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1

INVENTARIOS

NIA 501
EXPOSITOR
L.C. EDUARDO M. ENRQUEZ G.
eduardo.enriquez@gvamundial.com.mx

VIGENCIA
Identificacin de riesgos en el proceso de
Inventarios

De acuerdo con la Norma Internacional


de Auditora (NIA) 501, emitida por la
International Federation of
Accountants (IFAC), vigente a partir
del 1 de enero de 2010.

Identificacin de riesgos en el proceso de


Inventarios
Dentro del proceso de planeacin de la auditora, el
auditor
debe
identificar
las
transacciones
significativas.
Teniendo en cuenta la NIA 315, identificacin y
evaluacin de los riesgos de error material mediante
el entendimiento de la entidad y sus entorno, el
auditor debe determinar los riesgos de los procesos
que administran las transacciones significativas,
enfocando su esfuerzo a determinar aquellos riesgos
que amenazan los siguientes objetivos definidos por
COSO:

Identificacin de riesgos en el proceso de


Inventarios
Objetivo 1: Preparacin y publicacin de
informacin financiera
confiable

Objetivo 2: Cumplimiento con las leyes y


normas aplicables.

Identificacin de riesgos en el proceso de


Inventarios

Determinados los riesgos que amenazan


estos 2 objetivos en el proceso que
administra la transaccin significativa y
teniendo en cuenta la NIA 330,
Respuestas del auditor a los Riesgos
Evaluados, el auditor debe identificar los
controles relevantes que mitigan los
riesgos y evaluar el diseo, la
implementacin y efectividad de dichos
controles.

Relacin de las aseveraciones con los


riesgos en el proceso de inventarios

Las aseveraciones le ayudan al auditor a


comprender los riesgos que se pueden
materializar partiendo de la base que las
aseveraciones son las declaraciones que un
tercero interesado en una compaa esperara
encontrar en los estados financieros.
Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe
esperar que la informacin financiara cumpla con
las siguientes aseveraciones dentro de un
proceso de inventarios para cumplir con los
objetivos definidos por COSO.

Aseveraciones en un proceso de inventarios


Integridad: Todas las transacciones que afectan las
cuentas relacionadas con el proceso de inventarios
han sido registradas en los estados financieros.
Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso
inventarios existen a una fecha determinada
Exactitud: Todas las transacciones que afectan las
cuentas relacionadas con el proceso de inventarios
han sido registradas apropiadamente (fechas,
conceptos, cantidades, valores)

Aseveraciones en un proceso de inventarios

Presentacin
y
revelacin:
Todas
las
transacciones que afectan las cuentas
relacionadas con el proceso de inventarios han
sido
clasificadas
en
las
cuentas
correspondientes y se han revelado los temas
relevantes del proceso de inventarios y sus
cuentas relacionadas, de acuerdo con las
polticas contables y el marco legal vigente.

Aseveraciones en las cuentas relacionadas


de un Proceso de Inventarios
Cuentas relacionadas

Integridad

Existencia

Exactitud

Presentacin
y revelacin

Inventarios

Costo de Ventas

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Tipos de inventario
Se identifican los siguientes tipos de inventario:
- Materias primas y partes compradas.
- Inventarios en proceso.
- Inventarios de artculos terminados
- Partes de reemplazo, herramientas y consumibles.
- Bienes (mercancas) en trnsito
- Inventario final

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Mtodos de valuacin de inventarios:


Comnmente se utilizan 4 mtodos de
valuacin de inventarios:
- Promedio
- Primeras entradas primeras salidas (PEPS)
- Ultimas entradas primeras salidas (UEPS)**
- Identificacin especfica

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Contabilidad de costos :
Entre los diferentes tipos generales de Contabilidad
existe la llamada Contabilidad de Costos. La
Contabilidad de Costos es interna y se utiliza para
medir los costos de produccin de algn producto
o servicio, para tomar diferentes tipos decisiones
en cuanto a produccin, organizacin de la
empresa, proveedores de materias primas o
servicios para la empresa, personal, etc. La
Contabilidad de Costos tambin se usa para
generar y establecer el Costo Estndar o Estndar
de Produccin para las empresas. A continuacin
se describe lo que es un Costo Estndar.

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Contabilidad de costos :
El Costo Estndar se desarrolla con base a los
costos directos e indirectos presupuestados.
El Costo Estndar es una medida de qu tanto
debe costar producirse o entregarse una
unidad de producto o servicio.
Al cierre de cada mes, la compaa debe
ajustar el costo estndar al costo real, que es
como se va a reflejar en los estados
financieros.

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Contabilidad de costos :

Mercancias en Trnsito: Existen porque el


material debe de moverse de un lugar a otro.
Mientras el inventario se encuentra en camino,
no puede tener una funcin til para las plantas
o los clientes, existe exclusivamente por el
tiempo de transporte.

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INCOTERMS
Surge de la frase en ingles "International Commerce
Terms" que bsicamente son los trminos de compra y
venta internacional que establecen y determinan los
derechos, responsabilidades y obligaciones de las
partes que intervienen en la operacin. Es muy
importante destacar que los Incoterms regulan entre
otras, cuatro puntos crticos que soporta toda
transaccin comercial:
- La entrega de la Mercanca
- Transferencia de Riesgos
- Distribucin de Gastos
- Trmites documentales

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Administracin del inventario :


El Cundo? y Cunto? ordenar son las
preguntas en las que se basa la administracin
de inventarios, si se reabastece el inventario en
periodos cortos de tiempo la cantidad pedida
debe ser pequea lo cual reduce el costo de
conservacin pero se incrementa el de ordenar;
si se reabastece el inventario en periodos largos
de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo
cual reduce el costo de ordenar pero incrementa
el costo de conservacin.

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Administracin del inventario :


En administracin de inventarios existen
modelos de reabastecimiento de inventario
que tratan de equilibrar los costos y
reducirlos al mximo as con dichos modelos
el cliente puede saber:
Cunto inventario ordenar?
Y
Cundo ordenar inventario?

Buenas prcticas para el manejo de


inventarios :

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Las compaas exitosas tienen gran cuidado de


proteger sus inventarios. Los elementos de un
buen control interno sobre los inventarios
incluyen:
1. Conteo fsico de los inventarios por lo
menos una vez al ao, no importando cual
sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras,
recepcin y procedimientos de embarque

Buenas prcticas para el manejo de


inventarios :

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3. Almacenamiento del inventario para


protegerlo contra el robo, dao
descomposicin
4. Permitir el acceso al inventario solamente
al personal que no tiene acceso a los
registros contables
5. Mantener registros de inventarios
perpetuos para las mercancas de alto
costo unitario

Buenas prcticas para el manejo de


inventarios :

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6. Comprar el inventario en cantidades


econmicas
7. Mantener suficiente inventario disponible
para prevenir situaciones de dficit, lo
cual conduce a prdidas en ventas
8. No mantener un inventario almacenado
demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en
artculos innecesarios

Pasos para identificar riesgos y controles en


un Proceso de Inventarios

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1) Entendimiento del proceso de Inventarios


El primer paso es entender el proceso desde la
entrada de la materia prima y/o producto
terminado a la bodega hasta la salida del
producto terminado de la bodega.
Tener en cuenta que este proceso lo debemos
conectar con los procesos de compras, ventas y
nomina.

Pasos para identificar riesgos y controles en


un Proceso de Inventarios

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2) Identificacin de riesgos y controles


Con base en el entendimiento del proceso se identifican
los riesgos que amenacen la integridad, existencia y
exactitud de las cifras.
Antes de empezar a revisar cada actividad debemos
concluir si el proceso cuenta con una adecuada
segregacin de funciones.
Si en la evaluacin de la segregacin de funciones
concluimos que no con confiamos en esta, el auditor
puede tomar la decisin de tomar un enfoque sustantivo,
por lo tanto no realizar pruebas a los controles.

Pasos para identificar riesgos y controles en


un Proceso de Inventarios

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2) Identificacin de riesgos y controles

Si estamos tranquilos con la segregacin de


funciones podemos pasar al siguiente paso
que es dividir el proceso de compras en
actividades susceptibles a la generacin de
riesgos.
Estas actividades son:

Pasos para identificar riesgos y controles en


un Proceso de Inventarios
2) Identificacin de riesgos y controles

1) Almacenamiento
2) Registro de utilizacin de materia prima,
costos directos e indirectos (Gastos de
personal, servicios pblicos, etc)
3) Costeo de los productos
4) Salida de productos
5) Ajustes al inventario y al costo de ventas

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Pasos para identificar riesgos y controles en


un Proceso de Inventarios
2) Identificacin de riesgos y controles
En cada una de estas actividades procedemos a
identificar riesgos y controles que los mitiguen.
Seleccionando aquellos controles que cumplan con
las siguientes caractersticas:
- Los ms eficientes de probar
- Los que mitigan ms nmero de riesgos.
- Los que cubren un mayor nmero de
aseveraciones
- Si se trata de un cliente recurrente se debe
tener en cuenta la evaluacin de los aos anteriores.

25

Pasos para identificar riesgos y controles en


un Proceso de Inventarios

26

2) Identificacin de riesgos y controles

A continuacin se muestra un ejemplo de cmo


identificar riesgos y controles mediante la
utilizacin una matriz de riesgos y controles.
Los ejemplos enunciados esperamos que
sirvan de gua para facilitar la identificacin de
riegos y controles.

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Riesgos y Controles
Control
Riesgo

1) Almacn
Que las compras no sean ingresadas
fsicamente en el almacn

Sustraccin de inventarios sin autorizacin

Falta de control fsico y documental del


inventario en poder de terceros

Inventarios registrados en kardex que no


existan

Diferencias entre kardex y contabilidad

Deficiencia de la estimacin para inventarios


obsoletos, daados y/o lento movimiento

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Riesgos y Controles
Control
Riesgo

2) Registro de utilizacin de materia prima,


costos directos e indirectos (Gastos de
personal, servicios pblicos, etc.)
Que no se registren todos los costos directos e
indirectos de produccin en el inventario

Incorrecciones en los registros contables

Conciliacin entre la materia prima de salidas de


almacn y la materia prima utilizada en la
produccin

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Riesgos y Controles
Control
Riesgo

3) Costeo de los productos


Subvaluacin o sobrevaluacin del inventario y
del costo de los productos vendidos

Ajustes oportunos y correctos del costo


estandar hacia al costo real

4) Salidas de productos
Retiros de productos sin autorizacin

5) Ajustes al inventario y al costo de ventas


Ajustes al inventario y/o al costo de ventas sin
autorizacin

30

Inventarios fsicos

Inventarios fsicos

31

Inventarios fsicos

Gua para auditar la toma fsica de


inventarios que describe los pasos que
debe seguir el auditor al momento de
participar en la toma fsica de
inventarios.
Esta Gua est alineada con los nuevos
requerimientos de las Normas
Internacionales de Auditora (NIA)
(Proyecto Claridad)

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Objetivos

De acuerdo con la Norma


Internacional de Auditora (NIA) 501,
emitida por la International
Federation of Accountants (IFAC),
vigente a partir del 1 de enero de
2010, el objetivo del auditor es
obtener evidencia de auditora
suficiente y apropiada respecto de la
existencia y condicin del inventario.

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Requisitos segn la NIA 501

Si el inventario es un rubro de importancia


relativa en los estados financieros, el auditor
deber obtener evidencia de auditora
suficiente y apropiada, respecto a la existencia
y condicin del inventario por medio de:
a) Presencia en el conteo fsico del inventario,
a menos que no sea factible para:

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Requisitos segn la NIA 501


i) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la
administracin para registrar y controlar los
resultados del conteo fsico del inventario
ii) Observar la realizacin de los procedimientos
de conteo de la administracin
iii) Inspeccionar el inventario
iv) Realizar pruebas fsicas selectivas al recuento
realizado por la compaa; y

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Requisitos segn la NIA 501

b) Realizar procedimientos de auditora


sobre las cifras de los registros finales
del inventario de la entidad para
determinar si reflejan de manera exacta
los resultados reales del conteo del
inventario.

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Requisitos segn la NIA 501

En caso de que el inventario sea realizado por


la compaa con un corte diferente al de los
estados financieros, el auditor deber
efectuar procedimientos que le permitan
verificar las entradas, salidas y otros
movimientos realizados, entre la fecha del
conteo y la fecha de los estados financieros.

37

Requisitos segn la NIA 501

En los casos en donde el auditor no pueda


asistir al inventario debido a circunstancias
imprevistas, el auditor deber observar
algunos conteos fsicos en una fecha
alternativa y realizar procedimientos de
auditora de los movimientos del periodo
intermedio.

38

Requisitos segn la NIA 501

Si no es factible la asistencia del auditor al


inventario fsico, el auditor deber planear y
ejecutar procedimientos alternos que le
proporcionen evidencia valida y suficiente
respecto a la existencia y condicin del
inventario. En el caso en donde el auditor vea
limitado su trabajo, deber informarlo en su
dictamen de acuerdo con la NIA 705

39

Requisitos segn la NIA 501

El auditor deber estar atento a identificar


inventario en poder de terceros y cuyo monto
sea significativo en los estados financieros.
Para estos casos, el auditor deber planear y
ejecutar procedimientos que le proporcionen
evidencia valida y suficiente respecto a la
existencia y condicin del inventario,
realizando ambos o alguno de los siguientes
procedimientos:

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Requisitos segn la NIA 501

a) Solicitar confirmacin al tercero que tiene


bajo su custodia y responsabilidad el
inventario, en cuanto a las cantidades y
condicin del inventario.
b) Efectuar una inspeccin de las cantidades
y condicin del inventario que est en poder
del tercero.

Asuntos relevantes a tomar en cuenta al


planear la asistencia a la toma fsica del
inventario
Al momento de planear la asistencia a la toma
fsica, se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
- Los riesgos de errores e irregularidades
significativos que pueden estar presentes
en los inventarios de la
Compaa
- Los controles relacionados con el
inventario

41

Asuntos relevantes a tomar en cuenta al


planear la asistencia a la toma fsica del
inventario
- Si se espera que se definan
procedimientos adecuados y que se
emitan instrucciones para el conteo
fsico del inventario
- La oportunidad de la planeacin del
conteo fsico del inventario
- Si la entidad mantiene un sistema de
inventarios perpetuo

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Asuntos relevantes a tomar en cuenta al


planear la asistencia a la toma fsica del
inventario
- Las localidades en donde se encuentra almacenado
inventario que sea significativo para la entidad y
los riesgos de errores e irregularidades
significativos, al decidir en qu almacenes es
apropiado la presencia del auditor. La NIA 600
trata del involucramiento de otros auditores y, en
consecuencia, puede ser relevante si este
involucramiento se realiza en relacin con la
asistencia al conteo fsico del inventario en otras
localidades.

43

Asuntos relevantes a tomar en cuenta al


planear la asistencia a la toma fsica del
inventario
- Si se necesita la asistencia de un experto
que apoye al auditor. La NIA 620 trata del
apoyo de un experto para ayudar al auditor
a obtener la evidencia suficiente y
apropiada de auditora

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45

Responsabilidad
- La administracin de la compaa tiene la
responsabilidad de establecer procedimientos para
realizar un inventario fsico preciso y efectuar y
registrar los ajustes que surjan del conteo, cuando
menos una vez al ao para que sirva como base en la
preparacin de los estados financieros y, si es
aplicable, para cerciorarse de la confiabilidad del
sistema de inventarios perpetuos de la entidad, el que
le sea aplicable.
-

La responsabilidad del auditor es evaluar y observar


los procedimientos fsicos del cliente y llegar a
conclusiones acerca de la efectividad del inventario
fsico.

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Buenas prcticas en un inventario fsico


- Las metodologas pueden ser variadas; pero
siempre, una buena metodologa de inventario
fsico debe estar dividida en tres fases importantes
claramente definidas.
- A continuacin se describe grficamente un tipo de
metodologa entre muchas que puedan existir
dependiendo
del
tipo
de
producto,
su
almacenamiento, su codificacin y su control
contable.

Buenas prcticas en un inventario fsico


Actividades previas al inventario
- Definicin de los equipos de trabajo que participaran en el
inventario y de las personas que supervisarn cada equipo.
- Elaboracin y comunicacin de las instrucciones del inventario a
los equipos de conteo.
- Ordenamiento previo del inventario.
- Identificacin del inventario obsoleto, daado o de lento
movimiento.
- Codificacin del inventario por ubicacin.
- Verificacin fsica de la ubicacin del inventario, de acuerdo a su
codificacin.
- Emisin y colocacin de tarjetas de conteo fsico.
- Verificacin de colocacin de las tarjetas del inventario.
- Corte de documentos.

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Buenas prcticas en un inventario fsico


Ejecucin del inventario
- Primer conteo fsico.
- Llenado de la primera parte de la tarjeta de
inventario.
- Segundo conteo fsico por
diferente al del primer conteo.

personal

- Llenado de la segunda parte de la tarjeta de


inventario

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49

Buenas prcticas en un inventario fsico


Verificacin del conteo fsico
- Comparacin de las tarjetas de inventario
(Primer conteo vs Segundo conteo).
- Tercer
conteo
por
las
diferencias
presentadas entre las tarjetas del primer y
segundo conteo.
- Comparacin del resultado
inventario fsico con el kardex.

final

- Ajustes
al
Kardex
autorizados
funcionario de nivel adecuado.

del
por

50

Conciliacin con los libros contables

La informacin resultante del conteo fsico no


es un elemento suficiente, pues, debe
compararse con los saldos que tiene el
Sistema de Krdex Fsico. A esta fase se le
denomina conciliacin y el objetivo final es la
correcta determinacin de las diferencias que
producirn el ajuste contable, de acuerdo al
mtodo de costeo utilizado por la Empresa.

51

Procedimientos del Auditor

Es necesario que el Auditor este presente en


el momento del conteo, y que mediante la
observacin adecuada, realice pruebas y
consultas para sentirse satisfecho en cuanto
a la efectividad del mtodo utilizado por la
compaa para realizar el inventario, teniendo
en cuenta que con base en este inventario
sern ajustados los estados financieros,
sobre los cuales el Auditor emitir su opinin.

52

Procedimientos del Auditor

A continuacin enumeramos algunos de los


procedimientos que el Auditor puede ejecutar
al momento de la realizacin del inventario
fsico.
Estos procedimientos no pretenden abarcar
todas las situaciones, solo queremos que
sirvan de punto de partida para el
mejoramiento de nuestra labor de auditora.

53

a) Procedimientos previos al inventario


1. Efectuar una revisin del instructivo del
procedimiento de inventario fsico de la compaa
para determinar si las instrucciones son adecuadas y
claras (Tomar como punto de partida las buenas
prcticas de un inventario fsico comentadas
anteriormente). Es recomendable solicitar y revisar el
instructivo en los das previos al inventario. Lo
anterior, en caso de que se determinen debilidades
por parte del auditor que deben ser comunicadas al
cliente de forma oportuna.
La evaluacin de las instrucciones debe incluir:

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a) Procedimientos previos al inventario


- La aplicacin de actividades de control
adecuadas
- La identificacin adecuada y suficiente de
los inventarios en proceso, inventarios
de lento movimiento, obsoletos o
daados y del inventario propiedad de
un tercero

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a) Procedimientos previos al inventario

- Los procedimientos utilizados para estimar las


cantidades fsicas, cuando se trate de
inventarios en donde su conteo sea complejo.
Ejemplo: inventarios a granel, silos, tanques, u
otros.
- Control apropiado sobre el movimiento del
inventario entre el rea (almacn, proceso,
producto terminado), as como el embarque y
recepcin de inventario antes y despus de la
fecha del corte de los inventarios.

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a) Procedimientos previos al inventario


2. Verificar que la administracin de la
compaa comunic a los participantes del
inventario el instructivo del procedimiento
de inventario fsico con anterioridad al
conteo
3. Verificar si la compaa tiene bajo
custodia inventario de terceros. De ser as,
asegurase que este inventario no pueda ser
incluido para cubrir posibles faltantes

57

a) Procedimientos previos al inventario

4. Realizacin de un recorrido por las


instalaciones de la compaa para
determinar lo adecuado de la
preparacin de las existencias en
las diferentes ubicaciones previa
iniciacin del conteo

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a) Procedimientos previos al inventario


5. Verificar que el inventario obsoleto,
daado, discontinuado o de lento
movimiento, se encuentra debidamente
identificado y separado
6. Verificar que se suspendi la entrada y
salida de inventario. (De no ser as,
describir los procedimientos utilizados
para controlar los movimientos del
inventario)

59

a) Procedimientos previos al inventario

7. Verificar que las planillas del conteo estn pre


numeradas, en caso que no lo estn, determinar las
implicaciones para la efectividad del conteo
8. Verificar la correcta estructuracin de los
grupos de conteo en donde se asegure una adecuada
segregacin, es decir que cada equipo de conteo
incluya personal que no tiene a su cargo la custodia
del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo
debe incluir una persona que est familiarizada con
el inventario. Ejemplo: personal de compras

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a) Procedimientos previos al inventario


9. Verificar si existe una adecuada
segregacin de funciones entre las personas
responsables de controlar las tarjetas de
conteo, de realizar el conteo fsico y de
ingresar en los registros de inventario las
tarjetas de conteo utilizadas
10. Acompaamiento en la realizacin del
corte de documentos por parte del cliente y
verificacin de lo adecuado del mismo

b) Procedimientos durante la ejecucin del


inventario
11. Verificar que el inventario se ejecuta de
acuerdo con las instrucciones
12. Verificar la correcta supervisin de los equipos
de conteo
13. Verificar que no existan espacios vacos entre
los tems que se estn contando
14. Cuando el inventario est empacado, el Auditor
puede solicitar la apertura de algunos tems (los ms
valiosos) para confirmar que dentro del empaque se
encuentra el tem referenciado

61

b) Procedimientos durante la ejecucin del


inventario
15. Seleccin de los tems ms representativos del
inventario, conteo fsico de las existencias y cruce
con los conteos del cliente por parte de auditor. El
tamao de la muestra debe ser directamente
proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es
decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamao de la
muestra
16. Con el fin de verificar la integridad del
inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede
incluir una muestra de inventario que se encuentra
en la bodega y verificar que est registrado en el
Krdex

62

b) Procedimientos durante la ejecucin del


inventario
17. Verificacin de las medidas de seguridad
para el acceso a las distintas ubicaciones dentro
de la bodega
18. Verificacin de la existencia de equipos
contra incendio vigentes.
19. Identificacin y cuantificacin del
inventario obsoleto, daado, discontinuado o de
lento movimiento

63

64

c. Procedimientos finales del inventario


20. Determinacin de las diferencias entre el
primer y segundo conteo
21. Verificacin de la ejecucin del tercer conteo
por personal diferente al que ejecut el primer y
segundo conteo
22. Verificacin de la conciliacin del conteo fsico
vs el Krdex, solicitando las explicaciones de las
diferencias importantes

65

c. Procedimientos finales del inventario


23. Verificacin del ajuste de las diferencias
presentadas entre el Krdex y el inventario fsico en
los estados financieros. Las diferencias deben ser
adecuadamente soportadas por el personal que
custodia el inventario y el ajuste autorizado por una
persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo
la custodia del inventario
24. Verificacin de la conciliacin del Krdex
valorizado y el libro mayor

66

c. Procedimientos finales del inventario

25. Con base en el inventario daado, obsoleto,


descontinuado o de lento movimiento, identificado en
la toma fsica de inventarios, se debe determinar la
provisin de inventarios que debe quedar al cierre
del ejercicio

67

Algunas formas de cubrir faltantes


A continuacin enumeramos algunos de los mtodos
con los que se pueden cubrir faltantes en la toma
fsica, con el fin de que el auditor los conozca y los
tenga presentes al momento de realizar el inventario.
1) Dejar espacios vacos entre los productos
2) Incluir cajas vacas o con productos que no
corresponden a la referencia
3) Incluir productos que han sido dados de baja por
la compaa por estar, daados, obsoletos,
descontinuados o con lenta rotacin

68

Algunas formas de cubrir faltantes

4) Incluir productos que no corresponden a la


referencia
5) Incluir en el inventario productos que no
pertenecen a la compaa. Ejemplo, productos en
custodia de la compaa.
6) Intercambiar referencias, es decir, referencia que
estn sobrando trasladarlas a productos que hacen
falta

69

Algunas formas de cubrir faltantes

7) Manipulacin de equipos de medicin. Ejemplo:


Pesas.
8) Una inadecuada segregacin de funciones.
Ejemplo: Las personas que realizan el inventario, son
las mismas que lo custodian.

70

Buenas Prcticas

Para una adecuada


preparacin y ejecucin de la
toma fsica de inventarios

71

Buenas Prcticas

El objeto de este papel de trabajo es validar por parte


de la Gerencia que se han establecido los elementos
de control que se consideran acordes a la operacin,
para la preparacin y ejecucin de la toma fsica de
los inventarios.

72

Buenas Prcticas
Compaa La Valentina, S. A. de C. V.
Buenas prcticas para una adecuada preparacin y
ejecucin de la toma fsica de los inventarios
Responsable

___________________

Fecha de Confirmacin ___________________


Propsito
El objeto de este papel de trabajo es validar por parte de
la Gerencia que se han establecido los elementos de
control que se consideran acordes a la operacin, para la
preparacin y ejecucin de la toma fsica de los
inventarios.

73

Buenas Prcticas

1. Aplicabilidad
Este papel de trabajo deber ser completado y
revisado en su totalidad por el funcionario
responsable de liderar la toma fsica del inventario y
por los colaboradores asignados para dicha labor
segn corresponda.

74

Buenas Prcticas

2. Evidencia de Revisin
Como evidencia de revisin, este papel de trabajo
debe ser firmado por quien lo elabor y revis.
Nombre
Elabor
Revis
Revis

Fecha

Firma

75

Buenas Prcticas

3. Procedimientos
Diligenciar el siguiente papel de trabajo identificando
la implementacin de cada una de las actividades y
controles que la compaa ha establecido de acuerdo
a la Poltica y procedimientos de Inventarios, de tal
forma que se minimicen las desviaciones en los
resultados del inventario y se cuenten con
adecuados elementos de seguridad.

76

Buenas Prcticas

3.Verificacin
Actividad
Previo al inventario
Comunique a todas las reas de la Compaa
la fecha proyectada para la elaboracin de los
inventarios, de tal forma que no se afecte la
operacin de la compaa.
Solicite confirmacin por escrito de los
funcionarios que solicita la Poltica y el
procedimiento deben participar en dicho
inventario
(Gerente
de
Produccin,
Contabilidad, colabores de reas etc). En caso
de no ser posible su participacin, se deber
informar oportunamente a la Comisin de
Inventarios.

Si

No

Comentarios

77

Buenas Prcticas

3.Verificacin
Actividad
Previo al inventario
Comunicar oficialmente a los clientes con
apoyo del rea Comercial, las fechas de
inventario y por tanto programar la entrega de
productos antes del mismo.
En caso de no ser posible retirar la mercanca
de los clientes que ya fue facturada, deber
aislarla de los productos a inventariar, as
como deber estar plenamente identificada y
adjuntar una copia de su factura.

Si

No

Comentarios

78

Buenas Prcticas

3.Verificacin
Actividad
Previo al inventario
De ser necesario programe jornadas de aseo y
ordenamiento de la bodega, garantizando que
a la fecha del inventario todos los productos se
encuentren en su correspondiente localizacin
y estn plenamente identificados con el cdigo
que les corresponde.
Identifique los productos obsoletos y/o
daados, proceda a separarlos de los
productos a inventariar, sin olvidar dejarlos
plenamente identificados.

Si

No

Comentarios

79

Buenas Prcticas
Verificacin

Actividad

Previo al inventario
Verifique que aquellos productos de mayor
valor,
se
encuentran
adecuadamente
custodiados.
Programe la capacitacin a los funcionarios
tanto administrativos como operativos que
participaran en el conteo y asegrese que
todos confirmen su asistencia.
En caso que un funcionario no pueda participar
en la capacitacin o en el inventario, su Jefe
Inmediato ser quien presente dicha situacin
de manera formal, explicando las razones de
su ausencia.

Si

No

Comentarios

80

Buenas Prcticas
Verificacin

Actividad

Previo al inventario
Elabore un instructivo preciso y no muy
extenso sobre la forma de realizar el conteo de
acuerdo a las caractersticas de peso, tamao
y medidas de los productos a inventariar, de tal
forma que los participantes se familiaricen con
los productos. Igualmente incluya ejemplos
sobre el correcto diligenciamiento de las
tarjetas de inventario, la instruccin de realizar
el conteo de forma ordenada, la funcin de los
lderes de los grupos de conteo y la
identificacin de las rutas de evacuacin, entre
otros.

Si

No

Comentarios

81

Buenas Prcticas
Verificacin

Actividad

Previo al inventario
En caso que la operacin no pueda pararse al
100%, no olvide seguir los procedimientos
establecidos para el movimiento de mercanca.
Dicho procedimiento deber informarse en la
capacitacin a los participantes.
Durante la capacitacin registre en planilla la
asistencia de los participantes
Asegrese de contar con los elementos de
seguridad (botas, batas, guantes, arnez etc.)
suficientes para todos los participantes en el
inventario. Si es necesario solicite apoyo al
rea de seguridad industrial

Si

No

Comentarios

82

Algunas formas de cubrir faltantes


Verificacin

Actividad

Previo al inventario
Verifique que las rutas de evacuacin estn
correctamente sealizadas, as como el
funcionamiento de la red anti incendios.
Durante la capacitacin registre en planilla la
asistencia de los participantes
Organice los grupos de conteo tanto para el
primero como segundo conteo de acuerdo a
las localizaciones, verificando que un mismo
funcionario no cuente lo mismo dos veces y
que cada grupo este conformado por un
funcionario administrativo y un operativo.

Si

No

Comentarios

83

Algunas formas de cubrir faltantes


Verificacin

Actividad

Previo al inventario
Asigne los lderes de conteo para cada grupo,
as como los miembros de la mesa de conteo
(estos no pueden ser funcionarios de la
operacin que esta siendo objeto del
inventario).
Genere las tarjetas de inventario sin los saldos
del sistema e informe a la Comisin de
inventario el nmero de tarjetas a generar,
estando cada tarjeta pre numerada.
Genere las tarjetas de inventarios utilizadas
para la mercanca obsoleta o de lenta rotacin.

Si

No

Comentarios

84

Algunas formas de cubrir faltantes


Verificacin

Actividad

Previo al inventario
Realice el corte de documentos en el sistema
antes de iniciar el inventario y entregue dichos
soportes a los organismos de control.
Verifique que se cuentan con todos los
elementos de trabajo necesarios para el
inventario (esferos, calculadoras , etiquetas de
conteo, etc)

Si

No

Comentarios

85

Buenas Prcticas
Verificacin

Actividad

Durante el inventario
Verifique la asistencia de todos los
participantes convocados. En caso que alguien
no asista informe a su Jefe Inmediato, para
tomar las medidas disciplinarias que se
consideren.
Entregue los elementos de seguridad a los
participantes en el inventario (guantes,
tapabocas, batas, botas aceradas, etc.).
Asigne los grupos de conteo a cada lder,
segn previa programacin.

Si

No

Comentarios

86

Buenas Prcticas
Verificacin

Actividad

Durante el inventario
Entregue al lder de los grupos de conteo las
etiquetas para identificar el primer o segundo
conteo segn corresponda, as como las
tarjetas para el registro del inventario
Entregue los elementos de seguridad a los
participantes en el inventario (guantes,
tapabocas, batas, botas aceradas, etc.).
Verifique que los lderes de conteo acompaen
a los grupos asignados durante el inventario.
Identifique la mercanca que se encuentra en
trnsito e informe a la Mesa de Control.

Si

No

Comentarios

87

Buenas Prcticas
Verificacin

Actividad

Durante el inventario
Valide que no se acepten planillas con
tachaduras o enmendaduras por la mesa de
control
La investigacin de las diferencias generadas
luego de cruzados los resultados del inventario
con los saldos del sistema, debern ser
realizados por funcionarios dos funcionarios
administrativos y un operativo.

Si

No

Comentarios

88

Buenas Prcticas
Verificacin

Actividad

Finalizado el Inventario
Para las diferencias generadas informe la
razn de las mismas, anexe documentacin
soporte
y
solicite
la
correspondiente
autorizacin para su ajuste.
Establezca acuerdos sobre la entrega de
informes finales del inventario a todas las
reas que requieran dichos resultados.

Si

No

Comentarios

89

OBJETIVOS

Procedimientos sustantivos en
el proceso de Inventarios

OBJETIVOS
Procedimientos sustantivos en el proceso
de Inventarios

90

El objetivo del auditor es obtener


evidencia de auditora suficiente y
apropiada respecto de la existencia y
condicin del inventario.
La Gua est alineada con los nuevos
requerimientos de las Normas
Internacionales de Auditora

(Proyecto Claridad)

91

OBJETIVOS

El objetivo global en la auditora


del ciclo de inventarios es evaluar
si los saldos de las cuentas
relacionadas se presentan de
acuerdo con las Normas de
Informacin Financiera.

92

INVENTARIOS
En este ciclo, identificamos las siguientes
transacciones:
- Almacenamiento de productos
- Registro de utilizacin de materia prima, costos
directos e indirectos (Gastos de personal, servicios
pblicos, etc)
- Costeo de los productos
- Salida de productos
- Ajustes al inventario y al costo de ventas

93

INVENTARIOS

Las cuentas a incluir en este ciclo


son:
-Inventarios
- Costo de ventas

PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS EN EL
PROCESO DE INVENTARIOS

94

El proceso de Inventarios es nico debido a su


estrecha relacin con otros procesos de
operaciones (Compras, Ventas y Recursos
Humanos) y a la complejidad de sus
transacciones.

Algunos de los factores que afectan la


complejidad de la auditora de inventarios son:

95

COMPLEJIDAD

1) En la mayora de las compaa el inventario


es una partida significativa en los estados
financieros
2) El costo del inventario comprado o
manufacturado necesita ser determinado y
dicho costo es retenido en las cuentas de
inventario de la empresa hasta que el
producto es vendido.

96

COMPLEJIDAD

3) Se puede encontrar en diferentes


ubicaciones.
4) La diversidad de inventarios puede
generar dificultades para el auditor
relacionadas
con
la
valuacin y
observacin
(Ejemplo:
qumicos,
Inventario a granel, gases, joyas).

97

COMPLEJIDAD

5) La valuacin del inventario tambin es


compleja debido a factores como la
obsolescencia.
6) Existen varios mtodos de valuacin
de inventarios que son aceptados pero
los clientes los deben aplicar de manera
uniforme ao tras ao.

98

COMPLEJIDAD

7) El inventario en trnsito muchas veces


no es reconocido por la compaa
teniendo en cuenta los trminos
INCOTERMS .
8) Puede existir inventario en poder de
terceros que por lo general no es
controlado de forma adecuada.

99

COMPLEJIDAD

Una forma sencilla de plantear el


tipo de pruebas y el alcance de
las mismas es identificar que
riesgos en los estados
financieros se pueden
materializar.

Riesgos de los estados financieros al 31 de


diciembre.

100

Uno de los riesgos ms significativos del ciclo de


inventarios, es la sobreestimacin del valor del
inventario y la subestimacin del costo de ventas,
con el fin de mostrar unos estados financieros
atractivos a terceras partes (Bancos, Inversionistas,
Accionistas, etc). Para este riesgo el auditor debe
enfatizar en sus pruebas sustantivas sin dejar de
lado la posibilidad de subestimacin de inventarios,
que puede generar una mala toma de decisiones a la
administracin de la compaa.

Cmo se puede generar la sobreestimacin


del inventario y la subestimacin del costo de
ventas?
Estas son algunas de las situaciones ms comunes:
1. Mostrando cantidades de inventario que no existen
2. Inflando el costo de los productos del inventario al
momento de la asignacin.
3. No trasladar la totalidad del costo de los productos
vendidos a la cuenta de costo de ventas
4. Inventarios obsoletos, daados o de lenta rotacin no
provisionados.

101

102

COMPLEJIDAD
La diferencia en el nfasis en la auditora de activos y
pasivos es consecuencia directa de la responsabilidad
legal de los contadores pblicos.
Si los inversionistas , acreedores y otros usuarios de la
informacin financiera determinan despus de la emisin
de los estados financieros auditados que el patrimonio
de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente,
es muy probable que se demande a la firma de auditora
y/o al contador pblico independiente.

103

COMPLEJIDAD

La sobrevaluacin del patrimonio se


puede generar sobreestimando los
activos
y/o
subestimando
los
pasivos de la compaa.

104

COMPLEJIDAD

Identificados los riesgos que se pueden materializar y


teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas
a los controles, identificamos que tipo de prueba nos
puede ayudar a detectar la ocurrencia del riesgo.
En el siguiente cuadro se muestran algunos ejemplos
de pruebas que podemos implementar en nuestra
auditora de acuerdo con los riesgos identificados:

105

COMPLEJIDAD
Riesgo en los estados financieros

INVENTARIOS

Sobreestimacin
de inventarios

Participacin en los Inventarios fsicos

Ajustes resultantes de los inventarios


fsicos

Conciliacin del saldo segn mayor y


segn auxiliares

Verificacin de los costos del


inventario

Confirmaciones de inventarios en
poder de terceros

Suficiencia de la estimacin de
inventarios obsoletos, daados o de
lento movimiento

Subestimacin del
costo de ventas

106

COMPLEJIDAD
Riesgo en los estados financieros

INVENTARIOS
Revisin de las entradas y salidas de
inventarios
Valuacin de costo neto de realizacin
(valor de mercado)

Sobreestimacin
de inventarios
X

COSTO DE VENTAS
Revisin analtica del Costo de Ventas
vs los Ingresos Operativos
(tendencias

Subestimacin del
costo de ventas

107

COMPLEJIDAD
Riesgo en los estados financieros

COSTO DE VENTAS

Sobreestimacin
de inventarios

Revisin de la determinacin del costo


de los artculos vendidos

Verificacin de cualquier ajuste al


costo de ventas en el ejercicio

Conexin entre el costo y los


productos vendidos
(valores y unidades)

Variaciones del presupuesto de


costos vs costos reales y sus
explicaciones

Subestimacin del
costo de ventas

Control Interno: Matriz de Riesgos y Controles


de un Proceso de Inventarios

108

La realizacin de inventarios pareciera ser una


actividad exclusiva para fin de ao o semestre, sin
embargo, la administracin, la custodia y
la
correcta ejecucin del inventario son un proceso
continuo que protege uno de los activos ms
importantes de la organizacin..

Identificacin de riesgos en el Proceso


de Compras

109

En el proceso de planeacin de la auditora, el auditor


debe identificar las transacciones significativas.
Teniendo en cuenta la NIA 315, identificacin y
evaluacin de los riesgos de error material mediante el
entendimiento de la entidad y sus entorno, el auditor
debe determinar los riesgos de los procesos que
administran las transacciones significativas, enfocando
su esfuerzo a determinar aquellos riesgos que
amenazan los siguientes objetivos definidos por COSO:

Identificacin de riesgos en el Proceso


de Compras

Identificacin de riesgos
en el Proceso de
Compras

110

Identificacin de riesgos en el Proceso


de Compras

111

Objetivo 1: Preparacin y publicacin de informacin


financiera confiable
Objetivo 2:
aplicables.

Cumplimiento

con

las

leyes

normas

Determinados los riesgos que amenazan estos 2 objetivos


en el proceso que administra la transaccin significativa y
teniendo en cuenta la NIA 330, Respuestas del auditor a los
Riesgos Evaluados, el auditor debe identificar los controles
relevantes que mitigan los riesgos y a evaluar el diseo, la
implementacin y efectividad de estos controles.

Relacin de las aseveraciones con los riesgos


en el proceso de Compras

112

Las aseveraciones le ayudan a comprender al auditor


los riesgos que se pueden materializar partiendo de la
base que las aseveraciones son las declaraciones que
un tercero interesado en una compaa esperara
encontrar en los estados financieros.
Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe esperar
que la informacin financiara cumpla con las siguientes
aseveraciones dentro de un proceso de Compras para
cumplir con los objetivos definidos por COSO.

113

Aseveraciones en el proceso de Compras


Integridad: Todas las transacciones que afectan las cuentas
relacionadas con el proceso de Compras han sido registradas
en los estados financieros.
Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso
Compras existen a una fecha determinada
Exactitud: Todas las transacciones que afectan las cuentas
relacionadas con el proceso de Compras han sido registradas
apropiadamente (fechas, conceptos, cantidades, valores)

114

Aseveraciones en el proceso de Compras

Presentacin y revelacin: Todas las transacciones que


afectan las cuentas relacionadas con el proceso de
Compras han sido clasificadas en las cuentas
correspondientes y se han revelado los temas
relevantes del proceso de Compras y sus cuentas
relacionadas, de acuerdo con las polticas contables y
el marco legal vigente.

Aseveraciones en las cuentas relacionadas de


un Proceso de Compras
Cuentas relacionadas

integridad Existencia

115

Exactitud Presentacin
y revelacin

Disponible (Pagos)

Inventarios

Cuentas por pagar

Impuestos

Gastos (costos) de
administracin

Gastos de venta

Pasos para identificar riesgos y controles en el


Proceso de Compras

116

Para auditar los procesos de la Compaa debemos realizar las


siguientes actividades:
1. Entendimiento del proceso
2. Identificacin de los riesgos y controles del proceso
3. Seleccin de los controles relevantes a los que se les
realizarn las pruebas
4. Evaluacin de los controles (Diseo)
5. Diseo de las pruebas de auditora relativas a la
eficacia operativa de controles
En este proceso identificaremos los riesgos y controles en el
proceso de Compras (Transaccin significativa) .

117

1) Entendimiento del proceso de compras

El primer paso es entender el proceso


desde el inicio de la compra hasta su
registro en los estados financieros, y
desde el inicio del pago hasta su registro
en los estados financieros. Para esto el
auditor debe documentar de forma
concreta y clara su entendimiento del
proceso.

118

2) Identificacin de riesgos y controles


Con base en el entendimiento del proceso se identifican los
riesgos que amenacen la integridad, existencia, exactitud,
presentacin y revelacin de las cifras.
Antes de empezar a revisar cada actividad debemos concluir si el
proceso cuenta con una adecuada segregacin de funciones.
Recordemos que la funcin de la segregacin de funciones es la
de asegurar que un individuo no pueda llevar a cabo todas las
fases de una operacin/transaccin, desde su autorizacin,
pasando por la custodia de activos y el mantenimiento de los
registros. Lo anterior, debido a que en los casos en donde no
existe una adecuada segregacin de funciones es probable que
los controles implementados no sean confiables.

119

2) Identificacin de riesgos y controles


Ejemplo:
Supongamos que la persona de tesorera que firma
los cheques puede realizar ajustes en la cuenta de
bancos. Esta persona puede girar un cheque con
una cuenta de cobro ficticia para beneficio
personal (robo). Para retirarlo del banco lo puede
sacar como un gasto de la compaa y al momento
de realizar la conciliacin bancaria (control) no se
va a detectar un faltante de efectivo.

120

2) Identificacin de riesgos y controles


Diseo y eficacia de la segregacin de funciones.
Si en la evaluacin de la segregacin de funciones
concluimos que no confiamos en esta, el auditor puede tomar
la decisin de tomar un enfoque sustantivo, por lo tanto no
realizar pruebas a los controles.
Si estamos tranquilos con la segregacin de funciones
podemos pasar al siguiente paso que es dividir el proceso de
compras en actividades susceptibles a la generacin de
riesgos.
Estas actividades son:

121

2) Identificacin de riesgos y controles


1. Generacin de la orden de compra
2. Recepcin del bien y/o servicio
3. Aceptacin de la factura de compra
4. Contabilizacin de la factura de compra de
bienes y/o servicios
5. Pago de la factura
6. Ajustes por notas dbito y/o crdito

122

2) Identificacin de riesgos y controles


En cada una de estas actividades procedemos a
identificar riesgos y controles que los mitiguen.
Seleccionando aquellos controles que cumplan con las
siguientes caractersticas:
- Los ms eficientes de probar
- Los que mitigan ms nmero de riesgos.
- Los que cubren un mayor nmero de aseveraciones
- Si se trata de un cliente recurrente se debe tener
en cuenta la evaluacin de los aos anteriores .

123

2) Identificacin de riesgos y controles


Ejemplo de la identificacin de controles
Riesgo:
Que se acepten facturas por encima de los precios
negociados y/o sin los descuentos acordados
Control (Autorizacin)
Todos los documentos (recibo de mercanca, devoluciones,
facturas de materiales, facturas, pagos en cheques, pagos
automticos) los procesan individuos autorizados y se
aprueban y se verifican en cuanto a su exactitud antes de
registrarse.

124

2) Identificacin de riesgos y controles


A continuacin mostramos un ejemplo de cmo podemos
identificar riesgos y controles de una forma sencilla mediante
la utilizacin una matriz de riesgos y controles.
Los ejemplos aqu enunciados no pretenden abarcar todas las
situaciones, simplemente queremos que sirvan de gua para
facilitar la identificacin de riegos y controles por parte del
auditor.
Control 1:
Control 2:
Control 3:
Control 4:

125

2) Identificacin de riesgos y controles


Riesgo

Control
1

1) Generacin de la orden de compra


Compras por personal no autorizado

Compras por encima de los limites


establecidos

Que no se procesen todas las ordenes de


compra

Adquisiciones con proveedores no


autorizados

126

2) Identificacin de riesgos y controles


Riesgo

Control
1

2) Recepcin de los bienes o servicios


Que el bien o servicio no se reciba o se
reciba incompleto

Recepcin de bienes o servicios no


solicitados

Recepcin de bienes o servicios daados u


obsoletos

Recepcin de bienes o servicios de baja


calidad

127

2) Identificacin de riesgos y controles


Riesgo

Control
1

3) Aceptacin de la factura de compra


Que se acepten facturas por compras y/o
servicios no solicitados
Que se acepten facturas por compras y/o
servicios no recibidos

Que se acepten facturas por compras y/o


servicios daados, obsoletos o de baja
calidad

Que se acepten facturas por encima de los


precios negociados y/o sin los descuentos
acordados

2) Identificacin de riesgos y controles


Riesgo

128

Control
1

4) Contabilizacin de la factura de
compra de bienes y/o servicios
Que la compra no se registre en las
cuentas correspondientes

Que la informacin de compras no suba


ntegramente al libro mayor

Que se registren compras ficticias

Que no se registren provisiones por los


servicios recurrentes de los cuales no se
ha recibido factura al cierre
(Arrendamientos, luz, agua, telfono, fletes,
honorarios, etc)

Correcto registro de impuestos, retenidos


pagados

Compras registradas en el periodo correcto

2) Identificacin de riesgos y controles


Riesgo

129

Control
1

5) Pago de la factura
Pagos por mercanca no recibida

Aplicacin de anticipos

Que los pagos no se realicen a la cuenta


del proveedor o prestador de servicios

Que los pagos no se registren en el libro


mayor

Pagos mayores a la compra

Pagos por personal no autorizado

Pagos duplicados de facturas

Pagos en efectivo con riesgo de ser


sustrados

130

2) Identificacin de riesgos y controles


Riesgo

Control
1

6) Aplicaciones de notas de crdito o


debito
Ajustes no autorizados

131

Buenas prcticas en el proceso de inventarios

Buenas prcticas en el
proceso de inventarios

132

Buenas prcticas en el proceso de inventarios

Esta lista de verificacin est dirigida a


Gerentes, Contralores, Directores de Control
Interno, Auditores y Revisores Fiscales entre
otros y su objetivo es proveer de un punto de
partida para la implementacin de buenas
prcticas en la administracin del inventario.

133

Buenas prcticas en el proceso de inventarios

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en
el proceso de administracin de
inventarios

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Generales
Existen y estn implementados los manuales
de procedimientos dentro del proceso
Se han identificado los riesgos del proceso y
han implementado controles para mitigarlos
El funcionamiento de los controles
es monitoreado de forma permanente
Se han definido polticas de inventarios
que permitan mitigar riesgos del proceso,
tales como:
-Conteos peridicos
-Autorizaciones para entrada y salida de
inventarios
-Polticas para provisin de inventario
obsoleto, daado y de lenta rotacin
Se monitorea su cumplimiento

NO

134

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Generales
Se cuenta con planes de contingencia ante
posibles fallas en el proceso de inventarios,
ejemplo: fallas en la maquinaria, prdida de
datos, enfermedad de alguno de los funcionarios
clave, cadas de internet, desastres, atentados
terroristas, inundaciones, etc.
Se realizan capacitaciones al personal
que participa en el proceso de acuerdo
con las necesidades de entrenamiento
Se realizan evaluaciones a los empleados
que participan dentro del proceso
El reconocimiento salarial est amarrado con
el resultado de la evaluacin de desempeo
(Ej. Cumplimiento de presupuesto)

NO

135

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Generales
Se han implementado mediciones dentro del
proceso en las que se especifica qu, cmo,
cuando, donde y para qu medir y contra
que comparar
Se consideran las sugerencias de los
empleados para el mejoramiento del proceso
Se realizan encuestas de satisfaccin con los
clientes del proceso (compras, ventas, etc.) y
los resultados son tenidos en cuenta para
implementar mejoras en el proceso
Existen canales de comunicacin efectivos
con todas las reas de la compaa

NO

136

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Segregacin de funciones
La persona que registra las transacciones
del inventario, no autoriza entradas o salidas de
inventario, no supervisa ni tiene a su cargo la custodia
del inventario
La persona que custodia el inventario, no registra
transacciones de inventarios, no autoriza entrada o
salida de inventarios y no supervisa el inventario
La persona que autoriza la entrada o salida de
inventarios no tiene a su cargo la custodia del
inventario, no registra transacciones del inventario y
no lo supervisa
La persona que supervisa el inventario no autoriza
entrada o salida de inventario, no custodia el inventario
y no realiza registros de inventarios

NO

137

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Segregacin de funciones
Las conciliaciones de inventarios no las
efectan los individuos que procesan las
transacciones originales
Los indicadores de gestin son elaborados por
personas diferentes a las que ejecutan el
proceso que es medido
La revisin de los resultados de los
indicadores de gestin es realizada por una
persona de nivel adecuado

NO

138

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Almacenamiento del inventario
El inventario est asegurado en caso de prdida
(incendi, robo, catstrofes, terrorismo, etc.)
El inventario es almacenado en un sitio adecuado para
su conservacin (temperatura, luz, libre de olores,
aseado, etc.)
El almacn cuenta con seguridad fsica adecuada.
Ejemplo:
1) Vigilancia privada
2) Aislamiento que permite nicamente el ingreso de
personal autorizado
3) Equipo detector de incendio en funcionamiento
4) Cmaras de video en funcionamiento
5) Extintores vigentes
6) Puertas de seguridad, etc.

NO

139

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Almacenamiento del inventario
El sistema permite conocer la ubicacin y cantidad del
inventario en tiempo real
Existen procedimientos que permiten mantener
suficiente inventario disponible para prevenir
situaciones de dficit
El inventario est etiquetado de tal forma que permite
conocer, referencia del producto, nombre del producto,
la fecha de vencimiento del inventario, la cantidad
actual, etc.
Existen procedimientos que permiten identificar
inventario de lenta rotacin y/o prximo a vencerse,
con el fin de tomar acciones para hacerlo rotar.
Ejemplo: Promociones

NO

140

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Almacenamiento del inventario
Existe una poltica de devoluciones que
define los requisitos para aceptarlas
Existen procedimientos que permiten identificar
y valorar el inventario daado, obsoleto y/o de
lenta rotacin, con el fin de provisionarlo
El inventario daado u obsoleto es separado
del inventario en buen estado
El inventario en poder de terceros es
confirmado peridicamente y las diferencias
son investigadas

NO

141

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Proceso de produccin
La cantidad a producirse se basa por lo general
en los pedidos especficos de clientes,
pronsticos de ventas, niveles predeterminados
de productos terminados, etc.
Un departamento independiente del rea de
produccin es responsable de la determinacin
del tipo y cantidades de produccin
El sistema de administracin de inventarios
est integrado con el sistema de contabilidad
La materia prima se traslada al rea de
produccin mediante la presentacin de
una requisicin de materiales

NO

142

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Almacenamiento del inventario
El documento de requisicin se utiliza para actualizar
los archivos maestros del inventario y para realizar
transferencias en libros de las cuentas de materias
primas a las del proceso de produccin. Estas
actualizaciones se realizan de forma automtica
Los documentos de la transferencia del producto estn
pre numerados, y se investigan los documentos
perdidos
Todos los costos de produccin tanto directos como
indirectos son asignados a la produccin
Existen procedimientos de control de calidad en la
produccin

NO

143

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Almacenamiento del inventario
Existen condiciones para la proteccin del inventario
en proceso
Los registros de contabilidad de costos consisten en
archivos maestros, hojas de trabajo e informes que
contienen costos de materiales, mano de obra, y
costos indirectos por trabajo o proceso conforme se
incurre en dichos costos
Cuando los trabajos o productos se terminan, los
costos relacionados se transfieren del trabajo en
proceso a los productos terminados con base en los
informes de departamento de produccin
La produccin es identificada mediante lotes que
permiten determinar, materia prima utilizada, personal
que particip, maquinaria utilizada, etc.

NO

144

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Almacenamiento del inventario
Todos los productos defectuosos y desecho que
resultan del proceso de produccin son registrados
totalmente y exactamente en el perodo apropiado
En caso de utilizar costo estndar, ste actualizado al
costo real al fin de mes
El departamento de produccin es responsable de la
revisin de informes de produccin y desperdicio
Los desperdicios y tiempos muertos son controlados
Se han encontrado usos para los desperdicios

NO

145

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Salida de productos
La salida de productos es parte integral del ciclo de
ventas. Cualquier salida de inventario debe ser
autorizado mediante un documento debidamente
aprobado (Ver buenas prcticas en un proceso de
ventas)

NO

146

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Monitoreo y ajustes al Inventario y al Costo de
Ventas
Mensualmente se concilia el mdulo de inventarios con
los registros del libro mayor
Se realizan inventarios permanentes por parte de la
persona que supervisa el inventario, y las diferencias
entre el inventario fsico y el kardex se investigan
De acuerdo con las polticas de la compaa se calcula
y ajusta la provisin de inventarios
Los inventarios se comparan peridicamente con
cantidades presupuestadas, cantidades del anterior
perodo y las variaciones inesperadas se investigan
Se analiza el comportamiento del margen bruto por
lnea de producto y se investigan las fluctuaciones
significativas

NO

147

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Monitoreo y ajustes al Inventario y al Costo de
Ventas
El costo operacional del producto es comparado con el
precio de venta y si es necesario se crea una provisin
por prdida en el inventario
Se miden los niveles de contaminacin y toman
acciones para disminuirlos y cumplir con las normas
ambientales
Se mide el nivel de accidentalidad dentro de la planta y
se toman acciones para disminuirlo
Se mide la capacidad instalada y se toman acciones
para no sub utilizarla

NO

148

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Procedimientos para la realizacin de
inventarios fsicos
A continuacin presentamos buenas prcticas en un
procedimiento de inventario fsico:
1) Se nombra a un supervisor del inventario
2) Se cuenta con un instructivo para la realizacin del
inventario fsico
3) El personal que participa en el inventario fsico es
instruido de la forma como se realizar el inventario
4) El inventario es organizado de tal forma que facilita
el conteo
5) El inventario es etiquetado para facilitar su
identificacin (no es recomendable que revele la
cantidad de inventario)
6) Se organizan equipos en donde participa personal
de diferentes reas (contabilidad, auditora, ventas,
almacn)

NO

149

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Procedimientos para la realizacin de
inventarios fsicos
7) Se realiza un corte de documentos
8) Si es necesario se suspende la entrada y salida de
productos durante el inventario
9) El inventario de terceros es separado y plenamente
identificado
10) El inventario obsoleto, daado o de lenta rotacin
se identifica plenamente
11) Se realizan por lo menos dos conteos a los
productos y cada conteo lo realiza un equipo diferente
12) Los resultados del primer y segundo conteo se
comparan y si existen diferencias se realiza un tercer
conteo

NO

150

N/A

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en el proceso
de administracin de inventarios
SI
Procedimientos para la realizacin de
inventarios fsicos
13) El conteo fsico final se compara con el kardex y las
si existen diferencias se solicita sean aclaradas
14) Se verifica la conciliacin del kardex contra el libro
mayor
15) Los ajustes al inventario deben ser autorizados por
un nivel adecuado dentro de la organizacin

NO

151

N/A

152

Buenas prcticas en el proceso de inventarios

Lista de verificacin para identificar


oportunidades de mejoramiento en
el proceso de administracin de
inventarios

153

Gracias!