5.

Direccin de Reuniones
DPI
Direccin de Proyectos Informticos
Jose Onofre Montesa Andrs

Universidad Politcnica de Valencia

Escuela Universitaria de Informtica
1999
 Qu es una reunin?
Un suceso puntual en que un conjunto
de personas, que puede que no se
conozcan y no se vuelvan a ver, tratan
sobre un tema. Suelen tener un
objetivo comn.
 Tipos de Reuniones
Reuniones para informar.
Reuniones para recoger informacin.
Reuniones para formar.
Reuniones para intercambiar puntos de
vista.
Reuniones para llegar a un acuerdo.
Reuniones para generar ideas.
Reuniones para tomar decisiones.
 Reuniones para informar.
Objetivo: transmitir
informacin desde una
persona al colectivo
convocado.
Ejemplo: se comunica un Solicitud
proyecto nuevo. Informacin informacin
complementaria
 Reuniones para recoger
informacin.
El que convoca
necesita obtener
informacin de los
asistentes.
Ejemplo: Pregunta
Responsable de informacin
proyecto y situacin
actual para visitar
al cliente.
 Reuniones para formar.
Los participantes
necesitan obtener
cierto dominio
sobre una materia.

preg emas,
s.
unta
Se parte de los Coordinacin,

l
conocimientos de Prob
Mtodos

los asistentes y se
les hace vivir la
situacin dirigida.
Reuniones para intercambiar
puntos de vista.
Se desea que la gente
hable y exprese su
punto de vista, de
modo que nos hacemos
una idea de contexto. Tema
Propuesta
Ejemplo: Qu piensan tema,
regulacin
los desarrolladores de
las herramientas
CASE?
 Reuniones para llegar a un
acuerdo.
Los diferentes
colectivos desean
cosas distintas.
Se trata de
alcanzar un acuerdo
que sea aceptado Posicin A Posicin B

por todos.
Conciliacin
(Mediacin)
 Reuniones para generar
ideas.
Son reuniones en
las que los
asistentes tienen
total libertad para

Incit os,
acin
expresar sus ideas,

d
Mto
no se suelen
criticar pero si Ideas
refinar.
 Reuniones para tomar
decisiones.
Se parte de unas
alternativas y se trata
de razonar una eleccin Decisin
lo ms consensuada

acin
posible.

R eg u l
Son reuniones difciles,
Propuestas,
sobre todo cuando se Opiniones,
tratan situaciones Votos
personales, ideolgicas.
 Preparacin de una reunin.
Definir objetivos de la reunin.
Seleccionar a los participantes.
Planificar el desarrollo.
Convocar a los participantes.
Organizar el material para la reunin.
 Definir objetivos de la
reunin.
Que resultados se desean alcanzar?
Se puede alcanzar por otro medio?
Para buen clima, mejor una copas.
Para informar el telfono ?.
Objetivos = Resultados
definidos y anotados
Priorizar los objetivos.
Ineludible, adems, secundario.
Titulo, es muy importante.
 Seleccionar a los
participantes.
La reunin depende de ellos.
Las personas que pueden aportar
Aportar informacin til?
Aportar ideas?
Influir en la decisin?
Dinamizar la reunin?
Problemas si no se le invita?
Cantidad: de 8 a 10 participantes.
 Planificar el desarrollo.
Crear el orden del da:
Lista de temas
Orden en que se abordaran.
Tiempo asignado a cada tema.
Detallar mucho el orden del da
permitir preparar mejor los puntos.
Si se conocen los tiempos, algunos
participantes solo estarn lo necesario.
Convocar a los participantes.
La convocatoria:
Suscita el inters de los asistentes?
Debe justificar el porqu.
Explicara el cmo se desarrollar.
Informar
Quien coordinar.
Los asistentes y su participacin.
Fecha, hora y lugar.
Debe resultar atractiva...
Organizar el material para la
reunin.
No deben descuidarse:
El material necesario para
presentar y distribuir.
La sala, material de
proyeccin, limpieza, aire
acondicionado, situacin
circular de los asientos,
Papelografos
 Iniciar la reunin
Presentar a los participantes.
Generar un clima de confianza.
Centrar el tema de la reunin.
Fijar objetivos.
Definir los mtodos de trabajo.
Definir el papel del secretario.
 Durante la reunin
El moderador:
Invitar a que la gente se exprese.
Controlar el exceso de posesin de
palabra.
Facilitar un clima de confianza.
 Durante la reunin
Los participantes:
Utilizar el uso de la palabra de forma
consciente.
Estimar el coste horario de una reunin.
Tomar la palabra cuando se tiene algo
que decir cualquier argucia es buena.
No dejar la palabra hasta haber
terminado de decir lo que se desea.
 Finalizacin de la reunin.
Hacer una sntesis y que sea
consensuada.
Analizar la reunin.
Explicar la forma en que se
documentarn los resultados.
Dar feedback a los asistentes.
 Resumen
Las reuniones son necesarias, pero
A la gente no le gusta ir a una reunin si no
hace falta.
Es importante invitar a los que hace falta.
El objetivo ha de estar claro.
Las reuniones son muy caras.
La organizacin de la reunin llevara a
reuniones ms productivas.