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MODULO N 1

FUNDAMENTOS DE ARCHIVSTICA Y
GESTIN DOCUMENTAL EN EL MBITO DE
LA SALUD.

2. Ciclo vital de los


documentos
1. Directrices para aplicar a la
documentacin de las 2.1 Archivo de Gestin
instituciones de salud. 2.2 Archivo Central
2.3 Archivo Histrico
1.1 Definiciones
1.2 Ente regulador de la gestin 3. Metodologa Archivstica
documental en Colombia
1.3 Sistema de Correspondencia. 3.1 Organizacin documental
1.4 Documentacin contable 3.1.1 Clasificacin
1.5 Historias Laborales 3.1.2 Ordenacin
1.6 Informacin del Sistema de 3.1.3 Descripcin Documental
Seguridad y Salud en el trabajo en 3.2 Foliacin
el mbito archivstico y hospitalario. 3.2.1 Requisitos
3.2.2 Materiales
3.2.3 Procedimiento
1.1 Definiciones

Archivstica

Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y


tcnicos de los archivos la archivstica, es relativamente
moderna, ya que naci en el siglo XIX con el nombre de
archivologa, como una tcnica emprica para arreglo y
conservacin de los archivos. El campo especfico de la
archivstica abarca aspectos tales como el desarrollo de la
teora archivstica, la legislacin que norma esta prctica, la
capacitacin y la formacin de asociaciones profesionales.

Principio de Procedencia

La Archivstica maneja dos principios fundamentales, y uno


de ellos es el principio de procedencia, que como su nombre
lo indica, es de donde proceden los documentos
originalmente, esto es, al momento de organizar un archivo,
cualquiera que sea su clase, administrativo, contable, clnico,
entre otros, siempre la informacin debe pertenecer al fondo
que estamos ordenando, por ejemplo:
Si el Hospital San Vicente de Pal, tiene en su archivo
historias clnicas del Hospital San Juan de Dios por
cualquier razn, lo que se debe de hacer para cumplir
este principio es devolver esas historias a donde le
pertenecen originariamente, es decir a San Juan de Dios.

Principio de orden original

Es el segundo principio de la archivstica el cual consiste


en guardar los documentos de acuerdo al orden que se
vayan generando, es decir, en la historia clnica por
ejemplo, cuando un paciente llega con una enfermedad
del hgado, por lo general el trmite a seguir es el
siguiente:

1. Consulta General
2. Consulta con el internista
3. Consulta con el hepatlogo

Por lo tanto, cada consulta genera documentos y stos


se guardarn en el orden 1,2,3.
Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia.
Archivo electrnico
Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivsticos.

Archivo histrico
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del
correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos
recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.
Ciclo vital del documento
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin
final.

Clasificacin documental
Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales
de acuerdo con la estructura orgnico - funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
Fondo documental
Conjunto de
Comit de archivo documentos
Grupo asesor de la alta Direccin, producidos por una
responsable de cumplir y hacer persona natural o
cumplir las polticas archivsticas, jurdica en desarrollo
definir los programas de gestin de de sus funciones o
documentos y hacer actividades.
recomendaciones en cuanto a los Documento
procesos administrativos y tcnicos Expediente:
Informacin
de los archivos. Unidad documental compleja
registrada,
formada por un conjunto de
cualquiera que
documentos generados
sea su forma o el
orgnica y funcionalmente por
medio utilizado
una instancia productora en la
resolucin de un mismo asunto Inventario
documental
Instrumento de
recuperacin de
Foliar
informacin que
Accin de numerar hojas.
describe de manera
exacta y precisa las
Folio: Hoja.
series o asuntos de un
fondo documental
Seccin Serie documental
En la estructura archivstica, Conjunto de unidades
unidad administrativa productora documentales de estructura y
de documentos contenido homogneos,
emanadas de un mismo rgano
o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de
sus funciones especficas.
Ejemplos: historias laborales,
contratos, actas e informes,
entre otros.

.
Subserie
Conjunto de unidades
documentales que forman
parte de una serie,
identificadas de forma
separada de sta por su
contenido y sus
caractersticas especficas.
Unidad de conservacin
Cuerpo que contiene un
conjunto de documentos
de tal forma que garantice
su preservacin e
identificacin. Pueden ser
unidades de conservacin,
entre otros elementos, las
carpetas, las cajas, y los
libros o tomos.

Tipo documental Transferencia


Unidad documental simple documental
originada en una actividad Remisin de los
administrativa, con documentos del archivo
diagramacin, formato y de gestin al central, y
contenido distintivos que de ste al histrico, de
sirven como elementos conformidad con las
para clasificarla, describirla tablas de retencin y de
y asignarle categora valoracin documental
diplomtica. vigentes.
Unidad documental
Unidad de anlisis en los
Valor primario
procesos de
Cualidad inmediata que
identificacin y
adquieren los documentos
caracterizacin
desde que se producen o se
documental. Puede ser
reciben hasta que cumplen
simple, cuando est
sus fines administrativo,
constituida por un solo
fiscales, legales y/o
tipo documental, o
contables.
compleja, cuando la
constituyen varios,
formando un expediente.
Valoracin documental
Labor intelectual por la
cual se determinan los
valores primarios y
secundarios de los
documentos con el fin de
establecer su
permanencia en las
diferentes fases del ciclo
vital.
1.2 Ente regulador de la gestin documental en Colombia
Archivo General de la Nacin

Establecimiento pblico del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno con personera jurdica,
patrimonio propio, autonoma administrativa y con domicilio en Bogot, D.E., creado a travs de la Ley 80
de 1989.

MISIN

El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios


Preciado es un establecimiento pblico del orden
nacional encargado de formular, orientar y controlar la
Poltica Archivstica, coordinar del Sistema Nacional de
Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la
conservacin del patrimonio documental, asegurando
los derechos de los ciudadanos y el acceso a la
informacin, as como, el mejoramiento en la eficiencia
de la gestin pblica, la eficiencia de Estado a travs
de una gestin documental articulada con el uso de las
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
VISIN
En el 2019 El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado habr logrado ampliar la disponibilidad y
acceso de los ciudadanos y entidades del Estado a los archivos pblicos y patrimoniales de la nacin,
asegurando el cumplimiento de las polticas gubernamentales en el mbito de archivos articulado al uso eficaz
de medios tecnolgicos y contribuyendo a los fines esenciales del Estado, a partir del uso masivo de las
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Objetivo 1
Velar por la preservacin del patrimonio documental
de la Nacin y Facilitar el acceso a dicho patrimonio por
parte de la ciudadana en general.
Objetivo 2
Coordinar las instituciones archivsticas que integran el
Sistema Nacional de Archivos para que sean factores
de desarrollo Cultural y material del pas, en armona
con el Plan Nacional de Desarrollo Econmico y Social
adoptado por el Estado, as como tambin promover el
establecimiento de adecuados servicios de referencia
archivstica de las instituciones que integran el Sistema
Nacional de Archivos.
Objetivo 3
Promover y desarrollar acciones para establecer una
cultura integradora de la archivstica, la gestin
documental y la gestin de la informacin a fin de
contar con informacin til y oportuna para la toma de
decisiones y gestin eficiente de la administracin.

Objetivo 4
Asegurar el funcionamiento articulado del Sistema
Nacional de Archivos.

Objetivo 5
Promover y desarrollar acciones que contribuyan a
afianzar la identidad nacional
Objetivo 6
Custodiar, conservar, recuperar y difundir el
patrimonio documental de la nacin.
Objetivo 7
Disear y vigilar la implantacin del programa de
gestin documental articulado con los sistemas de
informacin en la Administracin Pblica
Objetivo Misionales

El AGN posee cuatro objetivos misionales, los


cuales se extraen de la normatividad vigente,
estos son:

Administrador de la Poltica Nacional de


Archivos: Esto viene de la Ley 80 de
1989, artculo 2, numeral d, que dice
que el AGN debe Formular, orientar,
coordinar y controlar la poltica nacional
de archivos, acorde con el Plan Nacional
de Desarrollo y los aspectos
econmicos, sociales, culturales,
cientficos y tecnolgicos de los
archivos que hagan parte del Sistema
Nacional de Archivos.

Recuperar, Preservar y Proteger el


Patrimonio Documental: Encontramos
que este objetivo se enmarca en el
numeral b, artculo 2 de la Ley 80 del
89, que indica que el AGN debe expedir
Articulacin del Sistema Nacional de Archivos:
En la Ley 80 de 1989, artculo 2, numeral a, as
como en el Decreto 2578 de 2012 "Por el cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se
establece la Red Nacional de Archivos, se
deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan
otras disposiciones relativas a la administracin
de los archivos del Estado".

Administracin de Archivos Pblicos: La Ley 80


de 1989, y el Decreto 1777 de 1990 establecen
este objetivo, que ordena promover la
organizacin y fortalecimiento de los archivos
del orden nacional, departamental, intendencial,
comisarial, municipal y distrital para garantizar
la eficacia de la gestin del Estado.
1.3 Sistema de Correspondencia.
Correspondencia: Registro de
Son todas las comunicaciones de carcter Comunicaciones oficiales
privado que llegan a las entidades, a ttulo personal,
citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites Es el procedimiento por medio
para las instituciones. del cual, las entidades
ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de
correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos
tales como: Nombre de la
persona y / o Entidad
Remitente o destinataria,
Nombre o cdigo de la(s)
Dependencia(s)
Radicacin de comunicaciones oficiales competente(s), Nmero de
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un radicacin, Nombre del
nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o funcionario responsable del
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o trmite, Anexos y Tiempo de
de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con respuesta (Si lo amerita),
los trminos de vencimiento que establezca la ley. entre otros.
Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin
de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que
se llevarn en los archivos de gestin , centrales e histricos.

Cuando existan regionales, debern contar con unidades de correspondencia en cada una de sus
sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinar conforme a sus
necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de las comunicaciones oficiales, o si en
cada sede, habr unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalizacin unificado en cada entidad.

Las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamente


capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el
trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y
externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por
los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la
administracin pblica.
Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentacin con destino interno y externo que genere la institucin.

Los procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales, velarn por la transparencia de la


actuacin administrativa, razn por la cual, no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni habr
nmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeracin ser asignada en estricto orden
de recepcin de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregar de inmediato su copia debidamente radicada.

Al comenzar cada ao, se iniciar la radicacin consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas
manuales, mecnicos o automatizados.

Cuando existan errores en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar constancia por escrito,
con la respectiva justificacin y firma del Jefe de la unidad de correspondencia
La numeracin de los actos administrativos debe ser
consecutiva y las oficinas encargadas de dicha
actividad, se encargarn de llevar los controles,
atender las consultas y los reportes necesarios y sern
responsables de que no se reserven, tachen o
enmienden nmeros, no se numeren los actos
administrativos que no estn debidamente firmados y
se cumplan todas las disposiciones establecidas para
el efecto. Si se presentan errores en la numeracin, se
dejar constancia por escrito, con la firma del Jefe de
la dependencia a la cual est asignada la funcin de
numerar los actos administrativos.

Para las comunicaciones internas de carcter oficial,


las entidades debern establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de las
dependencias, la numeracin consecutiva y sistemas
que permitan la consulta oportunamente, ya sean
stos, manuales o automatizados.
Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su
contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se
determinarn las acciones a seguir.
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarn en original y mximo dos copias,
remitindose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo
de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retencin documental. En los casos
en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales.
Las entidades que dispongan de
Internet y servicios de correo
electrnico, reglamentarn su
utilizacin y asignarn
responsabilidades de acuerdo
con la cantidad de cuentas
habilitadas. En todo caso, las
unidades de correspondencia
tendrn el control de los mismos,
garantizando el seguimiento de
las comunicaciones oficiales
recibidas y enviadas. Para los
efectos de acceso y uso de los
mensajes de datos del comercio
electrnico y de las firmas
digitales se deben atender las
disposiciones de la Ley 527 de
1999 y dems normas
relacionadas.
Con el propsito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecern en sus
manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo
en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

La leyenda de pie de pgina debe contener, la direccin, el nmero del conmutador, el nmero de
fax institucional, la direccin de la pgina web y la direccin del correo electrnico de la entidad.

Todas las unidades de correspondencia, informarn el horario de atencin al pblico en un lugar


visible y de fcil acceso para los ciudadanos.