Capitulo 2

Marco de referencia para las direccin de proyectos

1
 PROYECTO
GRANDE
!
Es una tarea temporal que tiene un principio y un final.
Crea un producto, servicio o resultado nico.

DIFERENCIAS
P R
PR O
Proyecto

OY
EC YE NIVEL GERENCIAL
TO
CT
O OPERACIONES VS PROYECTOS
Operativo = Constante
Proyecto = Finaliza cuando se cierra un proyecto

Producto
Generar cambios La necesidad de cambiar
en la puede dar pie a un
organizacin proyecto
2
Direccin de proyecto Qu es la direccin de proyectos?
En una primera aproximacin de la definicin
implica:

Involucra roles y responsabilidades

Niveles de autoridad
Aplicacin de herramientas y tcnicas

3
 PARA EL EXMEN
PIENSA QUE EXISTE
UNA ORGANIZACIN
Direccin de proyectos (OPM) CON ESTA
ESTRUCTURA, A
MENOS QUE SE
INDIQUE LO
CONTRARIO.
Proyecto

Gestin de portafolio

Direccin de programas

Direccin de proyectos

4
Direccin de programas Qu es la direccin de programas?
Es un grupo de proyectos relacionado que ayuda a coordinar la direccin de los mismos.

Se centra en las interdependencias de los proyectos.

Ayuda en la disminucin de riesgos.
Economa de escala.
Direccin mejorada.

5
Direccin de portafolio Qu es la gestin del portafolio?
Incluye un grupo de programas, proyectos individuales y otros trabajos operativos
relacionados.

Los programas y proyecto no necesariamente estn relacionados entre s.

Tienen relacin si todos han sido creado para lograr un objetivo estratgico de negocio
especfico.

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Direccin de proyectos Qu es la direccin de proyectos organizacional (OPM Organizational Project management)?
Incluye un grupo de programas, proyectos individuales y otros trabajos operativos relacionados.

Ayuda a mantener a la organizacin enfocada en la estrategia general.

Proporciona indicaciones de cmo priorizar, gestionar, ejecutar y medir los proyectos, programas,
portafolios y otros trabajos organizacionales.

Objetivos estratgicos de la
organizacin

Un cambio en la estrategia de la organizacin implica cambios en el

portafolio, programas, proyectos y trabajos operativos
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Gobierno del proyecto Qu es el gobierno de un proyecto?
Son los criterios, procedimientos y pautas establecidas de
una organizacin cuyo propsito es asegurarse de que los
proyectos cumplan con los objetivos estratgicos de la
organizacin.

Impulsa todas las acciones, decisiones o trabajos

realizados por el director de proyecto, el equipo, el
patrocinados y dems interesados relacionados con el
proyecto.

8
 OPM3
NO CONFUNDIR , OPM con OPM3 es el modelo de madurez
para la direccin de proyectos de una organizacin del PMI.

Esta diseado para ayudar a las organizaciones a que

determinen su nivel de madurez en la direccin de proyecto.

Entonces Que significa OPM?

9
PMO
Oficina de direccin de
proyecto
Project management office

10
Oficina de direccin de proyecto Oficina de direccin de proyecto (PMO Project management
office)
Esta oficina centraliza y estandariza la direccin de
proyectos, algunas veces referida como oficina de gestin
de portafolio.

Direccin
(PMO)

CONSTRUCC
PMO INGENIERA
IN

Dentro de la organizacin es vista como una unidad

departamental.
No es una sola persona la que realiza el trabajo.
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Oficina de direccin de proyecto Formas de la PMO Algunas responsabilidades

De control Gestionar interdependencia.

De apoyo De direccin Integrar para evaluar que se estn llevan a cabo los
(Nivel
(Nivel bajo) (Nivel alto) objetivos.
moderado) Ayuda a proporcionar recursos.
Proporciona Proporciona Proporciona Recomendar trminos de proyectos.
Seguimiento a los procesos de la organizacin.
polticas apoyo y directores Recaba lecciones aprendidas y las pone disponible.
Proporciona plantillas, orientacin y gobierno a los
Metodologa direccin Responsable proyectos.
Comunicacin centralizada.
Plantillas Capacita de los Se involucra ms en la fase de inicio de los
(PMO)

proyectos.
Lecciones Garantiza el resultados Es parte del control de cambios y prioriza
Conceptos
proyectos. claves para
aprendidas cumplimiento Dirige los
implementar exitosamente una
de las proyectos PMO
prcticas de
la Rol de la PMO debe estar definido con
claridad segn a las necesidades.
organizacin Permitir su evolucin para adaptarse a las
necesidades.
Brinda Compromiso por parte de la gerencia
ejecutiva.
herramientas Promover la direccin de proyecto
profesional para mejorar el rendimiento
del proyecto usando procesos y tcnicas
propias de direccin de proyectos.

12
ejercicio

13
 Restricciones
Factores limitantes que afectan la ejecucin de
Tiempo un proyecto o proceso.
Se pueden observar en:
Restricciones
Satisfacci
n del Costo Alcance del proyecto
cliente
Pueden ser internas o externas (presupuesto,
hitos del cronograma impuestos)
Disposiciones contractuales.
Restriccio
nes Control integrado de cambio

Recursos Riesgo Ayuda en el impacto de los cambios y la

finalizacin exitosa del proyecto, ya que
permite realizar una jerarquizacin y
priorizacin.

Calidad Alcance Como director de proyecto eres responsable

de analizar las solicitudes de cambio que
hagan los interesados, gerentes y otras
personas; esto ayuda a identificar los
14
impactos que tendrn estas restricciones.
 Interesados Tipos de interesados
Son miembros asistentes y no asistentes Director del proyecto
del equipo. Cliente
Tienen niveles de influencia. Patrocinador
Interesados

Equipo
Es importante mantenerlos informados, Personas ajenas a la organizacin
pedirles su opinin y trabajar para Personas cuyo inters pueden verse
satisfacer sus necesidades y expectativas, afectado de forma positiva o negativa por
de lo contrario podra convertirse en un el proyecto o su producto
fracaso para el proyecto. Mercadotecnia
Asuntos legales
Atencin al cliente
Gerentes funcionales
Operativos
Vendedores

15
 Estructura organizacional
LAS RESPUESTAS A
Indicar adnde va el director de proyecto para buscar ayuda con los
Estructura organizacional recursos, la comunicacin y otros aspectos.
LAS PREGUNTAS DE
LOS EXAMENTES
Una de las principales formas de influencia tiene que ver con la forma en PUEDEN VARIAR DE
ACUERDO A LA
la que est organizada una compaa ya que esto impacta en los FORMA DE LA
proyectos. ORGANIZACIN

Tipos de Estructura organizacional:

Funcional Orientada a proyectos Matricial

Se agrupan por reas El director tiene el Concepto de dos jefes:

funcionales control de la compaa Director de proyecto
Los proyectos ocurren y todos reportan a el Gerente funcional
dentro del Cuando el equipo Proporciona directores
departamento completa el trabajo Responsable de los
Los trabajos del deben ser asignados a resultados
proyecto y del otro proyecto de lo Dirige los proyectos
departamento son contrario concluyen su
Los trabajos del
completados relacin laboral
proyecto y del
La comunicacin es de Ver pgina 48 del
departamento son
PMBOK 16
jefe a jefe de completados
 Matricial fuerte SI NO SE ESPECIFCA
Estructura organizacional El poder recae en el director del
ASUME QUE LA
FORMA DE
proyecto. ORGANIZACIN ES
MATRICIAL
Tienen muchas caractersticas
de la organizacin orientada a FORMA MATRICIAL
AJUSTADA: SE
proyecto.
Matricial dbil o funcional REFIERE A UBICAR
LOS ESPACIOS DE
El poder recae en el gerente
TRABAJO PARA EL
funcional. EQUIPO DEL
PROYECTO EN LA
El poder del director es
MISMA HABITACIN
comparable con el de un
Expedidor de proyecto Coordinador del proyecto
coordinador o expedidor.
Asistente del personal y Tiene cierta autoridad y poder
coordinador de las para la toma de decisiones.
comunicaciones. Reporta a un gerente de mayor
No toma decisiones. nivel.

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 Ventajas
Indicar adnde va el director de proyecto para buscar ayuda con los recursos, la comunicacin y
Estructura organizacional otros aspectos.
Una de las principales formas de influencia tiene que ver con la forma en la que est organizada una
compaa ya que esto impacta en los proyectos.
Funcional Orientada a proyectos Matricial

Gestin de especialistas Organizacin de Objetivos del proyecto

es ms sencilla
Reportan a un solo
superior
Recursos centralizados
Oportunidades
profesionales claras
proyectos eficiente
Lealtad de equipos
Comunicacin efectiva
altamente visibles
Control de recursos
Ms apoyo de las reas
funcionales
Mximo uso de recursos
Coordinacin mejorada
Mejora en la diseminacin
de la informacin
horizontal y vertical
Los miembros mantiene
una sede 18
 Conceptos relacionado con las estructuras organizacionales

Estructura organizacional Organizaciones basadas en proyectos Jerarqua de la organizacin

(PBOs)
Dirigen la mayora del trabajo por Generalmente dividida en:
proyectos. operativo, gerencial intermedio
Generan diversas formas temporales y estratgico.
para llevar a cabo el trabajo. La jerarqua influye en el nivel
Reducen la jerarqua y la burocracia. de autoridad del director del
Opuesto al funcional. proyecto y los recursos y
miembros del equipo
disponibles para el proyecto.

19
ejercicio

20
 Factores ambientales de la empresa
PENSAR EN LOS
Son factores que no estn bajo el control del equipo de proyecto y que
FACTORES
Factores ambientales de la
influyen, restringen o dirigen el proyecto. AMBIENTALES COMO
LA CULTURA DE LA
Son entradas a los procesos
COMPAA Y
Influyen de manera positiva a negativa SISTEMAS
EXISTENTES.
Es la cultura de la compaa
Incluye los sistemas existentes ES COMO EL EQUIPAJE
empresa

DE LA COMPAA QUE
Distribucin geogrfica de instalaciones o recursos
VIENE POR PROYECTO
Etc. Y EST FUERA DE
CONTROL DEL
Sistemas de informacin para la direccin de proyectos (PMIS) PROYECTO
Software de calendarizacin
Sistema de gestin de la configuracin
Distribucin de archivos
Software de autorizacin de trabajos
Seguimiento de tiempo
Gestin de las adquisiciones
Repositorios de informacin histrica
Ver pgina 29 del
PMBOK 21
Activos de los procesos de la Activos de los procesos de la organizacin

Son los procesos, procedimientos e informacin histrica existente

Son entradas a la mayora de los procesos de todos los grupos de procesos
Proporciona direccin y orientacin
Ayuda a que el proyecto se beneficie de las experiencias pasadas
organizacin

Polticas
Informaci
Proceso n
s histrica
Base de
conocimient
o
corporativa
Leccione
s
aprendid
as

22
ejercicio

23
Datos, informacin e informes Informacin del proyecto

sobre desempeo del trabajo A lo largo de proyecto se recopila, analiza, transforma y distribuye a los miembros del equipo y los
interesados mucha informacin en diversos formatos.
Datos o informacin se utilizan de manera igual en la prctica.

Terminologa para mejorar la comunicacin al momento de compartir

informacin
Datos de Son observaciones y mediciones directas identificadas durante
las actividades ejecutadas.
desempeo del Ejemplo: Porcentaje fsico terminado, fechas de comienzo y
trmino planificada, nmero de solicitudes de cambio, nmero
trabajo de defectos, etc.

Informacin de Son los datos de desempeo recopilados de varios procesos de

control, analizados en contexto e integrados a las relaciones
desempeo del entre reas.
Ejemplo: Estado de los entregables, de las solicitudes de
trabajo cambio y las estimaciones hasta la conclusin prevista.
Es informacin de desempeo para la toma de decisiones, el
Informes de planteamiento de incidentes, emprendimiento de acciones y
generacin de conocimiento.
desempeo del Ejemplo: Informes de estado, memorandos, justificaciones,
trabajo notas informativas, cuadros de mandos, recomendaciones y
actualizaciones. Ver pgina 59 del
PMBOK 24
Ciclo de vida del proyecto y proceso Ciclo de vida del proyecto y el Proceso de la direccin de proyectos
Un ciclo de vida es el progreso continuo a travs de una serie de etapas de desarrollo.
de la direccin de proyectos
APRENDER A DIFERENCIAR ENTRE CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y PROCESO DE LA DIRECCIN DE
PROYECTOS
Proceso de la
Ciclo de vida del
direccin de
proyecto
proyectos
Es lo que se Es lo que se
debe HACER debe hacer para
para completar DIRIGIR el

elAnlisis
trabajo trabajo
Iniciacin
Diseo Planificacin
Implementacin Ejecucin
Pruebas Dar seguimiento y control
Despliegue Cierre
25
 Ciclo de vida del proyecto

Ciclo de vida del proyecto Serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta el cierre.
Las fases se dividen por objetivos funcionales o parciales, resultados o entregables intermedios,
hitos o disponibilidad financiera.
Las fases se acotan en tiempo.
El ciclo de vida proporciona el marco para dirigir un proyecto.
Existen diferentes ciclos de vida dependiendo del producto, la industria y la preferencia de la
organizacin.
Enfoques del ciclo de vida del proyecto (Predictivo /
Adaptativo)
Ciclo de vida predictivo Ciclo de vida adaptativo
( Impulsado por un plan ) ( Impulsados por cambios )

El producto se desarrolla tras

El producto, los entregables y el
mltiples iteraciones (ciclos de
costo se definen al comienzo del
vida iterativos, incrementales o
proyecto.
adaptables).
El alcance detallado para cada
Cualquier cambio de alcance es
iteracin se define solamente
cuidadosamente gestionado.
en el comienzo de la misma. 26
 Procesos de la direccin de proyectos
Es lo que se necesita hacer para dirigir el trabajo.
Proceso de la direccin de

RECORDATORIO: GRUPOS DE PROCESO

Iniciacin
Planeacin
proyectos

Ejecucin
Dar seguimiento y control
Cierre

27
Proceso de la direccin de Cul es la diferencia entre el ciclo de vida del proyecto y la direccin de proyectos?

PROYECTUAL
Modelo y

GRFICO
Materiales

MTODO
DISEO
Recopilacin de Creativida Solucin al dibujos Verificaci
y Solucin
datos y Anlisis d problema constructi n
tecnologa
vos

Iniciacin
Planeacin
Ejecucin
proyectos

Dar seguimiento y
control
INFORMTICOS
DESARROLLO
DE SISTEMAS

Cierre
Implementaci
Anlisis Diseo Verificacin Despliegue
n

Iniciacin
Planeacin
Ejecucin
Dar seguimiento y
control
Cierre

28
Proceso de la direccin de Proyectos grandes

proyectos

Proyectos grandes con iteraciones

29
 Proceso de la direccin de
proyectos

30