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ADMINISTRACIN DEL

TIEMPO

El alumno construir un estilo de


liderazgo para dirigir
organizaciones con eficacia.
Objetivo de la asignatura

I. Administracin del tiempo


II. Liderazgo
Unidades temticas

Explicar los conceptos:


Administracin del tiempo,
Eficiencia y efectividad,
Control,
Urgente e importante,
Mitos y enemigos del tiempo,
Planeacin del tiempo y sus
herramientas (agenda ejecutiva, matriz
de administracin del tiempo).
Temas de la unidad I. Administracin del tiempo

Identificar los elementos que integran un


planificador de uso del tiempo:
objetivos , metas, lista de pendientes, lista de
actividades (priorizadas)horarios, holgura para
atencin de contingencias

Temas de la unidad I. Administracin del tiempo

Identificar los enfoques de tiempo de respuesta y de tiempo discrecional.


Explicar los conceptos de principio 10 - 90, ciclo de productividad, ley de
Parkinson.
Identificar las herramientas de gestin del tiempo (delegacin;
manejo de interrupciones; asertividad y gestin del estrs: solucin de
problemas, desensibilizacin sistemtica, sensibilizacin encubierta y
visualizacin) y sus caractersticas.
Temas de la unidad I. Administracin
del tiempo

Autoestima. Explicar los conceptos de autoestima, sentido


de pertenencia, competencia personal, y su implicacin
en el liderazgo.
Identificar los elementos de la autoestima
(autoconocimiento, autoconcepto, ) y los mecanismos
para fortalecerla.

Temas

de la unidad II.
Liderazgo

Temas de la unidad II. Liderazgo

Describir el concepto y caractersticas


de inteligencia emocional (IE) y
motivacin y, su influencia en el
mbito laboral
Explicar el proceso del manejo
adecuado de las emociones y la
relacin con el liderazgo.
Identificar las tcnicas de motivacin:
job enrichment, programa de calidad
de vida laboral, teora de las tres
necesidades.

Temas de la unidad II. Liderazgo


liderazgo (Autocrtico, democrtico, transaccional, laissez faire,
situacional y transformador).
Identificar la diferencia entre lder y jefe.
Describir las habilidades de un lder transformador (generar
cultura de innovacin continua, enfoque a fortalezas,
construccin de una cultura de colaboracin y servicio, crear
cultura de valores)
Identificar los elementos de la rejilla administrativa o grid
gerencial.
Explicar el concepto de empowerment.

Unidad I. Administracin del tiempo

Definicin de tiempo
El tiempo es: periodo durante el que sucede algo.
La interrogante surge a partir de la premisa de cmo
hacerlo rendir al mximo, obteniendo mejores
resultados y aumentando nuestra productividad, para
lograr una mejor calidad de vida.

El tiempo es un recurso
singular
El tiempo no se
puede:

Comprar o vender

Constante

Depositar

Predecible

Regalar o cambiar

El tiempo es:

Cuantificable

Ahorrar

Sustituir

Detener

Recuperar

Inflexible

Retrasar o aumentar

Estable

Fijo

nico

Irreversible

Administracin del tiempo


Administrar el tiempo significa administrar las actividades
de uno mismo.
Esto implica saber tomar decisiones e implementarlas.
Hacer las cosas oportunamente.
Saber que uno puede controlar el tiempo y la calidad de su
propia vida.

Administracin del tiempo

Examinar nuestras actitudes y proponernos un cambio.

Para llegar a ser eficiente, se debe tener una actitud


optimista.

Ser disciplinado y desear serlo.

Aceptar que no hay tiempo para hacerlo todo, pero que


siempre existe tiempo, para hacer las cosas ms
importantes.

Lo urgente y lo importante

El dilema de los gerentes va ms all de la falta de


tiempo; bsicamente es un problema de prioridades.

El mayor peligro es permitir que las cosas urgentes


desplacen a las importantes .

Lo urgente y lo importante

Las personas incluyendo a los gerentes viven una


tensin constante entre lo urgente y lo importante

El problema es que las tareas importantes casi nunca


tienen que hacerse hoy mismo o esta semana.

Las tareas urgentes requieren atencin inmediata

MATRIZ DE ADMINISTRACIN DEL


TIEMPO

I.

URGENTES E IMPORTANTES
Actividades

II: NO URGENTES PERO


IMPORTANTES

Actividades

Prevencin. Actividades de CP

Superar crisis
Problemas
apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen

Construir relaciones

Apaga fuegos

Recuperar energas

Reconocer nuevas oportunidades


Planificacin,
recreacin

Descansar y recrearse

III. URGENTES PERO NO


IMPORTANTES

IV. NI URGENTES NI IMPORTANTES

Actividades

Actividades

Interrupciones

Trivialidades

Bases de la Administracin del tiempo

El tiempo es un recurso nico.

Todos gozan de la misma cantidad da a da

No

puede acumularse, ni encenderse ni apagarse, ni


reemplazarse.

Bases de la Administracin del tiempo

Con un anlisis y un plan de administracin del


tiempo se pueden encontrar beneficios.

Para entender y aplicar los principios de la


Administracin del tiempo:
hay que saber cmo utilizarlo
y cules son los posibles problemas y
sus causas

Bases de la Administracin del tiempo

Con una mejor Admn. del Tiempo (A del T) el


gerente puede mejorar su efectividad y eficiencia.

La A del T es un proceso personal con el estilo y


circunstancias de cada individuo.

Requiere de mucha dedicacin para cambiar viejos


hbitos, pero es una opcin para obtener los
beneficios de una mejor inversin del tiempo

Control de su tiempo

Lo mejor para empezar a mejorar como se utiliza el


tiempo, es determinar hasta que punto es controlado
por la persona.

Nadie tiene un control total sobre el horario diario.

Algo o alguien est siempre ah exigiendo. Sin


embargo, todo el mundo tiene cierto control y
probablemente ms de lo que pudiera darse cuenta.

Control de su tiempo

Hay tiempo como el horario de trabajo que est


regulado y debera usarse para esas actividades.

Aun dentro de este horario de trabajo existe la


oportunidad de escoger las tareas o actividades que van
a manejarse, y de determinar la prioridad de las
mismas.

Ejercer estas opciones es lo que permite controlar el


tiempo

LAS TRES PRUEBAS


DEL TIEMPO

Las tres pruebas del tiempo

El primer paso para lograr un mejor control del tiempo


es analizar la forma en que actualmente lo utiliza.

Debe contar con informacin especfica y confiable


antes de que pueda determinar las oportunidades para
mejorarlo.

La mejor manera de reunir informacin es llevar un


registro del tiempo

Las tres pruebas del tiempo

Una vez anotada la informacin, se debe de examinar


desde tres puntos de vista.

Esto permitir suspender ciertas actividades, delegar


otras y/o encontrar formas de incrementar la eficiencia
a travs de la tecnologa, procedimientos nuevos o
hbitos de trabajo personales.

Las tres pruebas del tiempo


1. La prueba
de la
necesidad

3. La prueba
de la
eficiencia

2 La prueba de
la aptitud

Las tres pruebas del tiempo: 1.La

prueba de la necesidad

Se debe de examinar cada actividad para


asegurarse de que sea necesaria (no solo
agradable)

No seguir haciendo cosas que ya no son


tiles

Esta prueba ayuda a reducir las tareas a


los elementos esenciales

Las tres pruebas del tiempo:

2.La prueba de la aptitud

Una vez identificadas las tareas esenciales


se determina quin debe de
realizarlas( por ejemplo alguien que sea
apropiado desde el punto de vista de su
habilidad)

Es probable que descubra actividades que


pudieran darse a otros, o que este
realizando actividades por debajo de su
nivel de habilidad

Las tres pruebas del tiempo:

3.La prueba de la eficiencia

Una vez satisfecho con las tareas que se


deben de realizar, preguntarse hay una
mejor manera de hacerlo?

Esto animar a la persona a buscar


cmo realizar ms rpidamente el
trabajo, usar tecnologa ms apropiada o
establecer procedimientos mejores para
manejar actividades repetitivas

Solo existen tres formas de


utilizar mejor el tiempo
1. Suspender las
tareas o actividades
de prioridad baja

3. Ser ms eficiente
en lo que realiza

2 Encontrar a
alguien que pueda
hacer parte de su
trabajo

Los beneficios de usar mejor el tiempo

Al lograr un mejor uso del tiempo, puede existir un


beneficio al tener la posibilidad de realizar actividades
a largo plazo como:

Planear una carrera

Leer

Comunicarse

Relajarse

pensar

Planear una carrera

Realizar un curso para su futuro y establecer un plan


para alcanzar esa meta. Hacer algo productivo. Hacerse
cargo de su propio destino.

Leer

Estar actualizado es cada vez ms importante en el


mundo complejo de hoy. Tener ms tiempo le permitir
leer material relacionado con su trabajo o bien,
estudiar nuevos temas o leer ms sobre su aficin o
actividad.

Comunicarse

El tiempo extra (adicional al que tiene) le permitir


mejorar y/o iniciar relaciones interpersonales

Relajarse

Necesita planear un tiempo para ello. Si usted no


descansa de un da de arduo trabajo, su salud puede
llegar a alertarse o a consumirse

Pensar

Como resultado de la innovacin, pueden surgir mejores


mtodos y nuevas oportunidades.
Tener ms
tiempo le permitir desarrollar estrategias y pensar
algn plan para establecer y lograr importantes y
nuevos retos

TAREA: LEY DE
PARKINSON

El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible


para que se termine.

El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se


dispone para su realizacin.

Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos