conocer la frecuencia con que se emplea la forma
PARTES FUNDAMENTALES DO UNA FORMA

1.Palabras. Escoger las palabras adecuadas que se van a utilizar.

2.Espacios. Se divide en dos clases:
a)Espacio Ilenable : Se colocan los datos o las palabras que son
variables.
b)Espacio no Ilenable: Se coloca signo o una clave. Ejemplo: (*).
3. Lneas o rayado. Dada la agrupacin e identificacin de los espacios
Por Llenar se inicia el rayado y de acuerdo con la forma se usan li-
neas de diversos gruesos.
4.Papel. Se selecciona el tamao, la calidad y el color.
LAS PARTES PRINCIPALES DE UNA FORMA

1. Encabezado de la forma. Contiene logotipo de la

empresa, titulo del formulario, clave y folio progresivo de la
forma.
2. Cuerpo. Es donde se concentran los datos requeridos y que
esta relacionado con el titulo de la forma.
3. Pie de la forma. Van los espacios para los nombres y firmas
de quien elaboro, reviso y autorizo la fecha o cualquier dato
que sea necesario registrar .
 CUADRO DE
DISTRIBUCIN
DEL TRABAJO DE
ACTIVIDADES
ANLISIS DE
PUESTOS
 ANLISIS DE PUESTO
El anlisis de puesto es un cuestionario que sirve para obtener informacin
sobre sus componentes, desde el titulo, jefe inmediato, subordinado y
funciones o actividades; as como los requisitos de las cualidades humanas
necesarias para desempearlo satisfactoriamente .
El anlisis de puestos esta determinado como un patrn o modelo a cuanto
a sus rubros, pero se disean segn sus caractersticas propias. El contenido
del cuestionario es:
Generalidades del puesto
Descripcin genrica
Descripcin especifica
Requerimientos del puesto
Perfil de puestos
 DESCRIPCIN DEL PUESTO
Es una tcnica que se reclasifican pormenorizadamente las labores que
se desempean en una unidad de trabajo especifica e impersonal, as
como las caractersticas, conocimientos y aptitudes que debe poseer
el personal que lo desempea. Los objetivos primordiales de esta
tcnica son:
Mejorar los sistemas de trabajo
Delimitar funciones y responsabilidades
Evitar fugas de autoridad y responsabilidad
Fundamentar programas de entrenamiento
Retribuir adecuadamente al personal
Mejorar al personal
 Conocer las aptitudes del trabajador
Evitar duplicidad de autoridad
Dar con precisin las actividades por realizar
Identificar la responsabilidades, habilidades, conocimientos y los
niveles de desempeo del trabajador
Ayudar a la capacitacin del personal
actividad das semanas meses eventuales