CONTROL INTERNO

EN EL RUBRO DE
COMPRAS Y
CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVOS.

Los objetivos de un slido Sistema de Control Interno de

compras y cuentas por pagar, entre otros son los
siguientes:
Los bienes y/o servicios recibidos deben ser registrados
contablemente. Asimismo, los crditos de proveedores
corresponden a bienes o servicios recibidos.

Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a

las polticas de la empresa y registradas en forma
apropiada, clasificadas a las cuentas correspondientes y
reflejadas en el periodo a que corresponde.

OBJETIVOS.

Las compras deben ser resumidas en forma correcta y

trasladada al libro mayor de acuerdo a los principios de
contabilidad generalmente aceptadas.
El auditor debe tener en consideracin que la evaluacin de
Control Interno de compras y cuentas por pagar est
directamente relacionado con el rea de caja egresos, por
lo que debe confrontar los egresos de
caja con los
documentos que sustentan las cuentas por pagar, con la
finalidad de comprobar la existencia.

Dependiendo de la actividad econmica

que desarrolla la empresa, las compras
generalmente siguen el sistema proceso:

Requisicin.- Es un procedimiento de control

administrativo que consiste en solicitar mercaderas o
materias primas con el fin de reponer las existencias en
el almacn o logstica.
Orden de compra.- El departamento de compras se
encarga de localizar los proveedores para efectuar las
compras de acuerdo a la requisicin.
Recepcin.- El departamento de almacn se encarga
de recepcionar y revisar la cantidad y calidad de las
compras, donde el almacenero documenta dicha
recepcin con la orden de compra y nota de recepcin
para su posterior pago al proveedor, con aprobacin del
funcionario responsable.


Registro.- Las cuentas por pagar deben ser
registradas en la cuenta apropiada en el
perodo correspondiente de acuerdo a las
facturas de los proveedores, de conformidad
con la orden de compra y guas de remisin de
las mercaderas como materias primas y/o
insumos recibidos.
Cancelacin.- Consiste en cancelar a los
proveedores oportunamente para obtener al
mximo los descuentos por pronto pago.

PROCEDIMIENTOS

Se debe tener en consideracin que la eficacia

de
los
controles
establecidos
para
el
procesamiento de las transacciones de compras
y cuentas por pagar varan de un trabajo a otro
de acuerdo con el objetivo del auditor, para lo
cual
el
auditor
tendr
que
aplicar
procedimientos adicionales, dependiendo de
ciertos factores como: la naturaleza del negocio,
volumen de operaciones, tipo de organizacin.

Segregacin de funciones en la requisicin o pedido,

orden de compra, recepcin,
registro contable y cancelacin, representan un elemento
bsico de control sobre las compras y cuentas por pagar.
1.

2. El auditor debe verificar y establecer que personas

distintas deben encargarse de las siguientes funciones:
Preparar las rdenes de compras.
Aprobar las rdenes de compras.
Emitir las notas de crdito a proveedores.
Emitir y aprobar los partes de ingreso al almacn.
Comparar las facturas de los proveedores con las
rdenes de compras y los
partes de ingreso al
almacn.
Revisar y aprobar las facturas de los proveedores.
Registrar las facturas en los libros de contabilidad
(Registro de compras, Diario,
Mayor).

3. Cerciorarse que en las compras deben obtenerse a precios

ms bajos del mercado, en las mismas condiciones, calidad y
ventajas para la empresa, se deben obtener cotizaciones de
varios proveedores, mantener la lista de precios actualizados,
cuyos procedimientos se establecen por escrito y revisadas
preferentemente por los auditores internos.
4. Las rdenes de compras marca el inicio del proceso de las
transacciones de compras y cuentas por pagar y se utiliza
como base para pactar una operacin de compra y como
documento para sustentar el registro y pago de las facturas de
los proveedores.
Asimismo deben estar pre numerados en forma correlativa y su
emisin debe ser autorizada por un funcionario responsable.
5. Algunas operaciones, como las adquisiciones de activos fijos
o intangibles, no se encuentran bajo el control del
departamento de compras, por lo que el auditor debe verificar
el cumplimiento de los procedimientos implementados por la
empresa auditada. Ejemplo: presupuesto de inversin.

6. Las notas de cargo a proveedores deben ser emitidas

correcta y oportunamente en los casos de mercaderas
averiadas
o
siniestradas,
entregas
incompletas,
devoluciones, etc.; en estos casos, el departamento de
compras debe enviar al departamento de contabilidad una
copia para fines de control, con el fin de cancelar las facturas
por pagar previa deduccin de las notas de cargo.
7. El auditor debe confrontar selectivamente los egresos de
caja con los documentos relacionados en la evaluacin de
compras y cuentas por pagar con la finalidad de comprobar la
evidencia suficiente y competente que sustente la salida de
dinero.
8. Debe existir procedimientos para proporcionar seguridad
razonable de que las cuentas por pagar estn debidamente
contabilizados (es decir las facturas codificadas y clasificadas a
las cuentas apropiadas, que el saldo o total de las facturas
pendiente de pago estn confirmados por los proveedores),
mediante la circularizacin de cuentas
por pagar.

10. Examinar el registro de compras y las cuentas por pagar para

determinar la existencia de partidas infrecuentes, las cuales, de
ser el caso deben ser investigadas. Ejemplo: facturas por pagar
por compra de activo fijo, inversiones, intangibles, deudas como
resultado de un juicio, deudas como consecuencia de un
fraccionamiento tributario, refinanciamiento de deudas, etc.
11. Los documentos fuentes no identificados o no ubicados
fsicamente, tanto del universo como de la muestra seleccionada
debe ser sujeto a una investigacin especial, debido a que podra
indicar la existencia de errores, irregularidades, fraudes y/o pagos
indebidos.
12. Comprobar los clculos aritmticos en las facturas, en el
registro de compras y en el
libro diario con el fin de evitar los errores de clculo y de registro
contable. Los errores contables se produce por lo general por las
siguientes razones:
Falta de experiencia del personal que codifica y/o digita las
transacciones de compras.
La falta de supervisin contable.

CONTROL CONTABLE

Las cuentas de control de compras y cuentas por

pagar estn relacionadas con la cuenta 42.
proveedores; 421. facturas por pagar; 423. letras
o efectos por pagar y la cuenta 46. cuentas por
pagar diversas.

CONSIDERACIONES ESPECIALES

El auditor debe tener en consideracin que la evaluacin del

control contable del subsistema de compras y cuentas por pagar
est directamente relacionada con el trabajo que se realiza en
rea caja egresos. Recordamos que en la evaluacin de este
subsistema el auditor confronta selectivamente los egresos de
caja con los documentos que sustentan las cuentas por pagar y
otros documentos relacionados con la finalidad de comprobar la
existencia de evidencia suficiente y competente que sustente el
egreso. De otra parte, en el examen de cuentas por pagar, el
auditor necesita constatar que los controles y procedimientos del
proveedor proporcionan una seguridad razonable de que las
compras y las cuentas por pagar conectadas con los egresos
correspondientes representan obligaciones vlidas por concepto
de bienes o servicios recibidos.