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CONOCIMIENTO (KWS)
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN
DE OFICINAS (OAS)
Y
SISTEMAS DE INFORMACION
GERENCIAL (MIS) Sesiones 9 - 10
SISTEMAS DE GESTION DEL
CONOCIMIENTO (KWS)
Knowledge Work Systems
Son Sistemas de Informacin que apoyan a los
trabajadores del conocimiento en la creacin e
integracin del nuevo conocimiento en una
organizacin.
Knowledge Work Systems
Se dividen en 2 grupos:
TRABAJADORES DE DATOS:
Son aquellos que procesan y difunden la informacin.
Ejemplo: Secretaria,
Personal de ventas,
Bibliotecarios, etc.
DEFINICION
La Automatizacin de la Oficina vendra a ser la integracin de
las funciones de toda la informacin en la oficina, lo que incluye
el procesamiento de texto, procesamiento de datos, grficos,
autoedicin (publicaciones de oficina), correo electrnico, as
como tecnologas de punta, a nivel de software como de
hardware, como es el caso de Windows 95, Office 97,
Cliente/Servidor, BackOffice, Internet, Intranet, etc.
La espina dorsal de la Automatizacin de la Oficina, lo constituye
una red de rea local, que sirve como una va de comunicacin
entre los usuarios y las computadoras.
Los usuarios pueden crear, almacenar cerrar y recuperar
cualquier tipo de informacin (mensaje, correspondencia, datos,
voz, etc.) y trasmitirla a cualquier otro usuario dentro de la
organizacin.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
OTRAS DEFINICIONES
BAIR (1985): "La Sistemas de Automatizacin de Oficinas es la utilizacin
de ordenadores (microcomputadoras o simplemente computadoras) en
la oficina como soporte a los trabajadores de la informacin, que no son
especialistas en ordenadores".
OTRAS DEFINICIONES
ELLI y NUTT (1980) "La utilizacin de tecnologa para mejorar la
realizacin de funciones de oficina".
Esta definicin ampla el trmino a tecnologa, no slo como las
anteriores a la informtica, quizs demasiado amplio el trmino.
As mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que
habla de las funciones de sta.
OLSON y LUCAS (1982) "La automatizacin de oficinas se refiere
a la utilizacin de sistemas integrados de ordenadores y
comunicaciones, como soporte a los procedimientos
administrativos en un entorno de oficina"
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
Perspectivas de la Oficina.
Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de
modelos de datos.
El nivel inferior es el interno o fsico (cmo se
almacenan los datos fsicamente en cintas o discos u
otros soportes magnticos, electrnicos u pticos).
Despus est el nivel de modelos de datos (esquema
conceptual segn el cual se organizan los datos en
forma de rbol, de red o de tablas de relaciones).
Finalmente, los sub modelos de datos, o vistas parciales
que cada usuario tiene de la base de datos.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
Perspectiva Analtica
Nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontneo" en
las tareas operativas:
ACTIVIDADES
SEMANTICA
FUNCIONES
La relacin jerrquica de las tres formas (actividades, semntica y
funciones) se aprecia fcilmente, en el nivel inferior estn las
actividades elementales, que se agrupan en una lgica, al dotarles de
un significado concreto (semntica), para formar finalmente las
funciones.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
ACTIVIDADES
Se concibe aqu la oficina como un entorno que lleva a
cabo actividades encaminadas a apoyar la gestin de
una organizacin.
Hemos de tener en cuenta razones para la utilizacin
de una herramienta importante a la hora de realizar la
integracin del sistema. La relacin de las actividades
que se realizan, pone de manifiesto una serie de
necesidades bsicas comunes al entorno de la oficina.
Por otra parte, son stas las actividades ms
susceptibles de automatizacin.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
FUNCIONES
La oficina se concibe como un conjunto de funciones y
procedimientos. Una funcin se compone de varias
actividades elementales. As, se puede descomponer
toda la labor realizada en tareas ms concretas y
definidas y construir un diagrama de bloques de
procesos de la oficina, que servir posteriormente para
desarrollar el sistema integrado.
Esta perspectiva, eminentemente organizativa, ser de
gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
SEMANTICA
Intenta comprender las razones que hay detrs de las
actividades que se realizan, donde hay siempre un
objetivo ms amplio que la propia tarea a realizar.
Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el
grado superior que suponen las funciones. Trata de
explicar el porqu de las cosas, al objeto de facilitar la
integracin adecuada de todos los componentes y
herramientas individuales, facilitando al tiempo una
adaptacin a los objetivos a conseguir y una capacidad
de evolucin importante.
LOS SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
PAQUETES DE SOFTWARE
Tratamiento de textos
Permiten crear documentos, introducir texto, darle
formato y archivarlos. Este documento puede
recuperarse cuando se desee, introducir cambios,
imprimir copias, etc.
Adems ofrecen funcionalidades avanzadas:
numeracin automtica, generacin automtica de
ndices, tablas de contenido, posibilidad de incluir
grficos generados por otras herramientas,
combinacin de texto fijo con texto variable.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
Hoja electrnica
Permite al usuario organizar una matriz de celdas y
definir relaciones generalmente matemticas entre
todos o algunos de sus elementos.
En cada celda el usuario puede escribir un texto, una
cifra o una frmula. La frmula indica las operaciones
a realizar sobre el contenido de otras celdas.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
Correo electrnico
Permite que un usuario enve mensajes por medios
informticos a los usuarios destinatarios.
Intranet
Permite un acceso sencillo por parte de los usuarios
a la informacin registrada en una o varias bases de
datos.
Ejemplos tpicos son el poner a disposicin de los
empleados informacin actualizada sobre temas
como: polticas de empresa, organigramas,
descripcin de los productos o servicios producidos
por la empresa.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
Conferencias electrnicas
Facilitan los flujos de informacin entre empleados
que trabajan en temas relacionados.
Estn organizadas por reas de inters o
conferencias.
La utilizacin de bsquedas por contenido o por
palabras clave permite utilizar productivamente la
gran cantidad de informacin que rpidamente se
acumula.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
Procesadores de textos.
Los procesadores de textos, dentro de la gama de programas,
estn catalogados como importantes y necesarios en la utilizacin
de cualquier PC. Elegir el ms adecuado depende de la experiencia
y pretensiones de los usuarios.
La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos,
corregirlos, modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del
PC sobre la mquina de escribir.
Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado,
de diferentes complejidades, tamao, posibilidades. Los
procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario
que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear,
guardar, recuperar, modificar e imprimir un texto.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
Procesadores de textos.
Cuando los procesadores forman parte de un paquete
integrado, tienen acceso y comunicacin con otros
programas: bases de datos, hojas de clculo,
diccionarios, otros archivos, etc.
Bases de Datos.
Las bases de datos y ms concretamente los Sistemas Gestores de Bases
de Datos son otro tipo de programas de aplicacin comn y muy
utilizados. Permiten el almacenamiento de gran cantidad de informacin,
para su tratamiento posterior y recuperacin de forma flexible. Ejemplos
de sistemas de Bases de Datos ms utilizados:
FILLING ASSISTANT, muy sencillo de manejar. Actualmente obsoleto.
DBASE III, IV, de gran difusin, en gran declive de uso.
ORACLE, estndar de sistemas de informacin medianos y grandes.
Muy potente.
INFORMIX, funciona bajo equipos UNIX, muy potente y de gran
difusin.
PARADOX, funciona bajo el entorno WINDOWS. Muy potente.
MS ACCESS, tambin funciona bajo WINDOWS, siendo actualmente el
ms difundido.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
Hojas de clculo
Las hojas de clculo (hojas electrnicas) nacieron cuando surgi la
necesidad de adaptar los sistemas de planificacin utilizados en las
grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras.
Es una combinacin de calculadora, lpiz y papel, que unido a la
potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informticos,
las convierten en una herramienta de primersima importancia en el
mundo empresarial, en el hogar.
La primera hoja de clculo (Visicalc) naci en 1979, de una idea de un
estudiante de administracin de empresas de la Universidad de Harvard.
Los clculos empresariales manejan unas cantidades de datos que
suelen variar dependiendo de los supuestos, por lo que hasta la
invencin de la hoja electrnica, se haba desechado aplicar la
informtica a ese entorno de trabajo, donde cada caso originara un
programa distinto.
MS EXCEL para Windows: es la ms difundida debido a su gran potencia
y facilidad de uso.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
Grficos
Nos referimos con programas de grficos tanto a los estadsticos como a los de
dibujo y diseo. En un principio podemos clasificar a los distintos programas de
grficos como de dibujo o de diseo asistido por computador. Los primeros son los
que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran
el resultado en pantalla.
Su forma de trabajar tambin es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos
(pixels) y se les suele denominar "mapas de bitso bitmap; los de memoria trabajan
con entidades vectoriales y sus definiciones geomtricas como objetos. Cada mtodo
tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representacin y
facilidad de manipulacin o modificacin.
Existen distintas sub-clasificaciones, dependiendo del rea de aplicacin de cada uno
de ellos. As, de los de dibujo, han salido los de retoque fotogrfico, que requieren
tarjetas grficas de alta resolucin y los de escner de diseo, fabricacin e
ingeniera (CAD/CAM/CAE).
Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones, animacin y
multimedia.
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS
42
SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL(MIS)
43
RELACIN ENTRE MIS Y TPS
44
SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL(MIS)
Schematic
Employees
Corporate
Databases Corporate
databases
of intranet
of
external
internal
data
data Decision
support
systems
Schematic
Internet An Organizations
MIS
Financial
MIS
Business
transactions
Business
transactions
Databases Human
of
Resources Etc.
external
data MIS
Extranet
Etc.
Figure 9.3
MIS FINANCIERA
Proporciona informacin financiera a todos los
directores financieros de una organizacin.
Schematic
Databases of Financial
Databases of
internal data external data DSS
Business
transactions
Transaction Databases
processing Financial
of valid
systems transactions MIS Financial
for each applications
TPS databases
Business
transactions
Financial statements
Financial
Operational Uses and management ES
Internet or databases of funds
Extranet Financial statistics
for control
Business Customers,
transactions Suppliers
Figure 9.3
LAS ENTRADAS PARA EL SISTEMA DE
INFORMACIN FINANCIERA
Plan estratgico o de polticas corporativas
Contiene los principales objetivos financieros y, a
menudo los proyectos de las necesidades financieras.
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)
Informacin adicional financiera recogida de casi
todos los TPS - nmina, control de inventario,
procesamiento de pedidos, cuentas por pagar, cuentas
por cobrar del libro mayor, en general.
Fuentes externas
Los informes anuales y estados financieros de los
competidores y los artculos de noticias generales.
MIS FINANCIERA SUBSISTEMAS Y
SALIDAS
Subsistemas financieros
Ganancias / prdidas y sistemas de costes
Auditora
La auditora interna
La auditora externa
Usos y gestin de los fondos
MIS DE PRODUCCIN
Schematic
Databases of Manufacturing
Databases of
internal data external data DSS
Business
transactions
Transaction Databases
processing Manufacturing
of valid
systems transactions MIS Manufacturing
for each applications
TPS databases
Business Customers,
transactions Suppliers
Figure 9.6
INSUMOS PARA EL MIS DE
PRODUCCIN
Plan estratgico o de las polticas corporativas.
El TPS:
Procesamiento de pedidos
Los datos de inventario
Recepcin e inspeccin de los datos
Personal de los datos
Proceso de produccin
Fuentes externas
MIS DE PRODUCCION
SUBSISTEMAS Y SALIDAS
Diseo e ingeniera
Plan Maestro de programacin de la produccin
Control de inventarios
Planificacin de los Recursos
Justo a tiempo de inventario y de fabricacin
Proceso de control
Fabricacin integrada por ordenador (CIM)
De control de calidad y pruebas
MIS DE COMERCIALIZACIN
Apoya las actividades de gestin en el
desarrollo de productos, distribucin, precios
de decisiones y la efectividad promocional
Schematic
Databases of Manufacturing
Databases of
internal data external data DSS
Transaction Databases
Business processing Marketing
of valid
transactions systems transactions MIS Marketing
for each applications
TPS databases
Sales by customer
Figure 9.9
ENTRADAS AL MIS DE
COMERCIALIZACIN
Plan estratgico y las polticas corporativas
El TPS
Fuentes externas:
La competencia
El mercado
MIS DE COMERCIALIZACIN
SUBSISTEMAS DE Y SALIDAS
Investigacin de mercados
Desarrollo de productos
Promocin y publicidad
Benefit reports
Figure 9.12
LAS ENTRADAS PARA EL MIS DE
RECURSOS HUMANOS
Plan estratgico o de polticas corporativas
El TPS:
Datos de la nmina
Los datos de procesamiento de pedidos
Personal de los datos
Fuentes externas
MIS DE RECURSOS HUMANOS
SUBSISTEMAS Y SALIDAS
Planificacin de recursos humanos
Seleccin de personal y contratacin
Formacin y las habilidades de inventario
La programacin y la insercin laboral
Salarios y administracin de los salarios
OTROS MIS
Contabilidad MIS
Proporciona informacin agregada sobre las
cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nmina, y
otras aplicaciones.
Sistemas de informacin geogrfica (SIG)
Permite a los administradores par pre-dibujados los
mapas o esquemas mapa con datos de tabla para
describir los aspectos de una regin geogrfica
particular.