ACTIVIDAD 2

JOSE HABIG GANEM

 1. DIFERENCIAS Y
CARACTERISTICAS DE: EL
DATO, LA INFORMACION Y EL
DOCUMENTO
EL DATO: es una pequea parte de la
informacin, pero de vital importancia en
creacin de esta. Encontramos varios tipos de
datos como: numrico, en cadena y lgicos.
LA INFORMACION: son los datos debidamente
organizados, para as transmitir un mensaje
de cualquier tipo. Tambin existen varios tipos
de informacin como: personal, institucional y
documental.
EL DOCUMENTO: el documento en si es el que
contiene la informacin ya organizada para as
dar transmisin de cualquier conocimiento.
2. SOLUCIONES DE LAS
RESPUESTAS DADAS EN LA
SITUACION PRESENTADA EN LA
ACTIVIDAD DE
CONTEXTUALIZACION.
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la
siguiente situacin y justifique la pregunta planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de
documentos desorganizados, dentro los cuales se
evidencian, notas, cintas magnticas, mapas,
borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos,
fotografas, cuadros, videos y discos duros.
A usted se le ha asignado la tarea de darles una
clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su
supervisor de archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior determine:
Cul seria la clasificacin de los documentos
mencionados segn el soporte?
Recuerde justificar claramente la respuesta que le
debe entregar a su supervisor.
ASUMIENDO EL ROL DE EMPLEADA
DE LA OFICINA DE ARCHIVO. MI
OPCION DE CLASIFICACION SERIA:
Estara bien organizar y clasificar todos estos
documentos que estn desorganizados: por
ejemplo:
Los documentos textuales: las notas, los
borradores y los apuntes rpidos.
Los documentos grficos: los dibujos, mapas
y planos.
Los documentos de cinta: las cintas
magnticas.
Otros soportes: discos duros.
De esta manera todo esta clasificado de
manera ordenada y la bsqueda y acceso a
estos documentos es mas fcil.
3. PANTALLAZO DEL EJERCICIO
INTERACTIVO DE LA ACTIVIDAD
DE APROPIACION DEL
CONOCIMIENTO
4. DESCRIPCION DE CADA UNO
DE LOS PUNTOS SOLICITADOS
EN EL APORTE DEL FORO
a. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las
etapas de un dato.
Cada uno de los datos por s mismo no nos da informacin. Para crear
informacin de los datos, necesitamos ordenarlos interpretar
y transmitirlos. Las etapas en este proceso son:

Recoleccin: Es cuando me transmiten diferentes datos, los escucho,

los busco; en este momento acabo de recolectarlos, para su siguiente
etapa ordenarlos.

Procesamiento: Cuando ya tengo los datos, por el canal por donde me

haya llegado llega a la etapa de proceso, aqu debo buscarle las lgica y
ordenarlos

Transformacin: Cuando tengo los datos ordenados, llega el proceso de

transformacin: los analizo y los transmito en forma de informacin.
b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el
contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso
de la Administracin Documental.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL:
Son necesarias ya que con ellas tenemos registros de actividades dentro y fuera
de la empresa donde podemos dar a conocer asuntos importantes de la misma.

DOCUMENTOS CONTABLES:
Son importantes porque en ellos reposa todo lo relacionado con las actividades
comerciales, es donde se ve reflejado la situacin financiera de la empresa. En
algunas entidades se utiliza un libro contable pero ahora esa informacin se
guarda en programas de contabilidad.

DOCUMENTOS ESPECIALES:
Son los documentos que debemos archivar consuma responsabilidad por lo
mismo de la importancia del documento lo hace especial el hecho de contener
datos considerados confidenciales y esencial es para el funcionamiento de la
empresa.

DOCUMENTOS LEGALES:
Son los documentos de mayor importancia dentro de la empresa, ya que son los
que le dan la legalidad y el buen proceder dentro de la misma.
c. Describa dos aportes generales que le brindara a
la temtica de este contenido y explique el porqu de sus
aportes.
La importancia de conocer y aplicar todos estos trminos de
la Administracin Documental son fundamentales en nuestro
entorno laboral, en el rea de archivo llegan todos los das
documentos sin ningn orden y somos nosotros los que debemos
darle una RECOLECCION, PROCESAMIENTO Y TRANSFORMACION
a los mismos para darle un apoyo a la gestin administrativa a la
entidad. Una buena rea de archivo ser de gran utilidad para la
empresa si se tiene un buen manejo, rapidez y eficacia en la
organizacin de los documentos, manejado siempre por una
persona capacitada que pueda manejar los procedimientos,
trmites y consultas de los mismos.