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UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

FACULTAD DE INGENIERA Y
SISTEMAS

Planeacin de una Presentacin


Efectiva

TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN
Y LAS COMUNICACIONES I

TIC1
INTRODUCCIN

Todos los profesionales, en algn momento del


ejercicio profesional, debemos realizar
presentaciones de temas de nuestra
especialidad; el punto es, cmo hacerlo y
quedar bien ante la audiencia.

TIC1
OBJETIVOS
GENERAL:
Conocer cmo planificar una presentacin
efectiva.
ESPECFICOS:
Conocer los elementos de una buena
presentacin.
Conocer las normas requeridas para crear
una presentacin.
Aplicar las normas para crear
presentaciones efectivas.

TIC1
QU ES UNA PRESENTACIN?

En trminos generales, una presentacin es un


acto visual y oral cuyo fin es comunicar, con el
propsito de proporcionar informacin, ayudar a
comprender, conseguir un acuerdo y/o motivar a
las personas para que lleven a cabo algn tipo
de actuacin.

TIC1
CONT.

El Propsito de toda presentacin es


comunicar ideas, dichas ideas son a grandes
rasgos de tres tipos:

Motivacin

Informacin

Inspiracin

TIC1
CONT.

Motivacin: Motivar a la audiencia a realizar algo, como


votar por un determinado candidato, comprar un producto,
etc.

Informacin: Nuestro objetivo o intencin es transmitir


algn conocimiento a la audiencia. Por ejemplo: Dar a
conocer un programa informtico o un informe financiero.

Inspiracin: Nuestro objetivo es que la audiencia crea en


algo, como una filosofa, las bondades de un nuevo
producto, etc.

TIC1
ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIN
Existen tres elementos para una buena presentacin:
el contenido, el diseo y la exposicin.

Para hacer que la presentacin sea brillante debe


producirse una sinergia de esos tres elementos.
Cada uno de ellos tiene el mismo peso y la misma
importancia. Su presentacin no ser sobresaliente a
no ser que se haya ocupado convenientemente de
esos tres elementos.

TIC1
EL CONTENIDO

Una vez que sepa de qu va a tratar su


presentacin, por qu va a hacer la
presentacin y a quin va dirigida, es hora de
hacer algunas indagaciones.

Empiece a hacer su investigacin lo ms pronto


posible. Tmese tiempo para recopilar cualquier
contenido que necesite con el fin de preparar
adecuadamente su presentacin.

TIC1
CONT.

Mientras investiga el tema, se encontrar con


distintos tipos de informacin. Algunos slo los
utilizar para conocer mejor su rea temtica o a
las personas a las que expone su presentacin. El
resto, los usar en su presentacin. Pero no toda
la informacin tiene la misma importancia.

Debera ser capaz de clasificar toda la


informacin que vaya a usar en dos categoras: la
que necesita saber y la que conviene saber.

TIC1
CONT.
Tenga en cuenta a la
audiencia.

Conocer a la audiencia
tambin le ayudar a
clasificar la informacin en
necesaria y conveniente.
Asegrese siempre de que
conoce a su pblico antes
de clasificar la informacin.

TIC1
CONT.
Elaborar un borrador de
la investigacin.

Una vez que haya


completado su
investigacin, el siguiente
paso es organizarla en un
borrador. El borrador no es
ms que una ordenacin
lgica de una serie de
pasos.

TIC1
EL DISEO
Ahora que ya ha organizado su contenido y tiene un
borrador, es hora de convertirlo en una presentacin.

El diseo es la arquitectura de las diapositivas y de


los elementos de apoyo grfico.

Reduzca su borrador a los puntos esenciales que su


audiencia necesita conocer para alcanzar su objetivo.
Desarrolle su punto mientras habla y no presente
toda la informacin en la diapositiva.

TIC1
QU MEDIO UTILIZAR?

Las presentaciones pueden realizarse utilizando


muchos medios diferentes. Algunos de los medios
posibles para nuestras presentaciones son los
siguientes:

Diagramas
Presentaciones en pantalla
Transparencias
Pelculas o cintas de video

TIC1
UTILIZACIN DE DIAGRAMAS

Los diagramas son hojas de papel independientes


unidas por un margen, en la que cada una de
ellas contiene un paso de la presentacin.
Cuando avanzamos en la presentacin, vamos
pasando las hojas de una en una.

Al igual que con cualquier otro tipo de medio de


presentacin, los diagramas permiten que la
audiencia nos escuche y vea todo lo que
queremos comunicarle.

TIC1
PRESENTACIONES EN PANTALLA
Las presentaciones en pantalla que son relativamente nuevas
constan de una serie de imgenes presentadas en la pantalla
de la computadora.

Para un pequeo grupo de personas, aproximadamente cinco o


seis una presentacin en pantalla tiene muchas ventajas.

Las presentaciones en pantalla son extremadamente flexibles,


ya que pueden realizar cambios en la presentacin en los
ltimos minutos antes de mostrarla.

Todo el equipo que necesita para dar una presentacin es su


computadora y el monitor.

TIC1
PREPARACIN DE TRANSPARENCIAS

Las transparencias son fciles de preparar y


pueden ser efectivas, con tal de que se utilicen
correctamente.

Cuando preparemos transparencias tengamos en


cuenta que stas deben ser fciles de ver desde la
ltima fila del auditorio.

TIC1
PRODUCCIN DE PELCULAS O CINTAS DE VIDEO

Las pelculas y cintas de vdeo representan un


medio de presentacin sofisticado ya que permiten
movimiento; pero a la vez es ms caro.

Mientras que una presentacin de diapositivas se


puede crear en unos cuantos das y a un coste de
unos cientos de dlares, una presentacin en
pelcula o en cinta de vdeo cuesta varios miles de
dlares por minutos de proyeccin.

TIC1
CONT.

Los usuarios de un software de presentacin tal


como PowerPoint se sienten tentados a veces a
poner de manifiesto la versatilidad de su hardware y
software y de sus habilidades en su uso, en lugar de
concentrar su atencin en el mensaje que desean
relatar. Procure comunicar sus ideas, no poner de
manifiesto sus habilidades.

A continuacin se muestran algunas normas


importantes a seguir cuando cree una presentacin:

TIC1
MOSTRAR UNA NUEVA IDEA EN CADA DIAPOSITIVA

Limitemos la cantidad de informacin en cada


diapositiva. Idealmente, slo deberamos colocar
en cada diapositiva un elemento de informacin.

No debemos presentar una lista completa de


palabras clave. Si lo hacemos, mientras estemos
hablando sobre el primer punto, nuestros oyentes
estarn leyendo la lista y tendrn curiosidad por
saber lo que vamos a decir en los otros puntos.

TIC1
AJUSTE A LA REGAL DEL 8 x 8

La regla del 8 x 8 nos ayuda a no abrumar a


nuestra audiencia con demasiada informacin y
debera asegurar que todos los miembros de su
pblico puedan ver y leer el texto.

La regla consiste en no tener ms de ocho lneas


de texto por diapositiva y no ms de ocho
palabras por lnea.

Es posible ajustar un poco esta regla,


dependiendo de la fuente que utilice.

TIC1
TENER EL NMERO CORRECTO DE DIAPOSITIVA

Si le han asignado cierta cantidad de tiempo


para su presentacin, debe empezar por el
final. Independientemente de cunta
informacin tenga en su borrador, usted
puede presentar slo la informacin que se
ajuste al tiempo que disponga.

TIC1
REDUCIR EL NUMERO DE PALABRAS Y ESTABLECER UN
TAMAO DE LETRA GRANDE

Reduciendo el nmero de palabras,


podemos asegurar que nuestro texto sea
fcil de leer.
Miremos la pantalla desde la ltima fila de
la sala en donde realizaremos la
presentacin.

TIC1
REALIZAR UNA COMPOSICIN GRAFICA CONSISTENTE

Seleccionemos un esquema de color y un


diseo bsico y mantengmoslo inalterable
durante toda la presentacin.
No tenemos por que impresionar a nuestra
audiencia con todos los colores y diseos
que podemos realizar.

Impresionmosla con nuestro mensaje!

TIC1
MOSTRAR GRFICAMENTE LOS DATOS NUMRICOS.

Si nuestra presentacin contiene una


informacin financiera o cualquier otra que
implique nmeros, utilicemos grficos y
diagramas siempre que sea posible.

Un buen diseo grfico o un diagrama puede


transmitir el mensaje instantneamente,
mientras que las tablas de nmeros son
difciles de leer e interpretar.

TIC1
No abusar del logotipo de la empresa.

Generalmente cuando estamos hablando


no estamos repitiendo constantemente
nuestro nombre en cada frase.

De forma similar, no es necesario


visualizar el nombre de nuestra empresa
en cada una de las diapositivas.

TIC1
Utilizar tantas imgenes o dibujos como sea
posible.

Nuestra audiencia encontrar que la presentacin


es ms interesante e informativa si ilustramos los
datos.
Hacer coincidir la imagen con nuestras palabras.

La imagen de la pantalla debera siempre


complementar nuestras palabras, al igual que nuestras
palabras deberan complementarse con la imagen.

TIC1
Eliminar distracciones

Use transiciones naturales

La presentacin debe tener el mnimo


posible de sonidos y animaciones

No utilice colores brillantes, sobre todo


colores primarios

TIC1
LA EXPOSICIN
Ha hecho todo lo necesario para preparar adecuadamente su
presentacin. Ha investigado, ha elaborado unas diapositivas
excelentes, ahora va a exponer toda su informacin; aqu es
donde todo se ensambla.

La exposicin es la explicacin y desarrollo de un tema con el


propsito de informar rigurosa y objetivamente sobre l.

Es una importante forma de comunicar y de transmitir


informacin.

TIC1
Los siguientes consejos te ayudarn a preparar
una buena exposicin/ponencia:
1- Prepara la intervencin
Esto es elemental, no se
puede hablar sobre un
tema si no se sabe nada.
Lo primero que debes tener
en cuenta es de qu vas
hablar, y si tienes o no
conocimientos.

TIC1
2- Elabora un guin.
Puede servirte el guin
de tu trabajo, con
algunas anotaciones
sobre detalles que no
debes olvidar.

3- Ensaya en voz alta.


Ensaya frente a un
espejo, o pide a algn
amigo o familiar que haga
de pblico.

TIC1
4- Habla despacio.
No te aceleres y haz pausas
durante la intervencin.
Ayudars al pblico a digerir
la informacin, y a ti te servir
para centrarte y tranquilizarte.

5- Utiliza los gestos


adecuadamente.
Esto es elemental, no se piensa
que slo ests comunicando con la
voz; es muy importante que mires al
pblico, y no siempre al mismo sitio.

TIC1
RECUERDA:

Preparar un borrador. No olvide simplificar

Cuidado con la redaccin y


A partir de ste se definen ortografa
los ttulos de las otras
Ensaye su actuacin para adquirir
diapositivas. esa experiencia.

El texto de cada diapositiva Presntese erguido .


se debe limitar a unas Use ropa con la que sabe que se
cuantas frases. ve bien.

Nunca, se pase del tiempo


Debe recordar adems, asignado.
hacer comentarios
adicionales.

No deben incluirse prrafos


en las diapositivas.
TIC1
Familiarcese con el equipo, Comunicarse con seguridad
sus capacidades, sus y transmitir sus
requerimientos antes de conocimientos con
hacer su presentacin. sinceridad.
Creen empata, generen
preguntas o construyan una Establece contacto visual
relacin con la audiencia con cada miembro del
grupo en diferentes
Los primeros minutos sirven momentos de la
para establecer un contexto presentacin.
Los minutos finales sirven
para unir todas las piezas y Evitar que el estudiante lea
enfatizar los puntos ms las diapositivas.
importantes

TIC1
Gracias!

TIC1

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