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MICROSOFT ACCESS

1. INTRODUCCIN

Definicin de una Base de Datos: un programa que


permite gestionar y organizar una serie de datos.
Por ejemplo, para la gestin de los productos o
cargas en un barco, ...

Las tablas, los registros y los campos: El conjunto de


informacin que se guarda es una base de datos esta
organizada en tablas. Una tabla esta formada por filas y
columnas. Las filas son equivalentes a los registros de
un archivo y las columnas son los campos.
1.1 Creacin de una base de datos

En el men Archivo: Nueva base de datos.


Seleccionar base de datos en blanco.
Seleccionar la carpeta en la que desea guardar la
base de datos con el nombre que se elija.
2. Qu es una tabla?

En Access, una tabla es un objeto que almacena


los datos en registros (filas) y campos (columnas).

Una tabla es un conjunto de registros que


contienen un tipo determinado de informacin.

Los campos que forman parte de una tabla,


caracterizados por el tipo de campo y la anchura,
constituyen la estructura de la tabla.
2.1 Creacin de una Tabla

Seleccionar en vista de diseo Nueva tabla. La


ventana que se presenta permitir definir las peculiaridades
de los campos de las tablas:

1. El nombre del campo.


2. El tipo de campo y sus propiedades asociadas.
3. Una descripcin.
4. En los recuadros correspondientes a las
propiedades del campo (en la parte inferior de la
pantalla) y cambiar las propiedades que desee.

Almacenar la Estructura. Opcin guardar del men


Archivo. Conviene crear una clave principal.
Edicin de una tabla:Access dispone de dos modos de
visualizacin para las tablas:
Vista de diseo: permite crear y modificar la estructura
de una tabla.
Vista de hoja de datos: muestra los registros en un
formato de filas y columnas, permitindonos visualizar
muchos registros a la vez y agregar o editar datos.

Definir un campo como clave principal: La clave


principal impide que dos registros contengan los mismos
datos en el campo y mantiene una ordenacin de los
registros basada en la clave.

- Seleccionar el campo deseado en Vista de diseo.

- Pulsar el botn de la barra de herramientas.


2.2 Relaciones entre Tablas

Precauciones
- Cuando se establece una relacin de uno a varios, el
campo comn de la primera tabla debe estar definido como
clave principal.
- Los tipos de datos y propiedades de los campos
comunes deben ser iguales en ambas tablas.

Procedimiento para hacer las relaciones


1. Activar la ventana de Base de Datos.
2. Elegir la orden Relaciones del men Herramientas.
3. Seleccionar las tablas o consultas a relacionar y pulse el
botn agregar.
4. Para crear una relacin, haga clic en el campo comn
(clave principal) de la primera tabla y arrstrelo hacia el
campo correspondiente de la segunda tabla. Al soltar el
botn del ratn se abrirn el cuadro de dilogo
Relaciones.
3. Qu es una Consulta?

Una consulta es un objeto de Access que se


utiliza para localizar, organizar o editar los datos
contenidos en tablas.

Las consultas admiten tres modos de presentacin:

Vista Diseo: abre la ventana Diseo de la consulta, en la


que podremos crear o modificar su estructura.

Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y presntal el


resultado en una hoja de datos que permite ver, agregar o
editar lo registros.

Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando


instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL .
3.1 Crear una consulta

Para crear una consulta nueva en vista de diseo:


Active la ventana Base de datos, seleccione la ficha
Consultas y pulse el botn Nuevo.
En el cuadro de dilogo Nueva Consulta, seleccione la
opcin Vista Diseo y pulse el botn Aceptar. Aparecer el
siguiente cuadro de dilogo:
Seleccionar la tabla(s) o consulta(s) cuyos campos desea
incluir.
Incluir los campos en la cuadrcula QBE.
Cumplimentar las casillas de la cuadrcula QBE estableciendo
cualquier criterio de ordenacin o bsqueda a travs de las filas
Orden y Criterios respectivamente. Tambin se puede aadir
del men Ver la opcin Totales para hacer clculos.
Criterios:
>1000 (nmeros mayores que 1000)
>=100 (nmeros mayores o iguales que 100)

M* (palabras que empiecen por M y con nmero


indeterminado de caracteres)
M?n (palabras de tres letras con un carcter desconocido)

Si se introduce por ejemplo Murcia como criterio en un campo


de poblaciones acces entiende que el criterio es
poblacin=murcia. El texto tiene que estar entre y fechas
entre #. Ejemplos: 100, Madrid, #25-12-96#.

Entre ... Y ...


4. Qu es un formulario?

Un formulario es un objeto de Access que nos permitir


introducir y modificar los datos de una forma ms
"amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de
poder:
Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo
Calcular campos
Crear y utilizar grficos
Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc.

Para crearlos es til utilizar el asistente.


5. Qu es un informe?

Un formulario es un objeto de Access que nos permitir


introducir y modificar los datos de una forma ms
"amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de
poder:
Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo
Calcular campos
Crear y utilizar grficos
Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc.

Para crearlos es til utilizar el asistente.


6. Mantenimiento de una base de datos

Compactar: elimina la fragmentacin que presenta un


archivo de bases de datos en el disco duro cuando se
han realizado muchas modificaciones en l.
1. Cerrar la base de datos.
2. Del men Herramientas, eligir Utilidades de la base
de datos y seleccione la orden Compactar base de
datos.
3. En el cuadro de dilogo Base de datos a
compactar, seleccione el archivo.

Reparar: Es posible que una base de datos se dae, bien


porque se interrumpe inesperadamente la ejecucin
por un corte en el suministro de energa o por algn
problema de hardware. Para ello utilizar el men de
herramientas de forma similar al caso anterior.