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CREACIN DE

FORMULARIOS E INFORMES
EN ACCESS 2010
Luis Paredes
Computacin Avanzada
INFORME

Un informe es un objeto de base de datos que se usa para


mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera
de distribuir o archivar instantneas de los datos, ya sea
mediante su impresin, su conversin a archivos PDF o XPS, o su
exportacin a otros formatos de archivo.
Qu pueden ofrecer los
informes?
Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros
individuales, resmenes de varios registros o ambos.
Tambin se pueden usar los informes de Access para crear
etiquetas para correo u otros fines.

Es posible crear informes no enlazados que no muestren


datos, pero para el objeto de este artculo, se dar por
sentado que un informe est enlazado a un origen de datos
como una tabla o consulta.
Informes con base de
datos web.
Access 2010 proporciona una nueva caracterstica que
permite crear una "base de datos web" mediante la
publicacin de una base de datos de Access en un servidor
de SharePoint que ejecuta Servicios de Access. Al crear una
base de datos web, los informes de Access se representan
en el explorador mediante SQL Server Reporting Services.
Esta conversin presenta algunas limitaciones en las
caractersticas que se pueden usar en los informes que
desea representar en el explorador. Sin embargo, si no le
preocupa la representacin del informe en el explorador,
puede usar el conjunto completo de caractersticas
proporcionado por el diseador de informes de Access.
Elementos del Informe.
En Access, el diseo de los informes se divide en secciones. En
una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista
Diseo para mirar sus secciones. En vista Presentacin, las
secciones no son tan obvias, pero siguen ah y se pueden
seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo
Seleccin de la ficha Formato. Para crear informes tiles, debe
comprender cmo funciona cada seccin. Por ejemplo, la
seccin en la que eligi colocar un control calculado determina
cmo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se
muestra un resumen de los tipos de seccin y sus usos:

Encabezado del informe: Esta seccin se imprime una


vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa
para ofrecer informacin que normalmente aparecera en una
pgina de portada, como un logotipo o un ttulo y una fecha.
Cuando se coloca un control calculado que usa la funcin de
agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado
de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del
informe se imprime antes del encabezado de pgina.
Encabezado de pgina: Esta seccin se imprime al
principio de cada pgina. Por ejemplo, para repetir el ttulo
del informe en todas las pginas se utiliza el encabezado
de pgina.
Encabezado de grupo: Esta seccin se imprime al
principio de cada nuevo grupo de registros. Use el
encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo.
Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto,
use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del
producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la
funcin de agregado de suma en el encabezado de grupo,
la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias
secciones de encabezado de grupo en un informe, en
funcin de cuntos niveles de agrupacin haya agregado.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear
encabezados o pies de pgina de grupo, vea la seccin
Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.
Detalle: Esta seccin se imprime una vez por cada fila
del origen de registros. En ella se colocan los controles que
constituyen el cuerpo principal del informe.
Pie del grupo: Esta seccin se imprime al final de cada
grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir
informacin de resumen para un grupo. Puede tener varias
Pie de pgina: Esta seccin se imprime al final de
cada pgina. Los pies de pgina se utilizan para
imprimir nmeros de pgina o informacin sobre cada
pgina.
Pie del informe: Esta seccin se imprime una vez al
final del informe. Los pies del informe se utilizan para
imprimir totales de los informes u otra informacin de
resumen de todo el informe.
Crear un nuevo informe.
Paso 1: Elegir un origen de registros
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una
consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de
registros debe contener todas las filas y columnas de datos que
se vayan a mostrar en el informe.

Si los datos deseados se incluyen en una consulta o tabla


existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de
navegacin y contine con el Paso 2: Elegir una herramienta de
informe.
Si el origen de registros no existe an, siga uno de estos
procedimientos:
Contine con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe y
use la herramienta Informe en blanco, o bien
Cree las tablas o consultas que contienen los datos que desea
usar, seleccinelas en el panel de navegacin y contine con el
Paso 2: Elegir una herramienta de informe.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear tablas o
consultas, vea los artculos Introduccin a las tablas o
Introduccin a las consultas.
Paso 2: Elegir una herramienta de informe
Las herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear
de la cinta de opciones, en el grupo Informes. En la siguiente
tabla se describe brevemente la funcin de cada una de estas
herramientas:

Informes compatibles con web


Los informes creados mediante estas herramientas son
compatibles con la caracterstica Publicar en Servicios de
Access y se representarn en un explorador. Tenga en cuenta
que los objetos compatibles con web se indican por medio del
globo en el icono del objeto.
Paso 3: Crear el informe
Haga clic en el botn de la herramienta que desea usar. Si
aparece un asistente, siga los pasos en l y haga clic en
Finalizar en la ltima pgina.

Access muestra el informe en vista Presentacin.


Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto
deseado:
Para cambiar el tamao de los campos y etiquetas,
seleccinelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el
tamao deseado.
Para mover un campo, seleccinelo (as como su etiqueta, si
est presente) y, a continuacin, arrstrelo a la nueva
ubicacin.
Haga clic con el botn secundario en un campo y use los
comandos del men contextual para combinar o dividir celdas,
eliminar o seleccionar campos, as como para realizar otras
tareas de formato.
Formularios de Access
Los formularios sirven para definir pantallas
generalmente para editar los registros de una tabla
o consulta
Formulario: consiste en crear automticamente un nuevo
formulario que contiene todos los datos de la tabla,
consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegacin

Diseo del Formulario: abre un formulario en blanco en


la Vista de Diseo y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos que aparezcan en l
Pasos para crear un
Formulario
1. Para crear un formulario debes hacer clic enCrear,
este botn esta en la barra de opciones.
2. Luego debes hacer clic enMas formulariosy luego
enAsistente paraformularios.
3. En la pantalla aparecer una nueva ventana, en esta
ventana podrs escoger los campos que deseas
incluir en el formulario. Los campos pueden ser de
mas de una consulta tabla.
4. Has clic enSiguiente.
5. Luego podrs elegir la distribucin el orden que desea aplicar al
formulario.
6. Has clic enSiguiente
7. Luego podrs elegir el estilo que deseas aplicarle a tu formulario.
8. Has clic enSiguiente
9. Luego podrs cambiarle el titulo y despus hacer clic enFinalizar.
10. El formulario ya esta creado ahora lo puedes guardar y ponerle
un nombre.