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Sistema de Informacin

Logstica
Un sistema de informacin puede describirse en trminos
de su funcionalidad y de su operacin interna

FUNCIN
El propsito principal de reunir, retener y manipular
datos dentro de una empresa es la toma de
decisiones desde las estratgicas hasta las
operativas y facilitar las transacciones del negocio.
Mayor espacio en la memoria de las computadoras,
computadoras mas rpidas, acceso cada vez mayor
a la informacin de toda la organizacin mediante
sistemas de informacin empresarial (como SAP,
Oracle, Baan, PeopleSoft y J. D. Edwards) y las
plataformas mejoradas para la transmisin de
informacin, como EDI e Internet, han creado para
las empresas la oportunidad de compartir
informacin de manera conveniente y barata por
toda la cadena de suministros.
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Gracias al beneficio de suministrar informacin a
tiempo y de manera comprensible dentro de la
empresa, as como a los beneficios de compartir
informacin adecuada entre otros miembros del
canal, ahora son posibles operaciones logsticas ms
eficientes.
Esto ha llevado a las compaas a pensar en la
informacin con propsitos logsticos como un
sistema logstico de informacin.
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Un sistema logstico de informacin (LIS, por sus siglas
en ingls) puede representarse como se muestra en la
figura siguiente.
El LIS debera ser lo suficientemente comprensible y
capaz como para permitir la comunicacin, no slo
entre las reas funcionales de la empresa (marketing,
produccin, finanzas, logstica, etc.), sino tambin
entre los miembros de la cadena de suministros
(vendedores y clientes).
Compartir informacin seleccionada sobre ventas,
envos, programas de produccin, disponibilidad de
existencias, estado del pedido y similares, con
vendedores y compradores, tiene el valor de reducir
las incertidumbres por toda la cadena de suministros,
con lo que los usuarios encuentran maneras de
beneficiarse de la disponibilidad de informacin.
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Por supuesto, seguir habiendo renuencia a
compartir abiertamente informacin de
naturaleza secreta que pueda comprometer la
posicin competitiva de una empresa.
Incluso, aunque se han reconocido los beneficios
de compartir informacin entre las fronteras
empresariales, es probable que haya un lmite
sobre cunta informacin estn dispuestas a
compartir las empresas con otros fuera de su
control.
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Figura. Vista general del sistema logstico de
informacin
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Dentro del LIS, los subsistemas importantes son:
1. Un sistema de manejo de pedidos (OMS);
2. Un sistema de manejo del almacn (WMS), y
3. Un sistema de manejo de transportes (TMS).

Cada uno contiene informacin para propsitos de


transaccin, pero tambin son herramientas de
apoyo para la toma de decisiones que ayudan a
planear una actividad en particular.
La informacin fluye entre ellos, as como entre el LIS
y los otros sistemas de informacin de la empresa,
para crear un sistema integrado.
Los sistemas de informacin se expresan
tpicamente en forma de paquetes de software para
computadoras.
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Sistema de manejo de pedidos
El subsistema de manejo de pedidos (OMS)
dirige el contacto inicial con el cliente en el
momento de preguntar por el producto y hacer
el pedido. Es el sistema frontal del LIS.
El OMS se comunica con el sistema de
administracin del almacn para comprobar la
disponibilidad del producto, bien desde los
inventarios, bien desde los programas de
produccin. Esto da informacin sobre la
ubicacin del producto en la red de suministros,
la cantidad disponible y tal vez el tiempo
estimado de entrega.
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Sistema de manejo de pedidos
Una vez que la disponibilidad del producto es
aceptable para el cliente, puede darse una
comprobacin de crdito, para lo cual el OMS se
comunica con el sistema de informacin financiera
de la compaa con el fin de comprobar la situacin
del cliente y verificar la categora del crdito.
Una vez que el pedido es aceptado, el OMS asignar
el producto al pedido del cliente, le dar una
ubicacin de produccin, lo disminuir del
inventario, y cuando el envo haya sido con-firmado,
preparar una factura.
El OMS no permanece aislado de los otros sistemas
de informacin de la empresa. Para que el cliente
sea atendido eficientemente, la informacin debe
compartirse.
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Sistema de manejo de pedidos
Por ejemplo, si el OMS tiene que rastrear un pedido, el
sistema de manejo de transportes ser interrogado. Es
esencial la compatibilidad de la comunicacin.
Debera notarse que aunque el comentario se ha
enfocado en los pedidos que recibe una empresa, hay un
OMS parecido para los pedidos de compra colocados por
la compaa.
Considerando que un OMS basado en el cliente
mantendr los datos orientados alrededor de los clientes
de la compaa, el OMS basado en las compras se
concentrar en los proveedores de la empresa,
mostrando sus tasas de desempeo en la entrega, costos
y trminos de venta, capacidades, disponibilidades y
fuerza financiera.
Hay seguimiento constante de los proveedores y se
preparan informes que ayudan a optimizar la seleccin de
los proveedores.
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Sistema de manejo del almacn
El sistema de manejo de almacn (WMS) puede contener el
OMS, o tratarse de una entidad separada dentro del LIS.
El WMS tiene al menos que ligarse de nuevo al OMS para
que el departamento de ventas sepa qu productos hay
disponibles para la venta.
Es un subsistema de informacin que ayuda en el manejo
del flujo del producto y en las instalaciones de la red
logstica.
Los elementos clave pueden identificarse como:
1. recepcin;
2. salvaguarda;
3. manejo de inventarios;
4. procesamiento y recuperacin del pedido, y
5. preparacin del envo.
Todos estos elementos aparecern en el WMS de un
almacn tpico de distribucin, pero algunos pueden no
aparecer en almacenes utilizados principalmente para
almacenamiento a largo plazo o en aquellos que tienen un
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1. Recepcin.
Es la entrada o "punto de registro" para informacin
dentro del WMS. El producto es descargado por el
transportista en el punto de descarga de entrada del
almacn e identificado por cdigo de producto y
cantidad.
Los datos sobre el producto se introducen en el WMS
usando lectores de cdigo de barras, terminales de
comunicacin de datos de radiofrecuencia (RF) o
teclados manuales.
El peso, volumen y configuracin del paquete del
producto se conocen comparando el cdigo del
producto con el archivo interno del mismo.
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2. Salvaguarda.
El producto entrante necesita ser almacenado temporalmente
en el almacn. El WMS retiene la disposicin de espacio dentro
del edificio y el inventario almacenado en cada ubicacin.
Basado en el espacio disponible y en las reglas de disposicin
de inventarios, el WMS asigna al producto entrante una
ubicacin especfica para posterior recuperacin.
Si tienen que almacenarse mltiples productos en diversas
ubicaciones en el mismo viaje, el WMS puede especificar la
secuencia de salvaguarda y la ruta a seguir para minimizar el
tiempo de recorrido.
El nivel de existencias en cada ubicacin afectada se
incrementa y el registro de ubicacin del inventario se ajusta.
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3. Manejo de inventario.
El WMS vigila los niveles del producto en cada ubicacin de
existencias en el almacn.
Si los niveles de inventario estn por debajo del control local
del almacn, entonces se sugieren las cantidades de
reaprovisionamiento y su tiempo de entrega segn reglas
especficas.
La peticin de reaprovisionamiento se transmite al
departamento de compras o directo a los proveedores o
plantas de la compaa mediante EDI o Internet.
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4. Procesamiento y recuperacin de pedidos.
Planear para la recuperacin de existencias en el almacn, es
decir, tomar los artculos requeridos en un pedido, es quizs el
aspecto ms valioso del WMS.
La recuperacin de existencias es la operacin ms intensa en
mano de obra, y normalmente la parte ms costosa de las
operaciones del almacn.
Una vez recibido un pedido, el WMS, con sus normas internas
de decisin, descompondr el pedido en grupos de artculos
que requieran diferentes tipos de procedimiento y seleccin.
Los artculos se agruparn segn la ubicacin donde se
almacenen en el inventario. Algunos requieren acomodarse en
pequeas cantidades en cajas abiertas, en tanto que otros se
acomodan en cajas completas o en tarimas. Otros, incluso,
pueden tomarse de reas separadas y aseguradas del
almacn.
Cada rea tiene diferentes caractersticas de acomodo, a tal
punto que es ineficaz acomodar simplemente todo el pedido
en un solo paso por el almacn.
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Sistema de manejo del almacn
4. Procesamiento y recuperacin de pedidos.
El WMS divide el pedido con buen juicio para tomar los
artculos eficientemente y programa el flujo del pedido a
travs de las diferentes reas del almacn, de manera que los
artculos lleguen a la plataforma de envo como un pedido
completo y en la secuencia adecuada, junto con otros pedidos
para que puedan ser cargados en un camin o vagn para su
reparto.
Adems, el WMS subdivide los artculos dentro de un rea de
recuperacin de pedidos entre los distintos operadores
encargados de acomodar los pedidos para equilibrar su trabajo
de carga.
Luego, los artculos asignados a un trabajador en particular se
ordenan para su recoleccin con el fin de minimizar la
distancia recorrida, la flexin y la fatiga, y el tiempo de
recuperacin o recoleccin.
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Sistema de manejo del almacn
5. Preparacin del embarque.
Los pedidos a menudo son surtidos en oleadas por el
almacn; esto significa que de todos los pedidos, un
subconjunto se procesar en cierto momento.
El tamao de este subconjunto de pedidos, y los pedidos
incluidos en l son seleccionados basndose en las
consideraciones de envo.
Los pedidos para los clientes localizados en una misma
rea son surtidos simultneamente para que lleguen al
mismo tiempo a la plataforma de embarque y al camin.
Los estimados se hacen segn volumen y peso de los
mltiples pedidos de los clientes, para ser colocados en
un camin, contenedor o vagn.
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Sistema de manejo del almacn
5. Preparacin del embarque.
La codificacin con colores de las mercancas que fluyen
desde las diferentes reas del almacn ayuda a reunir la
mercanca comn a un pedido y ordenarla dentro del
vehculo de reparto para una ruta ms eficiente.
En caso de mercanca al menudeo, se pueden fijar las
etiquetas de los precios para que los artculos puedan
ser colocados en los anaqueles de los minoristas sin
mayor manipulacin.
En general, el WMS ayuda a manejar las operaciones del
almacn mediante la planeacin de mano de obra, del
nivel de inventarios, de la utilizacin del espacio y de la
ruta de recoleccin o surtido.
El WMS comparte informacin con el OMS y el TMS para
lo-grar un desempeo integrado.
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Sistema de manejo del transporte
El sistema de manejo del transporte (TMS) se
enfoca en el transporte de llegada y de salida de
una empresa y es parte integral del LIS, como se
muestra en la figura anterior.
Igual que el WMS, comparte informacin con
otros componentes del LIS, como contenido de
los pedidos, peso y volumen del artculo,
cantidad, fecha prometida de entrega y
programacin de envo del vendedor.
Su propsito es ayudar en la planeacin y control
de la actividad de transporte de la empresa.
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Sistema de manejo del transporte
Esto implica:
1. seleccin del mtodo;
2. consolidacin del flete;
3. ruta y programacin de envos;
4. procesamiento de quejas;
5. rastreo de envos y
6. informacin y pago de la facturacin del
flete.
Puede ser que el TMS de una empresa en
particular no contenga todos estos elementos.
Cada actividad ser comentada a la luz de las
solicitudes de informacin y por la ayuda que
presta en la toma de decisiones suministrada por
el TMS
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Sistema de manejo del transporte
1. Seleccin de la modalidad.
Muchas empresas transportan productos en
mltiples tamaos de envo, lo que hace que se
tengan que considerar mltiples servicios de flete.
Las opciones de servicio de transporte tpicamente
van desde carga area y transportistas terrestres
de paquetes, hasta movimientos de contenedores
ocenicos y carga ferroviaria.
El TMS puede hacer coincidir el tamao del envo
con el costo del servicio del transporte y los
requerimientos de desempeo, en especial donde
haya opciones de la competencia.
Un buen TMS almacenar datos de modalidades
mltiples, tarifas de flete, tiempos esperados de
envo, disponibilidad de la modalidad y frecuencia
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2. Consolidacin del flete.
Una funcin muy valiosa del TMS consiste en sugerir los
patrones para consolidar pequeos envos dentro de
otros ms grandes.
Dado que una caracterstica principal de las tarifas de
flete es que los costos unitarios de envo descienden en
forma desproporcionada a como aumenta el tamao del
envo, la consolidacin del envo puede suponer ahorros
sustanciales en los costos de transporte, especialmente
cuando los tamaos de los envos son pequeos.
El TMS puede seguir con atencin y en tiempo real los
tamaos del envo, destinos y fechas prometidas de
entrega.
A partir de esta informacin y usando las reglas de
decisin internas, pueden formarse cargas econmicas
a la vez que se consideran los objetivos de servicio de
entrega.
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3. Ruta y programacin de embarques.
Cuando una empresa posee o arrienda una flota de
vehculos, se requiere cuidadoso manejo para
asegurar que la flota sea operada eficientemente.
Con la informacin de los pedidos del OMS y la del
procesamiento de pedidos desde el WMS, el TMS
asigna cargas a los vehculos y sugiere la
secuencia en la que el vehculo debe realizar las
paradas.
Deber considerarse el momento oportuno durante
el cual pueden hacerse paradas, la recoleccin de
mercanca devuelta desde los puntos de parada, la
planeacin para cargas de regreso, las
restricciones para el conductor sobre la distancia
de manejo, as como las pausas de descanso, y la
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3. Ruta y programacin de embarques.
EL TMS mantiene datos de las ubicaciones de
parada; tipo de vehculo, nmero y capacidad;
tiempos de parada para carga y descarga,
momentos oportunos y otras restricciones de
la ruta.
Con esta informacin de referencia, los envos
que hay que efectuar en un periodo real se
planean usando las reglas de decisin o
algoritmos implantados en el TMS.
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4. Procesamiento de quejas.
Es inevitable que algunos envos se daen
durante el transporte.
Si se mantiene informacin del contenido del
envo, valor del producto, transportista, origen
y destino, y lmites de responsabilidad legal,
muchas quejas pueden procesarse
automticamente o con un mnimo de
intervencin humana.
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5. Rastreo de envos.
La tecnologa del sistema de informacin ha jugado
un papel importante al rastrear el progreso de los
envos una vez que ya han sido transferidos a los
transportistas.
Los cdigos de barras, la radiotransmisin en ruta,
los sistemas de posicionamiento global y las
computadoras a bordo son elementos clave del
sistema de informacin que permiten conocer la
localizacin de los envos en tiempo real.
El rastreo de informacin desde el TMS puede,
entonces, ser posible para los receptores de los
envos a travs de Internet u otros medios
electrnicos.
Incluso pueden calcularse estimaciones de tiempos