UNIDAD DIDCTICA II.

- EL TRATAMIENTO
Tema 6.- La gestin de documentos o records management.
6.1.- Evolucin, concepto y aplicaciones.
CONCEPTO

ICA. Dictionary of archival terminology, 1984

rea de gestin administrativa general relativa a conseguir economa y eficacia en

la creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los documentos
UNESCO. Record and Archives Management Programme, 1979
Dominio de la gestin administrativa general con vistas a asegurar la economa y la
eficacia de las operaciones desde la creacin, mantenimiento y utilizacin, hasta la
afectacin final de los documentos

La nocin de gestin de documentos abraza todo el ciclo de utilizacin de los

documentos , desde su creacin o recepcin, hasta el momento en que los
documentos no son necesarios en la conduccin de los asuntos corrientes de una
organizacin o institucin. La afectacin final dada al documento depende de la
evaluacin que se haga de su valor y de su utilidad potencial, y puede tomar la
forma de una transferencia a un depsito intermedio para su almacenamiento
temporal, de su transferencia directa a un servicio de archivos, de una donacin a
un depsito habilitado, de reproduccin antes de su destruccin o, por ltimo, de
destrccin pura y simple.
Las operaciones archivsticas que se llevan a cabo a lo largo del periodo comprendido entre la
creacin de documentos y su eliminacin o transferencia a otra institucin de archivos entran
dentro de la denominacin genrica de gestin de documentos

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6.1.- Evolucin, concepto y aplicaciones.

Economa

PRINCIPIOS
Eficacia

Rhoads, 1989

Beneficios econmicos: facilita la identificacin y cuantificacin mediante los cuadros de

retencin y disposicin de documentos, la disposicin de los documentos a lo largo del tiempo y la
utilizacin al mximo de los depsitos intermedios.
Economas de eficacia: mediante una gestin consistente del conjunto del proceso de creacin
de los documentos (control sobre el diseo, la generacin y la distribucin de formaularios,
informes, directrices y correspondencia), en el diseo de los sistemas de archivo y recuperacin,
gestin de los archivos corrientes y gestin de las mquinas copiadoras.
Efectividad en la planificacin de actividades de gobierno.
Uso juicioso y responsable de la auotomatizacin y la reprografa

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Rhoads:
Estas ventajas podrn conseguirse siempre que exista un programa de gestin de
documentos eficaz. No obstante, la diversidad existente a nivel internacional ha llevado a
formular cuatro niveles de implantacin de la gestin de documentos a partir del modelo
norteamericano

Nivel mnimo: aquellos pases que cuentan con sistemas de cuadros de retencin y
disposicin de documentos, disponen sus documentos siguiendo las previsiones inscritas
en dichos cuadros y transfieren los documentos con valor permanente a los Archivos
Nacionales
Nivel mnimo incrementado: aquellos pases que incorporan a los elementos del nivel
mnimo la existencia de uno o ms depsitos intermedios.
Nivel intermedio: aquellos pases que aaden al anterior otros subprogramas bsicos,
como el diseo y gestin de formularios, gestin de la correspondencia e informes,
desarrollo de sistemas de archivo y recuperacin, gestin de documentos activos, programa
de documentos esenciales y planificacin ante posibles desastres.
Nivel ptimo: aquellos pases que suman a los niveles anteriores la gestin de
directrices, correo, telecomunicaciones y mquinas copiadoras de oficina; sistemas de
gestin de la informacin y utilizacin de tratamiento de textos en la generacin de
correspondencia, informes y directrices, y en la cumplimentacin de formularios; utilizan
sistemas de anlisis, automatizacin y tecnologa reprogrfica en mltiples aplicaciones

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6.1.- Evolucin, concepto y aplicaciones.

APLICACIN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES

Puntos a considerar para establecer un modelo de gestin de documentos:
Apoyo y respaldo de una institucin de archivos a nivel nacional como
elemento coordinador.
Anlisis de las tradiciones administrativas. El xito o fracaso del modelo
depende de su adaptacin a la Administracin.
Conciencia de que la gestin de documentos forma parte de la gestin
administrativa general de un organismo al igual que la gestin econmica o
de personal.
Una buena planificacin como base del modelo.
Importancia de una base y un respaldo legislativo o reglamentario en todas
las fases de implantacin del sistema.
Anlisis de los modelos de gestin de documentos de otros pases, para
ver que elementos podemos adoptar.

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Conciencia en todo momento de cul es el papel que debe desarrollar el

profesional de archivos en el mbito de la gestin de documentos: cundo y
de qu manera debe intervenir.
Necesidad de formacin del personal de la Administracin que se va a
encargar de los archivos de oficina.
Disponer de cuadros de clasificacin y de retencin y disposicin.
Importancia de conseguir la colaboracin de la Administracin en la gestin
de los documentos.
Importancia de un normalizacin terminolgica en la teora y la prctica
archivstica a nivel nacional.
Conciencia del respaldo de las nuevas tecnologas como instrumentos para
la gestin de documentos.
Consecuencia de lo anterior es la necesidad de un reciclaje profesional.
Conciencia de que EEUU constituye un punto de referencia en este sentido.

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Siguiendo el modelo norteamericano, del que se deriva el resto, podemos hablar de

tres fases dentro de la gestin de documentos:
Flujo de informacin
Mantenimiento y uso
Creacin

Disposicin
Activo

Estacin
de trabajo

Ficheros de
departamento

Semi-activo / Inactivo
Centro de
informacin

Centro de
registros

En cada una de estas tres fases intervendrn una serie de elementos

Archivos /
Destruccin

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6.1.- Evolucin, concepto y aplicaciones.
6.2.- Las fases del tratamiento: elementos e interrelaciones.

Las fases de tratamiento

a.-

La fase de creacin de los documentos

Diseo y gestin de formularios

Preparacin y gestin de correspondencia
Preparacin y gestin de informes y directrices
Desarrollo de sistemas de gestin de informacin
Aplicaciones tecnolgicas a estas funciones

La introduccin masiva de la informtica obligar a un replanteamiento

general de las responsabilidades. De esta manera la intervencin del
archivero se adelantar al instante de creacin de los documentos
electrnicos.

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6.2.- Las fases del tratamiento: elementos e interrelaciones.

b.-

La fase de mantenimiento y uso de los documentos.

Desarrollo de sistemas de archivo y de recuperacin.

Gestin de los expedientes, del correo y de las
telecomunicaciones.
Seleccin y gestin de las mquinas copiadoras.
Desarrollo y mantenimiento de programas de documentos
vitales y de planes contra desastres.
Administracin de los depsitos intermedios.
Aplicacin de los sistemas de anlisis, automatizacin y
reprografa a todos estos procesos.

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6.2.- Las fases del tratamiento: elementos e interrelaciones.

c.-

La fase de disposicin de los documentos.

Identificacin y descripcin de las series de documentos.

Desarrollo de los cuadros de retencin y disposicin de los
documentos .
Seleccin y transferencia de los documentos de valor
permanente a la institucin de archivos.

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6.1.- Evolucin, concepto y aplicaciones.
6.2.- Las fases del tratamiento: elementos e interrelaciones.

Michel Roberge, en su autonombrada Teora Sistemtica de los Documentos

Administrativos (GDDA), hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de
la Gestin de Documentos Administrativos:
El cuadro de clasificacin. Es una estructura jerrquica y lgica que refleja las funciones
de una organizacin a partir de las cuales es creada o recibida la documentacin
administrativa. Constituye el eje del sistema de GDDA: organiza intelectualmente la
informacin y permite situar los expedientes relacionados los unos con los otros.
El calendario de conservacin. Se eleabora a partir de la estructura de clasificacin, en
funcin de las series de expedientes, siendo indispensable para la racionalizacin del plazo
de conservacin, la sistematizacin de la eliminacin y la preservacin, puesto que fija los
plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en
inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurdico, legal, financiero e histrico de
cada una de las series.
El inventario. Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde
se hallan conservados.
Naturlamente, como hemos indicado anteriormente, pueden existir, en la prctica,
tantos modelos de aplicacin como modelos administrativos

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6.3.- Modelos nacionales de gestin de documentos.

Existen dos grandes modelos de gestin de documentos:

Uno norteamericano.
Y otro europeo.
El modelo norteamericano aunque presenta unos rasgos caractersticos, en
su interior el submodelo de los EEUU presenta diferencias en relacin con el
submodelo de Quebec.
Por otro lado, el modelo europeo no es uniforme.
Caractersticas del modelo norteamericano de gestin de documentos.

Este modelo est inscrito en el marco de una administracin joven y

dinmica en constante redefinicin; preocupada por los beneficios y las
economas que resultan de una buena gestin de documentos.
Como ya hemos recogido, los EEUU y Quebec han desarrollado de distinta
manera la gestin de sus documentos.

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6.3.- Modelos nacionales de gestin de documentos.
Modelo de EEUU
Actualmente la gestin de los documentos corrientes se encuentra
totalmente integrada en el engranaje administrativo federal.
Existe tambin una fuerte incidencia del factor econmico.

de ah que

Prevalezca el factor rentabiblidad

rentabiblidad sobre el concepto patrimonio cultural
cultural
como legado.
Fruto de la prctica para solucionar los problemas caractersticos de la
administracin moderna se formulan los principios tericos de la gestin de
documentos.
Prctica

base para la

Formulacin Principios Tericos.

La iniciativa de hacer frente al problema causado en las fases de creacin y

mantenimiento y uso viene de manos de las agencia federales.
Y los archiveros federales intervienen en estas primeras fases para
garantizar la preservacin de la documentacin con valor permanente.

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6.3.- Modelos nacionales de gestin de documentos.

El inters de las agencias por la gestin cotidiana de los documentos.

Records
edificio,
por lo general
especialmente
center
El inters
de lacenter:
institucin
de archivos
por la
preservacindiseado
de la y
construido con
paravalor
el almacenamiento
econmico, conservacin y
documentacin
histrico.
comunicacin de documentos semicorrientes, antes de su
disposicin final.
Records
schedules:
documento
que
los documentos de
schedules de
Coexistencia
dos tipos
dedescribe
profesionales:
una agencia, institucin o unidad administrativa, en el que se
1. Gestor
de documentos
especifican,
tras unos
perodos de (records
retencinmanagers).
especficos, aquellos
documentos destinados
a ser preservados
por tener valor
2. Archivero
(archivists).
archivstico, a la vez que se concede la autorizacin para eliminar
el resto de los documentos..

Desde que aparece el concepto de gestin de documentos, los

americanos han estado interesado por racionalizar el proceso. De ah el
establecimiento de los records centers y de las records schedules en el
mbito de la Administracin Federal.

El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado

el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de
vida de los documentos en la Administracin Federal.

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Existe una desigualdad en el tratamiento de los documentos en las

administraciones federal, estatal y local.
La gestin de documentos se desarrolla con gran energa y dinamismo en
el sector privado.
La gestin de documentos ha evolucionado recientemente hacia la
Information Resources Management.
En este concepto participan ya otros profesionales como:
Bibliotecarios.
Documentalistas.
Informticos.
Este modelo ha sido respaldado por el CIA y la UNESCO.
Por tanto, EEUU, dado que siempre ha estado en la vanguardia del
desarrollo de esta disciplina, constituye el punto referencia obligado para el
resto de pases.

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6.3.- Modelos nacionales de gestin de documentos.

Modelo de QUEBEC
Gran vitalismo a partir de los aos 80: se desarrollan las principales leyes
que ataen a la gestin de documentos.
Ley sobre el Acceso a los Documentos de los Organismos Pblicos y
de Proteccin de las Informaciones Personales (1982).
Ley sobre los Archivos (1983).
Ley sobre la Prueba Fotogrfica de los Documentos (1984).
Qubec francfono Qubec anglfono. Distintos modelos de gestin. El
ltimo mucho ms cercanos al estadounidense.
Tanto el concepto como la prctica de la gestin de documentos se
encuentra muy bien definida a nivel legislativo y reglamentario.
Son los Archivos Nacionales los encargados de ejercer las funciones de
control y tutela desde la creacin de los documentos y a lo largo de todas las
fases del ciclo de vida de los documentos.

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6.3.- Modelos nacionales de gestin de documentos.

Al igual que en EEUU e influenciado por su modelo, en Qubec aparece la

figura de un profesional en el interior de las administraciones: el
gestionnaire. (records managers americano).

En los archivos nacionales de Qubec el peso que tiene la figura del

Conservador (archivist en EEUU) en la fase activa de la documentacin es
ms importante que la que tiene el Archivero en EEUU.
La importancia que se le otorga a la clasificacin, calendario de
conservacin e inventario de documentos como elementos clave de
cualquier sistema de gestin de documentos
ha dado lugar a

Un debate a nivel terico entre dos corrientes archivsticas en el mbito

universitario:
La que prioriza las necesidades de la Administracin:
importancia del cuadro de clasificacin.
clasificacin
La que prioriza la proteccin de los documentos con valor
histrico: importancia del calendario de conservacin.
conservacin

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Existe un gran desarrollo de la poltica de gestin de documentos

semiactivos mediante el establecimiento de :
calendarios de conservacin.
centros de documentos semiactivos.
Modelo que otorga especial importancia, tanto a nivel terico como
prctico, al papel de las nuevas tecnologas en la gestin de la
documentacin administrativa.
Aunque algunos autores hablan de la cercana de este modelo al Francs,
realmente es mucho ms cercano al de los EEUU.

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Caractersticas del modelo europeo de gestin de documentos.

Modelo de PASES GERMNICOS, ITALIA, INGLATERRA

Se trata del modelo ms arcaico, arranca en el siglo XVI.

Presenta una clara parcelacin de las responsabilidades en lo que respecta
a archivos corrientes, intermedios y definitivos.
La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos
corrientes corresponde a la Administracin, que dedica un personal
especializado en la tarea de organizacin de los documentos en las oficinas
de archivos corrientes.
Registries en Inglaterra.
Registraturen en Alemania.
Registri di protocollo en Italia.
La responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos
intermedios corresponde preferentemente a la propia administracin
productora de los documentos.

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Records Centers en Inglaterra.

Altregistraturen en Alemania.
Archivos de depsito en Italia.
El archivero no toma parte en la gestin directa de la documentacin
depositada en los archivos corrientes e intermedios (existe un cuerpo de
funcionarios especficamente entrenados).
El papel de archivero es un papel de control e inspeccin para garantizar la
preservacin de la documentacin con valor permanente.
Existe un alto porcentaje de eliminaciones.
Especialmente en Inglaterra, nico pas donde el archivero no controla
la totalidad del proceso de seleccin y eliminacin hasta la segunda
revisin a los 26 aos de la produccin de los documentos.
Centralizacin de los archivos corrientes e intermedios (en la mayora de
los casos) en un nico servicio o distribuidos en diferentes unidades
administrativas.
Existe un cuadro de clasificacin establecido a priori a partir de las
funciones del organismo productor.

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Este cuadro de clasificacin es la base del sistema alemn, y fue

traspasado a Italia en el momento de la creacin del Estado.
Se desarrollan tambin calendarios de conservacin.

Una vez que la documentacin haya llegado a los archivos para su

conservacin definitiva, los archiveros podrn hacer uso de un principio para
devolver el orden originario cuando ste haya sido alterado por la
administracin de origen. Estamos hablando del principio de procedencia:
Registraturprinzip en Alemania.
Riordinamento en Italia.
Registry principle en Inglaterra.
La irrupcin del concepto de gestin de documentos llegado de EEUU no
ha supuesto una revolucin dentro de las prcticas archivsticas cotidianas.
Su influencia ms evidente es en la seleccin y eliminacin de documentos
y en la implantacin de depsitos intermedios.

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Modelo de FRANCIA (el prarchivage)

Inexistencia de un cuerpo de funcionarios especficamente formados
responsables de la documentacin en su fase activa, en el seno de las
administraciones.
Poca incidencia de los Archivos Nacionales en la organizacin de los
archivos P
corrientes.
rarchivage : gestin de los archivos entre su salida de las
oficinas productoras
entrada en unque:
servicio de archivos,
Poco desarrollo
legislativo yosu
reglamentario
comprendiendo su conservacin en un local especfico
regule
el tratamiento
deprarchivage
la documentacin
en laintermedio
fase de archivo
denominado
centre de
o depsito
y la
corriente,
y
que
preparacin de su transferencia, eventualmente tras una tra.
apoye la actuacin del archivero dentro de la administracin creadora
de la documentacin.
Las administraciones no han sido capaces de generar una estructura
organizativa responsable de la gestin de los documentos corrientes y (hasta
el ao 1969, con la puesta en funcionamiento del Centro de los Archivos
Contemporneos de Fontainebleau) de los depsitos intermedios.
La institucin de archivos disfruta de un alto prestigio a nivel de custodia
de la documentacin histrica. Pero debe hacer frente a las reticencias por
parte de los ministerios en cuanto a su intervencin sobre la documentacin
en sus fases corrientes y semicorrientes.

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La clasificacin de la documentacin est legalmente preestablecida desde

el siglo pasado para la documentacin generada por los ministerios,
departamentos, municipios y hospitales.

La formacin profesional del archivero (Ecole des Chartes) se dirige an

hoy, ms hacia la gestin de los fondos histricos que hacia la
documentacin con vigencia administrativa.
Importancia de la formacin del personal en los ministerios dado el vaco
de profesionales expertos en gestin de documentos en el interior de las
administraciones.
La aparicin y multiplicacin de los documentos informticos han facilitado
una concienciacin que hace ver que el prearchivage tradicional no puede
aplicarse sobre los nuevos soportes.
Se da una importancia progresiva de los cuadros de conservacin y
eliminacin, desde una perspectiva de preservacin de documentacin con
valor histrico.

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El prearchivage no constituye ms que una parte de lo que abarca el

trmino records management. Esto se manifiesta:
en la casi inexistente intervencin de los Archivos Nacionales en la
fase de creacin de los documentos y
en que su actuacin en el mbito de los archivos corrientes no tiene
otro fin que el de preservar la documentacin con valor permanente, sin
excesivo inters hacia las necesidades cotidianas de la Administracin.

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La gestin de documentos en ESPAA.

En la Administracin espaola no existe una diferenciacin entre los
profesionales de los archivos y de la gestin de documentos.
El primer estudio que analiz de manera global la problemtica de la
gestin de documentos en Espaa apareci en 1983 y es una obra de Mara
Luisa Conde.
La gestin de documentos en el mbito estatal.
La actuacin de la Direccin de Archivos Estatales en el mbito de la
gestin de documentos est presidida por el inters en la normalizacin:
Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos
Estatales.
Este plan engloba:
El Reglamento de Archivos del estado.
Las Normas tcnicas de la Direccin de los Archivos Estatales.

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El Plan supone:
la identificacin y valoracin sistemticas de las series documentales
producidas por los organismos que forman la Administracin del
estado,
la determinacin de los plazos de vigencia administrativa y
de su valor histrico.
A partir de ah se determinarn las normas de eliminacin de documentos,
que posibilitarn, en ltimo trmino, el establecimiento de la Comisin
Superior Calificadora de Documentos Administrativos.