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MANUAL PARA EL

CORRECTO USO
DEL CORREO
CORPORATIVO

Objetiv
o
Como parte de la RUTA DE LA EXCELENCIA, cuya finalidad es la unificacin
de la imagen corporativa en la organizacin, realizamos este manual para
el uso correcto del E-mail empresarial, con la intencin de masificar las
mejores formas y maneras de comunicacin para un uso efectivo de la
herramienta.
El uso adecuado del correo corporativo hace parte de la calificacin de la
campaa, as que su conocimiento y prctica ayudan a los participantes a
estar en las mejores posiciones para acceder a los mejores premios del
concurso.

1. Nunca utilices letras maysculas, especialmente en el asunto del


correo.Aunque quieras llamar la atencin en un email, nunca las utilices ya
que es bastante agresivo a la vista de quien lo recibe.
2. Controla el uso de puntos de exclamacin.El exceso de este recursoes
percibido como poco profesional.

3. La informacin principal debe ir en el ttulo del correo.As evitars


desperdiciar mucho el tiempo de quien lo recibe.
4. Utiliza un corrector de texto.Lasfaltas de ortografa son terriblemente
mal vistasen un email laboral. Asegrate de releer el correo y utilizar un
corrector de texto antes de apretar Enviar.
5. Evita los excesos.No agregues color, grficos o negrita que no sean
necesarios. Estos slo aparecern como confusos y distraern la atencin de tu
remitente.
6. No utilices emoticones.El uso de este recurso tambin puede parecer
infantil y poco profesional.

Consejos especficos
S concreto.
La ventaja de que el email sea un medio inmediato de comunicacin es
tambin una desventaja cuando somos quien recibe. Si te pones en el
lugar del otro cuando escribes entenders que leer textos muy extensos
puede significar dejar de leer otro de los tantos correos que se han
recibido en el mismo momento. Esto es motivo suficiente para que alguien
pudiera no leer tu envo.
Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto".
Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el
asunto del mensaje es claro, ser mucho ms fcil para el destinatario
decidir cules son ms importantes y cules no cuando lea todos los
correos electrnicos recibidos. Esto permitir al destinatario clasificar su
correo con facilidad. Se puede hacer una distincin entre el asunto
general, normalmente ubicado entre parntesis (como el nombre del
proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo:
[Proyecto X] Reunin el 13 de diciembre

Consejos especficos
Enve correos electrnicos a las personas que estn involucradas
nicamente.
No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos
electrnicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo
valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos
que les interesa poco o nada. Es ms, esta prctica ocupa los recursos de
la red innecesariamente.
- El campo "Para": designa al destinatario principal. sta es la persona
a quien se le enva el correo electrnico.
- El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre
esta comunicacin por correo electrnico.
- El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios
no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se
recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.

Consejos especficos
Sea breve y d un amplio contexto al mensaje.
Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y
precisas. Si el mensaje es largo, divdalo en muchos prrafos para que sea
ms fcil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar
malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros
usuarios rpida y fcilmente. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor,
el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios
profesionales, es til comenzar un mensaje con una de las siguientes
frases:
- Para su informacin
- Para su aprobacin
- Seguimiento

Consejos especficos
Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en
cuenta los destinatarios.
Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el
software para leerlo. Asegrese de que el archivo est guardado
en un formato que la mayora de los software actuales puedan
leer. (por ej. .rtf en vez de .doc). Adems, est atento al tamao
del adjunto. Cuanto ms grande sea el archivo, se necesitar ms
tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podra ser
bloqueado por el servidor de correo electrnico remoto o saturar la
casilla de entrada del destinatario, evitando la recepcin de otros
mensajes. Utilice las herramientas de compresin/descompresin
(como ZIP) para reducir el tamao de estos archivos.

Consejos especficos
* Usar la frmula responder a todos slo cuando sea realmente
apropiado.
* Mostrar precaucin a la hora de enviar archivos grandes.Es mejor
consultar previamente con el destinatario la manera en que a ste le
gustara recibir el archivo.
Uso adecuado de la firma. Las firmas de los correos electrnicos
empresariales deben incluir el nombre completo (nunca slo las iniciales),
tu ttulo, el nombre de tu compaa y cualquier informacin pertinente
que una sociedad puede necesitar para ponerse en contacto contigo.

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