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Comunicacin Interna

Una concepcin
estratgica

Sumario
La imposibilidad de no comunicar
La Comunicacin hoy...
La Comunicacin Integral, una concepcin estratgica
Niveles de Comunicacin (Interna Externa)
Comunicacin Interna
Lineamientos de la Comunicacin Interna
Ventajas de una gestin estratgica de CI
Vas de Comunicacin Interna: Formales e Informales
Vas Formales de Comunicacin
Medios Formales de Comunicacin
Aspectos a tener en cuenta en C I
La Comunicacin Informal
Pasos de un Plan de Comunicacin Interna

...la imposibilidad
de no comunicar...
Todo comunica, no existe posibilidad de no comunicar. Siempre que
interacta, se est comunicando.
Cualquiera sea la conducta, esa conducta significa algo para el
otro que est interactuando conmigo y, por lo tanto, es portadora de
un mensaje determinado

Todo cuanto hace una empresa, voluntaria o involuntariamente,


es comunicacin. Es decir que para una empresa, la comunicacin
no es una actividad opcional. La empresa comunica s o s,
lo sepa o no, lo quiera o no, consciente o inconscientemente....
Daniel Scheisohn

Comunicacin ...
Hoy

Los avances tecnolgicos y la globalizacin han


permitido un gran desarrollo en los sistemas y canales
de comunicacin pero tambin, han dado lugar a un
bombardeo indiscriminado de informacin, una
abundancia sin lmites que muchas veces complejiza y
satura, dificultando el efectuar una buena seleccin de
la misma.

Por ello, brindar un mensaje sencillo, claro y conciso,


til y comprensible para el destinatario, es decir, ofrecer
un tipo de comunicacin eficaz, se ha convertido en el
desafo de las reas de comunicacin.

La Comunicacin Integral
Una concepcin estratgica

La organizacin es un fenmeno conversacional


en el cual circulan innumerables discursos a partir
de la interaccin de sus mltiples actores.

El reconocimiento y el diseo de los procesos


comunicacionales que se producen en una
organizacin se traducen en una concepcin
estratgica para alcanzar objetivos empresariales,
para agregar valor.

Niveles de Comunicacin
Comunicacin Interna: Accionistas - Personal de la
Organizacin Empresas relacionadas.

Comunicacin Externa: Clientes Proveedores


Instituciones - Medios de Comunicacin - Lderes de
Opinin - Autoridades de Gobierno.

Comunicacin Interna

La Comunicacin Interna debe ser parte de la


estrategia de comunicacin integral de la
Organizacin
La Comunicacin interna tiene como propsitos:
A- integrar al proyecto corporativo en el seno de la Empresa,
B- coordinar las acciones y la gestin,
C- fomentar la cultura y favorecer los objetivos organizacionales.

Lineamientos de la
Comunicacin Interna
Estar dirigida al grupo humano que integra la
organizacin: Personal y su grupo familiar.
Estar siempre alineada a la filosofa corporativa:
Misin, Visin y Valores.
Estar orientada a generar confianza y credibilidad.

Lineamientos de la
Comunicacin Interna
Responder a los siguientes conceptos:

Coherencia

Transparencia

Honestidad

Fluidez

Simplicidad

Retroalimentacin

Ventajas de una gestin


estratgica de C.I.

Mantiene al Personal informado sobre la realidad de


la empresa.
Logra mayores niveles de participacin y motivacin
y por lo tanto de productividad.
Reduce el nivel de conflictividad laboral.
Disminuye la existencia de rumores y la utilizacin
de canales informales.

Ventajas de una gestin


estratgica de C.I.
Reduce costos improductivos

Integra al personal, lo identifica con la empresa


y su cultura.

Crea el sentimiento de pertenencia y genera mejor


respuesta en situaciones de crisis.

Vas de
Comunicacin Interna
El rea de Comunicacin Interna, se instrumenta a
travs de dos Vas:
1) Vas formales de comunicacin:
Se definen a partir de la estructura organizacional establecida
(niveles, divisiones, departamentos, responsabilidad, descripcin de
tareas, etc.) y se transmiten a travs de los canales oficiales.

2) Vas informales de comunicacin:


Emergen de la interaccin natural que existe entre los miembros de
la organizacin, no estn planificadas y no siguen la estructura
organizacional formal.

Vas Formales de
Comunicacin
Las vas formales de comunicacin se presentan,
tradicionalmente, en cuatro trayectorias:
Descendente
Ascendente
Horizontal
Diagonal

Vas Formales de
Comunicacin
Descendente
consolidar el conocimiento y el entendimiento de los
principios y propsitos corporativos

construir la identidad

explicitar la situacin contextual

fortalecer los roles jerrquicos

lograr credibilidad y confianza, etc.

Ej: publicaciones peridicas, folletos, carteles, objetos promocionales,


videos, reuniones, cursos, etc.

Vas Formales de
Comunicacin
Ascendente
Se orienta a favorecer el dilogo organizacional y tiene como
propsitos:

fomentar el protagonismo de las distintas jerarquas . Dar


fluidez, participacin, feedback, etc.

favorecer la reflexin y el anlisis a travs de distintos


ngulos de visin.

obtener el mximo nivel de ideas, favoreciendo la innovacin y


la creatividad.
fortalecer el consenso

Ej: los mtodos de sugerencias, las jornadas de despachos abiertos, las notas de
subordinados a superiores con respuesta obligatoria, las reuniones de trabajo, las
encuestas, los buzones de sugerencias, etc..

Vas Formales de
Comunicacin
Horizontal
Tiene por objeto favorecer la comunicacin entre personas de diferentes
departamentos y entre miembros de un mismo departamento para:

facilitar y dinamizar los intercambios

construir el proyecto corporativo con alta participacin

optimizar el proceso organizacional

dinamizar procesos de gestin

fomentar la coordinacin, la integracin y la cohesin

Ej:la formalizacin de reuniones, encuentros, sesiones informativas de


retroalimentacin, convenciones y dems eventos.

Vas Formales de
Comunicacin
Diagonal
Configura un lenguaje comn y promueve acciones coherentes a los
principios corporativos. Sus propsitos fundamentales son:

incrementar el rendimiento conjunto y la rapidez de


reaccin.

promover procesos de cambio

acentuar el espritu de trabajo en equipo

dinamizar el potencial innovador

Ej: equipos de proyectos, equipos de gestin, auditorias internas, crculos de


calidad, task-forces.

Medios de Comunicacin
Formal
Los medios de comunicacin interna se diferencian
de los externos, tanto por su costo como por sus
caractersticas (medios y canales utilizados, alcance,
frecuencia, acceso, posibilidad de segmentacin,
etc.), y por el tipo de llegada al lector (nivel de
impacto, pertenencia, recordacin, tipo de lenguaje,
etc).

Medios de Comunicacin
Formal
Algunos medios ms utilizados:

House Organ: Es el rgano de la casa, su alcance


es masivo. Su estilo es periodstico.

Comunicados de carteleras : En ellos el poder de


sntesis y la claridad es muy importante. Es fundamental
tener cuidado en su actualizacin y renovacin de
contenidos. Su estilo es informativo.

Medios de Comunicacin
Formal
Algunos medios ms utilizados:

E- Mail: Es muy utilizado para la comunicacin de noticias


urgentes. El tipo de mensaje es por lo general de ndole
informativo, de intercambio y grupal. Es necesario reforzarlo por
otros medios si se quiere asegurar la masividad de la llegada de
la informacin.

Manuales: Suelen utilizarse como forma de informacin


especfica
sobre algn tema; procedimientos de gestin, normativas,
calidades de producto, etc. Sirven muchas veces como material de
consulta. El estilo del mensaje es formal y en relacin al tema que
trata.

Medios de Comunicacin
Formal
Algunos medios ms utilizados:
Afiches, gigantografas: Se utilizan generalmente para
lanzamientos internos y es importante encontrar lugares
estratgicos de la organizacin para su colocacin. El tipo de
mensaje es publicitario, donde la creatividad y el impacto visual
juegan un papel preponderante.

Intranet: tiene enormes beneficios ( disminucin de costos,


conexin inmediata, acceso a material compartido, etc.) aunque
el gran desafo es que el personal la acepte y utilice
adecuadamente.

Medios de Comunicacin
Formal
Algunos medios ms utilizados:

Reuniones: Se utiliza generalmente para


comunicar temas delicados o complejos laborales,
personales contextuales organizacionales etc.
Permiten la comunicacin cara a cara y da lugar a
preguntas que surgen espontneamente.

Aspectos a tener en cuenta


en Comunicacin Interna
Definir los objetivos.
Considerar el Clima Organizacional.
Definir claramente los pblicos para cada accin de
comunicacin.
Tener en cuenta que los destinatarios son los integrantes
de la Organizacin.
Estar siempre alineado a la filosofa organizacional.

Aspectos a tener en cuenta


en Comunicacin Interna
Ser coherentes con el decir y el hacer, tanto interna
como externamente, para generar confianza y credibilidad.
Sostener la transparencia y honestidad como guas de
accin.
Tener en cuenta el contexto externo.
Mantener fluidez y agilidad en la comunicacin.
Ser claros en los mensajes que se brindan.

Aspectos a tener en cuenta


en Comunicacin Interna
Evitar los vacos comunicacionales.
Evitar la saturacin de comunicacin.
Tener activos los sistemas de evaluacin y feedback.
Estar abiertos a los requerimientos de informacin.
Aceptar los errores comunicacionales y aprender de
los mismos.

La Comunicacin Informal
Se refieren a las interacciones que se llevan a cabo
en el seno de la empresa. Redes de relaciones
interpersonales que los empleados forman
independientemente de las distintas funciones que
cada uno cumple.

Caractersticas de
la Comunicacin Informal

La forma no est necesariamente prescripta en los


procesos y estructuras formales de la organizacin.

Los canales informales surgen y fluyen naturalmente

Puede romper con los procedimientos tradicionales.

Se mueve diagonal y elpticamente salteando


funciones enteras.

Redes de
Comunicacin Informal
Tipos de Redes

Red de Asesoramiento

Red de Confianza

Red de Comunicacin

Redes de
Comunicacin Informal
Red de Asesoramiento
Se basa en los principales actores de la organizacin
de quienes dependen los dems para resolver los
problemas y recibir informacin tcnica. Por tal motivo,
deben ser analizadas cuando la empresa est
considerando introducir cambios de rutina.
Beneficios
Pueden sacar a la luz el origen de los conflictos
polticos y los errores que se cometen cuando se
intentan alcanzar los objetivos estratgicos.

Redes de
Comunicacin Informal
Red de Confianza
Revela qu empleados comparten la informacin
delicada y se respaldan mutuamente en una situacin de
crisis. Por tal motivo, las empresas deben examinarlas
cuando llevan adelante un cambio importante o enfrentan
una crisis.
Beneficios:
Suelen revelar las causas de los problemas no rutinarios,
tales como el desempeo deficiente de los equipos
temporarios.

Redes de
Comunicacin Informal
Red de Comunicacin
Pone de manifiesto cules son los empleados que
hablan regularmente sobre cuestiones de trabajo. Es
necesaria analizarla cuando baja la productividad.
Beneficios:
Contribuye a identificar los vacos que existen en
los flujos de informacin, el uso ineficiente de los
recursos y la falta de ideas nuevas.

Pasos de un plan de
comunicacin interna
A- Detectar las necesidades comunicacionales.
B- Definir los objetivos.
C- Establecer los Pblicos.
D- Seleccionar los medios y recursos.
E- Definir los controles.